Diseñe un sistema de rendimiento para su pequeña empresa en 5 sencillos pasos

El aumento de la inflación, el caos en la cadena de suministro, la escasez de mano de obra y el incremento de las facturas de energía: ¿qué tienen en común todos estos factores?

Un estudio de Goldman Sachs de 2022 revela que el 91% de las PYME están luchando contra el impacto del clima económico en sus respectivos sectores. 

Así que, con tanta perturbación externa, es comprensible que los líderes de las pequeñas empresas a menudo pasen por alto temas internos de RR.HH. como la gestión del rendimiento. 

Cuando tu plantilla es inferior a 25 empleados, puede surgir la sensación de "¿no debería saber todo el mundo lo que debería hacer, y si es bueno en ello?". 

Pero disponer de un sistema de rendimiento es una forma segura de asegurarse de que todo el mundo trabaja por objetivos comunes e identifica áreas de mejora. 

Esta guía profundiza en las ventajas de establecer sistemas de gestión del rendimiento para las PYME, e incluye consejos sobre cómo crear el suyo desde cero. 

Incluso incluimos opiniones expertas de propietarios de pequeñas empresas que entienden los retos de la gestión del rendimiento sin un equipo de RR.HH. dedicado a ello.

📈 ¿Qué es un sistema de gestión del rendimiento?

Un sistema de gestión del rendimiento es un enfoque estructurado para desarrollar y gestionar el rendimiento de los empleados de una organización. Una vez establecido, medirá el grado en que los empleados alcanzan sus objetivos y descubrirá las áreas de mejora.

Un sistema eficaz de gestión del rendimiento incluye una combinación de: 

• retroalimentación estratégica; 
• prácticas racionalizadas; 
• flujos de trabajo automatizados;
• Herramientas de RRHH para apoyar todo lo anterior.

➡️ Obtenga todos los detalles en nuestra guía completa para establecer un sistema de gestión del rendimiento.

🏢 ¿Cuáles son los retos de la gestión del rendimiento en las pequeñas empresas? 

Cuando pensamos en la gestión del rendimiento, podemos imaginarnos grandes instituciones empresariales que siguen procedimientos estrictos y burocráticos para evaluar a los empleados en el ciclo anterior de evaluación del rendimiento. 

Pero si su pequeña empresa sólo cuenta con un puñado de empleados, puede resultar difícil seguir algo tan rígido. 

Esto se debe a que las PYME suelen tener: 

• No hay un equipo de RRHH dedicado.
• Sin recursos.
• No hay procesos de RRHH documentados.

No hay un equipo de RRHH especializado

En las nuevas empresas o en las PYME, la responsabilidad de RR.HH. suele recaer en un fundador o líder empresarial que carece de experiencia previa en gestión de personal, pero que desempeña múltiples funciones a la vez. 

Ser innovador o muy hábil a la hora de reunir capital no necesariamente dota a alguien de las habilidades necesarias para gestionar el rendimiento de los empleados. 

Y a medida que su organización crece y las responsabilidades de RR.HH. se reparten entre varios miembros del personal ajenos a RR.HH., puede haber grandes variaciones en la forma en que cada uno gestiona a las personas. 

Sin recursos 

Las pequeñas empresas suelen carecer de tiempo y dinero para dedicar a cualquier área de RRHH, incluida la gestión del rendimiento. 

Sylvain Roy, CEO y Fundador de HR tech solution Folksnos cuenta:

"Organizar las evaluaciones del rendimiento es un proceso que lleva mucho tiempo, y es especialmente difícil establecer revisiones regulares del rendimiento en las pymes, donde a menudo carecemos de los recursos y el tiempo necesarios para optimizar nuestras prácticas de gestión del rendimiento."

Si una empresa carece de competencias internas, el paso natural es la externalización. 

Por ejemplo, en el caso de la gestión del rendimiento de RRHH, la formación externa orientaría a los representantes de RRHH sobre cómo realizar revisiones eficaces del rendimiento. 

Pero esta estrategia se basa de nuevo en dos cosas que ya sabemos que escasean en las PYME: 

• Tiempo: ¿cuántos días laborables tardará la formación? 
• Dinero: ¿cuánto cuesta la formación?

Ausencia de procesos de RRHH documentados 

Las pequeñas empresas son orgánicas por naturaleza, siguen sus instintos o, nos atreveríamos a decir, incluso se dejan llevar por sus propios instintos para mantenerse a flote. 

En "Gestión de recursos humanosBrian S. Klaas et al. describen cómo el conocimiento de RRHH de las PYME tiende a ser tácito, informal y no documentado.

En comparación, las grandes empresas siguen procesos mecanicistas para racionalizar la toma de decisiones en materia de RRHH.

El argumento es que las pequeñas empresas se están perdiendo un enfoque más estructurado que tiene "el potencial de mejorar la calidad de la toma de decisiones de RRHH y también cómo se perciben las decisiones de RRHH".

🔍 5 razones por las que las pequeñas empresas necesitan un sistema de gestión del rendimiento 

En un estudio realizado por Capterra en el Reino Unido, el 45% de las PYME revelan no utilizar software de RR.HH., incluidas herramientas de gestión del rendimiento organizativo, para apoyar sus procesos. 

¿Por qué? 

El presupuesto es, sin duda, un factor a tener en cuenta, pero también existe la creencia errónea de que la tecnología sería excesiva para plantillas pequeñas.

Si usted pertenece a este grupo, eche un vistazo a estas cinco razones de peso por las que cualquier tamaño de empresa puede beneficiarse significativamente del uso de un sistema estructurado de gestión del rendimiento, incluida la tecnología de apoyo. Así es, aunque sólo tenga un puñado de empleados. 

Proporcionar una visión estratégica a largo plazo 

Un enfoque no estructurado de los RR.HH. puede ser bastante limitante para las PYME, ya que obliga a los equipos internos a adoptar una postura reactiva, apagando fuegos y distrayéndose con el siguiente asunto urgente. 

En el "Revista Internacional de Investigación sobre la Producción", Fredrickson y Mitchell señalan que perseguir prioridades a corto plazo conduce a una visión a corto plazo, lo que les impide convertirse en una organización orientada al futuro. 

En cambio, los sistemas de gestión del rendimiento ofrecen la posibilidad de ser más eficaces, estructurados y resueltos, con beneficios de gran alcance.

Alinear a los empleados con los objetivos de la empresa 

Malas noticias para los empresarios: El 54% de los directivos cree que entre el 0 y el 40% de sus empleados no conoce de memoria los valores fundamentales de su empresa. 

Los empleados sin una mentalidad de "estrella polar" no podrán alinear sus objetivos personales con los objetivos centrales de la empresa. 

Los sistemas de gestión del rendimiento pueden proporcionar ese marco, garantizando que todo el mundo esté en la misma página.

Facilitar la comunicación con los empleados 

Las evaluaciones del rendimiento permiten a los empleados participar en un diálogo abierto y bidireccional en el que aportan valiosos comentarios a su jefe y explican los obstáculos a los que se enfrentan. 

Matthew Ramirez, Fundador y CEO de Rephraselydescribe por qué es fundamental para las pymes:

"Muchos empleados de pequeñas empresas son reacios a expresar su insatisfacción por miedo a que se les considere desleales o a que sus jefes tomen sus quejas como una señal de que no están plenamente comprometidos con la organización.

Un sistema de gestión del rendimiento puede ayudar a resolver estos problemas ofreciendo a los empleados un espacio seguro para expresar sus preocupaciones y permitiendo a los jefes tomar medidas para solucionar su insatisfacción." 

Impulsar el compromiso de los empleados 

Los controles periódicos estimulan el crecimiento de los empleados y brindan la oportunidad de vincular las recompensas y la retribución a los resultados. 

Establecer objetivos de rendimiento claros motiva a los empleados a dar lo mejor de sí mismos en el trabajo y aumenta los índices de retención. 

Workday's Employee Expectations Report 2022 vincula claramente las conversaciones sobre crecimiento y las decisiones de retención. 

El informe aclara: "con mucha gente abandonando sus organizaciones para encontrar nuevas oportunidades, parece que los que decidieron quedarse mostraron un renovado interés en discutir sus propios planes de crecimiento".  

Lucjan Suski, CEO y Cofundador de Surfer SEOesboza su enfoque basado en objetivos de las evaluaciones del rendimiento para impulsar el compromiso y la productividad de los empleados.

"Como cofundador de una startup de éxito, entiendo la importancia de la gestión del rendimiento para la evaluación de los empleados. La nuestra se basa en el marco OKR. Esto garantiza que cada empleado tenga objetivos claros y medibles y resultados clave para su función.

Se espera que los empleados actualicen sus progresos con respecto a estos objetivos al menos una vez al mes. Las reuniones individuales se celebran cada dos semanas, lo que nos permite proporcionar información sobre los progresos y ayudar a establecer objetivos alcanzables para el futuro.

Este enfoque ha sido muy beneficioso para nuestro equipo: no sólo nos ha ayudado a garantizar altos niveles de productividad en todos los ámbitos, sino que también ha dado a los empleados una mayor claridad sobre lo que se espera de ellos, lo que les permite hacerse cargo de sus propios planes de desarrollo y gestionar mejor su propia progresión profesional dentro de la empresa".

Promover la claridad en torno a las cuestiones de rendimiento 

Si sus empleados no entienden lo que espera de ellos, ¿cómo puede esperar que den en el clavo? 

Tal vez necesiten comprender lo que deben conseguir para obtener un ascenso o un aumento de sueldo.

O que ahora consideras su retraso persistente como un problema de rendimiento porque está afectando a la moral del equipo. 

Los sistemas de gestión del rendimiento proporcionan a los directivos normas claras y coherentes en torno al rendimiento, lo que facilita la identificación de áreas de mejora y la comprensión de los objetivos por parte de los empleados.

Michael Nemeroff, director general y cofundador de Rush Order Tees, una empresa familiar de ropa, nos cuenta que la gestión del rendimiento ha sido "igual de útil para los empleados con bajo rendimiento, los que rinden al nivel esperado o los de alto rendimiento.

Este sistema nos permite hacer un seguimiento del rendimiento de los empleados durante periodos más largos, con datos que lo avalan. Esto nos ha ayudado a ofrecer a los empleados un mejor apoyo basado en sus evaluaciones de rendimiento". 

➡️ Consulte más consejos sobre cómo impulsar la gestión del rendimiento.

🪜 5 pasos para crear un sistema de rendimiento de empleados para tu pequeña empresa

¿Está listo para poner en marcha su sistema de gestión del rendimiento? 

He aquí cinco pasos para crear un equipo de alto rendimiento para su pequeña empresa. 

Aclarar funciones y competencias 

Antes de empezar a revisar a sus empleados, conviene aclarar sus funciones y responsabilidades. 

Utilice el software de trayectoria profesional para establecer requisitos claros para cada puesto de su equipo.

Conectar las competencias específicas de cada función con cada una de las garantías: 

• Claridad: no hay lugar para interpretaciones erróneas sobre las tareas o la responsabilidad. 
• Progresión: dé a sus empleados una razón para quedarse ofreciéndoles transparencia. Tu equipo entenderá cómo avanzar en su carrera desde los niveles junior a medio y senior. 
• Compromiso: observe cómo se dispara la motivación mientras guía a su equipo hacia sus objetivos profesionales.
• Significado: vincular las tarjetas de funciones a los planes de crecimiento y las revisiones del rendimiento. 

¿Aún no tienes un marco profesional? No se preocupe. Zavvy ofrece plantillas de competencias para inspirarse.

Decidir quién aportará información objetiva 

Ahora entramos en el meollo de la organización de una evaluación del rendimiento. Tendrás que decidir quién dirige la evaluación. 

¿Será una aburrida revisión anual del rendimiento en la que el jefe habla y el subordinado directo escucha? 

¿O busca algo más moderno y práctico, que incluya una rica retroalimentación desde múltiples perspectivas? 

En su libro "Reglas de trabajoLaszlo Bock, ex Vicepresidente Senior de Operaciones de Personal de Google, expone su punto de vista:

"Aunque sea una empresa pequeña, obtendrá mejores resultados y tendrá empleados más contentos si las evaluaciones se basan en un debate de grupo y no en los caprichos de un solo directivo".

Aquí en Zavvy, también recomendamos llevar a cabo una revisión del rendimiento de 360 grados que incorpore comentarios significativos de una variedad de fuentes, incluyendo las siguientes (según corresponda): 

• gerentes;
• pares;
• informes directos; 
• autoevaluación;
• socios comerciales; 
• clientes. 

Con el software de evaluación 360 de Zavvy, puede recopilar información significativa y objetiva de los evaluadores designados. Además, sus gerentes y administradores controlan totalmente los tipos de preguntas, los plazos y la configuración de visibilidad. 

Por ejemplo, puede que prefiera recoger las opiniones de forma anónima. Aunque, dependiendo del tamaño de su equipo, podría tener más sentido recoger opiniones abiertas y debatirlas con transparencia.

Formar a revisores y revisados

Si la gestión del rendimiento es totalmente nueva para su personal y sus líderes, todos deben estar en la misma página para apoyar su nuevo enfoque. Zavvy simplifica esta alineación ofreciendo itinerarios de formación. 

Nuestro programa de formación de directivos utiliza una serie de desencadenantes automáticos, consejos y empujoncitos, entregados "justo a tiempo" para ayudar a los directivos en el período previo, durante y después de las revisiones de rendimiento.

Del mismo modo, nuestro sistema de gestión del aprendizaje permite a las pequeñas empresas lanzar atractivos programas de formación y ejecutarlos en piloto automático. 

🤖 La función de automatización le garantiza la entrega de su innovador formato de curso a las personas adecuadas en el momento oportuno .

Identificar las carencias de competencias 

Prepare su organización para el futuro y ahorre dinero en contratación externa actualizando periódicamente su plantilla. 

Consejo nº 1: Empiece por identificar las carencias de competencias de su plantilla.

Consejo nº 2: Un informe de LinkedIn destaca las principales competencias demandadas que reforzarán su capital humano, incluidas las habilidades de comunicación y resolución de problemas. 

Lo que ocurre con las competencias es que cambian constantemente, por lo que tendrá que adaptar sus competencias internas para mantenerse al día. 

Ahí es donde el software de matriz de competencias de Zavvy le ofrece una ventaja competitiva. 

Proporciona una visión completa de sus matrices de competencias por funciones, departamentos o toda la empresa para comprender mejor los puntos fuertes y las oportunidades.

Aplicar planes de crecimiento continuo 

Las revisiones del rendimiento eficaces no se limitan a reflejar; miran hacia delante. El software de evaluación del rendimiento de Zavvy le ayuda a crear planes de crecimiento individuales y de grupo que se basan en los puntos fuertes de sus empleados y, al mismo tiempo, se mantienen alineados con la estrategia de su organización. 

No sólo podrá seguir las tendencias de rendimiento y las historias de éxito, sino que permitirá que todos alcancen su máximo potencial. Pondrás a tus empleados al volante de su desarrollo y les darás las llaves. 

➡️ Asóciese con Zavvy para establecer un sistema de rendimiento para su pequeña empresa

Si está listo para crear un sistema moderno e interactivo para su pequeña empresa, póngase en contacto con nuestro equipo de Zavvy para obtener más información sobre el software de revisión del rendimiento que ofrecemos. Podemos ayudarle a empezar creando innovadores: 

• 📈 Evaluaciones de rendimiento
• 🧭 Trayectorias profesionales 
• 🧰 Matrices de competencias
• 💪 Viajes de formación 
• 🎯 Gestión de objetivos

Inscríbete hoy mismo en una demostración gratuita de Zavvy para explorar nuestro completo conjunto de herramientas y crear un sistema de rendimiento atractivo del que puedas sentirte orgulloso.

❓ Preguntas frecuentes

¿Aún tiene dudas sobre cómo crear un sistema de gestión del rendimiento para su pequeña empresa? ¿O incluso si debería hacerlo? Nosotros le ayudamos. 

¿Funciona un sistema de gestión del rendimiento para una pequeña empresa?

Por supuesto. Un sistema de gestión del rendimiento bien diseñado puede ayudar a empresas de todos los tamaños a maximizar el rendimiento de su equipo. Dependiendo del tamaño de su empresa, tendrá que ajustar el alcance de su sistema de gestión del rendimiento; por ejemplo, las empresas más pequeñas pueden preferir los controles periódicos y las reuniones 1:1 a las revisiones más formales.

¿Cuáles son algunos métodos de evaluación del rendimiento para PYME y empresas de nueva creación?

Las evaluaciones del rendimiento tienen muchas formas y tamaños, por lo que es importante encontrar el enfoque adecuado para su empresa. Algunos métodos populares para pequeñas y medianas empresas son: 

• Retroalimentación de 360 grados: implica la retroalimentación de múltiples fuentes por parte de los directivos, los compañeros y los subordinados directos. 
• Autoevaluación de los empleados: permita a los evaluados valorar su propio rendimiento y compartir sus opiniones con su jefe evaluador. 
• Listas de control del rendimiento: utilizan una lista predefinida de criterios y preguntas para medir el rendimiento.

¿Cómo pueden los responsables de pequeñas empresas garantizar la adopción de su proceso de gestión del rendimiento? 

¿Le preocupa que los empleados de su pequeña empresa estén demasiado ocupados para comprometerse a fondo con su sistema de gestión del rendimiento? 

Tomek Mlodzi, Director General de PhotoAiDrevela la importancia de comunicar las expectativas a los trabajadores.

"Una de las cosas más importantes a la hora de implantar un sistema de este tipo es asegurarse de que sea claro y fácil de entender. Cuando los empleados entienden el proceso y lo que se espera de ellos, es más probable que lo acepten y que trabajen activamente para mejorar su rendimiento." 

Por último, recuerde que la gestión del rendimiento nunca es un proceso que se establece y se olvida. 

Establezca objetivos para su proceso y revíselos periódicamente para asegurarse de que los cumple.