Automatización de la contratación de RRHH 101

A medida que crece el trabajo a distancia y se amplía la reserva de talentos para cualquier puesto de trabajo, la carga que soportan los responsables de contratación se hace más pesada con cada nuevo puesto que se abre.

La automatización de la contratación le mantiene en el buen camino sin importar con cuántos candidatos esté hablando. Con las herramientas de automatización de la contratación de RR. HH. adecuadas, puedes controlar a los candidatos durante todo el proceso de contratación.

En esta guía, le explicaremos los conceptos básicos de la automatización de la selección de personal, así como sus ventajas para los seleccionadores, los candidatos y toda la organización. A continuación, nos adentraremos en lo que la automatización de la contratación de RRHH puede hacer por usted.

⚙️ ¿Qué es la automatización de la contratación?

La automatización de la contratación aplica la tecnología al proceso de contratación para ayudarle a realizar contrataciones más rápidas y mejores.

Las herramientas de automatización de la contratación combinan las funciones más potentes de su sistema de seguimiento de candidatos (ATS) con las de un gestor de relaciones con los clientes (CRM), e incluso con inteligencia artificial. Puedes hacer un seguimiento de los solicitantes, publicar ofertas de empleo e incluso preseleccionar candidatos.

La automatización de la contratación de RR.HH. ofrece a los equipos de People Ops y a los responsables de contratación un mejor conocimiento de su base de candidatos. Al conectar a todas las partes implicadas en el proceso de contratación, la información se comparte con mayor rapidez, lo que se traduce en contrataciones más rápidas. 

Aunque la automatización de la contratación puede hacer mucho, no sustituye a la contratación humana. Más bien, la automatización de la contratación mejora y amplifica el trabajo de su equipo de contratación. 

📝 8 formas de utilizar la automatización del reclutamiento en la contratación

La automatización de la contratación puede adoptar muchas formas a través de diversas herramientas. Los sistemas de seguimiento de candidatos o los CRM de contratación pueden incluir funciones de automatización y/o contratación. También puede invertir en plataformas de contratación especializadas para controlar el proceso de contratación de principio a fin.

Estas son algunas de las muchas tareas de contratación que puede automatizar para ahorrar tiempo y realizar mejores contrataciones. 

1. Publicar anuncios de empleo

Cuando publica anuncios de empleo manualmente, está limitando su alcance a los portales de empleo en los que ha decidido publicar un puesto. Para un solo reclutador, simplemente no tiene sentido pasar un día entero publicando un solo puesto en docenas de bolsas de trabajo diferentes. 

Las plataformas de anuncios de empleo como Appcast o Wonderkind automatizan la colocación y la publicidad de todos sus puestos vacantes. 

Creará un anuncio y establecerá parámetros y presupuestos para seleccionar a los candidatos. A continuación, la plataforma coloca automáticamente los anuncios de empleo donde se encuentran los candidatos más cualificados para sus requisitos.

2. Preseleccionar currículos y solicitudes

Con la IA y la tecnología de automatización, puede realizar una selección inteligente de currículos en cuanto los candidatos envíen sus solicitudes. Su ATS puede tener algunas funciones básicas de filtrado de currículos, o puede invertir en una herramienta de filtrado de currículos más exhaustiva. 

Los filtros de currículos como Freshteam analizan el texto de los currículos para que usted pueda filtrarlo y buscarlo. Los filtros automáticos de currículos permiten establecer reglas para clasificar a los candidatos en función del puesto.

Algunas herramientas de selección de candidatos como Ideal utilizan los comentarios de los reclutadores para refinar el algoritmo de selección. Con comentarios detallados, la plataforma de selección se vuelve más inteligente y las contrataciones son aún más rápidas.

La selección de candidatos con software de automatización de la contratación suele dar como resultado pistas más rápidas y precisas para sus puestos vacantes, pero no se salte el toque humano: el 19% de los empleadores afirmaron que los seleccionadores de currículos excluían a algunos candidatos cualificados.

3. Responder a preguntas habituales sobre empleo

¿Recibe las mismas cinco preguntas sobre cada oferta de empleo que publica? Muchos reclutadores pasan horas respondiendo correos electrónicos repetitivos cuando una simple automatización puede ahorrarles mucho tiempo. 

Aquí entran en juego los chatbots. De la misma manera que un chatbot de atención al cliente puede responder a preguntas sobre precios, políticas de devolución y características de los productos, un chatbot de contratación puede hablar de rangos salariales, requisitos de solicitud y mucho más.

Analice sus datos de contratación anteriores para ver qué preguntas recibe con más frecuencia. A continuación, configure su chatbot con estas respuestas. Revise y perfeccione el chatbot con regularidad para asegurarse de que sigue satisfaciendo las necesidades de los candidatos. 

Los chatbots tampoco tienen por qué terminar con la contratación. Considere la posibilidad de desarrollar un chatbot de incorporación para guiar a los nuevos empleados durante sus primeros días en la empresa. Con Zavvy, incluso puedes crear mensajes automatizados enviados a través de Slack para llevar la incorporación a tus empleados más recientes.

4. Seguimiento de los solicitantes

Una de las funciones más útiles de la automatización de la contratación es el seguimiento de los candidatos. Es posible que ya disponga de un sistema de seguimiento de candidatos, ya que saber en qué punto del proceso de contratación se encuentran los candidatos es fundamental para el éxito de la contratación.

La automatización de la contratación de RR.HH. mejora su ATS de diferentes maneras. Cuando los candidatos completan una acción, como enviar un currículum o concertar una entrevista, puedes moverlos automáticamente a una nueva etapa. 

El seguimiento de candidatos también le ayuda a revisar candidatos anteriores para nuevos puestos que puedan encajar mejor. Estas plataformas utilizan herramientas de selección y emparejamiento basadas en inteligencia artificial para obtener candidatos de su reserva de talento existente. Como ya están en tu ecosistema de contratación, encontrar candidatos cualificados de esta forma puede acelerar aún más la contratación. 

5. Búsqueda de candidatos en las redes sociales

Con la previsión de que LinkedIn supere los mil millones de usuarios en 2025, no es de extrañar que seas el primero en buscar candidatos para una nueva vacante. Pero también hay muchos candidatos en otras redes sociales. 

Las herramientas de reclutamiento social le ayudan a encontrar candidatos a partir de sus perfiles públicos. Puedes agregar estos datos para identificar posibles candidatos para tus puestos vacantes.

También puedes automatizar tus publicaciones en redes sociales para la contratación con una herramienta como Hubspot o Hootsuite. La coherencia y la profesionalidad contribuyen en gran medida a construir la reputación de tu marca en las redes sociales, y la automatización de las redes sociales te ayuda a construirla.  

6. Evaluar las competencias de los empleados

Las plataformas de empleo como Indeed y LinkedIn ofrecen evaluaciones de competencias integradas que puedes asignar automáticamente a los candidatos que hayan enviado una solicitud. 

Los candidatos pueden someterse a pruebas de aptitudes de forma proactiva, o puede pedirles que completen las evaluaciones pertinentes cuando presenten su candidatura. Todo lo que tiene que hacer es conectar las pruebas adecuadas con los puestos adecuados. 

Algunos softwares de automatización del reclutamiento ofrecen herramientas o integraciones para crear tus propias evaluaciones basadas en tu matriz de habilidades para el rol o departamento. Puedes crear tu prueba en un creador de formularios y enviarla automáticamente a los candidatos por correo electrónico. 

7. Programar las entrevistas

¿Alguna vez te has visto atrapado en un interminable tira y afloja con un candidato, tratando de encontrar un momento en el que ambos estéis libres? 

La automatización de la contratación puede cambiar esto para siempre. 

Al programar automáticamente las entrevistas, usted y el candidato pueden coincidir casi inmediatamente en la hora.

Enviarás tu disponibilidad a través de una herramienta de programación como Calendly (que también es la que utilizamos nosotros), y lo único que tiene que hacer el candidato es elegir una hora que le venga bien. 

Las herramientas de programación automática suelen conectarse a varios calendarios y se actualizan en tiempo real (o casi). Además, nunca más tendrás que preocuparte por las zonas horarias a la hora de programar entrevistas internacionales. 

8. Empiece a preparar a su nuevo empleado

El preboarding comienza en el momento en que un candidato acepta la oferta de trabajo. En ese momento, puedes pasar a tu nuevo empleado de tu software de automatización de la contratación a un software de preboarding como Zavvy.

La transición de candidato a empleado es fundamental para la experiencia del nuevo empleado. Automatizando el preboarding y el onboarding, puede ofrecer el mismo calibre de experiencia que durante la contratación. Aumentará la satisfacción de los empleados y la retención en toda la organización. 

🎁 Las ventajas de la automatización de la contratación de RRHH

La automatización del proceso de contratación beneficia a todos: a los responsables de la contratación, a los candidatos y a la empresa en su conjunto. 

En general, la automatización de la contratación de RR.HH. ayuda a que la contratación sea más rápida y produzca mejores resultados. También proporciona una mejor experiencia para todos los implicados.

Veamos más de cerca las ventajas de la automatización de la contratación. 

Para los reclutadores

Los reclutadores son los que más pueden ganar con el software de automatización. Con las herramientas de automatización de la contratación adecuadas, pueden ahorrar tiempo amplificando sus esfuerzos en todos los canales de contratación. 

El software de automatización de la contratación ayuda a los profesionales de RR.HH. a contratar personal: 

• Mejora de la eficiencia: el 85% de los empleadores que utilizan la automatización en la contratación informaron de un ahorro de tiempo y un aumento de la eficiencia de su equipo de operaciones de personal.
  

• Amplificar los esfuerzos: Un poco da para mucho en la automatización de la contratación. Cuando se configura, los reclutadores obtienen mejores resultados por la misma cantidad de trabajo.
  

• Eliminación de información innecesaria: La automatización ayuda a los reclutadores a encontrar la información más importante para la contratación de forma rápida y sencilla, ya sea una habilidad específica o su información de contacto actualizada.
  

La automatización no sustituye a los reclutadores. Más bien es una forma de mejorar el trabajo que ya están haciendo. 

Para los candidatos

Los candidatos también se benefician de la automatización de la contratación. Con un proceso de contratación más rápido y fluido, los candidatos se llevan una excelente primera impresión de su empresa, lo que le ayuda a atraer a los mejores talentos. 

La automatización de la contratación puede ofrecer a los candidatos: 

• Una mejor experiencia general de contratación
• Una decisión más rápida sobre su solicitud
• Respuestas rápidas a sus preguntas 
• Reducción de los prejuicios en la contratación
  

Gran parte de la experiencia del candidato con la automatización de la contratación depende de cómo se configure el proceso de contratación en el software. Un proceso de contratación totalmente automatizado y cuidadosamente supervisado por el equipo de People Ops será probablemente una mejor experiencia que la automatización de partes y piezas. 

Para la empresa

Las ventajas de la automatización de la contratación se extienden a toda la empresa, no sólo a quienes participan en la contratación. Es un efecto acumulativo que beneficia a su empresa a largo plazo. 

He aquí cómo la automatización de la contratación puede beneficiar a toda su organización: 

• Tiempo de contratación más rápido: La automatización hace que los puestos se cubran más rápidamente, dejando a su organización con menos lagunas de productividad. Cuando se amplía la automatización a la preinclusión y la incorporación de nuevos empleados, también se acelera el tiempo de productividad.
  

• Contrataciones de mayor calidad: Con todas las herramientas de automatización a su disposición, puede buscar candidatos más experimentados y demandados en un área tan amplia como desee. Al contratar a los mejores talentos, invierte en el éxito a largo plazo de su organización.
  

• Reducción de sesgos: Algunas plataformas de automatización de la contratación ofrecen herramientas para reducir los prejuicios, como la anonimización de las candidaturas para centrarse en las solicitudes del candidato y no en sus datos personales. De esta forma, te aseguras de que te estás centrando en las habilidades, no en prejuicios inconscientes.
  

Hay que tener en cuenta que la automatización de la contratación sigue requiriendo una mirada humana para detectar errores. A algunos empresarios les sigue preocupando que la automatización de la contratación excluya a candidatos cualificados o no reduzca adecuadamente los prejuicios. Revise periódicamente su automatización de la contratación para evitar estos problemas. 

⏰ ¿Cuándo debe adquirir un software de automatización de la contratación de RRHH?

El software de automatización de la contratación es una gran inversión para cualquier organización que desee ampliar su equipo ahora o en el futuro. 

Si se está preparando para un crecimiento significativo, puede sentar unas bases sólidas para la contratación a través de su herramienta de automatización. Si ya se encuentra en un periodo de crecimiento, la automatización de la contratación puede aliviar las cargas de un proceso de contratación de gran volumen. 

Una gran cantidad de software de automatización de la contratación ofrece las capacidades anteriores como funciones nativas o integraciones adicionales. Si estás utilizando una pila completa de herramientas de automatización de RRHH y contratación, es hora de reunirlas en una única plataforma. 

📈 Automatiza más allá de la contratación con Zavvy

Las ventajas de la automatización no terminan con la contratación. Puede ampliar la automatización a la incorporación, la formación y el desarrollo de los nuevos empleados durante su permanencia en la organización. 

Con Zavvy, puede automatizarlo todo, desde la incorporación previa hasta el establecimiento de objetivos a 90 días y el control de las revisiones anuales. Los nuevos empleados se conectan con sus compañeros de incorporación y su supervisor para completar las primeras tareas, mientras que el departamento de operaciones de personal obtiene una visión de alto nivel de la incorporación de toda la organización. 

➡️ Pruebe hoy mismo el software de preembarque de Zavvy.