(360) Performance Review Best Practices waarmee u beoordelingen omzet in inkomsten

Bent u klaar om uw prestatiebeoordelingsproces te revolutioneren en organisatorisch succes te stimuleren? Kijk dan niet verder dan een goed uitgevoerd 360-prestatiegesprek.

U hebt waarschijnlijk al gehoord over het belang van regelmatige functioneringsgesprekken. 

Maar hoe organiseer je ze? 

Welke beste praktijken zullen u helpen het productiviteitssap uit de citroenen van het functioneringsgesprek te persen? 

Verkeerd gebruikte prestatiebeoordelingen zijn duur en kunnen een negatief effect hebben op teams door het creëren van spanning en conflicten. Worden ze goed gebruikt, dan bepalen ze rechtstreeks de productiviteit en de output. 

Ontgrendel het volledige potentieel van uw bedrijf met deze best practices voor 360-prestatiegesprekken die van feedback een krachtig instrument maken om inkomsten en succes te stimuleren.

Opmerking: Hoewel er andere feedback- en evaluatiesystemen bestaan, bevelen wij 360 beoordelingen aan en richten wij ons daarop. 

7 Uitdagingenvoor zinvolle en efficiënte functioneringsgesprekken

De meest voor de hand liggende uitdaging bij functioneringsgesprekken is dat ze subjectief zijn. Bij 360 functioneringsgesprekken, waarbij iedereen in een team elkaar beoordeelt, kunnen persoonlijke voorkeuren de beoordelingen kleuren. 

Ook bestaat het risico dat de bedoeling van de evaluatievragen en het belang van het prestatiebeheer niet op elkaar zijn afgestemd. 

De organisatie van de beoordelingen kan complex en tijdrovend zijn voor de afdeling HR/Peopleidingen. 

Functioneringsgesprekken kunnen stress en angst veroorzaken bij werknemers. Het kan de sfeer verlagen en mensen met elkaar laten concurreren.

Sommige prestatiebeoordelingssoftware is moeilijk te gebruiken. 

Psychologische vertekeningen zoals de Halo-fout, de centrale tendens en de similariteitsfout kunnen de resultaten vertekenen.

⚠️ Leer waarom u feedbackvooroordelen serieus moet nemen en hoe u ze kunt overwinnen.

Ten slotte bestaat het risico dat de verzamelde informatie over een werknemer niet doeltreffend wordt gebruikt en gecommuniceerd. 

Klinkt een van deze uitdagingen bekend? Weet dat je niet alleen bent. 

Dus, bent u klaar om de productiviteit te verhogen, de betrokkenheid van werknemers te vergroten en de omzetgroei in uw organisatie te stimuleren? 

Ontgrendel het volledige potentieel van uw bedrijf met deze best practices voor 360-prestatiegesprekken die van feedback een krachtig instrument maken om inkomsten en succes te stimuleren.

Best practices voor strategische prestatiebeoordelingen

1. Uitlijning

Prestatiemanagement bestaat niet in een vacuüm. In plaats daarvan is het gekoppeld aan uw andere personeelsbeleid en strategie.

Houd bij het ontwikkelen van uw feedbackproces rekening met andere HR-systemen, zoals compensatie en promotie. 

Door de bedrijfs- en talentmanagementstrategieën op elkaar af te stemmen, tilt u uw initiatieven naar een hoger niveau. 

2. Naleving 

Feedbackbeoordelingen moeten in overeenstemming zijn met uw bedrijfscultuur om een positieve ontvangst door de werknemers te garanderen en er de meeste waarde uit te halen.

Zo kunnen bedrijven die open communicatie en een hoge mate van vertrouwen bevorderen, meer succes hebben met 360-feedbackbeoordelingen.

Zie het onderstaande voorbeeld van Netflix voor een toepassing van dit punt.

3. Toepassingsgebied 

U moet het toepassingsgebied en de bedoeling van het beleid, de procedures en het gebruik van gegevens duidelijk definiëren. 

Wie heeft toegang tot welke gegevens? Hoe gaat u de gegevens gebruiken? Uitsluitend voor het meten van prestaties? Voor opvolgingsplanning? Uw werknemers moeten op de hoogte zijn.

4. Cohesie

U moet de vragen in het feedbackoverzicht koppelen aan de bedrijfsdoelstellingen en -strategieën van de organisatie.

Nogmaals, wil feedback echt strategisch zijn, dan moet hij niet stoppen op individueel niveau, maar een groter beeld geven van hoe goed uw mensen zijn uitgerust om bedrijfsresultaten en innovatie te stimuleren. 

5. Beheer

We weten dat we hier een open deur intrappen, maar uw topmanagement moet het eens zijn met uw keuze voor feedback en functioneringsgesprekken.

Het laatste wat u wilt is gemengde boodschappen naar uw werknemers sturen. Het topmanagement en het people team moeten synchroon handelen en coherente boodschappen afgeven. 

Beste praktijken voor wat te meten in een functioneringsgesprek

Wat moet je meten in een functioneringsgesprek? 

1. Factoren meten die verband houden met de prestatiedoelstellingen van de werknemers.

Deze aanbeveling houdt verband met de noodzaak van samenhang tussen feedbackvragen en bedrijfsdoelstellingen. 

Idealiter wilt u dat de prestatiedoelen van de werknemers aansluiten bij de bedrijfsdoelstellingen. 

Maar dat klinkt makkelijker gezegd dan gedaan. 

🎯 Leer in 14 effectieve stappen hoe u werknemers kunt afstemmen op de bedrijfsdoelstellingen en de prestaties omhoog kunt stuwen.

2. Wij bevelen aan dat de gemeten factoren zo rolspecifiek mogelijk zijn.

Bij Zavvy gebruiken we competenties voor rolkaarten (onze terminologie voor rolverwachtingen) en loopbaankaders. Wanneer we prestatiebeoordelingscycli creëren, integreren we de rolkaarten en tonen ze aan alle beoordelaars. 

Op die manier kan degene die feedback geeft gemakkelijk nagaan welke competenties voor elke rol vereist zijn en dienovereenkomstig feedback achterlaten.

Maar we weten dat het maken van rolkaarten tijd, moeite en veel coördinatie vergt. Daarom hebben we een uitgebreide competentiedatabase gemaakt met beschrijvingen voor 36 basiscompetenties op vijf beheersingsniveaus.

3. Blijf weg van het verzamelen van feedback over eigenschappen zoals sympathie.

Persoonlijke eigenschappen zijn kwetsbaar, zeer bevooroordeeld en moeilijk objectief te meten. 

Plus, charisma is niet precies een maatstaf voor prestaties, toch?

4. Wat u meet moet binnen de controle van de werknemer liggen om te verbeteren. 

5. De punten die u meet moeten duidelijk en gemakkelijk te begrijpen zijn voor alle betrokkenen - werknemers en managers. 

Je moet ervoor zorgen dat er een unanieme interpretatie is van wat je vraagt. Anders zijn uw gegevens niet nauwkeurig.

6. Uw vragen moeten betrouwbare gegevens verzamelen.

Daartoe behoren consistente meetschalen en goede statistische eigenschappen. 

Zo zou "op een schaal van 1 tot 10" als betrouwbaarder en statistisch relevanter kunnen worden beschouwd dan meer arbitraire maatstaven als "altijd, vaak, soms, nooit".

Best practices voor het beoordelen van prestaties

1. U moet uw beoordelaars trainen in het beoordelingsproces

Als u beoordelingsschalen gebruikt, overweeg dan de volgende vragen: 

• Wat betekent elke schaal? 
• Hoe kunnen zij onderscheid maken tussen de niveaus? (D.w.z. tussen iemand die aan de verwachtingen voldoet en iemand die de verwachtingen overtreft?)

Een ander element om te overwegen is het soort feedback dat uw recensenten moeten delen. 

U kunt bijvoorbeeld aanbevelen dat uw beoordelaars een kleiner deel positieve feedback geven en een groter deel constructieve feedback. Op die manier richt de feedback zich op verbetering in plaats van op het herhalen van waar een werknemer in uitblinkt. 

Een andere benadering zou zijn een op kracht gebaseerde aanpak van feedback te overwegen. 

Welke weg u ook inslaat, u moet ervoor zorgen dat iedereen op één lijn zit. 

2. Werknemers die feedback ontvangen moeten ook worden opgeleid

Weten hoe je feedback moet ontvangen is net zo belangrijk als weten hoe je het moet geven. 

Men is zich misschien niet bewust van hoe leeftijdsgenoten bepaald gedrag waarnemen, maar moet openstaan voor het perspectief van anderen. 

Het is OK dat uw medewerkers om opheldering vragen. Wat echter niet ok is, is een regelrechte afwijzing van externe perspectieven en het opwerpen van een defensieve barrière. Die houding zou het bereiken van verandering na de evaluatie in de weg staan. 

3. Managers hebben ook opleiding nodig om 360-resultaten te interpreteren 

Vergeet niet dat de echte waarde van feedbackbeoordelingen ligt in het nemen van maatregelen op basis van de resultaten. 

Gewoon de beoordelingen doen met 0 follow-ups maakt geen verschil. 

In feite beweren wij het tegenovergestelde: een verspilling van tijd en geld en nutteloze stress bij de werknemers. 

4. Uw beoordelaars moeten correcte en bevredigende antwoorden krijgen op alle vragen van de beoordelaars.

Hoewel schalen geweldig zijn om snel rapporten te genereren, bieden ze niet de context waarom iemand wel of niet aan de prestatieverwachtingen voldoet. Bovendien laat het alleen verzamelen van beoordelingen geen ruimte voor constructieve feedback en suggesties voor verbetering. 

🧑 Beste praktijken voor het kiezen van uw recensenten

Trap niet in de val om zo op het proces gericht te zijn dat je de mensen vergeet. 

Hoe perfect uw vragen ook zijn, een 360-beoordeling zal niet succesvol zijn als u de beoordelaars niet zorgvuldig kiest. 

Laten we een voorbeeld nemen. Persoon A heeft misschien uitstekend werk geleverd, maar als persoon B niet dicht bij hem heeft gewerkt, zal hij geen nauwkeurige beoordeling kunnen geven. Of persoon A heeft ondermaats gepresteerd, maar is een goede vriend van persoon B - de beoordeling kan dus bevooroordeeld zijn. Vergeet niet dat het erom gaat betrouwbare en objectieve gegevens te verzamelen. 

Functioneringsgesprekken mogen geen populariteitswedstrijd zijn.  

Sommige bedrijven laten de beoordeelde aanwijzen van wie ze een peer review willen. Deze aanpak geldt vooral voor grotere teams waar niet iedereen iedereen kan beoordelen. Het HR-team en de manager keuren dan de collega's goed die mogen beoordelen.

Zo zouden bijvoorbeeld bevooroordeelde beoordelaars, zoals hieronder beschreven, worden gediskwalificeerd.

Hier zijn enkele kritische aspecten bij het kiezen van recensenten:

1. U moet beoordelaars kiezen uit verschillende groepen - collega's, managers en klanten - om een multidimensionale kijk op de prestaties te geven en alle kanten van de beoordeelde te laten zien. 

Als u één groep buiten beschouwing laat, mist u essentiële informatie. Iemand kan bijvoorbeeld goed zijn in het communiceren met managers en het nemen van initiatief, maar minder goed in samenwerken of het omgaan met klanten.

2. U moet zelfbeoordelingen opnemen in het feedbackproces. 

De kracht van regelmatige feedback in de vorm van 360 beoordelingen is dat het mensen aanmoedigt verantwoordelijkheid te nemen voor hun ontwikkeling. 

Daardoor zullen uw werknemers de gewoonte krijgen zichzelf en hun werk voortdurend te beoordelen, wat zal doorwerken in het dagelijkse werk.

3. U moet de naam van de beoordelaar alleen meedelen als het relevant is de beoordelaar voor een specifieke vraag te kennen. Anders is de norm voor 360 functioneringsgesprekken dat de beoordelaars anoniem blijven.

Om de anonimiteit bij regelmatige feedbackbeoordelingen te waarborgen, is een relatief groot aantal beoordelaars de beste praktijk. 

🤫 Bent u nog steeds verscheurd tussen het anonimiseren van feedback of niet? Wij hebben vijf argumenten voor en vijf argumenten tegen anonieme feedback verzameld. Bovendien hebben we praktijkvoorbeelden van bedrijven opgenomen om de argumenten kracht bij te zetten.  

4. Om partijdigheid te voorkomen, moet u een gestandaardiseerd proces gebruiken bij het selecteren van beoordelaars. 

U moet oppassen voor "gaming the system" - mensen die een bevooroordeeld beeld hebben van de beoordeelde wegens concurrentie, vriendschap, persoonlijke geschillen, enz. 

Dit punt bewijst hoe belangrijk het is dat degene die de selectie maakt, de deelnemers goed kent. 

Een manier om "spelletjes met het systeem" uit te sluiten is een paar vragen aan het eind toe te voegen, zoals: 

Breng je tijd door met deze persoon buiten het werk?

Hoe lang werken jullie al samen?

Hebben jullie een relatie naast de professionele?

🧰 Beste praktijken voor het voeren van functioneringsgesprekken

De administratie van 360 functioneringsgesprekken kan de kracht ervan maken of breken. 

Slecht gebruikt, kosten ze organisaties tijd en dus geld. 

Correct gebruikt, kunnen 360-prestatiebeoordelingen de professionele ontwikkeling versnellen: frequentere check-ins leiden direct tot snellere groei. 

1. Als HR-professional moet u optreden als beheerder en facilitator in het feedbackproces. U bent de eigenaars van het proces, de spelmeesters. 

2. Gebruik gestandaardiseerde procedures voor administratie. Zavvy maakt gestandaardiseerde procedures en automatiseringen een fluitje van een cent.

3. Houd regelmatig 360- functioneringsgesprekken. Voer ze vlak voor personeelsbeslissingen, zoals loonsverhogingen, uit om een nauwkeurige en eerlijke basis voor uw beslissingen te hebben.

4. Ervoor zorgen dat de feedback en de daarmee verband houdende gegevens strikt vertrouwelijk zijn. 

5. Zorg ervoor dat bij vragen of klachten een gekwalificeerd persoon ondersteuning kan bieden. Idealiter maakt deze persoon, zoals de manager, geen deel uit van het proces. 

6. U moet ervoor zorgen dat iedereen toegang heeft tot volledige ondersteuning en met respect wordt behandeld, ongeacht zijn prestaties of de beoordeling die hij heeft gekregen.

Beste praktijken voor het interpreteren van feedback over prestaties

1. U moet iedereen dezelfde begeleiding geven bij het interpreteren van de feedback. Voeg zo nodig instructies, grafieken en ander ondersteunend materiaal toe. 

Nogmaals, u wilt niet dat sommige managers de resultaten op de ene manier interpreteren en anderen op een heel andere manier. Dat zou uw beoordelingsproces willekeurig en subjectief maken. 

2. U moet de resultaten van een 360-feedbackonderzoek interpreteren met inachtneming van vertekenende factoren.

Hier zijn enkele factoren die u moet overwegen: 

• de kans om op te treden; 
• onverwachte gebeurtenissen; 
• verschillen in feedback van verschillende brongroepen en tussen zichzelf en anderen.

3. U kunt de resultaten in context plaatsen door informatie op te nemen over hoe de werknemer het heeft gedaan in vergelijking met andere werknemers. 

Een tweede strategie is het opnemen van objectieve prestatiegegevens, zoals verkoopvolume, om te bepalen waar u uw inspanningen op moet richten om de toekomstige productiviteit te verbeteren.

4. U moet de resultaten ook gebruiken om goed presterende personen aan te wijzen en hen als rolmodel in de schijnwerpers te zetten. 

Het identificeren en erkennen van goed presterende individuen kan een krachtige motivator zijn voor het hele team. 

Bovendien kan het zien dat anderen uitblinken en erkenning krijgen voor hun inspanningen, anderen inspireren om te streven naar soortgelijke prestaties.

Goed presterende individuen laten zien hoe ze feedback effectief kunnen toepassen en prestaties kunnen verbeteren, wat de prestaties van het hele team kan helpen verbeteren.

5. U moet uw werknemers coachen over het gebruik van 360 feedback en hoe de feedback toe te passen. 

U moet een opleiding organiseren rond het doel en de voordelen van 360 feedback om de motivatie en de bereidheid van de werknemers om feedback te ontvangen en gedragsveranderingen te stimuleren, te verhogen. 

Bovendien kunt u coaching beschouwen als een meer geïndividualiseerde trainingsmethode. 

6. Vooral bij negatieve feedback moet u extra ondersteuning bieden.

Idealiter omvat de feedback een absolute prestatiebeoordeling (gerelateerd aan een norm) en een relatieve (vergeleken met andere beoordeelden).

7. Bij het afsluiten van het prestatieverslag van elk individu moet u objectieve prestatiegegevens opnemen die relevant zijn voor de vraag en relatieve gegevens (individuele resultaten vergeleken met die van andere beoordeelden in dezelfde rol/team, enz.)

In de praktijk moet u rekening houden met objectieve factoren zoals verkoop, winst en fouten, naast hoe de individuele werknemer het heeft gedaan in vergelijking met collega's in dezelfde/een soortgelijke functie.

8. Sla het bespreken van de resultaten van het functioneringsgesprek niet over. 

Managers moeten aan het eind van de cyclus het gesprek over de prestatiebeoordeling voeren om de resultaten te interpreteren en actieplannen op te stellen. 

9. Moedig beoordelaars aan hun rapport te delen met iedereen die hen kan helpen bij hun ontwikkeling, zoals een manager/teamleider of een vertrouwde mentor.

U mag de inhoud van het feedbackrapport echter nooit aan iemand bekendmaken zonder de toestemming van de beoordeelde.

Beste praktijken voor ontwikkelingsgerichte functioneringsgesprekken

Ontwikkelingsgesprekken zijn eerder gericht op leren en groei dan op productiviteit en resultaten. U kunt ze zien als een plan voor toekomstige prestaties in plaats van een evaluatie van prestaties uit het verleden.

Een ontwikkelingsgericht functioneringsgesprek heeft tot doel vast te stellen waar de werknemer wil groeien en een actieplan op te stellen om dat te bereiken. 

• Ontwikkelingsgesprekken zijn bijzonder nuttig in gevallen waarin de prestaties moeten worden verbeterd. Maar elk verbeteringsplan vereist mede-eigenaarschap van de werknemer. Schrijf geen maatregelen voor. Overleg en stel in plaats daarvan opties voor en sta klaar met ondersteuning wanneer dat nodig is. 
• Het ontwikkelingsgesprek kan deel uitmaken van het gewone functioneringsgesprek. Idealiter bevat het het stellen van doelen en een plan voor de toekomstige ontwikkeling van de werknemer. 

Ontwikkelingsgesprekken maken deel uit van de trends in prestatiebeheer die de laatste tijd opkomen. 

🔍 Lees meer over ontwikkelingsgerichte versus evaluatieve feedback, zodat u de beste aanpak voor uw organisatie kunt kiezen. 

Best practices van 4 internationale bedrijven: Netflix, Cisco, Facebook en Google

Van onderzoekspapers tot het echte leven - onze laatste reeks best practices is rechtstreeks ontleend aan bedrijven. De volgende bedrijven hebben ons op een of andere manier geïnspireerd om hun kijk op 360 feedback beoordelingen te delen:

Netflix

Netflix heeft het belang omarmd van het voeren van 360-prestatiegesprekken in harmonie met de bedrijfscultuur, zelfs als dit in strijd is met algemeen aanvaarde beste praktijken. 

Hun aanpak van de anonimiteit van feedback is hier relevant. 

Bij Netflix begon het management met anonieme functioneringsgesprekken als standaard. 

Tot hun verrassing gaven de werknemers echter te kennen dat zij liever ondertekende feedbackformulieren hadden. 

Waarom? De algemene feedbackcultuur bij Netflix is er een van transparantie en openheid - en werknemers vonden het vreemd dat ze mondelinge feedback gaven aan hun collega's om vervolgens te voorkomen dat ze de 360 beoordelingen ondertekenden.

🎥 Wil je meer leren van Netflix' aanpak van functioneringsgesprekken? Onze volledige casestudy over de prestaties van Netflix-medewerkers staat voor u klaar. 

Cisco

Cisco is over het algemeen een inspirerend bedrijf. Sinds 2022 staan ze op de eerste plaats in de "Fortune 100 Best Companies to Work For" lijst! 

In hun feedbackbeoordelingsproces verzamelen zij voortdurend prestatiegegevens en meten zij de prestaties aan de hand van actuele gegevens.

📡 Lees alle stappen van het prestatiebeoordelingsproces bij Cisco.

Facebook 

Het kalibreren van de beoordelingen is een van de hoogtepunten van de prestatiebeoordelingen van Facebook. 

Tijdens dit proces bespreken managers de beoordelingen en elimineren zij uitschieters om verwarrende of misleidende resultaten te voorkomen. 

💬 Iets voor uw team om over te nemen? Lees meer in onze Facebook-case study. 

Google 

Terwijl prestatiebeoordelingen vaak gericht zijn op de werknemers, zijn prestatiebeoordelingen van werknemers bij Google slechts een deel van de puzzel - er wordt net zoveel aandacht besteed aan de prestaties van managers. 

Een team is nooit sterker dan zijn zwakste speler - inclusief de manager. 

Een slecht presterende manager vertaalt zich in een slecht presterend team. Daarom zorgt Google voor uitstekende managers die goed presterende teams aansturen.

➡️ Stimuleer hoge prestaties van werknemers met Zavvy

Zavvy helpt u tijd - en dus geld - te besparen door functioneringsgesprekken te laten automatiseren. Dit zal bijdragen tot hoge prestaties van uw medewerkers.

Bevrijd uzelf van repetitieve administratieve taken en concentreer u op de menselijke kant van de zaak met onze flexibele automatiseringen! 

Onze software voor prestatiebeoordeling maakt beoordelingen mogelijk die onbevooroordeeld en eerlijk zijn.

Plus, als u geïnspireerd bent geraakt door enkele voorbeelden hierboven, kunt u een sjabloon gebruiken van een van onze succesvolle bedrijven (zoals Netflix) en hun opzet voor functioneringsgesprekken kopiëren en plakken.

Probeer ons platform voor de groei en ontwikkeling van werknemers uit via onze demo.