Voer uw functioneringsgesprekken zoals Facebook (met stapsgewijze begeleiding)

Facebook staat erom bekend dat het mensen wereldwijd met elkaar verbindt en is de uitvinder van het "sociale netwerk" zoals we dat nu kennen.

Onderweg heeft het reuzen als Instagram en WhatsApp overgenomen, de traditionele sociale media overhoop gehaald en zich aangepast aan regionale talen om zijn geografische voetafdruk uit te breiden.

Niets van deze groei was mogelijk geweest zonder een team van gedreven individuen. En ook niet zonder een zorgvuldig opgezet prestatiebeoordelingssysteem: 

• gestructureerd, 
• onbevooroordeeld, 
• afgestemd op individuele en bedrijfsbelangen.

Aangezien veel van Facebooks eigen technologie gebaseerd is op een beoordelingsalgoritme (likes en impressies bepalen wie bovenaan je feed komt!), zou je terecht verwachten dat Facebook een robuust, op gegevens gebaseerd beoordelingssysteem heeft.

"Ons personeel is verreweg onze grootste troef, en we hebben herhaaldelijk gezien dat betrokkenheid bij onze mensen ervoor zorgt dat onze mensen zich meer inzetten voor Facebook." Sheryl Sandberg, Ex-COO Facebook.

Dus, hoe laat Facebook dit gebeuren?

En hoe kunt u de belangrijkste lessen van Facebook snel toepassen?

Hoe voert Facebook functioneringsgesprekken?

"[Functioneringsgesprek] is een proces dat is ontworpen om mensen die echt geweldig werk hebben geleverd te herkennen, te erkennen en te waarderen. En het is ontworpen om ervoor te zorgen dat je feedback krijgt van alle mensen met wie je het meest regelmatig werkt." Lori Goler, VP People bij Facebook.

Voor Facebook zijn prestatiebeoordelingscycli de manier om de waarde van een werknemer voor de organisatie te beoordelen en beslissingen te nemen over promoties en salarisverhogingen.

Hun prestatiebeoordelingen zijn zeer gestructureerd en gebaseerd op een rijke input van kwantitatieve gegevens.

In tegenstelling tot veel Fortune 500 bedrijven gelooft Lori Goler niet in het afschaffen van functioneringsgesprekken.

In een bespreking in Harvard Business Review onthult Lori dat zij zelfs focusgroeponderzoeken heeft uitgevoerd om inzicht te krijgen in de houding van de werknemers tegenover formele functioneringsgesprekken.

Ongeveer 87% van de werknemers wilde het systeem van functioneringsgesprekken behouden!

🔄 Facebook's 360 graden beoordelingen 

De Performance Summary Cycle is een twee weken durend proces dat het beoordelingsproces voor zowel managers als werknemers op gang brengt.

Werknemers worden eerst aangemoedigd om een grondige zelfevaluatie in te sturen. De volgende essentiële vragen sturen het onderliggende verhaal van de beoordeling:

1. Wat was uw bijdrage dit jaar?
2. Hoe kunt u deze bijdrage verhogen?

Alle daaropvolgende vragen vallen onder de bovengenoemde overkoepelende thema's.

Na de zelfevaluatie moeten alle medewerkers maximaal vijf collega's voordragen voor een beoordeling. De peers moeten mensen zijn die in de laatste beoordelingscyclus nauw met hen hebben samengewerkt aan projecten.

Meer hierover in de volgende paragraaf.

Naast peer reviews is er ook opwaartse feedback. Directe medewerkers wordt ook gevraagd feedback te geven over de prestaties van hun baas.

Zodra de zelf- en peer reviews binnen zijn, komen managers en teamleiders bij elkaar en bepalen de beoordeling van de prestaties van elke werknemer over de afgelopen zes maanden. De beoordeling is bepalend voor zowel promoties als ontslagen. 

Interessant is dat de tweejaarlijkse cycli van prestatieoverzichten eerder controlepunten zijn dan onderzoekende, onthullende evaluaties.

De informatie die na de prestatiecyclus wordt meegedeeld, mag dus niemand verrassen.

Als iets verrassend is, "is er iets vreselijk misgegaan", benadrukte Lori Goler. 

Dus managers zouden slechte prestaties niet tolereren tot de formele start van een beoordelingscyclus.

Later meer over de ijking.

Collegiale toetsingen

"At Facebook, to mitigate bias and do things systematically, we start by having peers write evaluations.

They share them not just with managers but also, in most cases, with one another—which reflects the company's core values of openness and transparency." Lori Goler, Head of People at Facebook, Janelle Gale, Head of HR Business Partners at Facebook, and Adam Grant, organizational psychologist, in HBR.

Om redundantie te voorkomen staat Facebook niet toe dat werknemers meer dan vijf peer reviews hebben.

Collega's bij Facebook beoordelen elkaar op basis van vier factoren:

Arrest

Deze factor heeft betrekking op uw vermogen om doeltreffende beslissingen te nemen die het bedrijfsresultaat beïnvloeden. Deze factor kan zowel winst als verlies omvatten.

Uitvoering

Facebook gelooft echt dat uitvoering belangrijker is dan "goede ideeën". Deze factor is gericht op de manier waarop werknemers hun taken uitvoeren: 

• consistentie; 
• kwaliteit; 
• betrouwbaarheid.

Risicobeheer

Facebook-medewerkers die goed zijn in het inschatten van risico's, met name bij projecten met meerdere belanghebbenden of bij beslissingen waarbij enorme afwegingen worden gemaakt, worden op deze parameter beoordeeld. 

Van Facebook-medewerkers wordt verwacht dat zij een zekere mate van onderscheidingsvermogen aan de dag leggen en potentiële risico's efficiënt omzeilen.

Leren en ontwikkeling

Deze factor beoordeelt werknemers op de snelheid waarmee zij zich voortdurend bijscholen en waarde toevoegen aan hun collega's en het bedrijf.

De manager onderzoekt nauwkeurig elke beoordeling door collega's en zelfbeoordeling.

⚖️ Prestatiebeoordeling en kalibratie

Performance calibration is another two weeks process. 

Tijdens de kalibratie komen managers van samenwerkende teams bijeen en bespreken de bevindingen van peers en zelfevaluaties. Het doel is de tijdens de cyclus verzamelde informatie te valideren en vast te stellen waar iedereen staat.

"Managers zitten samen en bespreken hun rapporten face-to-face, verdedigen en voorstaan, debatteren en overleggen, en integreren peer feedback.

Hier is het doel het "idiosyncratische beoordelaarseffect" - ook bekend als persoonlijke mening - te minimaliseren. Mensen worden niet ten onrechte gestraft als individuele managers harde beoordelaars zijn of ten onrechte beloond als ze makkelijke beoordelaars zijn." Lori Goler, Head of People bij Facebook, Janelle Gale, Head of HR Business Partners bij Facebook, en Adam Grant, organisatiepsycholoog, in HBR.

Aan het einde van de ijking krijgen de werknemers een cijfer uit zeven niveaus.

De niveaus helpen de sterspelers te onderscheiden van de spelers met middelmatige prestaties.

Here are the seven rating levels from highest to lowest. 

"Redefine"

Zoals de naam al aangeeft, herdefiniëren de werknemers die onder deze categorie vallen de verwachtingen door ze niet alleen te overtreffen, maar ook dingen te doen die veel verder gaan dan hun rol. 

Minder dan 5% van de werknemers krijgt deze rang. 

"Overtreft ruimschoots de verwachtingen"

Ongeveer 10% van de werknemers met een stellaire staat van dienst krijgt deze beoordeling.

"Overtreft de verwachtingen" 

Dit zijn werknemers die in het top 35 percentiel liggen.

"Voldoet aan alle verwachtingen" 

Dit zijn werknemers die in het top 35 tot 40 percentiel liggen.

"Voldoet aan de meeste verwachtingen"

Deze beoordeling wordt als laag beschouwd, waardoor iemands toekomst bij Facebook somber is.

Het voldoen aan de meeste, maar niet alle, verwachtingen is een teken dat werknemers zich de komende maanden moeten bezinnen en hun prestaties moeten verbeteren.

"Voldoet aan sommige verwachtingen" 

Zulke cijfers zijn schaars. Ze zijn een sterke aanwijzing voor werknemers die op het punt staan ontslagen te worden.

"Voldoet niet aan" 

Het laatste niveau is zeldzaam, aangezien werknemers veel eerder ontslagen of gevraagd zouden worden zich te verbeteren.

Een beoordelingscurve toont alle werknemers in een grafiek met de maxima en minima en het hele spectrum van prestaties dat daartussen ligt.

Dit beoordelingssysteem creëert effectief een high-performance cultuur. Alle werknemers willen deel uitmaken van de top 5%.

💸 Compensatie 

De prestatiebeoordelingen en de daaruit voortvloeiende beoordelingen zijn rechtstreeks van invloed op het basissalaris, bonussen en promoties.

De beloning van werknemers wordt aan de hand van een vooraf vastgestelde formule aan hun beoordeling gekoppeld. 

"Managers hebben geen zeggenschap over compensatiebeslissingen. Het is eerlijk: als je uitblinkt, stijgt je bonusmultiplicator volgens een vooraf bepaalde vergelijking, niet iemands mening. Dit richt managers op wat zij nauwkeurig kunnen beoordelen en stelt het bedrijf in staat de beloning te beheren met behulp van expertise op het gebied van beloning. 

Het bespaart ook enorm veel tijd. Wanneer andere bedrijven prestatie-evaluaties afschaffen, besteden ze nog steeds vele uren aan het wikken en wegen van beloningsbeslissingen. 

For us, time invested in performance reviews is time saved on compensation." Lori Goler, Head of People at Facebook, Janelle Gale, Head of HR Business Partners at Facebook, and Adam Grant, organizational psychologist, in HBR.

Managers bespreken vervolgens de beoordeling met de werknemers in een 1:1 gesprek. 

Ten slotte ontvangen de werknemers een compensatiebrief met alle details, waaronder herziene salarissen en bonussen.

Deze gestructureerde manier om beoordelingen uit te voeren, te ijken en transparante beoordelingen te geven zorgt voor duidelijkheid en transparantie. Bonussen en verhogingen zijn het resultaat van zorgvuldig overleg, dus er is geen "grijs gebied".

De beoordeling duurt ongeveer zes weken, een prijzenswaardige prestatie voor een personeelsbestand van meer dan 50.000 medewerkers in verschillende landen.

Frequentie van functioneringsgesprekken 

Facebook voert het functioneringsgesprek tweejaarlijks: één aan het begin van het jaar en één in het midden, d.w.z. in januari en juli.

Facebook heeft vastgehouden aan de tweejaarlijkse cyclus om ervoor te zorgen dat werknemers voortdurend updates krijgen over hun bijdragen en dat de transparantie gedurende het hele proces gehandhaafd blijft.

"We doen het twee keer per jaar omdat de zaken heel snel gaan, en ons product heel snel, en als je een heel jaar wacht, is er veel veranderd." Lori Goler benadrukte dit in een 2016 interview met Business Insider.

Facebook stapt echter over van tweejaarlijkse cycli op één enkele beoordelingscyclus per jaar. 

"Deze verandering zal niemand treffen tot 2022, maar we delen het nieuws vroeg om iedereen de ruimte te geven zich voor te bereiden. We maken deze verandering om de richting van het bedrijf beter te weerspiegelen met werk op afstand in gedachten en geleid door onze principes van eerlijkheid, eenvoud en bouwen voor de lange termijn." Tracy Clayton, woordvoerder van Facebook, geciteerd door Business Insider.

👀 5 Redenen achter Facebooks huidige prestatiebeoordelingssysteem

Het prestatiebeoordelingsproces bij Facebook is in de loop der jaren veranderd en aangepast aan de veranderende sociaal-economische uitdagingen van de wereld.

Facebook heeft na de pandemie een hybride model aangenomen. 

Ondanks dat de wereld tot stilstand kwam, gingen ze door met de 360 graden real-time feedback.

Aangezien zij hun onroerend goed behielden, werkte 50% van het personeel vanuit het kantoor toen de lockdown in sommige delen van de wereld langzaam begon te versoepelen.

De beoordeling door managers en de 1:1-gesprekken voor persoonlijke feedback worden echter grotendeels voortgezet, maar werden voor de meeste werknemers nu virtueel gehouden.

Ook wordt verwacht dat Facebook vanaf eind 2022 afziet van tweejaarlijkse prestatiebeoordelingen naar jaarlijkse prestatiebeoordelingen. De mogelijkheid om twee keer per jaar promotie te maken voor uitzonderlijke prestaties blijft echter bestaan.

Vier redenen waarom het huidige prestatiebeheersysteem van Facebook werkt.

1. Een beter evenwicht tussen werk en privéleven

De consensus was dat twee beoordelingen in een jaar te belastend waren voor de werknemers.

Managers probeerden hun werknemers zo veel mogelijk te pushen met twee beoordelingen in een jaar, met een burn-out als gevolg.

Als de frequentie wordt teruggebracht tot één keer per jaar, zouden hele teams veel meer ontspannen zijn, wat leidt tot een beter evenwicht tussen werk en privé.

2. Focus op de lange termijn

Uw werknemers zouden langetermijndoelstellingen kunnen vaststellen met een beoordelingscyclus van 12 maanden.

Een cyclus van zes maanden zou alleen geschikt zijn voor groeidoelstellingen op korte termijn.

3. Ondermaats presterende werknemers

Met de cyclus van 12 maanden voor functioneringsgesprekken krijgen uw ondermaats presterende werknemers meer tijd om hun prestaties te verbeteren en hun kaliber te bewijzen.

Het systematische beoordelingssysteem geeft elke werknemer een holistisch beeld van zijn sterke en zwakke punten en een actiegericht verbeteringsplan.

4. Bewaar uw bandbreedte als manager

Twee onderzoeken zouden effectief meer dan vier weken in beslag nemen. Met één onderzoek kunt u echter tijd besparen en uw inspanningen heroriënteren om de organisatie op andere gebieden te helpen.

5. Werknemersmotivatie

De meeste techbedrijven kunnen tegenwoordig de extrinsieke motivatie van hun werknemers stimuleren met aantrekkelijke extraatjes, pakketten, prestatiebonussen en compensaties.

Intrinsieke motivatie bij werknemers wordt echter nog steeds niet vaak besproken door prestatiemanagers.

Bij Facebook zijn alle werknemers zowel intrinsiek als extrinsiek gemotiveerd.

Iets dat nogal moeilijk te kraken is.

Enkele van de vele manieren waarop Facebook erin slaagt de intrinsieke motivatie van zijn werknemers te vergroten zijn: 

• Zo worden ze een integraal onderdeel van de product roadmap van het bedrijf en het groeitraject. 
• Hen een sterk gevoel van verantwoordelijkheid bijbrengen.

Een holistische feedbackcultuur creëert ingebouwde lussen waardoor werknemers regelmatig een realistisch beeld krijgen van hun prestaties en adequate actie kunnen ondernemen om zichzelf te verbeteren.

🌟 4 Principes die ten grondslag liggen aan het prestatiebeoordelingssysteem van Facebooks

Hoewel het prestatiemeetsysteem van Facebook gestructureerd en op gegevens gebaseerd is, is het nog steeds geworteld in solide principes die de ruggengraat vormen van de bedrijfscultuur.

Vier principes vormen de kern van Facebooks prestatiebeoordelingssysteem.

Transparantie

Transparantie creëert een gezonde omgeving in het bedrijf en helpt werknemers elkaar te vertrouwen. U roeit politiek en giftigheid uit en bevordert een cultuur waarin constructieve kritiek wordt gewaardeerd.

Met het 360-graden beoordelingssysteem kunt u begrijpen hoe uw collega's elkaar zien.

Investeren in werknemers

Werknemers vormen de ruggengraat van uw bedrijf.

Het is essentieel om uw werknemers tevreden en gemotiveerd te houden.

U investeert holistisch in werknemers door uw werknemers goed te compenseren en hen te betrekken bij de langetermijndoelstellingen van het bedrijf.

Werknemers waarderen

Bedrijven moeten werknemers waarderen voor hun bijdrage.

Het waarderen van hoogvliegers creëert een rimpeleffect en een ambitieuze high-performance cultuur in het bedrijf.

Het juiste gedrag en de juiste vaardigheden moeten worden gewaardeerd en beloond, en een gestructureerd beoordelingsproces doet dat effectief.

Luisteren naar werknemers

Facebook houdt veel focusgroepen en enquêtes onder werknemers, vergelijkbaar met zijn DNA als sociaal netwerk.

Inzicht in de werknemers helpt het management om de behoeften en emoties van de werknemers in kaart te brengen, vooral in de context van veranderende tijden.

Zij hebben hun personeel geraadpleegd om inzicht te krijgen in hun opvattingen over beoordeling. Bovendien hebben zij onlangs de tweejaarlijkse beoordeling ingekort als gevolg van de feedback van de werknemers. 

🗝️ De sleutel tot het succes van Facebook's functioneringsgesprekken 

Hier zijn enkele best practices van Facebook die tot het succes hebben geleid:

• Facebook heeft een hybride beoordelingssysteem. Bij Facebook beoordelen managers zowel zelfevaluaties als peer feedback .
• Interne software is essentieel voor het bijhouden van informele feedback die buiten de formele beoordelingscycli om wordt gedeeld. Beoordelingen worden behandeld als checkpoints, zodat werknemers nooit verrast worden door iets dat in het functioneringsgesprek naar voren komt.
• Managers komen samen en kalibreren de beoordelingen. Ze bespreken de prestatiebeoordelingen om uitschieters te elimineren. Een zeer strenge of milde beoordeling valt op in het proces. Elke beslissing is bijgevolg gebaseerd op onbevooroordeelde, objectieve, door gegevens gestaafde factoren en een grondige consensus.
• Voor salarisverhogingen wordt een formule gebruikt, waardoor de manager bandbreedte bespaart en zich kan concentreren op de beoordelingen.
• De prestatiebeoordeling verdeelt de werknemers in zeven groepen.

➡️ Hoe kun je een functioneringsgesprek voeren zoals Facebook? 

Met Zavvy kun je een functioneringsgesprek voeren zoals Facebook.

Het proces is eenvoudig. Hier is een stap voor stap overzicht.

1) Noem je cyclus en beschrijf hem kort

Kies een duidelijke naam zodat al uw stakeholders het doel ervan begrijpen. 

Om het voorbeeld van Facebook te kopiëren, kunt u het de naam "Annual Performance Summary Cycle" geven.

2) Selecteer de juiste feedbacktypes

Je kunt kiezen:

• zelfevaluatie; 
• neerwaartse feedback; 
• opwaartse feedback; 
• peer feedback.

Bij het configureren van de peer-feedbackverzameling moet u bepalen hoeveel peers per werknemer kunnen deelnemen en de regels voor peer-selectie. Facebook staat niet meer dan 5 peers per werknemer toe.

Moet de werknemer het doen? Of moet de manager het doen?

3) Maak vragen voor elk feedbacktype

U kunt alle vragen zelf maken of er enkele kiezen uit de beschikbare sjablonen. 

Add instructions for your reviewers. You can add instructions on how to give feedback. 

For example, if using rating scales, you can explain the scale.

Vergeet niet om voor de peer reviews vragen toe te voegen gericht op beoordelingsvermogen, uitvoering, risicobeheer en leren & ontwikkelen, net zoals Facebook dat doet.

4) Definieer uw anonimiteitsinstellingen

Wie moet welke feedback zien?

Facebook bevordert transparantie en moedigt collega's aan hun beoordelingen met elkaar te delen, dus u kunt de functie "Anoniem delen" uitschakelen.

5) Ontwerp de ervaring van de recensent

Wat wilt u dat uw recensenten zien tijdens het schrijven en indienen van feedback? 

• Kunnen uw werknemers zien wie hun reacties te zien krijgt?
• Moeten ze zien of hun antwoorden anoniem zijn?

6) Activeer de kalibratiestap

Kalibratie is een essentieel onderdeel van het beoordelingssysteem van Facebook. Zorg er dus voor dat je de kalibratiestap inschakelt.

Zodra de schrijffase is afgerond, krijgen de managers een voordracht voor deelname aan een kalibratievergadering. Zij zullen het teamdashboard kunnen analyseren en eventuele vreemde beoordelingen vaststellen. Ze zullen ook eventuele uitschieters kunnen corrigeren vóór de fase van delen en bespreken. 

7) Selecteer de deelnemers aan uw evaluatiecyclus

Wie wordt er beoordeeld? U kunt specifieke afdelingen, teams of specifieke werknemers selecteren.

U kunt ook met één klik iedereen in het bedrijf kiezen. 

8) Bepaal het tijdschema

Stel de deadlines vast voor alle stappen van de feedbackcyclus die u hebt geconfigureerd. 

Hier volgen enkele voorbeelden van deadlines die voor een 360-cyclus in aanmerking komen:

• Voor werknemers die hun zelfevaluatie indienen.
• Voor werknemers die hun collega's nomineren.
• Voor managers die neerwaartse feedback geven. 
• Voor het beoordelen en ijken van de voorlopige resultaten.
• Om te delen en te discussiëren.

9) Uw feedback is klaar om live te gaan

Dubbelcheck alle details en activeer de cyclus.

Zodra u de nieuwe beoordelingscyclus start, wacht u gewoon tot de feedback binnenrolt!

De bonusfuncties van Zavvy

Nog enkele kenmerken waarmee Zavvy zich onderscheidt in het voeren van functioneringsgesprekken volgens de industrienormen: 

• Ready-to-use survey templates designed by qualified learning scientists. Our survey questions and feedback cycle templates are derived from the best HR practices at companies like Microsoft and Google.

• The 360° feedback builder is highly customizable, allowing you to build feedback and performance review processes as per function and use case.
• Met de geavanceerde anonimiteitsinstellingen kunt u beslissen wat anoniem en wat transparant moet zijn.
• Best part? Iterative feedback correlates with other use cases, like growth plans, goal management, and career progression frameworks. Plus, your employees can automatically create a new focus area to work on, derived directly from the feedback cycle.

Door technologie te combineren met onderzoek dat is geworteld in de beste praktijken op het gebied van people management, kan Zavvy de resultaten van toonaangevende organisaties wereldwijd verbeteren. 

Boek een gratis demo van 30 minuten om te zien hoe u het beste prestatiebeoordelingssysteem kunt ontwikkelen dat de productiviteit van uw organisatie verhoogt.