Todo lo que necesita saber sobre la incorporación digital de empleados

En un mundo empresarial post-COVID, la incorporación digital de los empleados se ha convertido en una experiencia decisiva en el proceso de nuevas contrataciones.

Pero, al igual que los propios entornos de trabajo digitales, el proceso de incorporación de empleados digitales no está exento de obstáculos:

• Forjar conexiones humanas auténticas en un entorno remoto es difícil, lo que lo hace aún más esencial.
• Además, los estudios muestran una fuerte correlación entre la productividad y la salud mental, dosde las preocupaciones más destacadas de la mano de obra mundial durante la pandemia.

Colaborar en una tarea, intercambiar conocimientos implícitos y forjar relaciones humanas.

Todas esas cosas que pueden hacer o deshacer una experiencia de incorporación son mucho más difíciles en entornos puramente digitales.

Entonces, ¿cómo se puede equilibrar la experiencia de incorporación y el trabajo a distancia?

💻 But what is digital onboarding exactly?

En esencia, es el viaje introductorio que realizan los nuevos empleados para familiarizarse con una empresa, pero a través de canales digitales. Cuanto más arraigado esté el trabajo a distancia en una empresa, más dependerá de los procesos digitales.

Al igual que en la incorporación estándar, los nuevos empleados aprenden sobre procesos relevantes tanto para su departamento como para la empresa en su conjunto. También suelen contar con un mentor o "compañero" que les ofrece apoyo y responde a las preguntas que puedan tener a lo largo del proceso.

Incorporación digital, remota o virtual

Seamos breves: 

En esencia, puede utilizar los tres términos como sinónimos.

La incorporación digital significa crear una experiencia de nueva contratación aprovechando sobre todo los canales/herramientas digitales. Al igual que todos los demás procesos de la vida empresarial y pública, las tecnologías digitales ayudan a

1. automatizar tareas tediosas
2. hacer accesible la información en todo momento
3. crear experiencias personalizadas
4. ...y más

La incorporación digital aprovecha la tecnología moderna para acelerar la productividad de los empleados y crear experiencias sobresalientes desde el primer día.

La incorporación a distancia (o híbrida ) se plantea desde un ángulo diferente: La gente se desplaza cada vez más a entornos remotos, lo que dificulta más que nunca las conexiones humanas y el intercambio informal. Por tanto, una incorporación remota adecuada aprovecha las mismas tecnologías con el objetivo de superar los retos de la incorporación remota.

Al fin y al cabo, es lo mismo con un objetivo más claro.

El onboarding virtual lo utilizaremos como sinónimo del anterior.

💢 Challenges of Digital Onboarding

Trabajar desde casa: Un arma de doble filo

Lo que hace tan eficaz el modelo de trabajo desde casa (es decir, el aumento de la autonomía, la flexibilidad y el tiempo de inactividad) puede ser exactamente lo mismo que afecta negativamente a los empleados.

El 79% de los empleados que declararon haber mantenido o aumentado su productividad durante la pandemia estaban satisfechos con

• conectividad social en el lugar de trabajo
• salud mental
• salud física,
• y la disponibilidad de herramientas en el lugar de trabajo.

Por el contrario, sólo el 16% de los empleados que declararon una productividad reducida se sentían satisfechos en estas cuatro áreas.

Entonces, ¿cómo encaja el onboarding digital en todo esto?

Por un lado, una experiencia digital optimizada de incorporación del empleado puede contribuir en gran medida a establecer el tono de un entorno de trabajo remoto bien conectado. Esto significa centrarse en los escollos típicos de los entornos de trabajo remotos: comunicación poco frecuente, menor intercambio de conocimientos, procesos desordenados y aislamiento social.

En segundo lugar, la incorporación digital puede proporcionar una estructura muy necesaria y centros de recursos de fácil acceso para los nuevos empleados cuando se hace bien. Todo ello conduce a un mayor sentido de pertenencia y apoyo, lo que repercute positivamente en la productividad y la salud de los empleados.

Hablemos un poco más sobre la creación de una experiencia digital de incorporación de empleados sin fisuras.

📈 Los beneficios: Cómo ayuda un adecuado onboarding digital

Markus Schwarz, People Experience Manager en Storyblok, sabe que empezar un nuevo trabajo no es fácil. Y estar totalmente a distancia no ayuda precisamente:

Naturalmente, la gente estará en casa con su portátil, sin ver a nadie en persona.

Esto hace que los trabajadores a distancia se sientan

• perdido
• aislado
• insignificante
• y excluidos.

"Si no solucionas esto, sencillamente no podrás retener a la gente durante mucho tiempo en un entorno remoto"
- Markus Schwarz, Director de Experiencia de Personas en Storyblok

La belleza de la incorporación digital estructurada es que ayuda tanto a los nuevos empleados como a los actuales. Cuando se ejecuta correctamente, una experiencia de incorporación digital perfecta hace que los nuevos empleados se sientan informados, conectados, bienvenidos y seguros de su papel en la empresa. Para la propia empresa, el beneficio más significativo no puede ser exagerado: la reducción de los gastos generales y los costes de incorporación.

Sin embargo, la digitalización de la incorporación de los empleados tiene otras ventajas, como por ejemplo

• mayor coherencia
• productividad más rápida
• mayor retención de los empleados
• y la posibilidad de conectar con nuevos contratados en todo el mundo.

A medida que avanzamos en un mundo de trabajo a distancia, la experiencia digital de incorporación de empleados ha llegado para quedarse.

👀 What does a digital onboarding process look like?

Una experiencia de incorporación digital no difiere mucho de la incorporación estándar en términos de contenido. Cada experiencia de incorporación digital debe incluir:

• Procesos de preembarque
• Un plan de incorporación transparente y estructurado
• Tareas pertinentes orientadas a la acción
• Sistemas de amigos
• Aprendizaje interactivo
• Actos de cohorte virtuales
• Un método para recabar opiniones en cada etapa del viaje
  

Sin embargo, el momento y el propósito de estos componentes serán los que determinen el éxito de una experiencia digital de incorporación de empleados.

📝 How to create a digital onboarding process concretely?

Saber qué incluir en el proceso digital de incorporación de empleados es una cosa, pero saber cómo ejecutarlo es infinitamente más valioso. En esta sección, desglosaremos cada paso del proceso con más detalle para que puedas crear un plan de juego más sólido y directo.

1. Preboarding process

El preboarding es la oportunidad de dejar una gran primera impresión en los nuevos empleados. Aunque en cierto modo parece innecesario, un proceso de preembarque sólido se traduce en una mayor retención de los empleados.

Las empresas que cuentan con un sólido proceso de preembarque tienen un 81% más de probabilidades de conservar a sus empleados más allá del primer año, según ha descubierto Aberdeen Group.

En esta fase inicial, los nuevos empleados deben sentirse bienvenidos, seguros y conectados con la empresa. Esto se traduce en acciones como:

• 💻 Configuración del portátil
• 📅 Bloqueo de calendarios para reuniones de incorporación y otras reuniones de formación.
• 📦 Envío de paquetes del tipo "¡Bienvenido al equipo! a los recién contratados
• 💬 Hacer partícipes a los empleados actuales de la contratación de nuevos empleados
  

Coordinar estas tareas de antemano puede ayudar a dejar una impresión positiva de la empresa en los nuevos empleados. Sin embargo, la última tarea de esta lista puede que sea la más importante:

Una comunicación transparente entre sus empleados actuales hará que la experiencia del candidato sea más ágil.

 2) Structure your digital employee onboarding plan

Plan claro = estructura

Estructurar su plan de incorporación digital de una manera digerible e intuitiva puede ayudar a reforzar la confianza de los nuevos empleados en la empresa.

Después de todo, empezar un nuevo trabajo en cualquier lugar puede ser abrumador.

Asegúrese de contar con una estructura clara antes de que comience el preembarque.

Esto significa ofrecer a los nuevos empleados una plataforma que responda a sus preguntas e inquietudes más importantes e incluya otra información pertinente que los empleados puedan encontrar de forma proactiva (¡y rápida!).

Tareas claras = acción

También debe incluir elementos de acción para los empleados y directivos actuales en su plan digital de incorporación de empleados.

Las tareas orientadas a la acción pueden ser cosas como

• Envío de recordatorios a los nuevos empleados y directivos
• Recordarse a sí mismo que debe solicitar una identificación de empresa
• Presentar a los nuevos empleados a sus compañeros y pedirles que se reúnan con ellos.
• ..y mucho más

Intente también distribuir estas acciones si puede.

La satisfacción de los empleados con el proceso de incorporación digital se dispara cuando se ejecuta en pequeñas partes.

Función clara = rendimiento

Puede orientar a los nuevos empleados mucho más rápido aclarando sus funciones al principio del proceso de incorporación digital.

Recomendamos proporcionar a los nuevos empleados una guía completa y detallada en la que se describan sus funciones. Esto ayuda a disipar cualquier incertidumbre en torno a lo que los nuevos empleados deben hacer por la empresa. También debería recomendar una lista de acciones que los empleados pueden llevar a cabo para tener éxito en el puesto, junto con las expectativas para los primeros 30, 60 o 90 días.

3. The buddy system

La experiencia digital de incorporación de los empleados se vuelve infinitamente más humana cuando los recién contratados cuentan con un empleado actual que les ayuda a integrarse en el nuevo entorno de trabajo.

También conocido como el sistema de compañeros, esta relación mentor-aprendiz puede ayudar a responder cualquier pregunta relacionada con la cultura de la empresa, el equilibrio entre la vida laboral y personal y las funciones dentro de la empresa.

El sistema de compañeros también funciona. La Harvard Business Review descubrió que los compañeros de incorporación ayudaron a aumentar la satisfacción de los nuevos empleados en un 36% después de los primeros 90 días en el trabajo. Es más, los compañeros que se reunían con los recién contratados asignados al menos ocho veces en esos primeros 90 días ayudaban a aumentar la productividad de los recién contratados en un 96%.

La clave es que el sistema de compañeros funciona mejor cuando se da tiempo a que la relación mentor-alumno se desarrolle orgánicamente. Anima a los mentores a programar visitas periódicas, a hacer preguntas orientativas y a enviar recordatorios automáticos de formación a los nuevos empleados. Juntas, estas acciones crean una inestimable sensación de camaradería a través de la pantalla del ordenador.

4. Have fun with it

Una buena dosis de diversión hace que cualquier experiencia de incorporación de empleados digitales sea inolvidable. Entre el aprendizaje interactivo y los eventos de cohortes virtuales fuera del horario laboral, hay muchas formas de dinamizar la experiencia de incorporación de empleados digitales y garantizar que los nuevos empleados reciban la ayuda y la información que necesitan.

Seamos realistas: la capacidad de atención es cada vez menor.

Aquí es donde el aprendizaje interactivo puede ayudar a que los nuevos empleados vuelvan a participar en un entorno de aprendizaje a distancia; los cuestionarios, los ejercicios de simulación y los debates en directo pueden romper la monotonía de las presentaciones de formación. También pueden garantizar que los nuevos empleados asimilen y apliquen correctamente la nueva información.

Las sesiones de cohortes virtuales fuera del horario de trabajo también pueden fomentar la sensación de community entre los nuevos empleados, especialmente si son informales. Ya se trate de una sesión rápida para romper el hielo por la mañana antes de empezar la formación o de una happy hour el viernes por la tarde, las posibilidades de forjar auténticas conexiones humanas en un entorno de trabajo remoto son infinitas.

🎉 Estas son 17 formas de hacer divertido el onboarding de los nuevos contratados

5. Get feedback

Además de dominar la fase previa a la incorporación, la recogida de opiniones de los nuevos empleados y de los directivos a lo largo del proceso de incorporación digital es crucial para el éxito.

No sólo podrá recopilar datos sobre lo que está haciendo bien, sino que la información que reciba le ayudará a abordar las áreas que necesitan mejoras.

Administre encuestas automatizadas al principio y al final de cada fase para calibrar las expectativas y experiencias de todos los implicados en el proceso. Otra sugerencia es programar reuniones semanales con los directores y los mentores del sistema de compañeros para supervisar el progreso de las nuevas contrataciones. Independientemente de cómo decida recopilar estos datos, hágalo continuamente a lo largo del proceso digital de incorporación de empleados.

✅ A checklist for digitizing employee onboarding

Ha decidido dar el salto y digitalizar el proceso de incorporación de sus empleados. ¿Y ahora qué?

Haga balance de su actual proceso de incorporación de empleados y vea qué puede integrar en la versión digital. Si tienes problemas para imaginar todo lo que tendrás que incluir, utiliza nuestra práctica lista de verificación de incorporación de empleados para comprender mejor qué tareas puedes digitalizar.

Recuerde que "digitalizar" no significa necesariamente "automatizar". Aunque algunas tareas del proceso digital de incorporación de empleados pueden automatizarse -pensemos en recordatorios, programación y encuestas de opinión-, las personas reales deben ejecutar tareas más colaborativas.

Obtenga la lista de comprobación completa aquí:

Al automatizar tareas específicas, también dispondrá de más tiempo y energía mental para dedicar a las personas que más importan en todo esto: los nuevos empleados.

🚀 Case study: Scaling onboarding while growing from 33 to 140 employees

En una empresa totalmente remota, la incorporación es uno de LOS principales retos para los equipos de personal.

El equipo de People Experience de Storyblok superó este reto en una época en la que una incorporación eficaz lo era todo.

Key facts

• ⭐️ 9/10 valoración media de los recién llegados
• ⏱ ... ahorrando más de 68 horas (>2.448€) cada mes en trabajo repetitivo
• 💻 Una experiencia general de incorporación remota coherente y atractiva

Lo hicieron digitalizando

1. Preembarque
2. Incorporación a la empresa
3. Incorporación por funciones

Obtenga un desglose detallado de cómo lo hicieron aquí:

➡️ Storyblok saves 15+ hours every week while taking their remote onboarding experience to the next level.

➡️ Digital employee onboarding software: Everything you need to succeed

La buena noticia es que existe un software de onboarding digital para ayudarte con todo esto. Sin embargo, la mejor noticia es que ofrecemos este software en Zavvy. El software de incorporación de empleados de Zavvy te hace la vida más fácil proporcionándote ayuda con cada fase de la experiencia de incorporación digital de empleados. Con nuestro software de incorporación digital, puedes:

• 🎉 Emociónate antes del primer día con preembarque guiado
• 📝 Crear un viaje de incorporación digital estructurado para las nuevas contrataciones
• ⚙️ Automatizar tareas específicas para agilizar la experiencia
• 📊 Recoge opiniones, haz un seguimiento de los progresos y comprueba si estás cumpliendo tus objetivos
• 💬 Integrar plataformas de comunicación con los empleados como Slack y Microsoft Teams.
• 👬 Foster authentic and organic human connections

En Zavvy, entendemos el valor que una experiencia de incorporación digital perfecta puede crear para los nuevos empleados. Por eso nos comprometemos a ayudar a las empresas a desarrollar sus procesos de incorporación digital con nuestro software. Al empoderarte, puedes empoderar a tus nuevos empleados y cultivar una fuerza de trabajo remota que haga que todos se sientan conectados, bienvenidos y entusiasmados por venir a trabajar cada día.

➡️ ¿Tiene curiosidad por saber cómo funciona? Obtenga más información sobre nuestro software de incorporación aquí.