Ventajas de una correcta incorporación de los empleados

Tras el proceso de entrevistas y la firma de la carta de oferta por parte de la nueva persona contratada, es posible que piense que su trabajo ya está hecho. Lo que queda es rellenar todo el papeleo, entregar recursos documentados y tener a alguien listo para el puesto... ¿verdad?

Bueno, eso nunca es así.

Tras conseguir la firma, comienza uno de los procesos de personal más importantes dentro de su organización. El proceso de incorporación. En el que no sólo terminas de rellenar el temido papeleo, sino que te aseguras de que la introducción de tu nuevo empleado en la organización sea fluida y lo preparas para el éxito.

Y la rentabilidad de hacerlo es bastante significativa.

Esta entrada del blog, respaldada con datos y pruebas de los beneficios de la incorporación, le hará reconsiderar algunos de sus procesos.

🚀 ¿Qué es el onboarding?

Un proceso de incorporación de empleados es una serie de pasos en los que se introduce a un nuevo empleado en la cultura, las políticas, los productos o cualquier conocimiento necesario de una organización para tener éxito. Este proceso ofrece a los nuevos empleados un camino claro hacia lo que tienen que conseguir en sus primeros meses.

El proceso de incorporación suele durar 3 meses. Pero puede ir de 6 meses a un año dependiendo del puesto, el sector o la empresa.

🎁 7 Beneficios de un buen proceso de onboarding

1. Mayor retención de empleados

Alrededor del 75% de los reclutadores afirman que han visto a un candidato cambiar de opinión después de firmar su carta de oferta. Y la razón es más probable que se deba a una hoja de ruta mal diseñada para la incorporación que deja una mala primera impresión en los nuevos empleados.   

Por otro lado, si el proceso de incorporación tiene un marco claro y los pasos introducen al nuevo empleado desde los conocimientos generales a los específicos, se sentirá más comprometido. Un proceso de incorporación debe adaptarse para aclimatar a los empleados a la nueva organización y generar confianza desde el principio.

Además, una encuesta realizada a más de 50.000 empleados reveló que los empleados comprometidos tienen 5 veces menos probabilidades de abandonar su empresa que los que no lo están. Y cerca del 87 % de los empleados comprometidos afirman que se quedarán.

2. 2. Aumento de la productividad

Ni siquiera los expertos en su campo están seguros de lo que tienen que hacer el primer día. Cada persona tiene su propia manera de hacer las cosas. Así que no puede esperar que un empleado nuevo haga un trabajo de la misma manera que uno de sus empleados veteranos. Puede que utilicen métodos diferentes que no se ajusten a sus directrices.

Dejar que los empleados aprendan sobre la marcha no va a funcionar, y por eso uno de los beneficios de un proceso de incorporación adecuado es la productividad.

Los recién contratados con programas de formación más largos adquieren competencia en su función cuatro meses antes que los que tienen programas más cortos.

3. Atracción de los mejores talentos

Según un estudio de Glassdoor, el 84% de los solicitantes de empleo afirman que la reputación de una empresa, como empleador, es importante. Los mejores candidatos quieren estar en las mejores empresas, que, a cambio, ofrecen la mejor trayectoria profesional y la mejor formación.

Si el primer paso para presentar su empresa a los nuevos empleados es un proceso de incorporación desorganizado y mal diseñado, los índices de rotación aumentan.

Los nuevos empleados que han tenido una experiencia de incorporación negativa tienen el doble de probabilidades de buscar otra oportunidad. Y como resultado, obtienes malas críticas en sitios de empleo como Glassdoor, Indeed y Lensa. No es lo ideal para tu imagen de empresa.

4. 4. Reducción del estrés

Si no dispone de un proceso de incorporación adecuado, cuando los nuevos empleados no sepan qué hacer, buscarán a sus jefes o compañeros de trabajo para hacerles preguntas sobre los procesos. Procesos que deberían haberse enseñado durante el proceso de incorporación.

Y no es de extrañar que los jefes y compañeros ya tengan su propia carga de trabajo y no tengan tiempo de enseñar a los recién contratados los procedimientos generales.

Se ha llegado al punto de que el 40% de los recién contratados afirman que obtener una respuesta de RR.HH. sobre sus preguntas lleva demasiado tiempo.

5. Cultura de empresa conectada

Otra ventaja de un proceso de incorporación adecuado es que los empleados conocen los valores y la cultura de la empresa. Al dejar esto claro desde el principio, estableces normas sobre cómo se hacen las cosas y ofreces a tus empleados una mejor experiencia.

Si una de las filosofías de su empresa es "la calidad por encima del tiempo", sabrá que los empleados se centrarán en entregar un trabajo de alta calidad sin importarles el tiempo que lleve. Y lo mismo ocurre si no toleras el incumplimiento de los plazos.

6. Retención de conocimientos

Si envías todos los documentos de los procedimientos a tu nuevo empleado, esperas que los lea una vez y al día siguiente esté listo para aplicar todo eso, te vas a llevar una sorpresa.

El aprendizaje es un proceso en el que la lectura sólo es eficaz en un 5%, mientras que la práctica permite retener el 75% de los conocimientos.

Por eso funcionan mejor los procesos de incorporación largos y adecuados. Dan a sus empleados la oportunidad de aprender, cometer errores y perfeccionar lo aprendido. También evita que seas esa organización que envía un montón de papeleo o procesos y luego no sigue sus propias directrices.

‍7. Comprensión de los procedimientos y objetivos de la organización

Si los empleados no están debidamente formados en los procedimientos organizativos, no sabrán a quién preguntar o dónde acudir para obtener respuestas a sus preguntas en un proceso que puede parecer sencillo para los empleados más acostumbrados.

Y si los empleados no saben cómo influye su trabajo en los objetivos de la organización, no tendrán un fuerte sentido del propósito. 

Los estudios han demostrado que los empleados tienen un 54% más de probabilidades de estar motivados por un firme propósito de dar lo mejor de sí mismos en el trabajo.

Con un proceso de incorporación adecuado, sus empleados pueden aprender todos los objetivos y procedimientos de su organización. Esto también le beneficia a usted, ya que aumenta su productividad y la moral de sus empleados.

⚙️ 5 Ventajas de utilizar un software de onboarding para nuevas contrataciones

Contar con un buen proceso de incorporación aporta muchas ventajas. Pero una forma de hacerlo más eficaz es utilizar un software de incorporación para automatizar (partes de) el proceso de incorporación, de modo que no requiera tantas acciones repetitivas.

1. Ahorra trabajo manual

Hacer bien la incorporación significa ocuparse de muchas cosas a la vez. Para cada nuevo empleado.

Algunos ejemplos:

• Introducir a los nuevos empleados en todas las herramientas,...
• Asignación y seguimiento de tareas para informáticos, colegas, directivos,...
• Introducir a los nuevos empleados en el cumplimiento de las normas y hacer un seguimiento de su finalización.
• Programación de eventos como orientación, presentación de fundadores,...
• Poner al día a los empleados sobre las mejores prácticas
• y mucho, mucho, (mucho) más

Nuestros amigos de Storyblok han reducido el tiempo de incorporación manual de más de 15 horas semanales a 30 minutos. Esto supone un ahorro de 2 448 € al mes.

"Lo que más me sorprendió fue que se puede automatizar tanto sin sacrificar la experiencia. Estamos enviando a la gente tareas rastreables, contenidos atractivos, recordatorios divertidos a través de Slack, y conectándolos con sus compañeros de incorporación. Todo con un solo clic". Markus Schwarz, Director de Experiencia de Personas en Storyblok.

En lugar de introducir manualmente a todos los nuevos empleados en los procesos de la empresa cada semana y repetir las mismas cosas una y otra vez, el principal "trabajo" que hacen ahora es una charla informal de 30 minutos con todos.

Todo lo demás ocurre a golpe de clic.

➡️ Para un desglose detallado de cómo lo consiguieron, lea el estudio de caso completo aquí.

2. Los empleados tienen una experiencia coherente

Sus nuevos empleados no tendrán que revisar todos sus correos electrónicos en busca de la siguiente tarea. Otra ventaja del software de incorporación es que, al utilizar una interfaz fácil de usar, la estructura del proceso de incorporación queda más clara y es más fácil volver a ella.

Tras el estudio de caso de Alasco, la experiencia general de los empleados mejoró, y los nuevos contratados dieron una puntuación de 4,7/5 al nuevo proceso de incorporación. Lo que más valoraron los recién contratados fue:

• La estructura clara del programa informático mediante un portal del candidato
• Gran variedad de formatos atractivos (con herramientas como Loom, Google Drive, Slack y Youtube)
• Progreso visible, ya que hay un pequeño "índice" con cada viaje asignado.

Todo ello contribuyó a que las nuevas contrataciones tuvieran una experiencia fácil y divertida durante el proceso de incorporación.

3. Recursos útiles adaptados a la función

Un proceso de incorporación suele consistir en un marco general de tareas y documentación que hay que completar. Esto significa que es el mismo para todos los puestos. Sin embargo, con el software de incorporación, tienes la ventaja de realizar un proceso más personalizado.

Y a los empleados se les asignan automáticamente los trayectos correctos según su función.

Algunas funciones requieren mucha más información, mientras que otras necesitan lo esencial para empezar rápidamente. Contar con una jornada adaptada a las funciones de tus empleados puede impulsar su productividad y ayudarte a ahorrar tiempo. 

Y las cosas que puede necesitar en su función pueden ser muy diferentes:

• Los desarrolladores pueden necesitar pequeños ejercicios de codificación;
• Los jefes deventas pueden necesitar juegos de rol y observación del trabajo;
• Los profesionales del marketing deben centrarse más en las directrices de la marca;
• etc.

En ventas, el ROI es especialmente fácil de calcular: Cuanto antes sean productivas las personas, antes generarán ingresos reales para la empresa.

En el ejemplo anterior de Alasco, el equipo redujo a la mitad el tiempo de productividad.

4. Facilitar la incorporación de trabajadores remotos

La pandemia marcó nuevas pautas sobre cómo prefiere trabajar la gente ahora. Por eso Storyblok creció como empresa totalmente remota, pero a pesar de ello se comprometieron a crear conexiones humanas y a ser realmente acogedores con los nuevos empleados remotos.

Estructuraron un proceso con interacción humana asegurándose:

• Los nuevos empleados conocerían al fundador y a otros miembros del equipo
• Los contratados se sentirían bienvenidos con charlas de café e incluso compañeros de incorporación.
• Y que los empleados se sientan incluidos en una charla de 30 minutos con su responsable de incorporación. 

El resultado fue que los nuevos empleados dieron a Zavvy una puntuación de 9/10 como software de incorporación y críticas positivas.

5. Seguimiento de la realización de tareas

En lugar de comprobar directamente con cada nuevo empleado si ya ha completado su papeleo o las tareas asignadas, lo que lleva mucho tiempo. Puedes acceder a la cuenta de tu gestor en cualquier software de incorporación y comprobar si la tarea se ha marcado como completa.

Además, el software de incorporación hace que la experiencia sea fluida y coherente, ya que se guarda el progreso del nuevo empleado. Y gracias a ello, los empleados pueden volver a sus cuentas siempre que quieran y empezar donde lo dejaron.

👀 ¿Cómo es un buen proceso de incorporación?

Un buen proceso de incorporación comienza con el plan de 30-60-90 días, que se llama así porque la regla general es que la incorporación de un empleado debe durar un mínimo de tres meses (90 días). Y tiene tres fases por las que pasaremos.

Etapa 1: Los primeros 30 días

Esta etapa consiste en aprender la cultura y los procedimientos de la organización y sus productos. Se caracteriza por:

• Presentación con los miembros del equipo y el director
• Repasar el software y las otras herramientas que utilizará el candidato.
• Asignación de un compañero de incorporación
• Fijar objetivos y expectativas para los primeros 30 días
• Obtenga información cada semana

El objetivo es aclimatar al nuevo empleado y que se sienta más comprometido con la empresa. Esto también ayuda a la retención, ya que ven que te tomas tu tiempo para enseñarles la empresa y no te apresuras a dejar que aprendan sobre la marcha.

Fase 2: 60 días

Aquí es donde tiene lugar la formación. Ahora que el empleado está más acostumbrado a sus herramientas y compañeros de trabajo, es el momento de asignarle proyectos más elaborados. Los empleados serán más independientes en sus entregas, pero seguirán trabajando con empleados más veteranos en proyectos de colaboración.

Esto es lo que puede esperar de la etapa de formación son:

• Comprobación de los objetivos fijados para los primeros 30 días
• Fijar los objetivos para los primeros 60 días
• Asignación de tareas de mayor envergadura (más responsabilidad)
• Asistir y participar en las reuniones del proyecto
• Recibir comentarios cada semana

Lo que quieres en la fase de formación es controlar si tu nuevo empleado puede manejar las nuevas responsabilidades que se le asignan. Aquí es también donde compruebas si necesitarán más tiempo para acostumbrarse a algunos de tus procesos. O si necesita reforzar los conocimientos de la empresa o rellenar algunas lagunas.

Fase 3: 90 días

En esta última etapa, dará a sus nuevos empleados más trabajo independiente y poca orientación.

Este es el aspecto del último mes:  

• Control de los objetivos fijados para los primeros 60 días
• Establecer objetivos para los primeros 90 días
• Asignación de proyectos completos (los empleados tendrán plena responsabilidad del resultado)
• Para que los nuevos empleados propongan soluciones
• Obtenga información sobre los detalles que deben abordarse
• Comprobación de los objetivos fijados para los primeros 90 días

El punto culminante de esta etapa es comprobar si el nuevo empleado está preparado para ser totalmente autónomo. Le preparas para el éxito notificándole los objetivos para los próximos seis meses.

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