Chaos, Papierkram, Vorstellungsrunde. Spülen und wiederholen. Kommt Ihnen das bekannt vor? Onboarding: der Anfang von allem. Was wäre, wenn wir Ihnen sagen würden, dass es einen intelligenteren, nahtlosen Weg gibt? Sie haben Recht, wenn Sie sagen, dass Onboarding-Software kaum noch etwas Neues ist.
Aber wir sprechen über Lösungen der nächsten Generation - solche, die die Vorteile der KI nutzen.
Beim Einsatz von KI im Onboarding geht es jedoch nicht darum, die menschliche Note zu ersetzen. Es geht darum, sie zu verbessern.
Von der Automatisierung des Alltäglichen bis hin zur Personalisierung von Erlebnissen: KI gestaltet die ersten Schritte der Mitarbeiterreise neu und macht jedes "Willkommen an Bord!" zu einem kraftvollen Einstieg in das Universum Ihres Unternehmens.
Dieser Artikel befasst sich damit:
Jede Interaktion, die ein Mitarbeiter mit Ihrem Unternehmen hat, von der Bewerbungsphase bis zu den ersten Monaten im Job, prägt seine Wahrnehmung der Mitarbeitererfahrung und beeinflusst seine Leistung.
Der Einsatz von KI beim Onboarding kann die Unannehmlichkeiten beim Übergang in eine neue Rolle in einem neuen Unternehmen mildern und sicherstellen, dass die Beziehung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber mit der richtigen Note beginnt.
Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie KI-gestützte Prozesse Ihre HR-Arbeitsabläufe optimieren und Sie dabei unterstützen können, Ihr Wertversprechen für Ihre Mitarbeiter zu erfüllen.
Bei herkömmlichen Verfahren ist das Onboarding neuer Mitarbeiter ein administrativer Albtraum, der eine Menge Papierkram, Dateneingabe, Aufwand und Zeit erfordert.
Es müssen Einführungen vorgenommen, Konten und Profile eingerichtet, Compliance- und Schulungsunterlagen bereitgestellt, Feedback eingeholt und alle möglichen Nachrichten hin- und hergeschickt werden.
Der Einsatz von KI in der Personalabteilung kann die Effizienz maximieren. Durch die Automatisierung mühsamer und sich wiederholender Aufgaben kann die Arbeitsbelastung drastisch reduziert werden.
So können die Mitarbeiter weniger Zeit für Verwaltungsaufgaben aufwenden und mehr Zeit für die Förderung von Engagement und emotionalen Bindungen sowie für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter in Systeme und Prozesse, die nicht automatisiert werden können.
Unterschiedliche Mitarbeiter haben unterschiedliche Bedürfnisse, Karrierewege und Lernpräferenzen, denen ein standardisierter, einheitlicher Einführungsprozess nicht gerecht werden kann.
Hier können KI und maschinelles Lernen eine entscheidende Rolle spielen. Diese Technologien können die Mitarbeiterdaten neuer Mitarbeiter auswerten und Ihr Onboarding-Programm auf deren spezifische Fähigkeiten und Bedürfnisse abstimmen.
Sie können personalisierte Schulungsmaterialien zum richtigen Zeitpunkt bereitstellen, relevante Ressourcen vorschlagen, Kompetenzrahmen und Karrieremodelle erstellen und den neuen Mitarbeitern Onboarding-Buddies oder Mentoren zuweisen.
Außerdem ermöglichen sie es jedem Einzelnen, innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens in seinem eigenen Tempo zu lernen und die Onboarding-Anforderungen zu erfüllen.
Bis zu 16 % der Mitarbeiterfluktuation erfolgt in den ersten sechs Monaten der Beschäftigung, insbesondere in großen Unternehmen. Bei neuen Mitarbeitern ist die Wahrscheinlichkeit doppelt so hoch, dass sie sich nach einer mangelhaften Einarbeitung nach einem anderen Arbeitsplatz umsehen.
Andererseits kann ein positives Onboarding-Erlebnis die Bindung neuer Mitarbeiter an das Unternehmen um 82 % erhöhen, das Mitarbeiterengagement um 54 % steigern und die Wahrscheinlichkeit, dass sich die Mitarbeiter dem Unternehmen verpflichtet fühlen, um das 18-fache erhöhen.
Diese Statistiken zum Onboarding von Mitarbeitern zeigen, dass effektive Onboarding-Praktiken die Mitarbeiter auf ein langfristiges Engagement und Erfolg in ihrer Rolle vorbereiten.
Die Automatisierung des Onboarding mit KI-gesteuerter Software bedeutet, dass die Prozesse beschleunigt und die Zeit bis zur Produktivität verkürzt wird.
Neue Mitarbeiter können ihre Aufgaben selbständig erledigen, weil sie über alle erforderlichen Instrumente und Informationen verfügen. Sie fühlen sich wertgeschätzt und motiviert und haben ein größeres Gefühl der Zielsetzung und Zugehörigkeit.
Ein Mitarbeiterportal mit KI-gesteuertem Self-Service-HR-Support und einer zentralen Wissensdatenbank mit KI-gestützten Suchfunktionen und Empfehlungen wirkt Wunder für Ihr Onboarding-Erlebnis.
Neue Mitarbeiter haben alle wichtigen unternehmensbezogenen Ressourcen und Informationen zur Hand. Sie können diese jederzeit und so oft wie nötig konsultieren, um sich das benötigte Wissen anzueignen.
Auf diese Weise müssen sie sich nicht schämen, wenn sie etwas nicht auf Anhieb verstehen. Und sie müssen sich nicht mehr an die Personalabteilung oder ein anderes Teammitglied wenden, wenn sie eine Frage haben oder eine Klarstellung zu einer Veranstaltung, einem Verfahren, einer Richtlinie usw. des Unternehmens benötigen.
KI im Personalwesen ist nicht nur ein technisches Upgrade. Wie Sudhir Khatwani, Direktor bei The Money Mongers, feststellt:
"Das ist wie eine Backstage-Crew bei einem Theaterstück. Sie ist da, um sicherzustellen, dass die neuen Leute mithalten, sie bei Aufgaben anzustupsen oder uns zu warnen, wenn jemand Schwierigkeiten hat. Er nimmt uns die Routinearbeit ab und kümmert sich um die Formulare, die Zeitpläne und die nicht enden wollenden Checklisten. Das bedeutet, dass wir nicht mehr in Papierkram ertrinken, wenn neue Mitarbeiter hinzukommen, sondern dass wir ihnen die Hand schütteln oder einen Kaffee mit ihnen trinken, damit sie sich von Anfang an willkommen fühlen. Und wir beobachten, dass sich die Leute schneller einleben und sich vom ersten Tag an als Teil des Teams fühlen."
Im Folgenden finden Sie einige wichtige Möglichkeiten, wie Sie KI nutzen können, um Ihre HR- und Mitarbeiter-Onboarding-Aktivitäten zu revolutionieren.
Die Standardisierung Ihres Onboarding-Programms ist zwar wichtig, aber ein einheitlicher Ansatz zur Bereitstellung von Onboarding-Erfahrungen ist nicht für alle neuen Mitarbeiter gleichermaßen von Vorteil.
Manche Mitarbeiter nehmen Informationen langsamer auf, und andere lernen vielleicht besser mit visuellen als mit auditiven Methoden.
Der Einsatz von KI für das Onboarding ermöglicht es Ihnen, diese Unterschiede zu berücksichtigen, alle neuen Mitarbeiter effektiv einzubinden und Ihre Onboarding-Inhalte an die Rolle, den Hintergrund, den Lernstil und das Lerntempo jedes Einzelnen anzupassen.
KI kann die Profile der Mitarbeiter analysieren, um wichtige Informationen über ihre Fähigkeiten, Persönlichkeitsmerkmale und Wissenslücken zu sammeln. Und sie mit personalisierten Kursen, Schulungsmaterialien und geeigneten Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt ausstatten, um ihre Bedürfnisse gemäß den Zielen Ihres Unternehmens zu erfüllen.
Nutzen Sie KI, um Ihre Mitarbeiterdatenbank nach Teammitgliedern zu durchforsten, die ähnliche Hintergründe und Interessen haben wie die neuen Mitarbeiter, und bringen Sie sie zusammen. So hat der neue Mitarbeiter jemanden, auf den er sich verlassen kann, der ihm als Freund zur Seite steht und ihm Insiderinformationen über die Feinheiten der Unternehmenskultur, die Teamdynamik, das Anforderungsprofil und mehr bietet.
Dadurch wird nicht nur das Onboarding-Erlebnis verbessert, sondern die Mitarbeiter fühlen sich auch willkommen und wohl und haben mehr Kontrolle über ihre Reise.
Mithilfe von KI können Sie automatisch maßgeschneiderte Nachrichten erstellen und an die Mitarbeiter in den verschiedenen Phasen ihres Onboarding-Prozesses senden, um sie zu motivieren oder sie zum Handeln anzuregen.
Sie können personalisierte Checklisten mit Aufgaben erstellen und automatisieren, die neue Mitarbeiter am ersten Tag, in der ersten Woche oder in den ersten 90 Tagen erledigen müssen.
Anstatt ihnen also einfach alle Informationen in den Schoß zu legen und zu hoffen, dass sie sich alles merken können, aktualisiert Ihre KI-gesteuerte Software die Checkliste, während sie sich durch ihre Onboarding-Reise bewegen.
So fällt es neuen Mitarbeitern leichter, den Überblick über alle erforderlichen Maßnahmen zu behalten, und Sie können ihre Fortschritte leicht auf einen Blick verfolgen.
Die Aufnahme einer neuen Tätigkeit ist schon stressig genug. Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass neue Mitarbeiter stunden- oder tagelang warten müssen, um Hilfe oder Antworten auf ihre Fragen zu erhalten.
Sie wollen nicht, dass sie sich inkompetent oder unfähig fühlen, ihre Arbeit zu erledigen, weil sie einige Unternehmensregeln nicht kennen. Oder weil sie einfach nicht wissen, was von ihnen erwartet wird.
KI-gestützte Tools wie Chatbots und virtuelle Assistenten lösen dieses Problem und ermöglichen es neuen Mitarbeitern, Antworten auf ihre Fragen in Echtzeit zu finden.
Ganz gleich, ob sie Informationen zu Sozialleistungen, Krankheitstagen, Richtlinien für Fernarbeit oder zur Fehlerbehebung bei ihren Geräten suchen, Ihre Mitarbeiter haben rund um die Uhr Zugriff auf diese Daten.
KI-basierte Assistenten sind im Gegensatz zu menschlichem Personal nie müde, launisch oder voreingenommen. Sie können eine riesige Anzahl von Anfragen gleichzeitig bearbeiten, ohne überfordert zu sein, ineffizient zu werden oder unter Druck zusammenzubrechen.
Anstatt Ihr Personalteam zu überlasten, gewinnen Sie Zeit, um sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren. Stunden, die mit der Beantwortung von Dutzenden von Anfragen verbracht werden könnten, können für den persönlichen Kontakt mit Mitarbeitern genutzt werden, um sicherzustellen, dass sie sich gut in das Unternehmen integrieren.
Moreover, you can always review the interactions between the chatbot and new hires to determine the topics employees typically inquire about the most. You can then leverage this insight to improve processes or information around those topics for present and future employees.
KI-Chatbots können allen Beteiligten Zeit sparen, die Arbeitsbelastung der Personalabteilung verringern, Ängste vor neuen Mitarbeitern abbauen und das Onboarding-Erlebnis verbessern.
➡️ Sehen Sie sich diesen Vergleich von sieben leistungsstarken KI-Tools für HR an, in die Sie investieren können.
Von Ernennungsschreiben bis hin zu Übergabedokumenten, rechtlichen Hinweisen und Formularen für die Gehaltsabrechnung gibt es eine Menge Papierkram, der bei der Einstellung neuer Mitarbeiter anfällt.
Bei herkömmlichen Onboarding-Methoden müssten die Mitarbeiter der Personalabteilung diese Dokumente manuell erstellen und verschicken. Nach dem Ausfüllen müssten die Mitarbeiter jedes Dokument überprüfen, die relevanten Daten extrahieren und in das entsprechende System eingeben.
Wenn Sie diese mühsame, arbeitsintensive Tätigkeit zu der bereits bestehenden Arbeit der Teamverwaltung und einem Dutzend anderer Prozesse hinzufügen, haben Sie ein Rezept für Fehler, Ineffizienz und Redundanzen.
Natürlich wird Ihr Einführungsprozess langsam und holprig sein. Neu eingestellte Mitarbeiter brauchen länger, um produktiv zu werden, und Manager und Personalverantwortliche stehen unter größerem Druck als je zuvor.
Sie können sogar leichte bis schwerwiegende rechtliche und finanzielle Folgen erleiden, wenn Fehler gemacht werden oder Vorgänge durch die Maschen fallen.
KI hilft Ihnen, Onboarding-Aufgaben zu automatisieren und so Zeit, Geld und potenzielle Komplikationen zu sparen. Mit KI können Sie intelligente digitale Formulare erstellen, um Mitarbeiterdaten in einem Bruchteil der normalerweise benötigten Zeit zu erfassen, zu validieren und zu analysieren.
Ihre KI-gestützte Software kann mithilfe fortschrittlicher Algorithmen nach Unstimmigkeiten und Fehlern in den eingereichten Formularen oder Dokumenten suchen. Sie extrahiert die benötigten Informationen aus dem Inhalt und integriert sie in die relevanten Unternehmenssysteme, wodurch die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe reduziert wird.
KI kann den Onboarding-Prozess für die Personalabteilung verändern, indem sie es Ihnen ermöglicht, Kampagnen zur Einbindung neuer Mitarbeiter zu erstellen und durchzuführen, die auf die verschiedenen Phasen des Onboardings abzielen journeys.
Sie können Onboarding-Umfragen versenden, um festzustellen, wie gut sich neue Mitarbeiter in Ihre Unternehmenskultur und Rolle einfügen. KI kann Ihnen sogar dabei helfen, Meetings und Einzelgespräche zu planen und die jeweiligen Manager aufzufordern, sich mit den neuen Mitarbeitern in ihrem Team zu treffen.
Diese Check-Ins können so eingerichtet werden, dass sie auf der Grundlage des Onboarding-Fortschritts oder nach Erhalt einer bestimmten Art von Feedback erfolgen, z. B. nach Kommentaren, die darauf hindeuten, dass ein neuer Mitarbeiter unzufrieden ist, sich nicht engagiert oder sich wahrscheinlich abwenden wird.
Automatisierte Feedback-Umfragen und Check-Ins bieten Ihnen eine hervorragende Möglichkeit, noch während des Onboarding-Prozesses Feedback zu sammeln. Anhand der Eindrücke der Mitarbeiter von Ihrem Onboarding können Sie deren Probleme, Bedürfnisse, Erwartungen und Vorlieben besser verstehen.
Sie können auch gemeinsame Muster bei den Erfahrungen der Mitarbeiter erkennen und sofort Maßnahmen ergreifen, um die Bereiche Ihres Onboarding-Prozesses zu korrigieren, die überarbeitet werden müssen.
Die Durchführung von Stimmungsanalysen ist eine weitere Möglichkeit, KI beim Mitarbeiter-Onboarding einzusetzen, um Ihre Prozesse zu verbessern.
Je nachdem, wie groß Ihr Unternehmen ist oder wie beschäftigt Ihre Personalverantwortlichen sind, ist es möglicherweise nicht möglich, jedes Feedback, das Sie von neuen Mitarbeitern erhalten, manuell zu überprüfen.
KI kann dabei helfen, das Feedback von mehreren neuen Mitarbeitern zu analysieren, um herauszufinden, was sie über Ihren Onboarding-Prozess denken.
KI-gestützte Tools können qualitatives Feedback, wie Antworten auf offene Fragen, und quantitative Daten, wie Employee Net Promoter Scores (eNPS), auswerten.
Sie können positive, neutrale und negative Gefühle und gemeinsame Themen unter neuen Mitarbeitern identifizieren und Ihnen helfen herauszufinden, was funktioniert. Oder welche Aspekte Ihres Onboarding-Erlebnisses überarbeitet werden müssen.
Die gewonnenen Erkenntnisse helfen Ihnen dabei, wirkungsvolle Strategien zu entwickeln, um neue Mitarbeiter in dieser entscheidenden Phase der Mitarbeiterentwicklung zu begeistern und zum Erfolg zu führen.
Prozessautomatisierung, prädiktive Analysen und maschinelle Lernfunktionen ermöglichen es Ihnen, proaktiv personalisierte Entwicklungspläne für neue Mitarbeiter zu erstellen.
Auf der Grundlage der Rollenbeschreibung eines jeden Mitarbeiters können Personalleiter mithilfe von KI personalisierte Wachstumspläne erstellen.
Überwachen Sie die Fortschritte Ihrer Mitarbeiter und ermitteln Sie ihren Lernbedarf mithilfe von Wachstumsplänen, Kompetenzlückenanalysen, Karriererahmen und KI-gesteuertem Leistungsmanagement.
Gehen Sie dann darauf ein und fördern Sie kontinuierliches Wachstum mit von der KI empfohlenen Schwerpunktbereichen, Schulungsprogrammen, Lernressourcen und Weiterbildungsmöglichkeiten, die für die Karriereentwicklung jedes neuen Mitarbeiters relevant sind.
➡️ Wenn Sie weitere Beispiele für den Einsatz von KI in der Mitarbeiterschulung suchen, sehen Sie sich diese acht Anwendungen von KI in der Lernentwicklung an.
Content localization, creation and translation are examples of how generative AI can be applied to people operations.
This technology allows you to develop interactive content, including quizzes, assessments, videos, polls, and simulations, to instantly enhance learner engagement.
KI kann anregende Fragen generieren, um die Neugier der Lernenden zu wecken und ihr Verständnis zu überprüfen. Sie kann sogar die Tests und Bewertungen bewerten und den Lernenden Feedback zu ihrer Leistung geben.
So müssen Schulungsleiter und L&D-Experten nicht mehr stundenlang intelligente und relevante Fragen ausdenken oder Antworten überprüfen. Sie müssen lediglich ein paar Vorgaben machen, und die KI-Maschine wird ihre Arbeit tun.
Angenommen, Sie leiten ein globales Unternehmen mit Mitarbeitern aus verschiedenen Teilen der Welt. In diesem Fall können Sie mithilfe von KI Ihre Schulungsunterlagen schnell und effizient in mehrere Sprachen übersetzen.
Das bedeutet, dass Sie nicht Tausende von Dollar für teure Übersetzungsdienste ausgeben müssen. Und die Lernerfahrung wird aus Sicht der Mitarbeiter interessanter sein, da sie die Inhalte in ihrer Muttersprache oder ihrer bevorzugten Sprache konsumieren können.
➡️ Ähnliche Anwendungsfälle finden Sie in unserem Leitfaden zur Implementierung generativer KI im Personalwesen.
Der Einsatz von KI beim Onboarding zeigt Ihr Engagement für Innovation und die Bereitstellung nahtloser, positiver Erfahrungen, die es neuen Mitarbeitern ermöglichen, sich zu entfalten.
Die KI-Software von Zavvy hilft Personalleitern und HR-Managern, eine loyale, engagierte und hochproduktive Belegschaft aufzubauen:
Außerdem ist Zavvy in mehreren Sprachen verfügbar, um global verteilte Teams zu unterstützen.
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