Μετά τη διαδικασία της συνέντευξης και την υπογραφή της επιστολής προσφοράς από τον νέο σας υπάλληλο, μπορεί να νομίζετε ότι η δουλειά σας έχει ήδη τελειώσει. Αυτό που απομένει είναι να συμπληρώσετε όλη τη γραφειοκρατία, να δώσετε τεκμηριωμένους πόρους και να έχετε κάποιον έτοιμο για τη θέση ... σωστά;
Λοιπόν, αυτό δεν συμβαίνει ποτέ.
Αφού λάβετε την υπογραφή, ξεκινά μια από τις πιο σημαντικές διαδικασίες για τους ανθρώπους μέσα στον οργανισμό σας. Η διαδικασία εισαγωγής. Κατά την οποία όχι μόνο ολοκληρώνετε τη συμπλήρωση της φοβερής γραφειοκρατίας, αλλά φροντίζετε η εισαγωγή του νέου σας υπαλλήλου στον οργανισμό να είναι ομαλή, ενώ παράλληλα τον προετοιμάζετε για την επιτυχία.
Και το κέρδος που θα αποφέρει κάτι τέτοιο είναι αρκετά σημαντικό.
Αυτή η ανάρτηση στο ιστολόγιο, που υποστηρίζεται από δεδομένα και αποδείξεις για τα οφέλη της διαδικασίας της εισαγωγής, θα σας κάνει να επανεξετάσετε ορισμένες από τις διαδικασίες σας.
Η διαδικασία εισαγωγής των εργαζομένων είναι μια σειρά βημάτων κατά τα οποία ένας νέος υπάλληλος εισάγεται στην κουλτούρα, τις πολιτικές, τα προϊόντα ή οποιαδήποτε αναγκαία γνώση ενός οργανισμού για να επιτύχει. Αυτή η διαδικασία δίνει στους νέους υπαλλήλους μια σαφή πορεία για το τι πρέπει να επιτύχουν τους πρώτους μήνες.
Η διαδικασία ένταξης διαρκεί συνήθως 3 μήνες. Αλλά μπορεί να διαρκέσει από 6 μήνες έως και ένα χρόνο ανάλογα με τη θέση, τον κλάδο ή την εταιρεία.
Περίπου το 75% των υπευθύνων προσλήψεων υποστηρίζουν ότι έχουν δει υποψήφιο να αλλάζει γνώμη μετά την υπογραφή της επιστολής προσφοράς. Και ο λόγος γι' αυτό είναι πιο πιθανό να οφείλεται σε έναν κακοσχεδιασμένο οδικό χάρτη για την εισαγωγή που αφήνει κακή πρώτη εντύπωση στους νέους σας υπαλλήλους.
Από την άλλη πλευρά, εάν η διαδικασία της εισαγωγής σας έχει ένα σαφές πλαίσιο και τα βήματα εισάγουν τον νέο σας υπάλληλο από τις γενικές γνώσεις στις λεπτομέρειες, θα αισθανθεί πιο αφοσιωμένος. Μια διαδικασία onboarding θα πρέπει να είναι προσαρμοσμένη ώστε να εγκλιματίζει τους εργαζόμενους στον νέο οργανισμό και να δημιουργεί εμπιστοσύνη από την αρχή.
Επιπλέον, μια έρευνα σε περισσότερους από 50.000 υπαλλήλους διαπίστωσε ότι οι αφοσιωμένοι υπάλληλοι έχουν 5 φορές λιγότερες πιθανότητες να εγκαταλείψουν την εταιρεία σας σε σχέση με εκείνους που δεν είναι αφοσιωμένοι. Και περίπου το 87% των αφοσιωμένων υπαλλήλων δήλωσαν ότι θα παραμείνουν.
Ακόμα και οι ειδικοί στον τομέα τους δεν είναι σίγουροι για το τι πρέπει να κάνουν την πρώτη τους μέρα. Κάθε άνθρωπος έχει τον δικό του τρόπο να κάνει πράγματα. Έτσι, δεν μπορείτε να περιμένετε από έναν νέο υπάλληλο να κάνει μια δουλειά με τον ίδιο τρόπο όπως ένας από τους βετεράνους υπαλλήλους σας. Μπορεί να χρησιμοποιούν διαφορετικές μεθόδους που δεν ευθυγραμμίζονται με τις κατευθυντήριες γραμμές σας.
Το να αφήνετε τους υπαλλήλους να μαθαίνουν στην πορεία δεν πρόκειται να λειτουργήσει, και γι' αυτό ένα από τα οφέλη μιας σωστής διαδικασίας onboarding είναι η παραγωγικότητα.
Οι νεοπροσληφθέντες με μεγαλύτερα προγράμματα κατάρτισης αποκτούν επάρκεια στο ρόλο τους τέσσερις μήνες ταχύτερα από εκείνους με μικρότερα προγράμματα.
Σύμφωνα με μελέτη της Glassdoor, το 84% των ατόμων που αναζητούν εργασία δηλώνουν ότι η φήμη μιας εταιρείας, ως εργοδότη, είναι σημαντική. Οι καλύτεροι υποψήφιοι θέλουν να εργάζονται στις καλύτερες εταιρείες, οι οποίες σε αντάλλαγμα προσφέρουν την καλύτερη πορεία καριέρας και κατάρτιση.
Εάν το πρώτο βήμα για την εισαγωγή της εταιρείας σας στους νέους υπαλλήλους είναι μια ανοργάνωτη και κακοσχεδιασμένη διαδικασία εισαγωγής, τα ποσοστά κύκλου εργασιών αυξάνονται.
Οι νεοπροσληφθέντες που είχαν αρνητική εμπειρία εισαγωγής είναι 2 φορές πιο πιθανό να αναζητήσουν μια άλλη ευκαιρία. Και ως αποτέλεσμα, έχετε κακές κριτικές σε ιστότοπους εργασίας όπως το Glassdoor, το Indeed και το Lensa. Δεν είναι ιδανικό για το branding του εργοδότη σας.
Αν δεν έχετε μια σωστή διαδικασία εισαγωγής, όταν οι νέοι υπάλληλοι δεν ξέρουν τι να κάνουν, θα αναζητήσουν τους διευθυντές ή τους συναδέλφους τους για να τους κάνουν ερωτήσεις σχετικά με τις διαδικασίες. Διαδικασίες που θα έπρεπε να έχουν διδαχθεί κατά τη διάρκεια της διαδικασίας onboarding.
Και δεν αποτελεί έκπληξη το γεγονός ότι οι διευθυντές και οι συνάδελφοι έχουν ήδη το δικό τους φόρτο εργασίας και δεν έχουν χρόνο να διδάξουν στους νεοπροσλαμβανόμενους τις γενικές διαδικασίες.
Το 40% των νεοπροσληφθέντων δηλώνει ότι η απάντηση από το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού για τις ερωτήσεις τους διαρκεί πάρα πολύ.
Ένα άλλο πλεονέκτημα μιας σωστής διαδικασίας onboarding είναι να έχετε υπαλλήλους που γνωρίζουν τις αξίες και την κουλτούρα της εταιρείας σας. Κάνοντας αυτό σαφές από την αρχή, θέτετε πρότυπα για τον τρόπο με τον οποίο γίνονται τα πράγματα και δίνετε στους υπαλλήλους σας μια καλύτερη εμπειρία.
Αν μία από τις φιλοσοφίες της εταιρείας σας είναι "ποιότητα σε σχέση με τον χρόνο", ξέρετε ότι οι εργαζόμενοι θα επικεντρωθούν στην παροχή εργασίας υψηλής ποιότητας χωρίς να τους απασχολεί ο χρόνος που απαιτείται. Και λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο αν έχετε μηδενική ανοχή στις χαμένες προθεσμίες.
Αν στείλετε όλα τα έγγραφα για τις διαδικασίες στο νέο σας υπάλληλο, ελπίζοντας ότι θα τα διαβάσει μια φορά και την επόμενη μέρα θα είναι έτοιμος να τα εφαρμόσει όλα αυτά, θα βρεθείτε προ εκπλήξεως.
Η μάθηση είναι μια διαδικασία κατά την οποία η ανάγνωση είναι μόλις 5% αποτελεσματική, ενώ η εξάσκηση σας δίνει το 75% της συγκράτησης της γνώσης.
Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι μακρόχρονες και σωστές διαδικασίες εισαγωγής λειτουργούν καλύτερα. Αυτές δίνουν στους υπαλλήλους σας την ευκαιρία να μάθουν, να κάνουν λάθη και να βελτιώσουν αυτά που έμαθαν. Επίσης, σας αποτρέπει από το να είστε εκείνος ο οργανισμός που στέλνει ένα σωρό έγγραφα ή διαδικασίες και στη συνέχεια δεν ακολουθεί τις δικές του κατευθυντήριες γραμμές.
Εάν οι εργαζόμενοι δεν έχουν εκπαιδευτεί κατάλληλα στις οργανωτικές διαδικασίες, δεν θα ξέρουν ποιον να ρωτήσουν ή πού να απευθυνθούν για απαντήσεις στις ερωτήσεις τους σε μια διαδικασία που μπορεί να φαίνεται απλή για τους πιο συνηθισμένους εργαζόμενους.
Και αν οι εργαζόμενοι δεν γνωρίζουν πώς η εργασία τους επηρεάζει τους οργανωτικούς στόχους, δεν θα έχουν ισχυρή αίσθηση του σκοπού.
Μελέτες έχουν δείξει ότι οι εργαζόμενοι έχουν 54% περισσότερες πιθανότητες να παρακινηθούν από έναν ισχυρό σκοπό για να δώσουν τον καλύτερό τους εαυτό στην εργασία τους.
Με μια σωστή διαδικασία εισαγωγής, οι υπάλληλοί σας μπορούν να μάθουν όλους τους οργανωτικούς στόχους και τις διαδικασίες σας. Αυτό ωφελεί και εσάς, καθώς ενισχύει την παραγωγικότητά σας και το ηθικό των υπαλλήλων σας.
Η ύπαρξη μιας καλής διαδικασίας εισαγωγής σας προσφέρει σίγουρα πολλά οφέλη. Αλλά ένας τρόπος για να την κάνετε πιο αποτελεσματική είναι να χρησιμοποιήσετε ένα λογισμικό για την αυτοματοποίηση (μέρους) της διαδικασίας εισαγωγής, ώστε να μην απαιτούνται τόσες επαναλαμβανόμενες ενέργειες.
Η καλή εισαγωγή σημαίνει ότι πρέπει να φροντίζετε πολλά πράγματα ταυτόχρονα. Για κάθε νέο εισερχόμενο.
Μερικά παραδείγματα:
Οι φίλοι μας στο Storyblok μείωσαν τον χρόνο χειροκίνητης εισαγωγής από 15+ ώρες κάθε εβδομάδα σε 30 λεπτά. Αυτό σημαίνει 2.448€ που εξοικονομούν κάθε μήνα.
"Αυτό που με εξέπληξε περισσότερο ήταν ότι μπορείς να αυτοματοποιήσεις τόσα πολλά χωρίς να θυσιάσεις την εμπειρία. Στέλνουμε στους ανθρώπους παρακολουθήσιμες εργασίες, ελκυστικό περιεχόμενο, διασκεδαστικές υπενθυμίσεις μέσω του Slack, και τους συνδέουμε με τους φίλους τους κατά την εισαγωγή. Όλα αυτά με ένα μόνο κλικ". Markus Schwarz, People Experience Manager στην Storyblok.
Αντί να εισάγουν χειροκίνητα όλους τους νεοπροσληφθέντες στις διαδικασίες της εταιρείας κάθε εβδομάδα και να επαναλαμβάνουν τα ίδια πράγματα ξανά και ξανά, η κύρια "εργασία" που κάνουν τώρα είναι μια ανεπίσημη 30λεπτη συζήτηση με όλους.
Όλα τα άλλα συμβαίνουν με ένα κλικ.
➡️ Για μια λεπτομερή ανάλυση του τρόπου με τον οποίο το πέτυχαν αυτό, διαβάστε την πλήρη μελέτη περίπτωσης εδώ.
Οι νέοι υπάλληλοί σας δεν θα χρειάζεται να ψάχνουν σε όλα τα email τους για να βρουν τη μία εργασία που ακολουθεί. Ένα άλλο πλεονέκτημα του λογισμικού onboarding είναι ότι, με τη χρήση ενός φιλικού προς το χρήστη περιβάλλοντος εργασίας, η δομή της διαδικασίας onboarding γίνεται σαφέστερη και είναι ευκολότερο να επιστρέψετε σε αυτήν.
Μετά τη μελέτη περίπτωσης της Alasco, η συνολική εμπειρία των εργαζομένων βελτιώθηκε με τους νέους υπαλλήλους να δίνουν ποσοστό 4,7/5 στη νέα διαδικασία εισαγωγής. Αυτά που εκτιμούσαν περισσότερο οι νεοπροσληφθέντες ήταν:
Όλα αυτά συνέβαλαν στο να έχουν οι νέοι υπάλληλοι μια διασκεδαστική και εύκολη εμπειρία κατά τη διαδικασία της πρόσληψής τους.
Μια διαδικασία εισαγωγής είναι συνήθως ένα γενικό πλαίσιο καθηκόντων και εγγράφων που πρέπει να ολοκληρωθούν. Αυτό σημαίνει ότι είναι η ίδια για κάθε ρόλο. Αλλά με το λογισμικό onboarding, έχετε τα πλεονεκτήματα της πραγματοποίησης ενός πιο εξατομικευμένου ταξιδιού.
Και οι εργαζόμενοι λαμβάνουν αυτόματα τις σωστές διαδρομές ανάλογα με το ρόλο τους.
Ορισμένοι ρόλοι απαιτούν πολύ περισσότερες πληροφορίες, ενώ άλλοι χρειάζονται τα βασικά για να ξεκινήσουν γρήγορα. Η ύπαρξη ενός ταξιδιού προσαρμοσμένου στους ρόλους των υπαλλήλων σας μπορεί να αυξήσει την παραγωγικότητά τους και να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο.
Και τα πράγματα που μπορεί να χρειαστείτε στον ρόλο σας μπορεί να διαφέρουν σημαντικά:
Στις πωλήσεις, η απόδοση της επένδυσης είναι ιδιαίτερα εύκολο να υπολογιστεί: Όσο πιο γρήγορα οι άνθρωποι είναι παραγωγικοί, τόσο πιο γρήγορα δημιουργούν πραγματικά έσοδα για την εταιρεία.
Στο παραπάνω παράδειγμα της Alasco, η ομάδα μείωσε στο μισό το χρόνο παραγωγικότητας.
Η πανδημία έθεσε νέα πρότυπα για το πώς οι άνθρωποι προτιμούν να εργάζονται τώρα. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η Storyblok αναπτύχθηκε ως μια πλήρως απομακρυσμένη εταιρεία, αλλά παρόλα αυτά, δεσμεύτηκε να δημιουργήσει ανθρώπινες σχέσεις και να είναι πραγματικά φιλόξενη για τους νέους απομακρυσμένους υπαλλήλους.
Διαμόρφωσαν μια διαδικασία με ανθρώπινη αλληλεπίδραση διασφαλίζοντας:
Αυτό είχε ως αποτέλεσμα οι νέοι εργαζόμενοι να βαθμολογήσουν το Zavvy με 9/10 ως λογισμικό εισαγωγής και να δώσουν θετικές κριτικές.
Αντί να ελέγχετε απευθείας με κάθε νέο υπάλληλο αν έχει ήδη ολοκληρώσει τη γραφειοκρατία του ή τα καθήκοντα που του έχουν ανατεθεί, κάτι που είναι χρονοβόρο. Μπορείτε να συνδεθείτε στο λογαριασμό του διευθυντή σας για οποιοδήποτε λογισμικό εισαγωγής και να ελέγξετε αν η εργασία έχει επισημανθεί ως ολοκληρωμένη.
Επίσης, το λογισμικό onboarding καθιστά την εμπειρία ομαλή και συνεπή, καθώς αποθηκεύεται η πρόοδος του νέου υπαλλήλου. Και χάρη σε αυτό, οι εργαζόμενοι μπορούν να επιστρέψουν στους λογαριασμούς τους όποτε θέλουν και να ξεκινήσουν από εκεί που σταμάτησαν.
Μια καλή διαδικασία onboarding ξεκινά με το σχέδιο 30-60-90 ημερών, το οποίο ονομάζεται έτσι, καθώς ο κανόνας είναι ότι το onboarding ενός εργαζομένου πρέπει να διαρκεί τουλάχιστον τρεις μήνες (90 ημέρες). Και έχει τρεις φάσεις τις οποίες θα εξετάσουμε.
Αυτό το στάδιο αφορά την εκμάθηση της κουλτούρας και των διαδικασιών εντός του οργανισμού σας και των προϊόντων σας. Χαρακτηρίζεται από:
Ο στόχος εδώ είναι να εγκλιματιστεί ο νέος σας υπάλληλος και να νιώσει πιο αφοσιωμένος στην εταιρεία. Αυτό βοηθάει επίσης στη διατήρηση, καθώς βλέπουν ότι αφιερώνετε χρόνο για να τους ξεναγήσετε και δεν βιάζεστε να τους αφήσετε να μάθουν στην πορεία.
Εδώ γίνεται η εκπαίδευση. Τώρα που ο υπάλληλός σας έχει εξοικειωθεί περισσότερο με τα εργαλεία και τους συναδέλφους σας, είναι καιρός να αναθέσετε πιο περίπλοκες εργασίες. Οι εργαζόμενοι θα είναι πιο ανεξάρτητοι στις παραδόσεις τους, αλλά θα εξακολουθούν να συνεργάζονται με παλαιότερους υπαλλήλους σε συνεργατικά έργα.
Αυτό είναι που μπορείτε να περιμένετε από το στάδιο κατάρτισης είναι:
Αυτό που θέλετε στο στάδιο της εκπαίδευσης είναι να παρακολουθείτε αν ο νέος σας υπάλληλος μπορεί να χειριστεί τις νέες αρμοδιότητες που του ανατίθενται. Σε αυτό το σημείο ελέγχετε επίσης αν θα χρειαστεί περισσότερο χρόνο για να συνηθίσει κάποιες από τις διαδικασίες σας. Ή αν χρειάζεται να επιβάλλετε τις γνώσεις της εταιρείας ή να συμπληρώσετε κάποια κενά.
Σε αυτό το τελευταίο στάδιο, αναθέτετε στους νέους υπαλλήλους σας περισσότερη ανεξάρτητη εργασία και λίγη καθοδήγηση.
Έτσι μοιάζει ο τελευταίος μήνας:
Το σημαντικότερο σημείο αυτού του σταδίου είναι να διαπιστώσετε αν ο νέος σας υπάλληλος είναι έτοιμος να αυτονομηθεί πλήρως. Τον προετοιμάζετε για την επιτυχία ενημερώνοντάς τον για τους στόχους των επόμενων έξι μηνών.
Αν είστε περίεργοι να αποκτήσετε όλα αυτά τα οφέλη χωρίς να πνιγείτε στην πολυπλοκότητα, ελέγξτε τη διαισθητική, αλλά ισχυρή λύση μας για την εισαγωγή στο σύστημα.
Με το Zavvy μπορείτε να δημιουργήσετε ένα μοναδικό και παρακινητικό ταξίδι για τους νέους υπαλλήλους σας και να τους παρέχετε εμπειρίες με ένα κλικ.
Κάντε κράτηση για ένα δωρεάν demo για να το δείτε σε δράση.
.png)
.png)
