14 stappen en beste praktijken om een cultuur van kennisdeling mogelijk te maken en informatiekluizen te vermijden

Uw grootste troef is de expertise, vaardigheden en ervaring die uw medewerkers in de organisatie inbrengen. Maar hoe zorgt u ervoor dat die kennis niet onbereikbaar is? 

Met de juiste aanpak stimuleert u uw afdelingsteams om een cultuur van kennisdeling mogelijk te maken om informatie en innovatieve ideeën te delen.

Ontdek de stappen en strategieën die u en uw leiderschapsteam zullen helpen om een werkcultuur van kennisdeling en een diepere samenwerking tussen managers binnen uw organisatie te creëren.

Wat is een cultuur van kennisdeling?

In een cultuur van kennisdeling delen werknemers vrijelijk hun ideeën en expertise.

Een typisch voorbeeld: Stel dat je team overstapt op een nieuw softwareprogramma voor taakbeheer. Een andere afdeling heeft de overstap echter al gepilot en heeft al ervaring met het gebruik van die nieuwe tool voor taakbeheer.

In plaats van in het duister te tasten over hoe je de tool moet gebruiken, vraag je iemand die al ervaring heeft met het product om inzicht te geven in het optimaliseren van het gebruik en het vermijden van fouten. 

Deze aanpak is het tegenovergestelde van kennis hamsteren.

Een ander voorbeeld: Stel dat een werknemer de kennisbank gebruikt om te onderzoeken hoe een product van een concurrent werkt en een betere manier vindt om iets soortgelijks in uw bedrijf te doen. Dan zouden ze die informatie kunnen delen met andere teams of afdelingen.

Een cultuur van kennisdeling heeft drie belangrijke componenten:

• Methoden en processen die het delen van informatie en gegevens mogelijk maken. 
• Vertrouwen is essentieel voor mensen om zich comfortabel genoeg te voelen om open te zijn over hun eigen ervaringen en de daaruit getrokken lessen.
• Leiders die sterk genoeg (en bereid) zijn om hun wijsheid met anderen te delen en niet bang zijn om macht of controle over hun organisatie(s) te verliezen.

Onderzoek naar de voordelen van kennisdeling toonde aan: "Tegenwoordig wordt het delen van kennis algemeen beschouwd als inherent noodzakelijk voor de gezondheid van de meeste ondernemingen. Onderzoek toont aan dat een 'bereidheid om te delen' positief gerelateerd is aan winstgevendheid en productiviteit en negatief gerelateerd aan arbeidskosten."

Het delen van kennis komt dus ten goede aan uw bedrijf en mensen:

• Ideeën delen met anderen bouwt iemands gevoel van eigenwaarde op en moedigt aan om ideeën verder te delen.
• Werknemers delen hun gedachten en ervaringen, wat leidt tot het vinden van betere manieren om doelen te bereiken.
• Nieuwe werknemers zullen minder fouten maken omdat iedereen zijn expertise en kennis deelt.
• Leren van interne beste praktijken zal leiden tot werk van hogere kwaliteit.
• Een cultuur van kennisdeling zal een hoog niveau van vertrouwen tussen de werknemers mogelijk maken. 
• Werknemers zullen zich meer verbonden en betrokken voelen bij uw bedrijf en haar missie.

🏆 4 Belangrijkste voordelen van een kennisbank voor werknemers

a) Helpt stress en burn-out te verminderen doordat werknemers minder tijd kwijt zijn aan het zoeken naar antwoorden.

b) Helpt de tijd te verkorten om nieuwe werknemers in te werken: Wanneer uw organisatie een duidelijk beeld heeft van haar kennisactiva, is het gemakkelijker om vanaf de eerste dag te bepalen welke werknemers toegang nodig hebben.

Daardoor zullen uw managers en HR-teams minder stress hebben om alle informatie te verzamelen die nieuwe werknemers nodig hebben voor hun eerste dag.

c) Helpt organisaties veranderingen te beheren. Wanneer werknemers zich bewust zijn van komende veranderingen en hoe deze hen zullen beïnvloeden, zullen zij deze eerder accepteren als onderdeel van het leven in hun organisatie. Het resultaat? Minder weerstand bij werknemers en meer tevredenheid.

d) Een teamlid met een idee om uw product of dienst te verbeteren kan via de kennisbank snel nagaan of iemand anders het al heeft geïmplementeerd of, nog beter, een voorsprong krijgen op de ontwikkeling van zijn versie.

Richard Nolan, Chief People Officer bij Epos Nowprijst de cultuur van kennisdeling en bevordert deze actief binnen:

"Wij benaderen het creëren van een cultuur van kennisdeling door empowerment en samenwerking. Wij geloven dat elke werknemer toegang moet hebben tot middelen en tools om hem te helpen hun vaardigheden te ontwikkelen, op de hoogte te blijven van trends in de sector en succes te boeken binnen hun functie."

Kennisdeling vs. kennisbeheer

In de meeste bedrijven zijn speciale kennismanagers verantwoordelijk voor het creëren, opslaan en gemakkelijk terugvinden van alle relevante bedrijfskennis. Daarom is het belangrijk dat afdelingen de opgedane kennis onmiddellijk overdragen aan relevante leden van uw organisatie.

Uit onderzoek naar de invloed van kennisdeling op kennismanagement bleek dat kennisdeling een efficiëntere kennismanagementomgeving creëert in bedrijven.

Wij kunnen kennisbeheer opsplitsen in vier hoofdelementen:

• het verzamelen en archiveren van informatie;
• het organiseren en opslaan van informatie;
• gemakkelijke toegang tot informatie, met inbegrip van stilzwijgende kennis;
• deze kennis gebruiken om de besluitvorming te verbeteren.

Met kennisbeheer alleen kunnen echter niet alle werknemers toegang krijgen tot informatie en deze delen.

Veel werknemers vinden het vaak niet de moeite waard om informatie te delen. Velen denken dat ze door waardevolle informatie achter te houden belangrijker lijken voor hun werkgever. 

Dat is waar een cultuur van kennisdeling waarde toevoegt aan het langlopende kennisbeheersysteem. 

Laten we voor de duidelijkheid de belangrijkste verschillen samenvatten:

• Kennisbeheer is een organisatorisch proces dat gericht is op het verzamelen, organiseren, opslaan en terugvinden van informatie om de besluitvorming te verbeteren.
• Kennisdeling is een sociaal proces van kenniscreatie waarbij mensen hun ervaringen delen om van elkaar te leren (en relaties op te bouwen). Het creëert een collaboratieve werkomgeving.

💸 8 Manieren waarop een cultuur van kennis delen uw resultaat verbetert

1. Verhoging van innovatie en productiviteit

Wanneer mensen zich met elkaar verbonden voelen, zijn ze eerder geneigd om samen te werken - dit geldt vooral wanneer uw organisatie een robuuste cultuur van kennisdeling heeft. 

Wanneer werknemers toegang hebben tot de collectieve wijsheid van hun organisatie, kunnen zij innoveren en nieuwe ideeën ontwikkelen.

Tomasz Niezgoda, Head of Marketing & Co-Founder bij Surfer SEO, innoveert door middel van actieve kennisdelingssessies. Hij legt zijn proces uit:

"Om het delen van kennis verder te bevorderen, hebben we een aantal initiatieven en praktijken opgezet. We hebben bijvoorbeeld een wekelijkse "Knowledge Sharing" sessie gecreëerd waar iedereen samen kan komen om hun huidige projecten te bespreken en vragen te stellen.

We hebben ook een interne nieuwsbrief waarin medewerkers artikelen kunnen publiceren en hun inzichten kunnen delen. Daarnaast hebben we een "Lunch and Learn" programma geïmplementeerd waar medewerkers samen kunnen komen om onderwerpen als SEO, content en analytics te bespreken."

2. Verbetering van het personeelsbehoud 

Een bedrijf verbetert de retentiegraad door een collaboratieve, aantrekkelijke en ondersteunende bedrijfscultuur te creëren. 

En in het tijdperk van het Grote Ontslag en de Grote Herschikking heeft een slechte cultuur werknemers meer dan ooit weggejaagd. 

Een studie van MIT Sloan onthulde dat: "Een giftige bedrijfscultuur, bijvoorbeeld, is 10,4 keer krachtiger dan compensatie bij het voorspellen van het verloop van een bedrijf in vergelijking met zijn industrie." 

Om voorop te blijven lopen, moet u dus een positieve en op samenwerking gerichte bedrijfscultuur mogelijk maken. 

Leer van 7 voorbeelden van uitstekende bedrijfscultuur.

3. De groei van werknemers mogelijk maken

Het delen van kennis maakt leren in de werkstroom mogelijk. 

Werkgevers die investeren in de groei en ontwikkeling van hun werknemers met leermogelijkheden ontwikkelen goed presterende teams, zij het in-house of op afstand. 

💡 Toegang tot groeimogelijkheden zorgt voor meer betrokkenheid van werknemers.

Als gevolg daarvan voelen werknemers zich gelukkiger, gewaardeerd en meer bereid om energie in de organisatie te steken.

4. Herhaalde fouten voorkomen

Het vermogen om van de fouten van anderen te leren en herhaling te voorkomen is een voordeel van toegang tot een kennisbank. 

Wanneer mensen ervaringen en inzichten delen die bij hun teamgenoten niet hebben gewerkt, voorkomen ze dat anderen dezelfde fouten maken. 

5. Een leercultuur opbouwen

Community leden kunnen elkaar delen en helpen door samenwerking en feedback. De inzichten van collega's kunnen zeer nuttig zijn voor anderen om hun werk te doen.

6. Het verhogen van de tevredenheid en loyaliteit van uw klanten

Customer-facing employees often rely on their knowledge of a company's products or services to answer customer questions. You can invest in a sophisticated contact management software, but that won't be enough. A knowledge base provides quick answers to customer queries, which helps them respond more efficiently.

📈 73% van alle mensen wijst klantervaring aan als een essentiële factor bij aankoopbeslissingen. 

Snellere reactietijden maken deel uit van de hele klantervaring. Dus als u als klant moeite hebt om van 9 van de 10 bedrijven de informatie te krijgen die u nodig hebt, maar één bedrijf blijkt behulpzaam en reageert snel op uw vragen, dan kiest u dat bedrijf. 

Het maakt niet uit of de prijs hoger is, want de klantervaring is het belangrijkste aspect dat de klant onthoudt.

Stel dat uw klantgerichte medewerkers toegang hebben tot een bijgewerkte kennisbank waarin alle waarschijnlijke vragen van prospects en klanten zijn opgenomen. In dat geval kunnen zij uw klanten een positieve ervaring bieden. En, als bonus, zullen uw klantvertegenwoordigers ook een betere ervaring hebben om voor uw bedrijf te werken. Win-win. 

Als een klant in de wacht blijft staan en zich afvraagt of de informatie nog komt, kunt u niet eens concurreren met bedrijven die snelle antwoorden geven met behulp van interne kennisbanken.

7. Verbetering van de organisatorische afstemming

Hoe beter de werknemers vertrouwd zijn met de producten, diensten en strategieën van het bedrijf, hoe beter zij hun besluitvorming kunnen afstemmen op de bedrijfsdoelstellingen. 

Afstemming is cruciaal in grote organisaties met meerdere afdelingen of locaties. Het helpt ook het veranderingsbeheer te verbeteren, omdat het de weerstand van werknemers minimaliseert door bedrijfsbrede veranderingen te documenteren.

➡️ Staat uw bedrijf op het punt een grote verandering door te maken? Bekijk onze gids over hoe u effectief veranderingsmanagement kunt stimuleren.

8. Vermindering van de opleidingskosten 

Veel bedrijven eisen dat werknemers formele opleidingsprogramma's volgen om een vaardigheid in detail te leren. 

Uit recente gegevens blijkt dat in 2019 wereldwijd 370 miljard dollar werd uitgegeven aan opleidingen voor werknemers en dat de gemiddelde uitgave per cursist bijna 1.300 dollar bedroeg.

Maar de opleidingskosten van een bedrijf zijn niet alleen financieel. Ze omvatten ook de tijd die werknemers besteden aan het aanleren van nieuwe vaardigheden tijdens een opleiding.

Voor nieuwe werknemers zijn er ook kosten verbonden aan een beperkte productiviteit omdat zij zich door leercurves worstelen en zich bekwamen in hun nieuwe rol, hulpmiddelen en verantwoordelijkheden. 

Dankzij kennisdeling krijgen werknemers toegang tot relevante informatie op het werk in plaats van dat ze hun bureau moeten verlaten voor opleidingssessies.

🔍 7 Factoren die kennisdeling in teams beïnvloeden

De bereidheid om informatie en gegevens te delen tussen afdelingen draagt bij tot de toekomst van een bedrijf.

Mensen brengen hun persoonlijkheden en werkstijlen mee naar de werkplek. Als gevolg daarvan moeten bedrijven reageren op gedragsgerelateerde obstakels die een cultuur van kennisdeling in de weg staan.

Dit zijn de belangrijkste belemmeringen voor het delen van kennis.

1. Gebrek aan vertrouwen

Vertrouwen is het fundament van een cultuur van kennisdeling. Vertrouwen in je collega's, medewerkers, personeel en meerderen is noodzakelijk om het volgende niveau in een bedrijf te bereiken.

➡️ Ontdek 17 manieren om vertrouwen op uw werkplek op te bouwen en de basis te leggen voor een werkplek waar kennis wordt gedeeld.

2. Culturele barrières 

Uw bedrijfscultuur kan het delen van kennis uitlokken of ontmoedigen. Hier zijn enkele voorbeelden van culturele barrières:

• Hiërarchische cultuur: In bedrijven met een sterk hiërarchische cultuur, kunnen werknemers van lagere niveaus terughoudend zijn om kennis te delen met hun superieuren of vice versa. Deze houding kan het gevolg zijn van een gebrek aan vertrouwen, een angst om beoordeeld te worden, of een gebrek aan toegevoegde waarde van het delen van kennis.
• Concurrerende cultuur: De concurrentiecultuur van sommige organisaties kan het delen van kennis ontmoedigen, omdat werknemers het gevoel kunnen hebben dat het delen van informatie met anderen hen in een nadelige positie kan brengen.
• Angst voor afwijzing en oordeel: In een cultuur die het geven van feedback niet aanmoedigt of waar mensen bang zijn voor afwijzing en oordeel, kunnen werknemers aarzelen om hun ideeën of kennis openlijk te delen. Daardoor kunnen mensen een gebrek aan motivatie voelen om hulp aan te bieden of te vragen. Als mensen bang zijn dom over te komen of fouten te maken, zijn ze wellicht minder bereid hun kennis met anderen te delen.

3. Kennis hamsteren

Sommige leiders zijn bereid hun wijsheid te delen. Maar er zijn er ook die niet bereid zijn informatie te delen.

Sommige leiders willen wat ze weten verborgen houden om de toppositie te behouden en alle vruchten daarvan te plukken. Maar helaas is deze mentaliteit een weg naar wantrouwen, hamsteren en een silo-mentaliteit.

Het oppotten van kennis is niet bevorderlijk voor een groeimindset die een cultuur van kennisdeling op lange termijn mogelijk maakt. Integendeel, het oppotten van kennis leidt tot destructieve interne concurrentie en machtsconflicten. 

4. Een gebrek aan leiderschap

Afdelingshoofden en managers hebben leiderschapsvaardigheden nodig om kennisdeling tussen teams mogelijk te maken.

Al het personeel moet begrijpen welke kennisbehoeften er in de verschillende afdelingen bestaan en hoe anderen in de hele organisatie in die behoeften kunnen voorzien.

➡️ Leer hoe je leiderschapsvaardigheden kunt gebruiken om innovatie op je werkplek te stimuleren en een sterke leercultuur te behouden.

5. Gebrek aan instrumenten om informatie en gegevens te delen

Zonder ondersteuning van technologie of platforms om kennis te delen, kunnen werknemers het moeilijk vinden om informatie efficiënt te delen en te raadplegen. 

U moet het uw werknemers gemakkelijk maken om hun kennis te documenteren en te delen. U moet het uw werknemers echter niet kwalijk nemen dat ze geen moeite willen doen om hun kennis te documenteren.

6. (Geografische) afstand tussen teams

Wanneer uw team virtueel werkt, kunnen zich enkele specifieke uitdagingen voordoen:

• Communicatiebarrières: het kan moeilijker zijn om effectief te communiceren en samen te werken. Daardoor wordt het voor teamleden moeilijker om ideeën en informatie te delen en vertrouwen en sterke werkrelaties op te bouwen.
• Culturele verschillen: Geografische afstand kan culturele verschillen verergeren en het moeilijker maken voor teamleden om elkaar te begrijpen en effectief samen te werken.

Hier volgen enkele oplossingen om deze uitdagingen aan te gaan: 

• Stimuleer videoconferenties en andere technologieën om teamleden te helpen in contact te blijven en effectief samen te werken.
• Moedig teamleden aan om regelmatig virtuele bijeenkomsten en contactmomenten te organiseren.
• Zorg voor opleiding en middelen om teamleden te helpen omgaan met culturele verschillen.
• Overweeg teamleden naar verschillende kantoren of locaties te laten rouleren om face-to-face interactie te bevorderen.

7. Gebrek aan communicatie tussen afdelingsmanagers

Het gebrek aan communicatie tussen afdelingsmanagers kan het delen van kennis binnen een bedrijf belemmeren door het creëren van informatie in silo's, wat leidt tot: 

• een gebrek aan inzicht in waar andere afdelingen aan werken;
• dubbel werk; 
• gebrek aan coördinatie; 
• moeite om de inspanningen te coördineren en de strategieën op elkaar af te stemmen;
• problemen met het opbouwen van vertrouwen en het delen van gevoelige informatie;
• inefficiënt gebruik van middelen (d.w.z. verspilde tijd, moeite of middelen).

Als dit u bekend in de oren klinkt, leest u hier hoe u deze uitdagingen kunt overwinnen: 

Tip #1: Zorg voor effectieve communicatiekanalen tussen afdelingsmanagers, zoals regelmatige afdelingsvergaderingen en cross-functionele teamvergaderingen.

Tip #2: Gebruik samenwerkingstools en -technologie om de communicatie tussen afdelingen te vergemakkelijken.

Tip #3: Overweeg een speciaal persoon of team aan te stellen om de contacten tussen de verschillende afdelingen te onderhouden.

9 stappen om een cultuur van kennisdeling in uw organisatie te creëren

Laten we eens kijken hoe u een cultuur van kennisdeling in uw organisatie kunt creëren. 

De processen zullen helpen om belemmeringen zoals het hamsteren van kennis, waarbij werknemers aarzelen om informatie met andere teamleden en afdelingen te delen, weg te nemen.

Het doel: een cultuur van openheid en samenwerking creëren die werknemers aanmoedigt om hun expertise, ideeën en ervaring openlijk met anderen te delen.

1. Identificeer teamexperts om te helpen met het delen van kennis  

De naar behoren gekozen deskundigen kunnen de werknemers begeleiden bij het hoe en waarom van kennisdeling. Deze deskundige moet het delen van kennis bevorderen vanaf de eerste werkdag van een werknemer. 

Nieuwe werknemers kunnen die expert volgen. 

Dankzij dit proces kan de nieuwe medewerker uit de eerste hand kennismaken met de cultuur, processen en procedures van uw organisatie. 

Tip: Leren van interne experts zal uw mensen motiveren om te groeien.

➡️ Ontdek 12 andere factoren die de motivatie van werknemers bepalen en manieren om ze aan te wenden.

Door te observeren hoe meer ervaren werknemers met collega's omgaan, zullen nieuwe werknemers zien dat het delen van hun mening aanvaardbaar is. 

Het langetermijndoel van de deskundige is nieuwe werknemers aan te moedigen hun mening te geven en tegelijkertijd de meningen en zorgen van anderen te respecteren.

2. Kennis delen vanuit de top

Door ideeën van bovenaf te delen, helpt u een cultuur te creëren waarin iedereen samenwerking en kennisdeling omarmt, ook het management.

Een van de beste manieren om anderen aan te moedigen kennis te delen is door het zelf te doen.

Medewerkers die zien dat hun leiders actief hun expertise delen, zullen dit voorbeeld eerder volgen. Zorg ervoor dat uw leiders informatie delen over ontwikkelingen in de sector, beste praktijken en casestudies, en zorg voor training en begeleiding van junior medewerkers.

3. Een cloud-gebaseerd platform voor kennisdeling implementeren

De voordelen van een instrument voor kennisbeheer zijn tweeledig: 

• De vraag naar persoonlijke opleiding verminderen. 
• Bespaar tijd, geld en middelen door werknemers in staat te stellen in hun eigen tijd te leren, d.w.z. training on-demand. Ze kunnen bijvoorbeeld leren hoe ze een nieuwe tool moeten gebruiken. 

Een gedeeld informatiesysteem in de cloud verbetert uw organisatie door bestanden zoals wiki's, e-mails en agenda's te organiseren. 

Directe toegang tot een kennisbank maakt het gemakkelijk om met uw teamleden aan projecten te werken, ongeacht de locatie. Daarom moet het systeem alle relevante interne kennisbronnen bevatten - zoals een database, seminars of websites.

Lindsay Karny, loopbaancoach en HR-professional bij Resume 2023maakt van het delen van kennis een dagelijkse verantwoordelijkheid van de werknemers:

"Een van de belangrijkste dingen die we deden was duidelijk maken dat het delen van kennis de verantwoordelijkheid was van iedereen in het bedrijf. We zorgden ervoor dat iedereen begreep dat ze verantwoordelijk waren voor het delen van wat ze wisten - en het helpen van anderen om te delen wat ze wisten - en vervolgens hielden we ze daarvoor verantwoordelijk."

Het personeel van Lindsay maakt gebruik van een interne wiki voor toegang tot actuele informatie die de cultuur van kennisdeling versterkt:

"We hebben een interne wiki met informatie over al onze producten, evenals een intern social media platform waar medewerkers vragen of suggesties voor verbeteringen in onze processen of producten kunnen plaatsen."

4. Een opendeurbeleid voeren

Creëer een omgeving waarin mensen zich op hun gemak voelen om ideeën te delen en samen te werken en waarin fouten maken niet het einde van de wereld is.

Werknemers moeten zich vrij voelen om iedereen in het bedrijf om hulp te vragen. Zij moeten zich op hun gemak voelen om vragen te stellen of onwetendheid toe te geven zonder daarvoor gestraft te worden.

Wanneer iemand in een vergadering om hulp vraagt, moet hij zich gesteund en begrepen voelen. Daardoor zullen zij meer bereid zijn om kennis te delen.

5. Kom met een lijst van kennisdelingsactiviteiten (moedig bijdragen van werknemers aan)

Moedig werknemers aan om samen te komen en ideeën uit te wisselen.

Verhoog de motivatie met een stimulans, zoals erkenning of een geldelijke beloning, om hen aan te moedigen te vertellen wat ze weten en dit te delen met de rest van uw team.

Bied donateurs aan het eind van elke periode een klein geschenk aan, zoals een cadeaubon.

6. Vergaderingen organiseren om nieuwe informatie te bespreken

U moet regelmatig vergaderen met afdelingshoofden en projectteams om informatie uit te wisselen.

Deze regelmatige bijeenkomsten bieden een ideale gelegenheid om vragen te stellen en nieuwe kennis te delen die aan de kennisbanken is toegevoegd.

Richard Nolan, Chief People Officer bij Epos Now, vertegenwoordigt een HR-afdeling die een communicatiesysteem omarmt waarbij medewerkers ideeën delen en inzichten tussen afdelingen aanmoedigen:

"We ondersteunen onze teams in hun ontwikkeling door een open communicatiestijl in het hele bedrijf te handhaven. Dit betekent:

- regelmatig afdelingsvergaderingen organiseren waar medewerkers open en eerlijk ideeën met elkaar kunnen uitwisselen;
- teamleden aanmoedigen om relevante inzichten uit externe bronnen met anderen te delen;
- ervoor zorgen dat informatie vrij beschikbaar is via digitale kanalen zoals Slack of Google Docs;
- maandelijkse trainingen geven over belangrijke onderwerpen met betrekking tot het bedrijf;
- schaduwmogelijkheden faciliteren zodat individuen best practices van verschillende afdelingen binnen de organisatie kunnen leren;
- evenals toegankelijke mentorschapskansen bieden voor medewerkers die meer begeleiding willen."

7. Kies verstandig een platform voor het delen van kennis - Ken de beste functies

Kennisbeheersystemen kunnen u helpen de productiviteit, efficiëntie en samenwerking van uw organisatie te verbeteren. En er zijn veel SaaS-gebaseerde oplossingen. Dus hoe kiest u er een?

Hier zijn drie kenmerken waarop u moet letten bij het kiezen van een kennisdelingssysteem.

A. Het is belangrijk dat uw medewerkers overal toegang hebben tot uw kennisbeheersysteem, d.w.z. cross-platform. Toegang tot informatie, ongeacht waar men zich bevindt, is cruciaal voor de hedendaagse kenniswerkers.

B. Het platform moet het gemakkelijk maken om informatie te delen door het gebruik van labels en trefwoorden, en om belangrijke punten te markeren en opmerkingen toe te voegen. 

C. U hebt rapporten en analysegegevens nodig om u te helpen geïnformeerde beslissingen te nemen over het verbeteren van uw kennisbeheersysteem, d.w.z. gebruiksstatistieken, populaire onderwerpen, perioden van betrokkenheid en gebieden die voor verbetering vatbaar zijn.

➡️ Bekijk Zavvy's vele gratis te gebruiken sjablonen voor reizen die de samenwerking en productiviteit op peil houden.

8. Doeltreffende instrumenten voor het delen van kennis gebruiken

Er zijn verschillende hulpmiddelen en technologieën beschikbaar om het delen van kennis binnen uw bedrijf te vergemakkelijken.

U kunt bijvoorbeeld sociale bedrijfsnetwerken of samenwerkingsplatforms gebruiken om informatie en documenten te delen, of videoconferentietools om virtuele vergaderingen en trainingen te houden.

Bovendien kunt u overwegen te investeren in een kennisbeheersysteem, dat kan helpen bij het centraliseren en organiseren van informatie, zodat werknemers gemakkelijker de kennis kunnen vinden en gebruiken die ze nodig hebben.

9. Gebruik een systeem van statistieken om het effect van uw inspanningen te meten. 

Metrische rapporten tonen de voortgang van uw kennisbankfuncties. Met behulp van statistieken kunt u de prestaties van uw kennisdelingssysteem voorspellen en in de loop van de tijd verbeteren.

U kunt statistieken gebruiken zoals gebruikspercentage, het aantal weergaven, klikken op berichten en de meest actieve gebruikers van gedeelde berichten.

Omdat de tijd om informatie op te slaan en terug te vinden een aanzienlijk deel uitmaakt van het budget van de meeste bedrijven, meten veel bedrijven deze tijd en de kostenbesparingen daarvan via hun kennisbeheersysteem.

Het systeem kan de tijd bijhouden die wordt besteed aan nuttige en onnodige taken, de tijd die nodig is om de juiste informatie te vinden en de opleidingstijd per nieuwe werknemer tijdens de inwerkperiode. 

Stel deze gegevens tijdens vergaderingen beschikbaar en verzamel ook punten die naar voren zijn gebracht over de kwaliteit van de kennisbasis, d.w.z. hoe nuttig is de gedeelde informatie.

🌟 5 Best practices voor het verbeteren van uw kennisuitwisselingsproces

Het delen van kennis is de sleutel tot zakelijk succes. 

Terwijl sommige bedrijven vertrouwen op hun werknemers om kennis te delen, hebben andere bedrijven gestructureerde processen voor het delen van kennis.

Deze strategieën zullen uw kennisdelingsproces verbeteren en het voor uw werknemers gemakkelijker maken om nieuwe vaardigheden te leren en de productiviteit te verhogen.

1. Vraag werknemers om hun inbreng

Maak gebruik van een enquête over wat zij nodig hebben om hun werk beter te doen, en verwerk dat in uw kennisbeheersysteem.

➡️ Ontdek de voordelen van een robuuste personeelsenquête om feedback te krijgen en de betrokkenheid te vergroten. Gebruik onze gratis sjabloon om uw peiling te starten.

2. Stimuleer en beloon werknemers voor het regelmatig delen van kennis (bijv. wekelijks of maandelijks). 

Geef werknemers tijdens vergaderingen de tijd om relevante onderwerpen te bespreken.

Bied geschenken aan werknemers die uw kennissysteem efficiënt gebruiken.

3. Koppel nieuwe werknemers aan een mentor en een buddy

Regel als onderdeel van een ondersteunende inwerkprocedure dat nieuwe werknemers een mentor, een ervaren werknemer, volgen die kan helpen bij het delen van kennis. 

De mentor moet iemand zijn die:

• Is bereid en in staat om kennis, ideeën en expertise te delen.
• Moedigt uw nieuwe werknemers aan om hun mening te geven.

De mentor biedt de nieuwe werknemer een permanente hulpbron die hem of haar kan helpen bij het delen van kennis.

Een buddy programma zal: 

• Help nieuwe werknemers zich welkom te voelen. 
• Laat hen hun nieuwe collega's beter en sneller leren kennen.
• Moedig hen aan om nuttige kennis te zoeken en te delen. 

➡️ Creëer een positief en productief personeelsbestand met behulp van een inwerkprogramma buddy met ons gratis sjabloon en checklist.

4. Plan sociale evenementen voor werknemers 

Actieve sociale evenementen kunnen gericht zijn op het opbouwen van vertrouwen en teamcohesie. 

Vertrouwen en teamcohesie vormen de stevige basis voor een cultuur van kennisdeling op de werkplek, zij het fysiek of virtueel. 

Samenhangende banden en werkstrategieën zijn essentieel voor een succesvolle onderneming.

Wanneer teamleden deskundig zijn op complementaire gebieden, kunnen zij op elkaars sterke punten voortbouwen om hun doelen te bereiken door ideeën en ervaringen te delen.

5. Creëer rituelen voor het delen van kennis

Stimuleer nieuwe medewerkers om hun kennis te delen door rituelen te creëren. Laat bijvoorbeeld aan het einde van elke dag iedereen in uw team opschrijven wat ze die dag hebben geleerd.

Hun leerervaringen kunnen iets zijn dat ze tijdens een vergadering of project hebben meegemaakt of waargenomen, of een nieuw idee dat tijdens brainstormsessies met collega's is ontstaan. Of iets anders dat relevant is.

Als iedereen zijn gedachten en ervaringen van de dag heeft opgeschreven, deel ze dan tijdens een teamvergadering. 

Deze oefening is een uitstekende gelegenheid voor inhaalsessies met werknemers en om het delen van succesverhalen aan te moedigen.

Praat over fouten zoals uitdagingen die in de week niet zijn gehaald en waarom. Door dit te delen kunnen andere medewerkers hun input geven over de aanpak van uitdagingen en inzicht bieden door ervaring.

Rituelen helpen het oppotten van kennis te voorkomen voordat het de kop opsteekt.

Op Zavvy houdt het marketingteam wekelijks een leersessie om verschillende onderwerpen te bespreken, academische papers te lezen en kennis en best practices te delen die intern en voor klanten nuttig kunnen zijn. Bovendien nemen collega's van andere teams soms deel aan deze bijeenkomsten om het delen van kennis tussen afdelingen te bevorderen. 

Zodra je meer dan één persoon in je team hebt, bestaat het risico dat sommigen van hen kennis gaan hamsteren. Zet een interne Notion wiki op of gebruik tools zoals Slack waar mensen kennis kunnen delen zonder face-to-face te praten.

Lindsay Karny, loopbaancoach en HR-professional bij Resume 2023, legt het belang uit van regelmatige bijeenkomsten om ideeën te delen:

"We houden ook regelmatig bijeenkomsten waar werknemers vragen kunnen stellen over elk onderwerp dat met werk te maken heeft, en dan zorgen we ervoor dat die vragen worden beantwoord door iemand met de expertise om ze te beantwoorden."

💪 Over het onderwerp vergaderingen, ontdek hoe we Freeletics' leiderschapsleerprogramma mogelijk hebben gemaakt. Hun People Manager Roundtable is een peer learning activiteit om leiderschapsuitdagingen te bespreken en best practices te delen.

➡️ Maak kennisdeling vanaf dag 1 mogelijk met Zavvy

Onze oplossingen zijn nuttig voor bedrijven om niet alleen nieuwe werknemers in te werken, maar ook om content journeys te creëren voor opleidingsdoeleinden en productupdates.

Met Zavvy's journey builder, kunt u:

• Maak stap-voor-stap gidsen die nieuwe werknemers door hun eerste paar weken bij een bedrijf leiden.
• Documenteer bedrijfswijzigingen zodat elke werknemer toegang krijgt tot de details.
• Train werknemers op de tools en software die ze nodig hebben om hun werk te doen. Zavvy tools bieden een duidelijk pad voor nieuwe werknemers om op de hoogte te raken van de bedrijfscultuur, waarden en doelstellingen.

Het product marketing team bij onze klant, DataGuardgebruikt Zavvy om maandelijks updates over zijn producten te versturen. Zo hebben verkopers en anderen die naar dit document verwijzen altijd toegang tot de laatste wijzigingen.

Ervaar een live tour van ons platform en zie hoe Zavvy kan helpen bij het delen van kennis en het onboarden van nieuwe medewerkers. 

We geven je advies en nemen met je door wat Zavvy voor jouw bedrijf kan betekenen.

Probeer een demo van Zavvy en wij laten u zien hoe onze tools uw bedrijf kunnen helpen bij het beheren van uw kennis, processen en mensen.