Aber es gibt eine bessere Möglichkeit, diese Aufgaben zu vereinfachen - eine, die Effizienz, Qualität und eine reibungslosere Erfahrung für neue Mitarbeiter garantiert. Wir sprechen hier von automatisierten Onboarding-Prozessen, die Konsistenz, Zeiteffizienz und eine verbesserte Erfahrung bei der Aufnahme und Bindung neuer Mitarbeiter bieten, unabhängig davon, ob sie in einem hybriden oder dezentralen Umfeld arbeiten.
Um Ihnen den Einstieg in die Automatisierung Ihres Onboardings zu erleichtern, finden Sie hier einige Tipps und Strategien, die Sie beachten sollten.
Bei der Automatisierung des Onboarding von Mitarbeitern geht es darum, eine strukturierte Erfahrung zu schaffen, die Ihre neuen Mitarbeiter durch jeden Schritt Ihres Onboarding-Programms führt - ohne jeglichen manuellen Aufwand. Es erfordert eine einmalige Einrichtung für Prozesse wie die Schulung neuer Mitarbeiter, das Versenden von Erinnerungen, die Verbindung mit Kollegen und vieles mehr.
Die Umstellung von manuellem Onboarding auf automatisiertes Onboarding hilft Ihrer Personalabteilung, Zeit zu sparen, wirkt sich aber auch positiv auf den ersten Eindruck aus, den neue Talente von Ihrem Unternehmen haben. Angesichts dieser Vorteile betrachten viele neue Mitarbeiter die Automatisierung als eine persönlichere, seriösere Option, um Hilfe bei ihren Problemen zu erhalten.
Viele Unternehmen arbeiten auch heute noch mit manuellen, dokumentenlastigen Prozessen für wichtige Arbeitsabläufe. Dies verlangsamt die Zeit bis zur Produktivität des neuen Mitarbeiters und das allgemeine Wachstum erheblich. Hier sind einige weitere Herausforderungen, die bei der manuellen Einarbeitung auftreten:
Positiv zu vermerken ist, dass automatisierte Onboarding-Prozesse mit Intelligenz ausgestattet sind, die den Selbstbedienungssupport fördert. Auf jeden dieser Vorteile und einige weitere werden wir später in diesem Artikel näher eingehen. Hier sind jedoch einige der wichtigsten Vorteile in Kurzform:
Der erste Schritt, um neue Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen willkommen zu heißen, besteht darin, ihnen das beste Onboarding-Erlebnis zu bieten. Um den Erfolg zu maximieren, führen Unternehmen heute Automatisierungen in ihr Onboarding ein, die für ein zufriedenes und informatives Erlebnis sorgen. Erfahren Sie, wie Sie mit Zavvy einen leistungsstarken Onboarding-Workflow gestalten können. SHRM empfiehlt Unternehmen, die vier Ks eines automatisierten Onboarding-Prozesses zu befolgen:
Die Digitalisierung Ihres Onboardings ist nur der Anfang: Sie müssen die Prozesse automatisieren, um die Vorteile zu nutzen. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie mit Zavvy die Automatisierung in Ihr Onboarding integrieren können:
Mit einem automatisierten Einführungsprozess können Sie schon vor dem ersten Arbeitstag Ihres neuen Mitarbeiters mit der Dokumentation beginnen. Dies gibt ihnen die Möglichkeit, mehr Zeit für Einführungen, 1:1-Gespräche und den Aufbau von Beziehungen zu ihren Kollegen zu verwenden. Sehen Sie sich unsere Checkliste für Remote- oder Hybrid-Mitarbeiter und unseren Leitfaden zum Onboarding von Kundenerfolgsspezialisten an.
Je weniger Zeit sie mit dem Ausfüllen des gesamten Papierkrams verbringen, desto mehr Zeit haben sie, sich auf ihre Arbeit zu konzentrieren. Sie können Tools wie DocuSign, Box und andere Software verwenden, um Begrüßungspakete mit allen Dokumenten zu erstellen - Mitarbeiterverträge, Handbücher, Richtlinien usw. Die Mitarbeiter können sie im Vorfeld durchsehen und alle Unklarheiten beseitigen, bevor sie mit der Arbeit beginnen.
Ein automatisierter Onboarding-Prozess ermöglicht es Ihnen, alle erforderlichen Daten neuer Mitarbeiter automatisch zu erfassen. Wir sprechen hier von der Gehaltsabrechnung, ausstehenden und angesammelten Urlaubstagen, dem Arbeitsort usw.
Durch die automatische Aktualisierung dieser Informationen in einem Ihrer Datensysteme wie ERP oder einer Buchhaltungssoftware werden menschliche Fehler vermieden. Sie ermöglichen es Ihnen, bei Bedarf genaue Berichte über die demografischen Daten, den Personalbestand und den beruflichen Werdegang Ihrer Mitarbeiter zu erstellen.
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung steigert die Effizienz, indem sie Finanzprozesse automatisiert, die genaue Erfassung und Verwaltung von Zahlungsausgängen sicherstellt und die Transparenz der Finanzabläufe in Ihrem Unternehmen insgesamt erhöht.
40 % der neu eingestellten Mitarbeiter geben an, dass sie zu lange brauchen, um eine Antwort von der Personalabteilung zu erhalten. Dies geschieht, wenn die HR-Teams zu sehr mit der Verwaltung von Papierkram und überflüssigen Verwaltungsaufgaben beschäftigt sind, die nur langsam erledigt werden und Ihr Team anfällig für schwerwiegende Fehler machen lassen
Durch die Automatisierung dieser Prozesse wird ihre Zeit frei, so dass sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich wichtig ist: neue Talente zu erreichen und eine hilfreiche Ressource für neue Talente zu sein.
Automation ermöglicht es Ihren Personalmanagern, mehr Zeit für wichtige Aufgaben wie die Beantwortung von Fragen neuer Talente, die Koordination von mehr Outbound-Kommunikation und die Einrichtung einer FAQ-Bibliothek zu verwenden.
Arbeitgeber entwerfen heute maßgeschneiderte Willkommenspakete, um neue Talente an sich zu binden. Und die Automatisierung spielt eine wichtige Rolle bei der Erstellung des perfekten Firmenpakets. So geht's: Mit automatisierten Systemen wie Webformularen können Sie Informationen über Ihre Mitarbeiter erfassen, z. B. Kleidergröße, bevorzugte Stile, individuelle Anpassung der Büroausstattung und vieles mehr.
So sind Sie auf den ersten Tag Ihres neuen Mitarbeiters gut vorbereitet. Alle Geschenke und Pakete können nahtlos zugestellt werden, um einen bleibenden ersten Eindruck zu hinterlassen.
Nicht umsonst sagen 72 % der Mitarbeiter, dass 1:1-Gespräche mit ihren Vorgesetzten ein wichtiger Bestandteil des Einarbeitungsprozesses sind. Es hilft ihnen, rollenspezifische Klarheit zu schaffen, sinnvolle Beziehungen aufzubauen und Erwartungen zu formulieren.
Die Automatisierung der Einarbeitung erleichtert dies durch die automatische Planung von Bürobesichtigungen, Orientierungs- und Schulungssitzungen, einem professionellen Fototermin und anderen Aufgaben für neue Mitarbeiter.
Das Angebot eines großzügigen Leistungspakets ist für die Gewinnung und Bindung neuer Talente unerlässlich geworden. Laut der Glassdoor-Umfrage zum Arbeitsvertrauen 2015 geben etwa 60 % der Befragten an, dass Sozialleistungen und Vergünstigungen ein wichtiger Faktor bei der Entscheidung sind, ob sie ein Stellenangebot annehmen.
In Anbetracht dessen ist es wichtig, dass Sie neuen Mitarbeitern an ihrem ersten Arbeitstag automatisierte E-Mails schicken, in denen Sie ihnen Ihr Leistungspaket erklären. Dazu gehören Anleitungen, wie man Firmenrabatte, Pendlervergünstigungen, Gesundheits- und Zahnbehandlungspläne, Vergünstigungen für Mitglieder - eben alles, was Ihr Unternehmen anbietet - in Anspruch nehmen kann.
Auch wenn es für diese Programme unterschiedliche Verwaltungssysteme gibt, kann ein automatisierter Prozess sie alle auf einer Plattform zusammenführen und so die Einarbeitung der Mitarbeiter erleichtern.
Das rechtzeitige Einholen von Mitarbeiterfeedback gibt Ihnen unschätzbare Einblicke in Ihr bestehendes Onboarding-Programm. Automatisieren Sie diesen Prozess, indem Sie Umfragen an neue Mitarbeiter nach dem ersten Tag, dem 30. Tag oder dem 90.
Dies hilft Ihnen nicht nur, ein nahtloses Erlebnis zu bieten, sondern ermöglicht es Ihnen auch, alle Fehler zu erkennen, mit denen Ihre Mitarbeiter konfrontiert sind. Viele Unternehmen nutzen heute KI-Software, die Probleme vorhersagen, erkennen und beheben kann, noch bevor sie auftreten.
Automatisierung ist kein neues Konzept, aber mit Zavvy können Sie das Onboarding von Mitarbeitern automatisieren. Wir alle haben unsere Erfahrungen mit automatischen Erinnerungen und Chatbots gemacht. Aber um ein intuitives Onboarding-Erlebnis zu bieten, braucht es mehr als das. Sie müssen mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren, um zu erfahren, was fehlt, was improvisiert oder vereinfacht werden kann, um ein gesundes Onboarding-Erlebnis zu bieten.
Bei der Onboarding-Software von Zavvy sind unsere Vorlagen so konzipiert, dass sie Ihre Onboarding-Ziele erfüllen. Sie können entweder in wenigen Minuten Ihre eigene Vorlage erstellen oder aus unserem sorgfältig zusammengestellten Angebot an Vorlagen auswählen. Sie sind benutzerfreundlich, anpassbar und ermöglichen es Ihnen, Ihren Mitarbeitern schnellere Lösungen zu bieten - ohne auf ein großartiges Erlebnis zu verzichten.
Hier sind einige gängige Anwendungen für die Onboarding-Tools von Zavvy:
Das Pre-Boarding beginnt einige Tage/Wochen, bevor der neue Bewerber seine Stelle antritt.
Sobald Ihr Mitarbeiter das Stellenangebot annimmt, können Sie unsere Plattform nutzen, um den Onboarding-Prozess des Mitarbeiters zu automatisieren, z. B. für die folgenden Aktionen:
Erfahren Sie hier mehr über unsere Preboarding-Software.
Kommunikations-Apps wie Slack, Teams, Notionusw. haben es möglich gemacht, aus der Ferne zu arbeiten. Automatisieren und optimieren Sie Ihren Kommunikationsprozess, indem Sie Menschen miteinander verbinden, egal wo sie sind.
Durch die Verbindung von Apps wie Microsoft Teams oder Slack können Sie ganz einfach:
Auf der anderen Seite gibt es die Inhalte, die Sie vielleicht schon haben. Wir sprechen hier von Unternehmensvideos, Dokumenten und vielem mehr.
Automatisierung bedeutet auch die Integration von Inhalten aus verschiedenen Quellen an einem zentralen Ort.
Und ja, Sie können auch Ihre lustigen GIFs, Bilder und Emojis integrieren.
Nehmen Sie Ihren neuen Mitarbeitern die Angst vor den ersten Wochen, indem Sie bei einem Mittagessen oder einer Tasse Kaffee Zeit mit ihnen verbringen. Dies kann persönlich oder virtuell über Microsoft Teams/Zoom geschehen.
Verbinden Sie Kollegen automatisch zu zwanglosen Treffen oder Walking Meetings, um die Beziehungen am Arbeitsplatz zu stärken und eine Pause vom Bildschirm einzulegen. Die Sitzungen führen zu sinnvollen Gesprächen, die den Teamgeist, die Produktivität und die geistige Gesundheit verbessern können.
Nutzen Sie unsere Vorlagen, um diesen Prozess für Ihr gesamtes Team zu automatisieren. So geht's:
Weitere Informationen zu diesen Programmen finden Sie in unseren Anschlussprogrammen.
Quizspiele sind eine großartige Möglichkeit, das Lernen einfach und unterhaltsam zu gestalten.
Umfragen sind eine wirksame Strategie zur Verbesserung Ihres Onboarding-Programms. Sie ermöglichen es Ihnen zu verstehen, wie Ihre Mitarbeiter den Einführungsprozess sehen und durchführen. Sie können durch Umfragen auch andere Informationen über Ihre Mitarbeiter erfahren, um eine maßgeschneiderte Firmenbroschüre zu erstellen.
Ein Buddy-Programm ist genau das, wonach es sich anhört: Ein bestehender Mitarbeiter wird damit beauftragt, neue Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen zu begrüßen und einzuweisen.
Buddies helfen neuen Mitarbeitern, sich mit allen wichtigen Informationen vertraut zu machen, während sie unstrukturiertes Wissen zu Themen wie Arbeitsplatzkultur, Unternehmensrichtlinien, Vergünstigungen und Vorteile und vieles mehr weitergeben.
Mit Zavvy können Sie Onboarding-Buddy-Programme zu einem zentralen Bestandteil Ihres Onboarding-Prozesses machen.
Wenn man an Automatisierung denkt, kommt einem natürlich der Gedanke, dass sie uns von anderen Menschen isoliert. Entgegen der landläufigen Meinung isoliert uns die Automatisierung nicht von menschlichen Interaktionen. Vielmehr schafft sie mehr Möglichkeiten für Menschen, Kontakte zu knüpfen und Beziehungen aufzubauen.
Entgegen der landläufigen Meinung schafft die Automatisierung tatsächlich mehr Möglichkeiten für Menschen, Kontakte zu knüpfen und Beziehungen aufzubauen. Wenn Sie Ihren Onboarding-Prozess automatisieren, werden die meisten einfachen Anfragen und Aufgaben automatisch erledigt, unabhängig davon, ob sie in einer hybriden oder einer Remote-Umgebung arbeiten.
Durch die Automatisierung wird Ihr Team von überflüssigen Verwaltungsaufgaben entlastet, so dass Sie Ihre wertvolle Zeit mit tatsächlichen Gesprächen statt mit sich wiederholenden Präsentationen oder manuellen Einladungen verbringen können. So können Sie sich auf das konzentrieren, was am wichtigsten ist: die Menschen.
Wenn Sie Personalleiter eines wachsenden Unternehmens sind, erscheinen Ihnen wiederkehrende Onboarding-Aktivitäten wie die Dokumentation, das Versenden von Erinnerungen und die Beantwortung allgemeiner Fragen wie eine wachsende Zahl von Aufgaben. Im Wettlauf um Zeitersparnis treten Ungereimtheiten auf, und die Erfahrung des neuen Mitarbeiters leidet darunter.
Wenn Sie Ihr Onboarding mit Zavvy automatisieren, werden Ihre neuen Mitarbeiter in den ersten Wochen ihrer Tätigkeit produktiver sein. Sie werden weniger Zeit mit dem Abheften von Papierkram verbringen und mehr Zeit damit verbringen, ihre Kollegen bei einem Kaffee, einer Büroführung oder zwischen zwei Meetings kennenzulernen.
Vereinbaren Sie einen Termin für eine Demo mit einem unserer Experten und sehen Sie sich unser automatisiertes Onboarding-Workflow-Tool in Aktion an!
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