"Creo que nadie triunfa en el mundo sin algún tipo de tutoría. Nadie lo consigue solo", dice Oprah Winfrey, que ha hablado mucho del papel de sus mentores en la progresión de su carrera.
En medio de una dinámica laboral cambiante, la tutoría puede guiar a los empleados para que sobresalgan en sus funciones y se mantengan comprometidos (a la vez que aportan beneficios). El reciente análisis de Gallup sobre el compromiso de los empleados muestra que las empresas con una plantilla comprometida generan un 23% más de beneficios.
En este artículo se exponen los pasos y las mejores prácticas para establecer un programa híbrido de tutoría.
Los modelos remotos e híbridos son las nuevas (y bienvenidas) formas de trabajar. Pero conllevan sus propias dificultades.
Un estudio de Gallup descubrió siete retos significativos del trabajo híbrido:
Un programa de tutoría adaptado explícitamente a un modelo de trabajo híbrido puede resolver estos problemas. Y también suplir las carencias de los lugares de trabajo híbridos debidas a las limitadas conexiones humanas.
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¿Por qué un programa de tutoría tiene que adaptarse explícitamente a un entorno de trabajo híbrido? Veamos las tres razones principales.
La primera razón, sin duda, es el cambio de lugar de trabajo.
Con la transformación de los lugares de trabajo, el modo y la frecuencia de la comunicación cambian y los retos varían.
Por lo tanto, cualquier programa que se lleve a cabo también evolucionará en función de la situación.
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No se trata sólo del lugar de trabajo. Ahora se incorporan nuevas generaciones de trabajadores.
La Generación Z y los Millennials prefieren recibir más orientación y comentarios.
El trabajo híbrido puede ser solitario. Por si fuera poco, una plantilla que busca feedback pero no lo obtiene sólo puede aumentar la frustración. Un programa de mentores puede proporcionar feedback periódico a estas personas.
Por último, las oficinas híbridas necesitan entrenadores, no jefes.
"Hoy en día, la mentalidad de los nuevos talentos es tal que quieren ese nivel de autonomía y ese nivel de libertad para pensar de forma creativa.
Los problemas actuales son demasiado complejos para que un directivo los resuelva por sí solo. Tienenque capacitar a los equipos y entrenarlos cuando sea necesario", afirma Sunit Sinha, responsable de Personas, Rendimiento y Cultura de KPMG.
El modelo híbrido añade pasos adicionales en la coordinación.
Por ejemplo, uno ya no puede acercarse y hacer una pregunta rápida a un colega sentado en el cubículo de al lado. Pero puede que tengan que programar una llamada para ello.
Por lo tanto, capacitar a los empleados enseñándoles a hacer las cosas de forma independiente también es beneficioso y ahorra tiempo a su empresa.
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Ahora ya tienes todas las razones válidas para lanzar un programa de mentores. Veamos tres tipos de tutoría en un entorno híbrido.
Es la forma más básica de tutoría, en la que cada participante o alumno es emparejado con un mentor.
RRHH podría encargarse del proceso de marcha de los participantes en función de los requisitos que cumplimenten en un formulario.
Otra posibilidad es que los propios participantes busquen mentores. En el enfoque tradicional, se trata más bien de un enfoque descendente en el que los altos ejecutivos guían a los empleados subalternos.
Frente al enfoque tradicional de la tutoría, la tutoría entre iguales consiste en que tanto mentores como alumnos tienen niveles de experiencia similares y se ayudan mutuamente a crecer.
El sistema convencional de tener empleados veteranos como mentores ayuda a preparar el talento o a planificar la sucesión.
Mientras tanto, la tutoría entre iguales es útil para el aprendizaje y el desarrollo colaborativos.
Los círculos de tutoría son pequeños grupos de personas con intereses comunes que se reúnen periódicamente para crecer profesionalmente. Los círculos de tutoría ayudan a establecer contactos, a responsabilizarse y a obtener perspectivas diversas de los distintos miembros del grupo. También son excelentes para compartir conocimientos.
Antes de entrar en los pasos para crear un programa de mentores, es esencial comprender primero los valores o características fundamentales que harán que el programa sea eficaz.
He aquí los cuatro ingredientes de un programa híbrido de tutoría eficaz.
¿Y si el programa que planificó meticulosamente en beneficio de los empleados empieza a parecerles una carga?
Eso suena horrible.
La creación de un programa flexible le salvará de esta situación.
Por supuesto, la flexibilidad horaria y de medios de comunicación es lo mínimo en un lugar de trabajo híbrido.
Pero la flexibilidad también es importante a la hora de enfocar el programa de tutoría.
Adswerve, una agencia de publicidad, cuenta con un programa de mentores para la incorporación de nuevos empleados. Alyssa TownsDirectora de Cambio Organizativo de Adswerve, comparte con nosotros cómo consiguen la flexibilidad en este programa:
"Nuestro departamento de RRHH proporciona una estructura básica para nuestro programa de mentores, lo que permite a cada pareja personalizar la experiencia para adaptarla a sus necesidades. Incluye una lista de control del mentor recién contratado con los objetivos del programa, una estructura de reuniones recomendada e ideas para los temas de conversación.
En última instancia mentor y el alumno determinar cómo emplear el tiempo que pasen juntos y qué temas deben tratar. y qué temas necesitan tratar que sean prioritarios para ellos".
Trabajar desde casa ahorra tiempo de desplazamiento, pero reduce la socialización.
Como los seres humanos anhelamos las conexiones, la soledad y la sensación de desconexión en el trabajo son los principales retos del trabajo a distancia. Un mentor empático que pueda hablar de estos nuevos retos laborales proporcionará al alumno un lugar seguro donde desahogarse y encontrar soluciones.
Tradicionalmente, la tutoría se centra en los aspectos profesionales de las funciones (que son esenciales). Aun así, la tutoría también puede dar cabida a la creación de relaciones e infundir empatía en un lugar de trabajo híbrido.
Por ejemplo, puede ser una oportunidad para recrear las charlas en la fuente, los almuerzos con los compañeros de trabajo y las conversaciones de pasillo sobre los planes para el fin de semana.
Con una capa añadida de cambios híbridos en el lugar de trabajo, es aún más importante ser intencionado en los programas de tutoría.
Llevar a cabo un programa inclusivo (independientemente de la raza, el sexo, la orientación sexual o la edad) puede generar confianza, mejorar el sentimiento de pertenencia al trabajo y retener el talento en el competitivo mercado laboral actual.
Después de dedicar tanto tiempo a crear un programa de mentores y emparejar a mentores con alumnos, lo último que quieres es que ninguno de ellos vuelva a encontrarse.
Un plan inicial que compartas con ellos proporcionará las expectativas básicas para que mentores y alumnos se mantengan responsables.
Además, puedes realizar encuestas a distancia para comprobar si las cosas van como esperabas.
Con los ingredientes básicos, es hora de ensuciarse las manos con la implementación, sumergiéndose en los cinco pasos para crear un programa de mentores.
En primer lugar, hay que tener claro a nivel organizativo por qué se lanza un programa de mentores.
Algunos objetivos pueden ser:
Este objetivo decidirá el tipo de tutoría. Por ejemplo:
Ten preparada una estructura básica que abarque los siguientes puntos:
Diferentes empleados tendrán diferentes motivaciones para unirse a un programa de mentores.
Una descripción general de los objetivos y beneficios del programa establecerá unas expectativas claras desde el principio.
Además, puede hacer preguntas a los participantes en el formulario de inscripción sobre sus expectativas. Esto facilitará el proceso de emparejamiento.
Con una estructura clara y los participantes a bordo, la siguiente tarea es emparejar a los participantes. Puede hacerlo:
Tras el emparejamiento, puede celebrar una breve reunión de introducción para compartir la estructura o compartirla por correo electrónico. Además, los participantes pueden personalizar el plan según sus necesidades.
En primer lugar, puede recabar la opinión de los participantes para comprobar si el programa va por buen camino.
A continuación, puede volver a sus objetivos para medir la eficacia del programa.
Los cinco pasos anteriores crearán la base de un programa de tutoría. Además, puede utilizar las cinco mejores prácticas siguientes para mejorar la experiencia de los empleados.
"El error que se comete en la mayoría de los programas de mentoría son los esfuerzos frontales, en los que los empleadores dedican mucho tiempo a emparejar a los empleados y a poner en marcha el sistema, para luego dejar que mentores y mentorizados forjen (con suerte) un camino hacia el éxito." Jeffrey Zhou, cofundador y consejero delegado, Fig Loans.
En lugar de dedicar todo el tiempo a emparejar a los participantes, dedique el tiempo suficiente a lo que creará valor, que son:
"Los alumnos que trabajan en lugares remotos pueden tener que hacer frente a factores de estrés adicionales, ya que trabajan desde casa y tienen menos posibilidades de recibir apoyo. Asegúrese de que los mentores están formados para discutir y apoyar a los alumnos en relación con los problemas específicos que surgen de los lugares de trabajo híbridos". Rubén Gámez, fundador y director general, Signwell.
Ser mentor de alguien es una gran responsabilidad. Y hay que saber manejar una situación difícil con empatía y guiar a un alumno en la dirección correcta. La formación inicial de los mentores garantizará que estén mejor equipados para ayudar a los participantes.
Si hay algo que puede salvar la distancia o la complejidad creadas por el trabajo a distancia o híbrido, es la tecnología.
Utilizar la tecnología para:
"Recomiendo crear un documento vivo. Durante la llamada, el alumno puede tomar notas y el tutor puede dejar enlaces a recursos. Elalumno puede dejar preguntas entre llamadas, y los mentores pueden dejar recordatorios". Grace He, Directora de Personas y Cultura, TeamBuilding.
Escribir puede estructurar estas conversaciones y también aumentar la responsabilidad.
Un documento de trabajo ayuda a preparar mejor la siguiente sesión. También se convierte en un registro útil que el alumno puede volver a consultar más adelante.
"Creo que donde las empresas se equivocan es en no pensar en el reto de la escala. Incluso si creo una hoja de cálculo o un sitio en la intranet donde la gente pueda inscribirse, eso tiende a no escalar en toda la organización".Sarah HaggardCEO de Tribute, una aplicación de tutoría entre iguales .
Este punto vuelve a referirse al uso de la tecnología. Evite el trabajo manual en la medida de lo posible para ampliar el programa.
Gran parte de las conversaciones anteriores se han centrado en el uso de la tecnología, en hacer que el programa de mentores sea escalable y en mantenerlo bien estructurado. Todo esto se puede conseguir en Zavvy.
Utiliza Zavvy para:
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