La guía completa para las entrevistas de permanencia y la felicidad de los empleados

Un empleado feliz es un empleado productivo. Pero los negocios son ajetreados, y gestionar la felicidad de cada empleado puede parecer imposible a medida que las empresas crecen. 

La buena noticia es que no tiene que hacerlo solo. ¿Quién mejor para preguntar sobre la felicidad y satisfacción de los empleados que ellos mismos? 

Las entrevistas de permanencia son una estrategia eficaz de retención de empleados que va directamente a la fuente.

Este artículo lo hará: 

• Explore cómo realizar entrevistas de permanencia y cómo hacer un seguimiento.
• Ayudarle a comprender la importancia de las entrevistas de permanencia.
• Explique cómo las entrevistas de permanencia pueden mejorar la retención y el compromiso de los empleados.

🤝 ¿Qué es una entrevista de estancia?

Una entrevista de permanencia es una conversación proactiva que mantiene un empresario con un empleado actual para comprender los factores que hacen que el empleado siga trabajando en la organización e identificar posibles problemas que podrían provocar su marcha.

El objetivo de una entrevista de permanencia es medir la satisfacción, la implicación y el compromiso de los empleados, y recopilar información sobre cómo la organización puede mejorar su entorno de trabajo y retener el talento. Por tanto, podemos afirmar que las entrevistas de permanencia son una buena práctica para retener a los empleados.

El término entrevista de permanencia es un poco equívoco. Se podría pensar que el objetivo de la entrevista de permanencia es conseguir que alguien que está pensando en dejar la empresa se quede. Esto no es del todo inexacto.

Las entrevistas de permanencia deben realizarse de forma proactiva y estratégica para que pueda adelantarse a cualquier problema antes de que cause descontento.

Estas entrevistas son conversaciones abiertas y francas sobre las partes favoritas y menos favoritas de su trabajo. El objetivo es conocer su experienciay encontrar formas de mejorarla para esa persona y para elresto de laempresa.

Por ejemplo, realizar una entrevista de permanencia a cada empleado a los 90 días crea un sólido punto de partida para la experiencia de una persona en la empresa. 

¿Cómo se sienten después de su primer trimestre? 

¿Qué les gusta? 

¿Qué les disgusta? 

Este punto de partida marcará la pauta para el resto de su carrera en la empresa. 

👀 Puede, por ejemplo, darte información sobre los puntos fuertes y débiles de tu proceso de incorporación.

Las entrevistas de permanencia son similares a las encuestas de retención de empleados en varios aspectos, como la coincidencia de preguntas y el objetivo general. Si conoce esta táctica, las entrevistas de permanencia están a un paso.

¿Cuándo deben tener lugar las entrevistas de permanencia?

No hay una regla rígida. Incluir preguntas de la entrevista de permanencia durante las revisiones de rendimiento programadas regularmente no es una mala idea. Sin embargo, muchos prefieren mantener estas discusiones por separado para reducir el tiempo de reunión y mantener el tono deseado. 

Una buena regla general es una entrevista de estancia al año como mínimo. Esto suele hacerse en los aniversarios para simplificar y espaciarlas.

Sin embargo, debe estar preparado para lanzar entrevistas de permanencia en cualquier momento que le parezca prudente.

Por ejemplo, supongamos que se entera del descontento con determinados empleados. En ese caso, es mejor realizar una entrevista de permanencia cuanto antes.

Puede haber otros factores desencadenantes, como la reestructuración de la empresa, los cambios de procedimiento o los ascensos. El objetivo es mantener el pulso de la empresa para poder identificar y abordar los problemas antes de que se conviertan en tales. Puede que sea demasiado tarde si espera a que un empleado tenga un pie fuera de la empresa.

Además, una entrevista introductoria de permanencia es una buena idea para establecer una línea de base para los nuevos contratados. La entrevista de permanencia puede combinarse con la primera evaluación del rendimiento, que muchas empresas ya realizan a los 90 días. Esto también aporta nuevas opiniones sobre el funcionamiento de la empresa y nuevas ideas de mejora.

¿De qué se habla en una entrevista de permanencia?

Lo que trate exactamente en una entrevista de permanencia dependerá de su empresa, del sujeto y de su función actual. 

Debe personalizar esta entrevista para cada departamento, puesto y persona en lugar de hacer una lista de preguntas estereotipadas.

Sin embargo, algunos conceptos básicos son casi universales para las entrevistas de permanencia. Aquí tienes algunas preguntas que puedes incluir en casi todos los casos:

• ¿Qué le gusta de su trabajo?
• ¿Qué le disgusta de su trabajo?
• ¿Qué ha conseguido en su puesto?
• ¿Qué le gustaría conseguir? 
• ¿Qué le motiva?
• ¿Se siente reconocido y valorado?
• ¿Cómo puedo ayudarle a dar lo mejor de sí mismo?

Aunque hay muchas más preguntas que podría elegir para debatir en función de las características específicas del entrevistado, estas ideas cubren los pilares de unos buenos RR.HH. y de la capacitación de los empleados. 

Las respuestas a estas preguntas deberían proporcionarle los conocimientos necesarios para mantener contentos a sus empleados apoyándoles, reconociendo sus contribuciones y combatiendo los inconvenientes que afectan a su moral. 

¿Quién debe hacer la entrevista de estancia? 

Una vez más, esto dependerá de la estructura de su organización y de quién sea entrevistado. 

Una de las responsabilidades más esenciales de las operaciones de personal es garantizar que los empleados estén contentos y motivados. Por eso, los especialistas en operaciones de personal son una opción obvia.

Pero no todas las empresas disponen de un departamento de RRHH adecuado para realizar entrevistas de permanencia a todo el mundo. 

Los directivos son otra buena opción. Una importante responsabilidad de liderazgo es mantener contento a su equipo y saber cuándo no lo está.

Las entrevistas de permanencia revelan directamente lo que les gusta y lo que no les gusta a los empleados de su situación actual, lo que permite a los directivos introducir mejoras.

¿Quién debe someterse a una entrevista de estancia?

Las entrevistas de permanencia son una gran herramienta para estar al tanto del grado de satisfacción de sus trabajadores, por lo que son una buena idea para todos.

Aunque todo el mundo debería tener entrevistas de permanencia, no necesariamente las necesitan con la misma frecuencia. 

Una entrevista de referencia a los 90 días y la revisión anual de estas preguntas es un buen mínimo. Ayudará a impulsar el compromiso de los empleados y a dotar a los profesionales de operaciones de personal de los conocimientos necesarios. 

Los empleados que cambien de función o puesto deben recibir una entrevista de permanencia adicional. Del mismo modo, compruebe con más frecuencia que los empleados más valiosos están contentos.

Por último, pero no por ello menos importante, cualquier persona que usted prevea que se está sintiendo insatisfecha o que esté considerando la posibilidad de cambiar, debe ser objeto de una entrevista de permanencia para tratar de hacerle cambiar de opinión. 

💬 ¿Cómo se realiza una entrevista de permanencia?

Una conversación sobre la estancia tiene mucho en común con un registro de empleados. Muchas preguntas de la entrevista de permanencia son cosas que ya se hacen en otras reuniones. 

Pero la diferencia es que las entrevistas de permanencia se centran en la felicidad y la satisfacción laboral del empleado, no en su rendimiento. 

El objetivo de una entrevista de permanencia es asegurarse de que la persona está contenta en su puesto, para que no tenga motivos para marcharse. 

Un buen punto de partida es crear un entorno seguro y abierto para las conversaciones y garantizar la confidencialidad, algo que puede parecer obvio para cualquier profesional de RRHH. Aun así, es fundamental generar confianza en las entrevistas de permanencia para que los entrevistados hablen abiertamente de sus sentimientos positivos y negativos. 

Aunque puede resultar tentador programar las entrevistas anuales de estancia en el calendario con antelación, es mejor no fijar nada en piedra. 

💡 Consejo nº 1: Está bien que las conversaciones de permanencia se produzcan aproximadamente una vez al año, pero programarlas con mucha antelación te ata las manos si necesitas llevar a cabo una antes de tiempo debido a un cambio en el estado o condición de un empleado. 

Basta con solicitar la reunión con una o dos semanas de antelación y partir de ahí.

Durante la reunión, deberá abordar las cuestiones básicas enumeradas anteriormente y considerar las cuestiones pertinentes para esa persona en concreto. 

He aquí algunos ejemplos:

• He oído que te has mudado hace poco. ¿Te gusta tu nueva casa? ¿Ya te has instalado?
• Sé que la fecha del parto se acerca rápidamente. ¿Hay algo que debamos planificar?
• ¿Cómo van las cosas en el nuevo departamento? ¿Estás contento con la mudanza?
• Le están considerando para un ascenso, ¿le interesa?
• La transición a un nuevo puesto puede ser todo un reto. ¿Necesitas ayuda?
• Seré franco: se rumorea que ha presentado su candidatura en otras empresas. ¿Hay alguna razón en particular por la que quieras cambiar? ¿Hay algo que le haga querer quedarse?
• Estamos encantados con su rendimiento y queremos asegurarnos de que está satisfecho con su puesto. ¿Hay algo que podamos hacer para mejorar su situación?

💡 Consejo nº 2:Ser específico y honesto es la clave del éxito de las entrevistas de permanencia. 

Consejo nº 3:Las preguntas relevantes hacen saber al sujeto que te interesa su situación y que trabajas en su beneficio. 

Consejo nº 4:Haz saber a todos que el objetivo de la reunión es ayudarles a tener éxito y que todo lo que compartan será confidencial. 

💼 C onsejos para directivos que preparan entrevistas de permanencia

Empezar con las entrevistas de estancia requerirá cierta planificación y tacto. 

No querrá enviar un mensaje equivocado a sus trabajadores ni empezar a abrir latas de gusanos con las que no está preparado para lidiar. 

He aquí algunos consejos para directivos y expertos en recursos humanos que deseen realizar entrevistas de permanencia por primera vez.

Fijar expectativas

Ser invitado a un nuevo tipo de entrevista con RR.HH. puede asustar. Para evitar tensiones innecesarias y empezar con buen pie, informe a sus empleados sobre el nuevo proceso y su finalidad. 

Reflexionar sobre el papel 

Como supervisor, es importante ser consciente del papel que se desempeña y tener en cuenta cualquier sesgo o dinámica de poder que pueda influir en la conversación. Se trata de crear un entorno en el que los empleados se sientan seguros y cómodos compartiendo sus ideas. Las entrevistas de permanencia consisten en mantener conversaciones abiertas, sinceras y atractivas. 

Programar reuniones

Además de fijar las expectativas, programe con antelación el tiempo para las entrevistas de permanencia. Así se minimizan las interrupciones del flujo de trabajo habitual y los empleados tienen tiempo para pensar en los temas de debate. 

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Preparar las preguntas

Puede proporcionar algunas preguntas y temas de debate iniciales durante las fases de expectativas y programación. De este modo, los empleados vendrán preparados con ideas sobre las que hablar. 

Aparte de eso, prepara las preguntas que quieras discutir. 

Puede tener una lista de preguntas universales para que todos los empleados dispongan de datos comparables. Aun así, también deberías tener otras específicas para la situación particular de cada persona.

Preguntas de seguimiento

Prepárese con algunas preguntas de seguimiento, que animen a los empleados a compartir más y le ayuden a profundizar en sus puntos de vista. 

Si hace esas preguntas adicionales, podrá descubrir información valiosa, abordar las preocupaciones con eficacia y establecer vínculos más sólidos con la otra persona. 

Escuchar atentamente

Prepárate mentalmente para escuchar lo que tienen que decirte tus compañeros. Lo que aprendas de una entrevista de permanencia es importante. Aun así, también querrás que los entrevistados se sientan escuchados y valorados durante la reunión. También puedes plantearte tomar notas.

Sé sincero

También debes prepararte mentalmente para la franqueza. Las entrevistas solo funcionan si todo el mundo es sincero. 

Si no puede ir más allá de la superficialidad de la conversación cotidiana, no descubrirá nuevos problemas ni soluciones. Prepárate para decir verdades duras y haz saber al entrevistado que es un espacio seguro en el que puede hablar sin tapujos.  

Recopilar datos

Recopile datos sobre el empleado a partir de sus notas y de las respuestas a las preguntas planteadas. Hay que hacer un seguimiento de las respuestas cuantificables , como pedir al entrevistado que valore su satisfacción en una escala del 1 al 10. 

Después de unas cuantas entrevistas de permanencia, puede buscar tendencias para ver si su plantilla es más o menos feliz. 

Además, registre cualquier discusión digna de mención para futuras referencias (haga saber a los empleados que puede citarles para ayudarles a resolver problemas).

Urgencia

A partir de la información obtenida en las entrevistas, el siguiente paso es diseñar un plan para abordar los problemas más acuciantes. 

Por ejemplo, si un empleado ha repetido una queja de reuniones anteriores, intente abordarla antes de la próxima vez. Del mismo modo, si varios entrevistados se quejan de un tema similar, debes darle prioridad. 

El objetivo de las operaciones con personas es resolver los problemas planteados en las entrevistas de estancia de forma eficaz y sin prejuicios.

Plan de seguimiento

Decidir un procedimiento de seguimiento. 

¿Tendrá una reunión de seguimiento al cabo de un tiempo determinado? 

¿Revisiones por correo electrónico o por teléfono? ¿O debería esperar hasta la próxima entrevista de estancia? 

Tener un plan le ayudará a resolver los problemas a tiempo. 

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✅ ¿Qué debo hacer después de realizar una entrevista de estancia?

Las entrevistas de permanencia pueden llegar al fondo de la cuestión. Es importante escuchar y tomar notas para comprender perfectamente los problemas y poder encontrar una solución. Su objetivo es hacer sugerencias para mejorar la situación del sujeto basándose en la información que comparta, y luego actuar según un plan acordado.

Recoger opiniones después de la reunión siempre es una buena idea. Puedes aprender a mejorar tus entrevistas de permanencia y asegurarte de que los entrevistados tengan una experiencia positiva. 

Después de la reunión:

• Pon en práctica tus tácticas para resolver los problemas discutidos. Asegúrate de que el sujeto sepa que puede llevar tiempo poner en práctica las soluciones, pero que estarás en contacto con él.
• Haga un seguimiento después de haber trabajado en la solución para ver si las cosas mejoran. Si consigues resolver sus problemas, notable. Si no, utiliza los comentarios adicionales para ajustar tu estrategia y volver a intentarlo. 
• Programe seguimientos periódicos. No hace falta esperar a la próxima entrevista anual de permanencia o a una reunión oficial. A menudo basta con una rápida comprobación por correo electrónico o una llamada telefónica. Puede ser tan sencillo como: "Hola, quería ver cómo van las cosas. ¿Has tenido algún otro problema con X desde nuestra última charla?". La mayoría de las veces, tu apoyo para resolver un problema tendrá un impacto positivo. 

🤩 ¿Cómo pueden las entrevistas de permanencia mejorar la retención y el compromiso de los empleados ?

De los más de 500 participantes que contribuyeron a una encuesta realizada por Nonprofit HR, sólo el 28% realizó entrevistas de permanencia como táctica de retención. 

Las entrevistas de permanencia figuran entre las estrategias de retención menos populares, sólo por delante de los programas de fidelización y las primas remuneradas. 

¿Cómo es posible que las empresas tengan casi tanto miedo a una simple conversación como a perder dinero?

Sin embargo, el 72% de las organizaciones realizaron entrevistas de salida. 

Intentar utilizar las entrevistas de salida como estrategia de retención es como intentar coger el tren cuando ya ha salido de la estación. Para evitar la rotación en el futuro, es mejor realizar más entrevistas de permanencia y menos entrevistas de salida.

"Las entrevistas de permanencia no conducirán a resultados perfectos, pero sin duda mejorarán el compromiso y la retención en su empresa". Richard P. Finnegan, El poder de las entrevistas de permanencia para el compromiso y la retención.

Las entrevistas de permanencia son una valiosa herramienta para generar confianza y establecer una comunicación abierta entre los empleados y la dirección. 

Además, un análisis de Gallup de 2021 reveló que aproximadamente la mitad de los empleados buscaban un nuevo empleo en el momento álgido de la Gran Dimisión. 

🚨 Más de la mitad de los empleados que se marcharon afirmaron que su organización podría haber tomado medidas para evitar su marcha.

Hay pruebas abrumadoras de que hacer que los empleados se sientan escuchados y actuar en función de sus comentarios es vital para mantenerlos contentos. 

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