Hoe u flexibele werkafspraken succesvol kunt implementeren in uw bedrijf

Flexibele werkregelingen zijn niet langer een extraatje. Ze zijn een noodzaak. 

Sinds het begin van de COVID-19 pandemie zijn externe en hybride werkmodellen in veel bedrijven de nieuwe norm geworden. Met een toenemende focus op werknemerstevredenheid is een flexibele werkregeling nu een prioriteit voor een bedrijf - of het nu een startup of een multinational is.

Maar hoe kunnen we ervoor zorgen dat flexibiliteit niet ten koste gaat van de productiviteit of de teamcohesie? Een succesvolle overgang naar flexibele werkregelingen vereist immers structurele veranderingen en een mentaliteitsverandering.

Dit artikel zal:

• Ontdek het stapsgewijze proces om flexibele werkregelingen succesvol te implementeren in uw bedrijf.
• Je helpen de dynamiek en voordelen van flexibel werk te begrijpen .
• Leg uit waarom je een flexibel en goed presterend personeelsbestand kunt opbouwen door de juiste strategieën toe te passen. 

🔨 Hoe u in 7 stappen flexibele werkregelingen succesvol kunt implementeren in uw bedrijf

Nu je de voordelen van flexibele werkregelingen kent, laten we eens kijken hoe je ze in je bedrijf kunt integreren. 

Bepaal de beste flexibele werkregelingen voor uw bedrijf

Er zijn verschillende modellen van flexibele werkregelingen, zoals:

• Werken op afstand: Werknemers toestaan om te werken waar ze maar willen.
• Taak delen: Meer dan één persoon voert dezelfde verantwoordelijkheden uit. Het maakt de werkdruk beheersbaar en verbetert het oplossen van problemen. 
• Deeltijdwerk: Helpt je bekwame talenten aan te trekken en te behouden die misschien niet geïnteresseerd zijn in een voltijdse functie. 
• Flexibele werktijden: Werknemers hun werktijden laten kiezen. Deze aanpak helpt werknemers om hun verplichtingen na te komen en hun productiviteit op peil te houden. Met flextijd kunt u opties combineren die passen bij uw behoeften en werknemers. 
• Gecomprimeerd rooster: Helpt werknemers hun hoge werkdruk in evenwicht te houden en een extra dag te nemen om af te koelen (denk aan 4-daagse werkweken). 

Het is jouw taak om een model te kiezen dat past bij jouw personeelsbestand en bedrijfsdoelen om de beste resultaten te garanderen. 

Vraag het je werknemers en zoek uit wat ze willen in flexibele werkregelingen. Voer enquêtes uit en ontwerp gepersonaliseerde regelingen voor verschillende teams om de beste keuze te maken. 

Maar let op, één enkel werkmodel is misschien niet geschikt voor alle werknemers, vooral als je een divers talentenbestand hebt. 

Werken op afstand is bijvoorbeeld perfect voor creatieve functies, maar misschien niet voor werknemers met strategische functies. 

Probeer echter de juiste balans te vinden zonder afbreuk te doen aan de bedrijfsdoelstellingen.

Duidelijk beleid en richtlijnen opstellen

Flexibele werkregelingen bieden werknemers autonomie. Maar zonder duidelijke richtlijnen wordt hier vaak misbruik of onderbenutting van gemaakt. 

Duidelijke beleidsregels kunnen verwarring verminderen, de productiviteit op peil houden en de bedrijfsresultaten op de lange termijn verbeteren.

Bij het bepalen van het beleid moet je rekening houden met de volgende punten:

• beschikbaarheid van medewerkers voor frequente communicatie;
• tijd die nodig is om te reageren;
• aanwezigheid vergadering;
• interdepartementaal evenwicht;
• alternatieve kinderopvang. 

Tip: Ontwikkel en deel de juiste documentatie om later verwarring te voorkomen. 

Investeren in technologie

Ondanks de voordelen vormen flexibele werkregelingen een aantal uitdagingen voor een organisatie. Een daarvan is het managen van werknemers die op verschillende locaties en met verschillende roosters werken.

Bedrijven moeten dus investeren in de juiste technologie om de workflow te stroomlijnen en werknemers uit te rusten met wat ze nodig hebben. 

Zorg voor laptops, headsets en andere gadgets voor werknemers die op afstand werken. 

Zorg bovendien voor een veilig intern systeem voor het delen van gegevens en communicatie. 

En vergeet het diverse trainings- en ontwikkelingsaanbod niet.

Communicatie en samenwerking aanmoedigen

Als werknemers op verschillende locaties en met verschillende roosters werken, maakt duidelijke communicatie het verschil. 

Zorg niet alleen voor een speciaal communicatiekanaal, maar zorg er ook voor dat uw werknemers zich op hun gemak voelen om virtueel contact op te nemen met collega's. Start afdelingsoverschrijdende initiatieven om synergie op te bouwen. 

Houd een virtuele kalender bij zodat uw werknemers weten wanneer ze elkaar moeten contacteren. Onderhoud regelmatig audio- en videocommunicatiekanalen om wrijving in de samenwerking tussen werknemers te voorkomen. Zorg voor de juiste tools voor werken op afstand en zorg ervoor dat iedereen weet hoe ze te gebruiken. 

Train managers en medewerkers

Het opleiden van managers en werknemers is cruciaal bij het succesvol implementeren van flexibele werkregelingen. 

Creëer of verzamel trainingsmateriaal dat managers en personeel de nodige vaardigheden, kennis en hulpmiddelen geeft om zich aan te passen aan deze nieuwe werkmethode.

Voor managers moet de training gericht zijn op het managen van een extern of hybride team. 

Neem trainingsonderwerpen op zoals: 

• competenties ontwikkelen in het leiden van virtuele teams; 
• communicatie op afstand;
• op afstand effectieve feedback geven; 
• vertrouwen opbouwen; 
• de betrokkenheid van werknemers op afstand behouden.

Bied werknemers de vaardigheden die ze nodig hebben om productief en efficiënt te blijven terwijl ze flexibel werken.

Onderwerpen zoals: 

• tijdmanagement; 
• zelfmotivatie; 
• digitale geletterdheid; 
• tools en technologieën voor werken op afstand onder de knie te krijgen; 
• hoe je een gezond evenwicht tussen werk en privé kunt bewaren terwijl je op afstand werkt;
• mogelijke isolatie beheren.

💡 Tip #1: Bied naast formele training doorlopende ondersteuning en hulpmiddelen. Probeer managers en werknemers te helpen bij de overgang naar flexibele werkregelingen. 

💡 Tip #2: Onthoud dat open communicatielijnen cruciaal zijn in deze tijd van verandering en dat training een continu proces moet zijn, dat zich aanpast aan nieuwe behoeften en uitdagingen.

A digital adoption platform (DAP) is an excellent solution for hybrid and remote teams to provide contextual training and continuous support to employees and managers across your digital workplace.

With a DAP such as Walkme or Whatfix, an organization can enable employees to get the most out of their digital tools by creating in-app guidance to drive software adoption, pop-ups for process changes or company announcements, and self-help wikis that provide real-time, on-demand support for IT-related questions.

Zorg voor een samenhangende werknemerservaring voor uw hele personeelsbestand

Om flexibele werkregelingen met succes te implementeren, is het van cruciaal belang om te zorgen voor een coherente werknemerservaring voor al uw werknemers, ongeacht hun werkafspraken. 

Het is jouw taak om een inclusieve werkcultuur te bevorderen waarin elke werknemer zich even gewaardeerd en betrokken voelt, of hij nu op kantoor werkt, thuis of op een andere externe locatie.

Het gebruik van technologie en digitale hulpmiddelen kan geografische verschillen helpen overbruggen en naadloze interactie en samenwerking mogelijk maken. 

Enkele oplossingen om ervoor te zorgen dat alle medewerkers op één lijn zitten met de teamdoelstellingen en de organisatiedoelen zijn:

• regelmatige check-ins; 
• virtuele teamvergaderingen;  
• samenwerkingsplatforms. 

📝 Bekijk 17 krachtige sjablonen voor één-op-één gesprekken voor je komende gesprekken. 

Bovendien is het van cruciaal belang om consistentie te behouden in prestatiemanagement en de ontwikkeling van werknemers bij verschillende werkafspraken.

Je moet ervoor zorgen dat werknemers op afstand dezelfde toegang hebben tot groeimogelijkheden, trainingsprogramma's en middelen voor loopbaanontwikkeling als hun collega's op kantoor.

Zavvy is het ultieme people enablement platform voor digitale startups en scaleups. 

Met onze innovatieve tools kunt u uw talent ontwikkelen, binden en behouden zoals de meest succesvolle techgiganten. 

Zavvy biedt een reeks aanpasbare oplossingen, waaronder preboarding en onboarding, prestaties en feedback, ontwikkeling en vaardigheden, training en kennis, en betrokkenheid - allemaal tegen een prijs die toegankelijk is voor groeiende bedrijven.

Je beleid voor flexibel werken evalueren en aanpassen

Elke strategie moet regelmatig worden geëvalueerd om goede resultaten te blijven behalen, en nieuw geïmplementeerd beleid op het gebied van flexibel werk vormt hierop geen uitzondering. 

Zorg altijd voor een proefperiode tijdens het invoeren van flexibele werkmodellen. Evalueer de betrokkenheid van werknemers, het aantal voltooide taken, tevredenheid, de kwaliteit van het werk, enz. 

✍️ Gebruik een feedbackonderzoek voor werknemers om kwantitatieve en kwalitatieve gegevens te verzamelen.

Heeft de nieuw geïmplementeerde werkregeling een achteruitgang veroorzaakt? Onderzoek het waarom en handel ernaar. 

🏆 5 Voordelen van het implementeren van flexibele werkregelingen

Tevredenheid en moreel van werknemers verhogen

Flexibele werkregelingen bieden je werknemers autonomie. Het laat zien dat hun werkgever vertrouwen heeft in hun capaciteiten en verantwoordelijkheidsgevoel. 

Als werknemers hun werk kunnen beheren, groeit hun zelfvertrouwen. Ze voelen zich gemotiveerder om het beste van zichzelf te geven. Dit verhoogt het moreel en uiteindelijk ook de werktevredenheid. 

Zelfs onderzoeken ondersteunen dit. Volgens het onderzoek van McKinsey & Company uit 2022 was een flexibele werkregeling een van de top 3 motivatoren voor werknemers die op zoek zijn naar een nieuwe baan. De andere belangrijke motivatoren zijn een beter loon en betere kansen.

Verbeterde balans tussen werk en privé

Volgens ComPsych ervaart 61% van de werknemers hoge stressniveaus en extreme vermoeidheid; 14% noemt een slechte balans tussen werk en privé. Werknemers willen nu dus een gezonde balans tussen werk en privéleven en geven daar ook prioriteit aan. 

Een flexibel werkmodel geeft werknemers genoeg tijd om te investeren in hun persoonlijke verplichtingen. Het helpt je om hen te ondersteunen in het omgaan met kwesties rond de balans tussen werk en privé en om in beide te gedijen.

Verhoogde productiviteit en efficiëntie

Volgens de Internationale Arbeidsorganisatie kunnen flexibele werktijden en roosters een positieve invloed hebben op de prestaties van werknemers en de balans tussen werk en privéleven. 

Een flexibele werkregeling stelt werknemers in staat om taken af te werken op hun meest productieve uren in plaats van van 9 tot 5. Ze besteden meer tijd aan hun taken en minder aan het om de minuut controleren van de klok. Ze besteden meer tijd aan hun taken en minder aan het om de minuut controleren van de klok. De kwaliteit van het werk neemt toe, waardoor ze deadlines efficiënter kunnen halen. Bovendien vermindert het burn-out en verbetert het de betrokkenheid van werknemers.

Flexibele werkmodellen verminderen ook de lange en dure reistijd met een thuiswerkoptie. Werknemers kunnen in hun eigen ruimte werken zonder de afleidingen van gedeelde kantoorruimtes. 

Bedrijven met flexibele werktijden bieden ook een latere inchecktijd, waardoor werknemers de spitsuren kunnen vermijden. Zo hoeven ze zich geen zorgen te maken dat ze te laat komen en kunnen ze hun aandacht volledig op de taken richten.

Toegang tot een bredere pool van talent

Een divers team brengt unieke ideeën met zich mee en stelt je in staat om de vaardigheden van elke werknemer te benutten om het bedrijf uit te breiden. Maar toptalent aannemen in een 9 tot 5-werkmodel heeft zo zijn uitdagingen. De locatie van de kandidaat wordt een enorme hindernis en verhindert bedrijven om wereldwijd talent aan te werven. 

Met opties voor werken op afstand kunnen bedrijven talent zoeken zonder zich zorgen te maken over waar ze wonen. Werkgevers die flexibele werkregelingen aanbieden, laten bovendien zien dat ze veel belang hechten aan het welzijn van hun werknemers.

Een positieve employer brand kan de beste professionals in uw sector aantrekken. Dit geeft u toegang tot een bredere, diverse pool van talent.

Het enige wat je hoeft te doen is een vaardigheidstekortanalyse uitvoeren en op basis daarvan talent identificeren. 

Bovendien zegt 88% van de werknemers dat ze prioriteit geven aan flexibele werktijden en locatie bij het zoeken naar een nieuwe baan. 

Kostenbesparingen voor het bedrijf

Een belangrijk voordeel van flexibele werkregelingen is de kosteneffectiviteit, vooral voor grote organisaties. Er gaat een aanzienlijke investering gepaard met het aan het bureau houden van een werknemer. 

Door flexibele werkregelingen aan te bieden, kunnen bedrijven hun kantoorkosten zoals kantoorbenodigdheden, energierekeningen, enz. verlagen. Een extern of hybride werkmodel vermindert de behoefte aan individuele kantoorruimtes, waardoor je geld kunt besparen op onroerend goed. 

Darshan Somashekar, de oprichter van Hearts.land, legt uit: "We besparen nu maandelijks duizenden dollars door geen vaste kantoorruimte te hebben. Als we bij elkaar moeten komen, huren we een kantoor voor een dag, wat een fractie is van de kosten van een langlopend huurcontract. Met de besparingen hebben we verder geïnvesteerd in onze gaming business."

➡️ Omarm de toekomst: Laat uw mensen groeien, ongeacht hun locatie

Loskomen van de inspannende 9-tot-5-cyclus kan wonderen doen voor je bedrijf. Maak een duidelijk beleid en kies de juiste hulpmiddelen.

Voer regelmatig enquêtes uit om er zeker van te zijn dat je werknemers achter je strategie staan. 

Hoewel flexibele werkregelingen veel voordelen hebben, is een standaardaanpak niet altijd ideaal.

Je moet dus werken aan het personaliseren van een oplossing voor jouw organisatie en medewerkers.

Neem contact op om te ontdekken hoe Zavvy u kan helpen uw mensen te laten groeien, ongeacht hun locatie en werkorganisatie.

Auteur Bio: Mehdi Hussen is een SaaS-marketing- en organische groeiconsultant. Hij helpt SaaS-bedrijven met organische groei en klantenwerving via SEO en datagestuurde contentmarketingstrategieën. In zijn vrije tijd mijmert Mehdi over groeistrategieën voor startups, persoonlijke productiviteit en werken op afstand. Maak contact met hem via LinkedIn.