HR Veranderingsmanagement: Effectieve verandering door werknemerservaring

Verandering is onvermijdelijk. Het is overal om ons heen, het gaat door en het is onvermijdelijk. En de manier waarop organisaties omgaan met verandering is cruciaal voor hun succes.

Toch mislukken de meeste veranderingsinitiatieven in organisaties.

Waarom? In de meeste gevallen slagen organisaties er niet in effectief veranderingsmanagement te omarmen.

Veranderingsbeheer gaat over meer dan activiteiten of processen - de kern ervan is de ervaring van de werknemer.

Veranderingsbeheer werkt daarom het best wanneer het wordt aangestuurd door een HR-gerichte aanpak. 

In dit artikel leggen we uit waarom HR-veranderingsmanagement een verschil maakt voor organisaties: wat het is, waarom het de moeite waard is om het goed te doen, en hoe het eruit ziet als het goed wordt gedaan.

Wat is veranderingsmanagement?

Veranderingsmanagement is de systematische aanpak en toepassing van kennis, instrumenten en middelen om met veranderingen om te gaan - de Society for Human Resource Management (SHRM).

Het bereik van veranderingsmanagement is enorm - veranderingen kunnen klein of groot zijn, intern of extern gedreven - en het doorsnijdt vele delen van een organisatie, met gevolgen voor de technische en menselijke aspecten.

Maar nu veel bedrijven met verandering te maken krijgen, wordt één ding duidelijk: veranderingsbeheer is een continu proces.

Gartner benadrukt dat de typische organisatie in de afgelopen drie jaar vijf grote bedrijfsbrede veranderingen heeft ondergaan, en bijna 75% verwacht dat dit in de komende drie jaar zal toenemen.

Het bekende adagium "de enige constante is verandering" is voor organisaties nog nooit zo waar geweest als nu.

Beginselen van veranderingsmanagement

Volgens Mind Tools, een hub voor loopbaaninformatie, zijn er vier kernprincipes voor verandermanagement:

1. Verandering begrijpen - watzijn de doelstellingen, voordelen, gevolgen en implicaties van de verandering?
2. Plan de verandering - wiezal de verandering sponsoren, uitvoeren en ondersteunen, en hoe ziet het succes eruit?
3. Verandering doorvoeren -de vereiste stappen begrijpen, afspraken maken over succescriteria, de belangrijkste belanghebbenden identificeren, opleidingen voor werknemers en management organiseren, veranderingsagenten aanstellen, de managementrollen verduidelijken en zorgen voor voldoende steun voor alle betrokkenen.
4. Communiceer de verandering - besteed aandacht aanbewustzijn, buy-in, kennis, voortdurend leren en versterking van de verandering via communicatiekanalen.

Er zijn verschillende modellen om te helpen bij veranderingsmanagement op basis van deze principes.

Modellen voor veranderingsbeheer

Bij het managen van verandering in een hele organisatie zijn effectieve leiderschaps- en managementvaardigheden niet voldoende - eensystematische aanpak helpt het potentiële effect van het veranderingsprogramma te maximaliseren. Modellen voor veranderingsmanagement bieden hiervoor de kaders.

Er zijn tegenwoordig verschillende modellen voor veranderingsmanagement in gebruik:

• Prosci ADKAR Model-(een acroniem voor de vijf uitkomsten van succesvolle verandering(Awareness, Desire, Knowledge, Ability, en Reinforcement) belicht de bedrijfsstrategieën die managementteams en werknemers nodig hebben om veranderingen succesvol door te voeren.
• Burke-Litwin Change Model-definieert12 factoren voor het beoordelen van verandering, gegroepeerd in externe, strategische, operationele, individuele en micro-categorieën.
• Het 8-stappen-veranderingsmodel van Kotter -de naam zegt het al - beschrijft het veranderingsproces in acht stappen: urgentie creëren, een leidende coalitie opbouwen, een strategische visie vormen, vrijwilligers werven, actie mogelijk maken, kortetermijnwinst genereren, de versnelling volhouden en de verandering doorvoeren.
• Het veranderingsmodel van Lewin omvatdrie stadia: ontdooien (voorbereiden op verandering), veranderen, en bevriezen (nieuwe werkwijzen verankeren).
• Het Diamantmodel van Leavitt - bekijktde gevolgen van een veranderingsprogramma voor taken, mensen, structuur en technologie.
• Het Overgangsmodel van Bridge - richt zichop drie stadia van overgang tijdens verandering: het einde, de neutrale zone, en het nieuwe begin.

Met deze principes en modellen in gedachten legt Dr. Debra Cohen, een 25-jarige HR-veteraan en toonaangevend consultant, uit dat HR meerdere rollen moet spelen bij het managen van verandering.

Wat zijn deze meerdere rollen? We bespreken ze hieronder, op basis van feedback van HR MBA-programma's.

❗️ Waarom HR belangrijk is voor verandermanagement

In de huidige bedrijfsomgeving, die voortdurend evolueert, zijn er vele redenen waarom organisaties moeten veranderen:

• Groeimogelijkheden;
• Marktcycli en economische neergang;
• Technologische ontwikkelingen;
• Wijzigingen in de managementstrategie en de organisatiestructuur;
• Managementinitiatieven die de bedrijfsstrategie beïnvloeden;
• Veranderingen in overheid en regelgeving.

En gezien de verstrekkende gevolgen van organisatorische veranderingen, is het een uitdaging om negatieve resultaten te voorkomen. 

Bijvoorbeeld, Villanova University suggereert dat verandering kan:

• invloed hebben op zakelijke workflows; 
• verminderen het moreel van de werknemers; 
• de kwaliteit van producten of diensten verminderen; 
• en leiden tot klantenverlies als ze niet goed worden beheerd.

Maar verandering is moeilijk te beheren - volgens een recent wereldwijd onderzoek van Gartnerslaagt slechtsongeveer een derde van de veranderingsinitiatieven. 

De voordelen van veranderingsmanagement

Veranderingsmanagement helpt bij het aanpakken van organisatorische veranderingsuitdagingen door het veranderingsproces te vergemakkelijken en positieve resultaten te bevorderen. Het helpt bij het beheer van de belangrijkste problemen die kunnen voortvloeien uit een veranderingsprogramma en helpt het personeel - van de huidige werknemers tot het uitvoerend management - tijdens de overgang.

Niettemin is veranderingsbeheer een veeleisend proces met vele dimensies - van communicatie tot projectbeheer, tot bedrijfscultuur, tot personeelsverloop, en meer. 

Qualtrics, een wereldwijd bedrijf voor personeelsoplossingen, is van mening dat mensen door verandering leiden een van de meest uitdagende aspecten van verandermanagement is en van fundamenteel belang is voor het succes van een organisatie. Maar HR kan een cruciale rol spelen als change agent.

HR als change agent

HR loopt vaak voorop bij belangrijke veranderingsinitiatieven in organisaties. 

Effectief veranderingsmanagement is vaak een van de belangrijkste verantwoordelijkheden van HR.

Het nut van HR in veranderingsmanagement wordt duidelijk wanneer men het potentiële negatieve effect van een veranderingsprogramma op het personeel van een organisatie - betrokkenheid, motivatie en welzijnvan de werknemers - in ogenschouw neemt.

SHRM wijst erop dat inadequaat people management tijdens een veranderingsproces een bedrijf duur kan komen te staan: werknemers die ontevreden zijn over verandering zijn over het algemeen minder productief. HR kan echter helpen door een proactieve aanpak en een agent voor verandering te zijn door het volgende te bevorderen:

• Het begrip van werknemers voor verandering;
• Communicatie van informatie over veranderingen;
• Vertrouwen tussen management en werknemers;
• Identificatie en beperking van risico's;
• Grotere tevredenheid van de werknemers;
• Verbeterde werknemersvaardigheden door middel van trainingssessies over verandering.

Vanuit zakelijk oogpunt kan een goed beheerd veranderingsproces leiden tot een beter rendement van een veranderingsprogramma.

Daarom is bijvoorbeeld het ontwikkelen van effectieve veranderingsleiders van fundamenteel belang voor het succes van veranderingsmanagement.

De rol van HR bij veranderingsmanagement

Maar om HR effectief te laten zijn in haar rol, moet zij het perspectief van een moderne people operations functie -een pleitbezorger zijn voor werknemers door hun betrokkenheid, motivatie, welzijn en productiviteit in een organisatie te ondersteunen - in plaats van een meer traditionele, taakgerichte aanpak.

Herdefiniëren van rollen en verantwoordelijkheden van werknemers

De rollen en verantwoordelijkheden van werknemers moeten soms opnieuw worden gedefinieerd als onderdeel van een veranderingsprogramma. Dit kan het gevolg zijn van veranderingen in de organisatiestructuur, een nieuwe visie op bedrijfsontwikkeling of de invoering van nieuwe technologieën en procedures.

Bij het herdefiniëren van rollen en verantwoordelijkheden moet u met de werknemers overleggen en nadenken over de gevolgen voor de belangrijkste prestatie-indicatoren en de kaders voor prestatiebeheer die met de nieuwe functies samenhangen.

Tip #1: In veel gevallen kunnen opleidingsprogramma's ook helpen om getroffen werknemers soepel in hun nieuwe functie te laten overstappen.

Weerstand tegen verandering verminderen door communicatie

Charece Newell, een Chief HR Officer en corporate life coach, legt uit dat verandering verontrustend is en stress en angst veroorzaakt bij werknemers. De sleutel om dit tegen te gaan, zegt Newell, is verandering zo te managen dat werknemers het zien als een kans in plaats van een bedreiging. 

Tip #2: Een strategisch communicatieplan dat specifiek gericht is op de verandering kan helpen om het perspectief van werknemers op verandering te veranderen.

Frequente communicatie die de verandering introduceert en voortdurend feedback geeft, kan de stress en angst in verband met verandering verminderen. 

Tip #3: U moet dit leiden door rekening te houden met de emotionele impact van de verandering op de werknemers en een visie over te brengen over hoe de verandering de werknemers en het bedrijf als geheel ten goede zal komen.

Ondersteunende systemen en opleidingsprogramma's voor verandering aanbieden

Mark Murphy, de oprichter van LeadershipIQ, benadrukt dat verandering niet gemakkelijk is, en dat 62% van de mensen niet graag uit hun comfortzone stapt. 

Als HR heeft u een unieke positie om ondersteuning te bieden bij een veranderingsprogramma vanwege:

• Uwinzicht in de gedragskenmerken van werknemers;
• Uw kennis over de mogelijke aanpassingen in de veranderingsbereidheid van het personeel die nodig kunnen zijn;
• Uw rol bij het faciliteren van feedback van werknemers tijdens het veranderingsproces.

Relevante opleidingsprogramma's kunnen het personeel ook helpen om veranderingen te begrijpen en te verwerken. Deze kunnen verschillende vormen aannemen, waaronder training op de werkplek, vrijwillige training, verplichte seminars en geavanceerde training in verandermanagement voor leidinggevende teams. 

➡️ Ontdek 6 strategieën voor training op de werkplek die u in uw organisatie kunt toepassen.

HR moet de opleidingsinspanningen leiden en ervoor zorgen dat voor de betrokken werknemers passende opleiding beschikbaar is.

Follow-up van het veranderingsprogramma

Veranderingsprogramma's worden vaak in fasen uitgevoerd, zodat er tijd is voor operationele en technologische aanpassingen en voor de werknemers om zich op hun gemak te voelen en de verandering te steunen. HR houdt gewoonlijk toezicht op of is rechtstreeks betrokken bij de gefaseerde uitvoering van veranderingsprogramma's.

Zoals SHRM opmerkt, speelt HR ook een belangrijke rol bij het berekenen van het rendement van veranderingsprogramma's na de implementatie, het vaststellen van relevante sleutelprestatie-indicatoren en het volgen en communiceren van de resultaten aan de leiding en andere belanghebbenden.

💡 5 stappen naar effectief verandermanagement voor HR

Wat zijn, gezien de veelzijdige rol van HR bij veranderingsmanagement, de praktische stappen die HR kan nemen om succesvolle verandering te bevorderen?

Stacey Browning, Executive Vice President bij Paycor, een groot bedrijf voor salaris- en HR-systemen, suggereert dat er 4 essentiële stappen zijn voor een effectief veranderingsbeheer -laten we die eens bekijken.

1. Weerstand overwinnen

Weerstand van werknemers tegen verandering is een natuurlijke reactie, maar kan worden overwonnen door:

• Duidelijke communicatie over de verandering - bereidde werknemers ruim vóór het begin van de verandering voorop de verandering en communiceer regelmatig tijdens het veranderingsproces.
• Werknemers helpen de noodzaak van verandering te begrijpen -de reden voor de verandering, de betrokken sleutelrollen, eventuele bijbehorende wijzigingen in de managementstructuur en de mogelijke gevolgen voor de werknemers toelichten.
• Aanstellen van veranderingskampioenen -positieve berichten over de verandering verspreidenen de feedback van werknemers beoordelen.
• Ondersteuning bieden - ervoor zorgendat relevante opleiding en informatie beschikbaar is voor werknemers en management en werknemers helpen de verandering te omarmen door een groeimindset te cultiveren via een cultuur van leren.

2. Medewerkers betrekken

Betrokken werknemers zijn eerder geneigd veranderingen te aanvaarden en zich in te zetten voor een succesvolle uitvoering van veranderingsprogramma's. 

Verhoog de betrokkenheid van werknemers door:

• Een teambenadering aannemen -rekening houden met de diversiteit van de werknemers in de organisatie en een breed scala aan perspectieven in overweging nemen.
• Duidelijke rolverdeling - voorkomdubbelzinnigheid en verwoord verantwoordelijkheden.
• Verhoog de focus op werknemers die het meest worden beïnvloed door de verandering - ondersteunhen door hun ervaringen zorgvuldig te volgen en bied persoonlijke één-op-één gesprekken aan.
• Inzicht in verschillende motivatiefactoren - vaststellenhoe werknemers op basis van hun motivaties op de verandering reageren.

3. De verandering gefaseerd doorvoeren

De uitvoering van een veranderingsprogramma volgens een gefaseerde aanpak draagt bij tot een soepele overgang en een naadloze veranderingservaring. Er zijn drie brede fasen te onderscheiden:

• Voorbereiding - bepaalde strategie voor veranderingsmanagement, formuleer een projectplan, stel een projectteam samen en schets de belangrijkste betrokken rollen.
• Management -de verandering uitvoerenop basis van de getroffen voorbereidingen, toezicht houden op de voortgang en waar nodig een beroep doen op managementexpertise.
• Versterking - verzamelenen analyseren van feedback over de verandering en zo nodig nemen van corrigerende maatregelen.

4. Communiceer verandering

Maarten Westermann, Senior Director bij CEB, een wereldwijd bedrijfsadviesbureau, stelt dat tweederde van de werknemers niet genoeg informatie krijgt wanneer hun bedrijf grote veranderingen doormaakt. Volgens onderzoek van CEB is dit het gevolg van slechte communicatie en kan het risico op wangedrag tot 42% toenemen.

"Bedrijven die voorafgaand aan nieuwe initiatieven met hun werknemers communiceren en die consequent het belang van ethisch gedrag herhalen, zullen de kleinste toename van wangedrag zien bij het doorvoeren van veranderingen", aldus Westermann.

Een doeltreffende communicatieaanpak geeft en ontvangt informatie, d.w.z. tweerichtingscommunicatie, en is fundamenteel voor het succes van een veranderingsprogramma. Een goed strategisch communicatieplan voor verandering moet

• Voer enquêtes uit voor en na het doorvoeren van veranderingen om feedback te peilen.
• Betrek werknemers die zich verzetten tegen de verandering in één-op-één-sessies om hun zorgen te horen
• Communiceer duidelijk, consequent en volledig over de verandering, met name over tijdschema's en verantwoordelijkheden
• Formele en informele communicatiemethoden gebruiken, waaronder e-mail, intranet, persoonlijke vergaderingen, enz.
• Vraag feedback van werknemers en gebruik deze om het planningsproces te sturen
• Met werknemers worst-case scenario's onderzoeken en strategieën ontwikkelen om de gevolgen te beperken

Naast de vier hierboven beschreven stappen wordt een essentiële vijfde stap benadrukt door Kelsey Miller, een auteur die bijdraagt aan de publicatie Business Insights van de Harvard Business School:

5. Evaluatie van de vorderingen en analyse van de resultaten

Het succesvol doorvoeren van een verandering betekent (nog) niet dat het veranderingsprogramma succesvol is. ‍

Analyse en evaluatie na de verandering kunnen helpen om de verandering goed te evalueren, het blijvende succes ervan te garanderen en toekomstige veranderingsinspanningen te laten slagen.

❌ Gemeenschappelijke hindernissen voor verandering

Veranderingsprojecten mislukken bijna twee keer zo vaak eerder te wijten aan organisatorische weerstand dan aan technische of operationele redenen.

De weerstand van werknemers tegen verandering is een belangrijke hinderpaal voor het succes van veranderingsprogramma's. Rosabeth Moss Kanter, hoogleraar bedrijfsstrategie aan de Harvard Business School, legt uit dat "weerstand tegen verandering zich op vele manieren manifesteert, van treuzelen en inertie tot kleine sabotage en regelrechte opstandigheid."

We hebben al gezien hoe u weerstand tegen verandering kunt overwinnen door duidelijke communicatiestrategieën te gebruiken, veranderingskampioenen aan te stellen en werknemers te ondersteunen. 

Tip #1: Het is belangrijk om werknemers die de verandering accepteren te erkennen door hen te belonen met tastbare en ontastbare voordelen.

Een ander belangrijk obstakel voor verandering is een communicatiestoornis als gevolg van een verlies aan duidelijkheid wanneer de berichtgeving zich verplaatst van het hoger management naar de brede basis van werknemers. Zoals we hebben besproken, kunt u dit verzachten door verschillende communicatiemethoden te gebruiken. Maar het is ook nuttig ervoor te zorgen dat de berichtgeving uit meerdere bronnen komt, niet alleen van uw (HR-)afdeling. 

Tip #2: Betrek het uitvoerend management en andere afdelingen - en niet alleen de leiding van de organisatie.

Andere veel voorkomende belemmeringen voor verandering die zich kunnen voordoen en waarvoor men op zijn hoede moet zijn, zijn onder meer:

• Onvoldoende tijd voor opleiding of onvoldoende deelname van de werknemers;
• Personeelsverloop als gevolg van de verandering;
• Hoge wijzigingskosten;
• Onrealistische tijdschema's voor het doorvoeren van veranderingen ;
• Ongunstige markt- of economische omstandigheden.

Goed uitgevoerd veranderingsmanagement

Zoals we hebben gezien, is veranderingsmanagement een complex en uitdagend proces. Maar het kan succesvol zijn. Laten we eens kijken naar een opmerkelijk voorbeeld van HR-veranderingsbeheer.

De transformatie van British Airways

Van 1983 tot 1987 transformeerde British Airways (BA) van een nauwelijks winstgevende luchtvaartmaatschappij met een slechte klantenservice tot één van de meest welvarende en dienstgerichte luchtvaartmaatschappijen ter wereld.

BA deed dit via een stevig veranderingsprogramma met een mensgerichte, HR-gestuurde aanpak.

De kritische elementen van het veranderingsmanagementprogramma van BA waren:

• Er werd een veranderteam aangesteld om het programma aan te sturen: doorgewinterde professionals, een HR-directeur en consultants.
• Een evaluatie van de bestaande toestand van het bedrijf, op basis waarvan een visie op verandering werd geformuleerd en kritische succesfactoren werden gedefinieerd.
• Een focus op drie stromen: beloning van bestuurders om de beloning van bestuurders af te stemmen op de resultaten, prestatiebeoordelingen om alle werknemers af te stemmen op het loon en de resultaten, en opleiding in leiderschap en dienstverlening om de richting van de verandering over te brengen en de vaardigheden van de werknemers te verbeteren.

Door de beginselen van doeltreffende planning en sponsoring, afgestemd en ondersteunend personeelsbeheer, relevante opleiding en duidelijke communicatie te volgen, blijft de veranderingservaring van BA een van de meest succesvolle voorbeelden van HR-veranderingsbeheerinitiatieven in de moderne tijd.

⚙️ 6 Instrumenten ter ondersteuning van de verandering

Principes en kaders alleen, hoe belangrijk ook, zijn niet voldoende om verandering teweeg te brengen. In plaats daarvan zijn doelgerichte hulpmiddelen essentieel voor de succesvolle uitvoering van een programma voor veranderingsmanagement.

Arcoro schetst de volgende belangrijke instrumenten om effectief veranderingsmanagement te vergemakkelijken:

• Articulatie van verwachtingen - evalueer de huidige en toekomstige toestand van de organisatie om verwachtingen te stellen en een communicatiestrategie te bepalen.
• Enquêtes naar de bereidheid tot verandering - krijg inzicht inde zorgen en motivaties van werknemers door middel van enquêtes tijdens de planningsfase.
• Prestatie-evaluaties: maak gebruik vanprestatie-evaluatiemetingen om de beste kandidaten voor werknemersveranderingskampioenen te identificeren .
• Leerbeheersysteem (LMS)- help werknemers bij de overgang door verandering met een effectief LMS dat bestaat uit veelzijdige micro-learningcursussen die zijn ontworpen om positief gedrag te stimuleren.

• Feedbackmechanisme - lerenover het effect van verandering op werknemers.
• Prestatie-volgsysteem - meeten analyseer metrieken om het succes van het veranderingsprogramma te meten.

➡️ Ondersteun medewerkers bij veranderingen en stimuleer succes met Zavvy

Veranderingsbeheer heeft vele dimensies en is niet altijd gemakkelijk om goed te doen. Maar verandering is onvermijdelijk, dus effectief veranderingsbeheer is van cruciaal belang voor het succes van een organisatie.

Bij Zavvy hebben we een passie voor verandering! Als verandering goed wordt uitgevoerd, brengt het dynamiek, vooruitgang en de belofte van een betere toekomst.

Begin met het opbouwen van uw veranderingsleiders met effectieve trainingen.

U kunt ook Zavvy gebruiken voor het documenteren van bedrijfsbrede wijzigingen:

• U kunt een traject creëren waarin het proces van veranderingsbeheer gedetailleerd wordt beschreven, zodat alle werknemers op de hoogte blijven van de manier waarop hun dagelijkse activiteiten door de veranderingen zullen worden beïnvloed.
• U kunt de reizen verrijken met video tutorials, specifieke to do's of terugkerende bijeenkomsten.
• En net zo belangrijk is dat u de betrokkenheid van werknemers bij het traject kunt volgen: u moet weten of werknemers de e-mails lezen die u hebt verstuurd of de trainingsvideo's bekijken die u hebt gemaakt.

En hoewel we veel aspecten van positief veranderingsmanagement hebben besproken, begrijpen we op Zavvy dat het belangrijkste is om werknemers te ondersteunen met effectieve feedback die hun zorgen erkent, hen aan boord van de verandering brengt en hun vooruitzichten in een organisatie na de verandering bevordert.

Succesvol veranderingsmanagement is synoniem met de ervaring van werknemers. Wanneer werknemers slagen door verandering, doet de organisatie dat ook.

Boek nu een gratis demo van 30 minuten en word een leider van verandering in uw organisatie.