Πώς να εφαρμόσετε με επιτυχία ευέλικτες ρυθμίσεις εργασίας στην εταιρεία σας

Οι ευέλικτες ρυθμίσεις εργασίας δεν αποτελούν πλέον προνόμιο. Είναι αναγκαιότητα. 

Από την έναρξη της πανδημίας COVID-19, τα μοντέλα απομακρυσμένης και υβριδικής εργασίας έχουν γίνει το νέο φυσιολογικό σε πολλές εταιρείες. Με αυξανόμενη έμφαση στην ικανοποίηση των εργαζομένων, η ευέλικτη διευθέτηση της εργασίας αποτελεί πλέον προτεραιότητα για μια επιχείρηση - είτε πρόκειται για μια νεοσύστατη επιχείρηση είτε για μια πολυεθνική εταιρεία.

Πώς μπορούμε όμως να διασφαλίσουμε ότι η ευελιξία δεν θέτει σε κίνδυνο την παραγωγικότητα ή τη συνοχή της ομάδας; Εξάλλου, η επιτυχής μετάβαση σε ευέλικτες ρυθμίσεις εργασίας απαιτεί διαρθρωτικές αλλαγές και αλλαγή νοοτροπίας.

Αυτό το άρθρο θα:

• Εξερευνήστε τη διαδικασία βήμα προς βήμα για την επιτυχή εφαρμογή ευέλικτων ρυθμίσεων εργασίας στην εταιρεία σας.
• Να σας βοηθήσει να κατανοήσετε τη δυναμική και τα οφέλη της ευέλικτης εργασίας.
• Εξηγήστε γιατί μπορείτε να δημιουργήσετε ένα προσαρμοστικό και υψηλής απόδοσης εργατικό δυναμικό υιοθετώντας τις σωστές στρατηγικές. 

🔨 Πώς να εφαρμόσετε με επιτυχία ευέλικτες ρυθμίσεις εργασίας στην εταιρεία σας σε 7 βήματα

Τώρα που γνωρίζετε τα πλεονεκτήματα των ευέλικτων ρυθμίσεων εργασίας, ας δούμε πώς μπορείτε να τις ενσωματώσετε στην εταιρεία σας. 

Καθορίστε τις καλύτερες ευέλικτες ρυθμίσεις εργασίας για την εταιρεία σας

Υπάρχουν διάφορα μοντέλα ευέλικτων ρυθμίσεων εργασίας, όπως:

• Απομακρυσμένη εργασία: Επιτρέποντας στους εργαζόμενους να εργάζονται από όπου θέλουν.
• Διαμοιρασμός θέσεων εργασίας: Να εκτελούν περισσότερα από ένα άτομα τις ίδιες αρμοδιότητες. Κάνει διαχειρίσιμη την εργασιακή πίεση και ενισχύει την επίλυση προβλημάτων. 
• Εργασία μερικής απασχόλησης: Σας βοηθά να προσελκύσετε και να διατηρήσετε εξειδικευμένα ταλέντα που μπορεί να μην ενδιαφέρονται για μια θέση πλήρους απασχόλησης. 
• Ευελιξία: Αφήνοντας τους εργαζόμενους να επιλέγουν τις ώρες εργασίας τους. Η προσέγγιση αυτή βοηθά τους εργαζόμενους να εκπληρώνουν τις υποχρεώσεις τους και να διατηρούν την παραγωγικότητα. Με το ευέλικτο ωράριο, μπορείτε να συνδυάσετε επιλογές που ταιριάζουν στις ανάγκες και τους εργαζομένους σας. 
• Συμπιεσμένο χρονοδιάγραμμα: Βοηθάει τους εργαζόμενους να εξισορροπήσουν τους υψηλούς φόρτους εργασίας και να έχουν μια επιπλέον ημέρα για να χαλαρώσουν (σκεφτείτε 4ήμερες εβδομάδες εργασίας). 

Το καθήκον σας είναι να επιλέξετε ένα μοντέλο που ταιριάζει στο εργατικό δυναμικό και τους επιχειρηματικούς σας στόχους, ώστε να εξασφαλίσετε τα καλύτερα αποτελέσματα. 

Ρωτήστε τους υπαλλήλους σας και βρείτε τι θέλουν από ευέλικτες ρυθμίσεις εργασίας. Εκτελέστε έρευνες και σχεδιάστε εξατομικευμένες ρυθμίσεις για διαφορετικές ομάδες, ώστε να κάνετε την καλύτερη επιλογή. 

Αλλά προσέξτε, ένα ενιαίο μοντέλο εργασίας μπορεί να μην ταιριάζει σε όλο το εργατικό δυναμικό, ειδικά αν έχετε μια ποικιλόμορφη δεξαμενή ταλέντων. 

Για παράδειγμα, ενώ είναι ιδανική για δημιουργικούς ρόλους, η εργασία εξ αποστάσεως μπορεί να μην είναι κατάλληλη για υπαλλήλους με στρατηγικούς ρόλους. 

Ωστόσο, προσπαθήστε να βρείτε τη σωστή ισορροπία χωρίς να συμβιβάζεστε με τους επιχειρηματικούς στόχους.

Καθορισμός σαφών πολιτικών και κατευθυντήριων γραμμών

Οι ευέλικτες ρυθμίσεις εργασίας προσφέρουν στους εργαζομένους αυτονομία. Αλλά χωρίς σαφείς κατευθυντήριες γραμμές, αυτή μπορεί συχνά να γίνεται κατάχρηση ή να μην αξιοποιείται επαρκώς. 

Οι σαφείς πολιτικές μπορούν να μειώσουν τη σύγχυση, να διατηρήσουν την παραγωγικότητα και να βελτιώσουν τα επιχειρηματικά αποτελέσματα μακροπρόθεσμα.

Ενώ αποφασίζετε για τις πολιτικές, παραθέτουμε ορισμένα σημεία που πρέπει να λάβετε υπόψη σας:

• διαθεσιμότητα των εργαζομένων για συχνή επικοινωνία,
• χρόνος που απαιτείται για την απάντηση,
• συμμετοχή στη συνάντηση,
• διατμηματικό ισοζύγιο,
• εναλλακτικές ρυθμίσεις για τη φροντίδα των παιδιών. 

💡 Συμβουλή: Αναπτύξτε και μοιραστείτε την κατάλληλη τεκμηρίωση για να αποφύγετε τη σύγχυση αργότερα. 

Επενδύστε στην τεχνολογία

Παρά τα πλεονεκτήματά τους, οι ευέλικτες ρυθμίσεις εργασίας θέτουν αρκετές προκλήσεις για έναν οργανισμό. Μία από αυτές είναι η διαχείριση των εργαζομένων που εργάζονται από διαφορετικές τοποθεσίες και με διαφορετικά χρονοδιαγράμματα.

Έτσι, οι εταιρείες πρέπει να επενδύσουν στη σωστή τεχνολογία για να εξορθολογίσουν τη ροή εργασιών και να εξοπλίσουν τους υπαλλήλους με ό,τι χρειάζονται. 

Παρέχετε φορητούς υπολογιστές, ακουστικά και άλλες συσκευές για τους υπαλλήλους που εργάζονται εξ αποστάσεως. 

Επιπλέον, διαθέτετε ένα ασφαλές εσωτερικό σύστημα για την ανταλλαγή δεδομένων και την επικοινωνία. 

Και, μην ξεχνάτε τις ποικίλες προσφορές κατάρτισης και ανάπτυξης.

Ενθάρρυνση της επικοινωνίας και της συνεργασίας

Με εργαζόμενους που εργάζονται από διαφορετικές τοποθεσίες και με διαφορετικά χρονοδιαγράμματα, η διατήρηση σαφούς επικοινωνίας κάνει τη διαφορά. 

Εκτός από την παροχή ενός ειδικού καναλιού επικοινωνίας, βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοί σας αισθάνονται άνετα να επικοινωνούν με τους συναδέλφους τους εικονικά. Ξεκινήστε διατμηματικές πρωτοβουλίες για την οικοδόμηση συνέργειας. 

Διατηρήστε ένα εικονικό ημερολόγιο, ώστε οι υπάλληλοί σας να γνωρίζουν πότε πρέπει να επικοινωνούν μεταξύ τους. Διατηρείτε τακτικά κανάλια επικοινωνίας μέσω ήχου και βίντεο για να αποφεύγονται οι τριβές στη συνεργασία των εργαζομένων. Παρέχετε τα κατάλληλα εργαλεία απομακρυσμένης εργασίας και βεβαιωθείτε ότι όλοι γνωρίζουν πώς να τα χρησιμοποιούν. 

Εκπαίδευση διευθυντών και εργαζομένων

Η κατάρτιση των διευθυντών και των εργαζομένων είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχή εφαρμογή ευέλικτων ρυθμίσεων εργασίας. 

Δημιουργήστε ή επιμεληθείτε εκπαιδευτικό υλικό που θα παρέχει στους διευθυντές και το προσωπικό τις απαραίτητες δεξιότητες, γνώσεις και εργαλεία για να προσαρμοστούν σε αυτή τη νέα μέθοδο εργασίας.

Για τους διευθυντές, η κατάρτιση θα πρέπει να επικεντρώνεται στη διαχείριση μιας απομακρυσμένης ή υβριδικής ομάδας. 

Περιλαμβάνουν θέματα κατάρτισης όπως: 

• ανάπτυξη ικανοτήτων στην ηγεσία εικονικών ομάδων, 
• απομακρυσμένη επικοινωνία,
• παροχή αποτελεσματικής ανατροφοδότησης εξ αποστάσεως, 
• οικοδόμηση εμπιστοσύνης, 
• διατήρηση της δέσμευσης των εργαζομένων από απόσταση.

Για την εκπαίδευση των εργαζομένων, παρέχετε τους τις δεξιότητες που απαιτούνται για να παραμείνουν παραγωγικοί και αποδοτικοί ενώ εργάζονται με ευελιξία.

Περιλαμβάνουν θέματα όπως: 

• διαχείριση χρόνου, 
• αυτοπαρακίνηση, 
• ψηφιακός αλφαβητισμός, 
• την εκμάθηση εργαλείων και τεχνολογιών απομακρυσμένης εργασίας, 
• πώς να διατηρήσετε μια υγιή ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής ενώ εργάζεστε εξ αποστάσεως,
• διαχείριση της πιθανής απομόνωσης.

💡 Συμβουλή #1: Προσφέρετε συνεχή υποστήριξη και πόρους εκτός από την επίσημη κατάρτιση. Στοχεύστε να βοηθήσετε τους διευθυντές και τους εργαζομένους να περιηγηθούν στη μετάβαση σε ευέλικτες ρυθμίσεις εργασίας. 

💡 Συμβουλή #2: Να θυμάστε ότι οι ανοικτές γραμμές επικοινωνίας είναι κρίσιμες κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου αλλαγής και ότι η κατάρτιση πρέπει να είναι μια συνεχής διαδικασία, η οποία θα προσαρμόζεται στις αναδυόμενες ανάγκες και προκλήσεις που προκύπτουν.

A digital adoption platform (DAP) is an excellent solution for hybrid and remote teams to provide contextual training and continuous support to employees and managers across your digital workplace.

With a DAP such as Walkme or Whatfix, an organization can enable employees to get the most out of their digital tools by creating in-app guidance to drive software adoption, pop-ups for process changes or company announcements, and self-help wikis that provide real-time, on-demand support for IT-related questions.

Εξασφαλίστε μια συνεκτική εμπειρία για το σύνολο του εργατικού σας δυναμικού.

Η εξασφάλιση μιας συνεκτικής εμπειρίας για το σύνολο του εργατικού δυναμικού σας, ανεξάρτητα από τις ρυθμίσεις εργασίας τους, είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχή εφαρμογή ευέλικτων ρυθμίσεων εργασίας. 

Το καθήκον σας είναι να προωθήσετε μια εργασιακή κουλτούρα χωρίς αποκλεισμούς, όπου κάθε εργαζόμενος αισθάνεται εξίσου πολύτιμος και αφοσιωμένος, είτε εργάζεται από το γραφείο, είτε από το σπίτι, είτε από άλλη απομακρυσμένη τοποθεσία.

Η αξιοποίηση της τεχνολογίας και των ψηφιακών εργαλείων μπορεί να βοηθήσει στη γεφύρωση των γεωγραφικών διαχωρισμών, επιτρέποντας την απρόσκοπτη αλληλεπίδραση και συνεργασία. 

Ορισμένες λύσεις για να διασφαλιστεί ότι όλοι οι εργαζόμενοι είναι ευθυγραμμισμένοι με τους στόχους της ομάδας και τους οργανωτικούς στόχους είναι:

• τακτικές επισκέψεις, 
• εικονικές ομαδικές συναντήσεις,  
• συνεργατικές πλατφόρμες. 

📝 Ελέγξτε 17 ισχυρά πρότυπα συναντήσεων για τις επερχόμενες συνομιλίες σας. 

Επιπλέον, η διατήρηση της συνέπειας στη διαχείριση των επιδόσεων και την ανάπτυξη των εργαζομένων σε διαφορετικές εργασιακές ρυθμίσεις είναι ζωτικής σημασίας.

Πρέπει να διασφαλίσετε ότι οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι έχουν ίση πρόσβαση σε ευκαιρίες ανάπτυξης, προγράμματα κατάρτισης και πόρους ανάπτυξης καριέρας με τους αντίστοιχους εργαζόμενους στο γραφείο.

Η Zavvy είναι η απόλυτη πλατφόρμα υποστήριξης των ανθρώπων για τις ψηφιακές νεοφυείς επιχειρήσεις και τις επιχειρήσεις κλίμακας. 

Τα καινοτόμα εργαλεία μας σας επιτρέπουν να αναπτύξετε, να δεσμεύσετε και να διατηρήσετε τα ταλέντα σας όπως οι πιο επιτυχημένοι τεχνολογικοί κολοσσοί. 

Η Zavvy προσφέρει μια σειρά προσαρμόσιμων λύσεων, συμπεριλαμβανομένων των λύσεων preboarding και onboarding, απόδοσης και ανατροφοδότησης, ανάπτυξης και δεξιοτήτων, κατάρτισης και γνώσης και δέσμευσης - όλα σε τιμή προσιτή για τις αναπτυσσόμενες επιχειρήσεις.

Αξιολογήστε και προσαρμόστε την πολιτική ευέλικτης εργασίας σας

Κάθε στρατηγική χρειάζεται τακτική αξιολόγηση για να διατηρήσει αξιοπρεπή αποτελέσματα, και οι πρόσφατα εφαρμοζόμενες πολιτικές ευέλικτης εργασίας δεν αποτελούν εξαίρεση. 

Να ορίζετε πάντα μια δοκιμαστική περίοδο, ενσωματώνοντας παράλληλα ευέλικτα μοντέλα εργασίας. Αξιολογήστε τη δέσμευση των εργαζομένων, το ποσοστό ολοκλήρωσης εργασιών, την ικανοποίηση, την ποιότητα εργασίας κ.λπ. 

✍️ Χρησιμοποιήστε μια έρευνα ανατροφοδότησης των εργαζομένων για τη συλλογή ποσοτικών και ποιοτικών δεδομένων.

Προκάλεσε η νέα εργασιακή διευθέτηση που εφαρμόστηκε κάποια μείωση; Ανακαλύψτε τα αίτια και αναλάβετε δράση. 

🏆 5 Οφέλη από την εφαρμογή ευέλικτων ρυθμίσεων εργασίας

Αυξημένη ικανοποίηση και ηθικό των εργαζομένων

Οι ευέλικτες ρυθμίσεις εργασίας προσφέρουν αυτονομία στους εργαζομένους σας. Δείχνει ότι ο εργοδότης τους εμπιστεύεται τις ικανότητες και την αίσθηση ευθύνης τους. 

Η δυνατότητα των εργαζομένων να διαχειρίζονται την εργασία τους ενισχύει την αυτοπεποίθησή τους. Αισθάνονται πιο παρακινημένοι να δώσουν τον καλύτερό τους εαυτό. Αυτό αυξάνει το ηθικό και, τελικά, την ικανοποίηση από την εργασία. 

Ακόμα και έρευνες το υποστηρίζουν αυτό. Σύμφωνα με την έρευνα της McKinsey & Company για το 2022, η ευέλικτη διευθέτηση της εργασίας ήταν ένα από τα 3 κορυφαία κίνητρα για τους εργαζόμενους που αναζητούν νέα θέση εργασίας. Τα άλλα σημαντικά κίνητρα είναι η καλύτερη αμοιβή και οι ευκαιρίες.

Βελτιωμένη ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής

Σύμφωνα με την ComPsych, το 61% των εργαζομένων βιώνει υψηλά επίπεδα στρες και υπερβολική κόπωση- το 14% αναφέρει κακή ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής. Έτσι, οι εργαζόμενοι επιθυμούν πλέον και θέτουν ως προτεραιότητα μια υγιή ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής. 

Ένα ευέλικτο μοντέλο εργασίας δίνει στους εργαζόμενους αρκετό χρόνο για να επενδύσουν στις προσωπικές τους υποχρεώσεις. Σας βοηθά να τους υποστηρίξετε στην αντιμετώπιση των προβλημάτων ισορροπίας μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής και να ευδοκιμήσουν και στα δύο.

Αυξημένη παραγωγικότητα και αποδοτικότητα

Σύμφωνα με τη Διεθνή Οργάνωση Εργασίας, τα ευέλικτα ωράρια και προγράμματα εργασίας μπορούν να επηρεάσουν θετικά την απόδοση των εργαζομένων και την ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής. 

Μια ευέλικτη ρύθμιση εργασίας επιτρέπει στους εργαζόμενους να ολοκληρώνουν τις εργασίες τους τις πιο παραγωγικές ώρες αντί για 9 έως 5. Ξοδεύουν περισσότερο χρόνο στα καθήκοντά τους και λιγότερο στον έλεγχο του ρολογιού κάθε δεύτερο λεπτό. Η ποιότητα της εργασίας αυξάνεται, διευκολύνοντάς τους να στοχεύουν πιο αποτελεσματικά στις προθεσμίες. Επιπλέον, μειώνει την επαγγελματική εξουθένωση και βελτιώνει τη δέσμευση των εργαζομένων.

Τα ευέλικτα μοντέλα εργασίας μειώνουν επίσης τον μακρύ και δαπανηρό χρόνο μετακίνησης με την επιλογή εργασίας από το σπίτι. Οι εργαζόμενοι μπορούν να εργάζονται στο χώρο τους χωρίς τους περισπασμούς των κοινόχρηστων χώρων γραφείων. 

Οι εταιρείες που εφαρμόζουν ευέλικτο ωράριο προσφέρουν επίσης μεταγενέστερη ώρα check-in, γεγονός που βοηθά τους εργαζόμενους να αποφεύγουν τις ώρες αιχμής. Με αυτόν τον τρόπο, δεν χρειάζεται να ανησυχούν ότι θα αργήσουν και να αφοσιωθούν πλήρως στις εργασίες τους.

Πρόσβαση σε ευρύτερη δεξαμενή ταλέντων

Μια ομάδα διαφορετικών ανθρώπων φέρνει μοναδικές ιδέες και σας επιτρέπει να αξιοποιήσετε τις δεξιότητες κάθε εργαζομένου για την ανάπτυξη της επιχείρησης. Αλλά η πρόσληψη κορυφαίων ταλέντων σε ένα μοντέλο εργασίας 9 έως 5 έχει τις προκλήσεις της. Η τοποθεσία του υποψηφίου γίνεται ένα τεράστιο εμπόδιο και εμποδίζει τις εταιρείες να προσλάβουν παγκόσμια ταλέντα. 

Με τις επιλογές απομακρυσμένης εργασίας, οι εταιρείες μπορούν να αναζητούν ταλέντα χωρίς να ανησυχούν για τον τόπο διαμονής τους. Επίσης, οι εργοδότες που προσφέρουν ευέλικτες ρυθμίσεις εργασίας αποδεικνύουν την αφοσίωσή τους στην ευεξία των εργαζομένων.

Μια θετική επωνυμία εργοδότη μπορεί να προσελκύσει τους καλύτερους επαγγελματίες του κλάδου σας. Αυτό σας δίνει πρόσβαση σε μια ευρύτερη, ποικιλόμορφη δεξαμενή ταλέντων.

Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να κάνετε μια ανάλυση των ελλείψεων σε δεξιότητες και να εντοπίσετε τα ταλέντα ανάλογα. 

Επιπλέον, το 88% των εργαζομένων δηλώνουν ότι δίνουν προτεραιότητα στο ωράριο εργασίας και στην ευελιξία του τόπου εργασίας κατά την αναζήτηση νέου ρόλου. 

Εξοικονόμηση κόστους για την εταιρεία

Ένα βασικό πλεονέκτημα των ευέλικτων ρυθμίσεων εργασίας είναι η σχέση κόστους-αποτελεσματικότητας, ιδίως για τους μεγάλους οργανισμούς. Η διατήρηση ενός εργαζομένου στο γραφείο του συνεπάγεται σημαντική επένδυση. 

Προσφέροντας ευέλικτες ρυθμίσεις εργασίας, οι εταιρείες μπορούν να μειώσουν τα έξοδα γραφείου, όπως γραφική ύλη, λογαριασμούς κοινής ωφέλειας κ.λπ. Ένα μοντέλο απομακρυσμένης ή υβριδικής εργασίας μειώνει την ανάγκη για ατομικούς χώρους γραφείων, βοηθώντας σας να εξοικονομήσετε χρήματα σε ακίνητα. 

Ο Darshan Somashekar, ο ιδρυτής της Hearts.land, εξηγεί: "Τώρα εξοικονομούμε χιλιάδες δολάρια μηνιαίως με το να μην έχουμε μόνιμο χώρο γραφείων. Όταν χρειάζεται να συγκεντρωθούμε, νοικιάζουμε ένα γραφείο για μια ημέρα, το οποίο είναι ένα κλάσμα του κόστους μιας μακροχρόνιας μίσθωσης. Με την εξοικονόμηση πόρων, επανεπενδύουμε περαιτέρω στην επιχείρηση παιχνιδιών μας".

➡️ Αγκαλιάστε το μέλλον: Αναπτύξτε τους ανθρώπους σας, ανεξάρτητα από την τοποθεσία τους

Το να ξεφύγετε από τον κουραστικό κύκλο 9 έως 5 μπορεί να κάνει θαύματα για την επιχείρησή σας. Δημιουργήστε σαφείς πολιτικές και επιλέξτε τα κατάλληλα εργαλεία.

Εκτελέστε τακτικές έρευνες για να διασφαλίσετε ότι οι εργαζόμενοι συμφωνούν με τη στρατηγική σας. 

Τέλος, ενώ οι ευέλικτες ρυθμίσεις εργασίας έχουν πολλά οφέλη, η προσέγγιση που ακολουθείται κατά παραγγελία δεν είναι πάντα ιδανική.

Επομένως, πρέπει να εργαστείτε για την εξατομίκευση μιας λύσης για τον οργανισμό και τους υπαλλήλους σας.

💬 Επικοινωνήστε μαζί μας για να μάθετε πώς η Zavvy μπορεί να σας βοηθήσει να αναπτύξετε τους ανθρώπους σας, ανεξάρτητα από την τοποθεσία τους και τον τρόπο εργασίας σας.

Βιογραφικό συγγραφέα: Mehdi Hussen είναι σύμβουλος μάρκετινγκ SaaS και οργανικής ανάπτυξης. Βοηθά τις επιχειρήσεις SaaS να προωθήσουν την οργανική ανάπτυξη και την απόκτηση πελατών μέσω στρατηγικών SEO και μάρκετινγκ περιεχομένου με βάση τα δεδομένα. Ο Mehdi περνά τον ελεύθερο χρόνο του συλλογιζόμενος για στρατηγικές ανάπτυξης νεοφυών επιχειρήσεων, προσωπική παραγωγικότητα και απομακρυσμένη εργασία. Συνδεθείτε μαζί του μέσω LinkedIn.