Qué es un sistema de gestión de la formación y cómo utilizarlo para las técnicas modernas de aprendizaje

¿Está su organización anclada en el pasado en lo que respecta a la gestión de la formación? 

Tal vez confíe en las hojas de cálculo y las cadenas de correo electrónico para realizar un seguimiento de las entregas de cursos, las estrategias de aprendizaje en línea y otros aspectos administrativos esenciales de la formación. 

Si es así, no se desespere: así es como la mayoría de las organizaciones han gestionado su formación en un momento u otro. 

Pero tanto el tiempo como la tecnología han avanzado, así que ¿por qué no salir de la Edad Media y aprovechar los sistemas de gestión de la formación más avanzados para transformar su plantilla? 

‍"La responsabilidad del aprendizaje siempre ha sido ayudar a las organizaciones a navegar por la incertidumbre y el caos del mundo." Linda Cai, Vicepresidenta de Desarrollo del Talento, LinkedIn.

💪 ¿Qué es un sistema de gestión de la formación?

Un sistema de gestión de la formación, o TMS, racionaliza su enfoque de la formación. 

En lugar de tener los materiales del curso y las herramientas de administración dispersos en una variedad de soluciones en papel o digitales, lo organizará todo desde su único centro TMS. 

Es más eficaz, rentable y menos estresante que su enfoque anterior. 

👩‍💼 ¿Quién utiliza el software de gestión de la formación? 

Lo bueno de utilizar un TMS es que se adapta a organizaciones de todos los tamaños y sectores.

 Un TMS simplificará el proceso, tanto si crea contenidos para sus empleados internos como para sus socios comerciales o clientes. 

Entonces, ¿quién se conectará y aprovechará al máximo el producto? 

Equipos de formación y desarrollo 

El back-end de su TMS permite a su equipo interno de L&D realizar cambios administrativos esenciales. Esto puede incluir: 

• Cargar nuevos contenidos del curso o 
• Utilizar las notificaciones push para garantizar que los alumnos reciban avisos oportunos para acceder a sus módulos de formación. 

Empleados internos

Tener oportunidades para aprender y crecer es la mejor manera de definir un entorno de trabajo excepcional, según el informe Glint Employee Wellbeing. 

Así que, tanto si 

• incorporación de nuevos empleados, 
• actualizar sus prácticas de salud y seguridad, 
• completar la formación de compliance , o 
• mejorar las cualificaciones de los miembros de su equipo, 

Su software de gestión de la formación será un método de impartición de cursos esencial y accesible.

Estudiantes externos

Pero no hay por qué limitar su TMS a un público interno. 

¿Por qué no formar a su clientela sobre cómo sacar el máximo partido a su producto? 

Además, ponga su formación a disposición de los socios comerciales, para que lleguen a la mesa con una mayor comprensión de lo que usted ofrece.  

🔍 ¿Cómo funciona un sistema de gestión de la formación?

Utilice su TMS para realizar todas las tareas relacionadas con la gestión de la formación. 

El software se encarga de todo, desde la recopilación y presentación de los materiales del curso hasta la programación del aprendizaje y el seguimiento del progreso del curso. Esto último puede ser útil para medir la eficacia de la formación.

Atraerá a los alumnos a su plataforma y los mantendrá interesados con una formación divertida e interactiva que se adapta perfectamente a su trabajo y a su conciliación de la vida laboral y familiar. 

👀 ¿Qué características tienen las herramientas de gestión de la formación?

Los sistemas TMS difieren considerablemente en cuanto a funcionalidad. 

Consejo: asegúrese de elegir un software fácil de usar tanto en el back-end como en el front-end. 

Características tradicionales 

Los siguientes componentes tradicionales constituyen el núcleo de la mayoría de los sistemas de gestión de la formación y el aprendizaje.

• Crear cursos de formación: algunos sistemas TMS utilizan editores de arrastrar y soltar. Esto le permite reutilizar el contenido de sus cursos existentes si ya dispone de una biblioteca madura con la que trabajar. Con las herramientas de autor, podrá crear y asignar rápidamente cursos de microaprendizaje para sus alumnos.
• Como alternativa, algunos sistemas de formación en línea ofrecen un catálogo de plantillas de cursos que puede "tomar prestadas". 
• Gestionar a los miembros: la administración de la formación es pan comido en un TMS. En primer lugar, creará un perfil para cada alumno o usuario administrador. A continuación, les asignarás diferentes permisos en función de sus necesidades. 
• Su TMS será escalable, garantizando que su programa de formación crezca en consonancia con sus cambiantes necesidades de formación. 

• Seguimiento del progreso de los alumnos: el software de formación proporciona una visión general de la eficacia de la estrategia de aprendizaje. Los responsables pueden desglosar la información para ver los detalles de finalización de la formación de cada alumno. Además, pueden obtener información de todo el equipo o de toda la empresa para tomar decisiones. 

Funciones avanzadas 

"El diseño del aprendizaje corporativo se está transformando de forma lenta pero segura con la UX, el desarrollo de productos, la estrategia de contenidos y el marketing". Egle Vinauskaite, estratega de aprendizaje, Skillbright Labs. 

No existe una solución única para todos los cuadros de mando de gestión de la formación. 

Algunas empresas tecnológicas, como Zavvy, se basan en gran medida en los fundamentos de un TMS tradicional y ofrecen funciones avanzadas de apoyo al aprendizaje conductual. 

Incorporar sólo 5 minutos de aprendizaje cada día a nuestras rutinas tiene poderosos resultados. Y puedes lograrlo fácilmente con lo siguiente: 

• Formatos modernos: mientras que los sistemas tradicionales de formación en línea parecen toscos y anticuados, los actuales son elegantes y están optimizados para adaptarse a sus necesidades. 

Consejo: Una solución de software es accesible a través de varios dispositivos y navegadores de escritorio y móviles. 

• Notificaciones push: el aprendizaje espaciado consiste en consumir repetidamente trozos de material de formación a lo largo de varias sesiones de microaprendizaje. 

Consejo: La mejor manera de animar continuamente a los alumnos a participar en su plataforma de formación es enviar notificaciones push dondequiera que estén durante la jornada laboral. A menudo, esto significa conectar Slack o Teams a tu TMS. 

• Aprendizaje social - Los cursos de aprendizaje electrónico entre iguales prosperan gracias al intercambio social, lo que hace que el aprendizaje sea más eficaz. 

Consejo: Los compañeros responsables refuerzan la motivación. Además, los alumnos crean más conexiones neuronales cuando participan en sesiones de formación colaborativa. 

❗️ ¿Por qué es importante un software de gestión de la formación?

El software de gestión de la formación resuelve algunos de los siguientes problemas: 

1. Ineficiencias administrativas

¿No va siendo hora de que analice la productividad de sus equipos de aprendizaje y desarrollo? 

Asana's Anatomy of Work Global Index report of 2022 destaca que los empleados están constantemente empantanados en el "trabajo sobre el trabajo". 

En concreto, las empresas pierden 23 horas de una semana laboral de 40 horas en tareas repetitivas y de poca importancia, como comunicarse sobre el trabajo, buscar información, cambiar de aplicación y perseguir actualizaciones de estado. 

Si esto le suena familiar, un sistema de gestión de la formación mejorará la productividad recuperando horas valiosas para su organización. 

2. Costes elevados

Los salarios del personal son uno de los costes más elevados asociados a los programas de formación, tanto si se imparte formación con instructor en un aula como si forma parte de una configuración de e-learning. 

El cambio a un sistema TMS puede reducir los costes de contratación de formadores para los cursos síncronos. Pero también ahorrarás dinero en las horas de administración necesarias para llevar a cabo tu programa. 

3. Dependencia de demasiadas herramientas

¿Qué aspecto tiene su actual pila tecnológica de formación? Tal vez tenga una gran variedad de ellas: 

• Loom o vídeos de cursos en YouTube;
• Seminarios web;
• Presentaciones en Powerpoint;
• Manuales de formación impresos;
• Aplicaciones de encuestas;
• Cadenas de correo electrónico;
• Herramientas de gestión de eventos y mucho más. 

¿Tal vez organices un tablón en Notion con enlaces a algunas de estas soluciones? Eso podría facilitar las cosas al usuario final, pero un TMS simplificaría la gestión para tu equipo de administración. 

4. 4. Falta de datos

La falta de datos sobre el progreso de la formación puede afectar a la experiencia de aprendizaje de sus empleados. Por ejemplo, podría enviar correos electrónicos a toda su plantilla, animándoles a participar en su programa de formación. Pero esta comunicación sería una molestia para los que ya participan. 

En su lugar, un sistema automatizado de gestión de la formación hará un seguimiento de la finalización de los cursos y del progreso de los cursos de compliance para cada programa. Este eficaz enfoque facilita la medición de la participación en tan solo unos segundos. 

5. 5. Retención de empleados

Todos somos conscientes de las consecuencias de la Gran Dimisión: Sólo 47 millones de estadounidenses renunciaron a su empleo en 2021.

Pero lo que menos gente entiende es la evidente relación entre la formación de competencias y la retención de los empleados. 

El periodo medio de retención de un empleado de una empresa es de sólo 2,9 años en 2022. Pero para aquellas organizaciones que priorizan el aprendizaje en el puesto de trabajo, esto aumenta a una media de 5,4 años. 

Deje que su TMS le ayude a conseguirlo. 

💻 5 Ejemplos de herramientas informáticas de gestión de la formación 

¿Cómo son los sistemas TMS en la práctica? He aquí cinco ejemplos utilizados en la formación empresarial y la enseñanza superior. 

Zavvy

El sistema de gestión de la formación y el aprendizaje de Zavvy permite a las empresas ejecutar sus programas de formación en piloto automático. 

➡️ Explore nuestra galería de plantillas de formación. Accederá a trayectos reales de Zavvy realizados por nuestros diseñadores de aprendizaje, clientes y otras empresas con visión de futuro.

Amada por empresas como Freeletics y Primer, la plataforma de Zavvy te permitirá lanzar un curso en cuestión de minutos. Lo asignarás a las personas adecuadas en el momento adecuado y harás un seguimiento del progreso con solo pulsar un botón.

➡️ Más información sobre cómo Zavvy ayudó a Freeletics a crear una rutina de formación para sus líderes.

Mentores de la menopausia 

Menopause Mentors es un curso con certificación CPD desarrollado por Over The Bloody Moon. Se trata de un atractivo TMS a disposición de las empresas que deseen sensibilizar y apoyar a los empleados afectados por la menopausia. Además, el programa incluye la posibilidad de celebrar sesiones virtuales en las que las mentoras de la menopausia pueden compartir conocimientos y experiencias.

Está aprendiendo 

Aunque no es perfecto para la formación corporativa, Its Learning alberga una amplia biblioteca de contenidos útil para crear cursos dirigidos al mercado de la educación primaria y secundaria y a la enseñanza superior. El TMS también incorpora análisis e informes avanzados, además de la capacidad de gestionar proyectos de grupo cuando los estudiantes tienen que trabajar en equipo. 

EthosCE 

Si necesita un sistema de gestión de la formación para el personal sanitario, EthosCE es una buena opción. La plataforma está dirigida a asociaciones médicas, empresas de educación médica, centros médicos académicos y más. Cuenta con una interfaz de usuario intuitiva y excelentes índices de productividad de los cursos.

Sakai 

Sakai es un creador de cursos gratuito y de código abierto dirigido al nicho de la tutoría. Los usuarios pueden crear sus programas de formación. Pueden utilizar módulos para almacenar texto, cuestionarios, vídeos y mucho más. 

La plataforma también permite una fácil colaboración entre los profesores y sus alumnos, por ejemplo, recibiendo comentarios sobre las tareas. 

➡️ Cómo implantar su propia solución de gestión de la formación 

¿Está preparada su organización para cosechar los beneficios de un sistema de gestión de la formación? 

El 72% de los líderes cree que la formación y el desarrollo se han convertido en una función más estratégica, por lo que merece la pena dar prioridad a esta área para hacer progresar su negocio. 

Si su enfoque actual del aprendizaje es, en el mejor de los casos, desordenado, pruebe con un enfoque más racionalizado de sus contenidos de aprendizaje electrónico. 

Desde la creación de atractivos contenidos de aprendizaje espaciado hasta la integración con sus canales de comunicación existentes, la plataforma de gestión del aprendizaje basada en la nube de Zavvy es superior al resto. 

Póngase en contacto hoy mismo para concertar una demostración y una consulta con nuestro equipo.

❓ Preguntas frecuentes sobre el sistema de gestión de la formación

¿Aún tiene dudas sobre cómo utilizar un TMS? Nosotros le ayudamos. 

¿Cuál es la diferencia entre un sistema de gestión de la formación y la formación en línea? 

Un sistema de gestión de la formación puede formar parte de su estrategia de formación en línea. Pero la formación en línea no siempre utiliza un TMS. 

Veámoslo un poco más de cerca. Supongamos que imparte cursos virtuales en línea dirigidos por un instructor a través de Zoom o similar que requieren que los alumnos se formen en tiempo real. Un curso de este tipo es formación en línea, pero no utiliza un sistema de gestión de la formación. Y es muy diferente de recibir trozos pequeños de materiales de formación a través de una plataforma de gestión del aprendizaje. 

La formación asíncrona, en lugar de con un instructor en directo, supone un importante ahorro de costes, ya que no es necesario pagar al formador para que imparta cada curso por separado. 

La formación también puede ser intensa y más prolija en módulos de cursos largos, lo que dificulta que el cerebro retenga la nueva información. 

En cambio, el aprendizaje espaciado impartido a través de un sistema de gestión de la formación aumenta la retención de conocimientos. 

¿Es fácil pasarse a la gestión digital de la formación? 

La tecnología avanza tan rápido que las organizaciones no creen tener tiempo ni recursos para seguirle el ritmo. 

Cuando los directivos de las empresas se aferran a sus métodos tradicionales de formación de empleados, comprometerse con estrategias de formación digital puede resultar complicado. 

Pero lo cierto es que si quiere que su empresa progrese y siga siendo relevante, pasarse a lo digital es una obligación.

"Hay una oportunidad para pilotar actividades y herramientas de L&D más variadas: contenido de aprendizaje personalizado utilizando sistemas de recomendación, contenido push a través de chatbots, intercambio de conocimientos entre pares en plataformas colaborativas y la integración de contenido externo curado con contenido interno interno personalizado." Stella LeeDirectora, Paradox Learning.

La buena noticia es que el proceso de formación no tiene por qué ser complicado. Con el sistema de gestión de la formación adecuado, puedes hacer la transición fácilmente.

¿Cuál es la diferencia entre los sistemas de gestión de la formación y los sistemas de gestión del aprendizaje? 

Los sistemas de gestión de la formación (TMS) y los sistemas de gestión del aprendizaje (LMS) tienen muchos puntos en común. 

La principal diferencia es cómo se utiliza el software. 

Los empleados y clientes que utilizan su plataforma para consumir contenidos de cursos están accediendo al componente de gestión del aprendizaje del sistema. 

Al mismo tiempo, cualquier persona con derechos de administrador de su herramienta la está utilizando como sistema de gestión de la formación, ya que engloba todo su programa de aprendizaje y desarrollo. 

¿Cuál es la diferencia entre un software de gestión de la formación y un software de seguimiento de la formación? 

El seguimiento del progreso del curso es sólo un aspecto (importante) de la gestión digital de la formación.  

El seguimiento le ayuda a comprender el grado de compromiso de sus empleados con su plataforma de aprendizaje. 

Consejo nº 1: Si el número de participantes es elevado, pero la finalización del curso es baja, evalúe cómo hacer que el contenido de su formación sea más atractivo. 

Consejo n.º 2: Por otro lado, si tiene dificultades para conseguir que los alumnos empiecen desde el principio, estudie cómo dar a conocer sus sistemas de formación mediante notificaciones push y similares. 

Consejo nº 3: El seguimiento también muestra a los responsables qué empleados han completado la formación y con qué partes han tenido dificultades. Estos datos permiten adaptar el contenido del curso en consecuencia, centrándose en los temas más importantes. 

Consejo nº 4: Experimente con funciones interactivas como la gamificación en función de su popularidad. Si sabes que tus concursos son un éxito, ¡incluye más!