Beim Onboarding neuer Mitarbeiter müssen Sie sich Gedanken über die Einarbeitung neuer Mitarbeiter in das Unternehmen und die rollenbezogenen Schulungen machen, die sie benötigen, um schnell produktiv zu werden.
Bei so vielen Anforderungen, die sich über Abteilungen, Teams und Rollen erstrecken, kann es leicht passieren, dass die Onboarding-Aufgaben unter den Tisch fallen. Genau hier kommt ein Onboarding-Workflow ins Spiel.
Wenn Sie einen Onboarding-Workflow entwickeln, schaffen Sie eine kohärente Übersicht über alle Aufgaben, die ein neuer Mitarbeiter in den ersten sechs Monaten bis zu einem Jahr seiner Tätigkeit erledigen muss. Vom Papierkram vor der Einstellung bis hin zum ersten Jahresgespräch verfügen Sie über einen strukturierten und konsistenten Onboarding-Prozess für alle Ihre neuen Mitarbeiter.
Lesen Sie weiter, um mehr darüber zu erfahren, wie ein Onboarding-Workflow die Produktivität Ihres Unternehmens verbessern kann und wie Sie selbst einen Onboarding-Workflow erstellen können.
Das Onboarding von Mitarbeitern ist die Eingewöhnung neuer Mitarbeiter in das Unternehmen und ihre Rolle.
Ein effektives Onboarding dauert mindestens drei Monate und bis zu einem Jahr. In dieser Zeit durchlaufen neue Mitarbeiter eine Unternehmensorientierung, rollenbasierte Schulungen und mehr, bevor sie in die laufende Entwicklung übergehen.
Der Einarbeitungsprozess umfasst alle Schritte, die Ihr neuer Mitarbeiter in den ersten sechs bis zwölf Monaten in Ihrem Unternehmen durchlaufen wird.
Die meisten Unternehmen unterteilen ihren Onboarding-Prozess in verschiedene Phasen, wobei jeder Phase bestimmte Ziele zugewiesen werden. Während Ihr neuer Mitarbeiter das Onboarding durchläuft, erfüllt er die notwendigen Meilensteine für jede Phase.
Sie können die Phasen des Onboarding-Prozesses an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Viele Unternehmen unterteilen ihren Onboarding-Prozess nach der Zeit, die nach der Einstellung verstreicht. Die folgende Liste bietet einen kurzen Überblick über die wichtigsten Phasen des Onboarding und die Ziele für jeden Abschnitt.
Passen Sie Ihren Onboarding-Prozess an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und seiner Abteilungen an. So können Sie beispielsweise bei der Einarbeitung von Vertriebsmitarbeitern den Schwerpunkt auf rollenbasierte Schulungen legen, während Kundendienstmitarbeiter länger brauchen, um ihr Produktwissen zu vertiefen.
Ein Prozess und ein Arbeitsablauf scheinen sehr ähnlich zu sein, da sie komplexe Anforderungen in verdauliche Aufgaben unterteilen, aber die beiden Begriffe sind nicht austauschbar.
Ein Onboarding-Prozess fügt alle Teile Ihres Onboarding-Puzzles zusammen. Er deckt alles ab, vom Papierkram vor der Einstellung bis hin zur sozialen Integration Ihres neuen Mitarbeiters im weiteren Verlauf.
Ein Onboarding-Workflow destilliert Ihren Onboarding-Prozess in eine Reihe von konkreten Aufgaben, die jeder neue Mitarbeiter erledigen muss. Es handelt sich dabei eher um eine Checkliste mit Handlungselementen, während der Onboarding-Prozess eine übergeordnete Sicht auf diese Zeit bietet.
Anders ausgedrückt: Ein Onboarding-Workflow ist darauf ausgelegt, bestimmte Aktionen oder Aufgaben zu erledigen. Der Onboarding-Prozess umreißt die übergeordneten Ziele des Onboarding im Allgemeinen.
Ein Prozessablauf ist eine detaillierte Visualisierung aller am jeweiligen Prozess beteiligten Personen. Er geht über die Aktionspunkte hinaus und umfasst u. a. Beteiligte, Ressourcenlisten und Materialien.
Werfen Sie einen Blick auf diesen beispielhaften Onboarding-Prozessablauf, der auf der Onboarding-Checkliste für neue Mitarbeiter von Zavvybasiert:
Die Entwicklung des Ablaufs Ihres Einführungsprozesses kann anfangs ein großes Projekt sein. Sie müssen alles durchdenken, was ein neuer Mitarbeiter braucht, um in Ihrem Unternehmen erfolgreich zu sein.
Lassen Sie sich jedoch nicht einschüchtern. Die Erstellung eines Onboarding-Prozesses für Ihr Unternehmen ist die Mühe wert. Sobald Sie die Basis für Ihren Prozess geschaffen haben, können Sie ihn aktualisieren und erweitern, wenn Ihr Unternehmen wächst.
Der Aufbau Ihres Onboarding-Workflows wird zum Kinderspiel, wenn Sie einen gründlichen Onboarding-Prozessablauf zur Hand haben. Es ist im Grunde eine einzige Quelle der Wahrheit für Ihren Onboarding-Workflow.
Sind Sie bereit, Ihren Onboarding-Workflow zu erstellen? Befolgen Sie diese Schritte und Tipps, um Ihren Onboarding-Prozess zu skizzieren und ihn in einen leistungsstarken Onboarding-Workflow für Ihr Unternehmen zu verwandeln.
Das Wichtigste zuerst: Finden oder erstellen Sie eine Liste mit allem, was ein neuer Mitarbeiter im Rahmen der Einarbeitung tun oder erleben sollte.
Sie können die Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter von Zavvyverwenden, um Ihren eigenen Prozess zu entwickeln.
Denken Sie auch an die Aufgaben, die Sie vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters erledigen müssen, sowie an soziale Aufgaben wie die Vorstellung des neuen Mitarbeiters.
Zu diesem Zeitpunkt muss Ihre Checkliste nicht besonders organisiert sein. Je detaillierter Sie jedoch die einzelnen Punkte auflisten können, desto leichter wird es Ihnen fallen, eine einfache Checkliste in einen vollwertigen Onboarding-Prozess und -Workflow zu verwandeln.
Denken Sie daran, dass Ihre vorläufige Onboarding-Checkliste nur ein Ausgangspunkt ist. Die nächsten Schritte werden Ihnen helfen, Ihre Checkliste in einen Arbeitsablauf zu integrieren.
Teilen Sie die Aufgaben Ihrer Checkliste nach Zeitrahmen ein. Wenn Sie die oben verlinkte Checkliste zum Herunterladen verwendet haben, wissen Sie bereits, wann die einzelnen Punkte während des Onboardings erledigt werden sollten.
Schauen Sie sich jede Aufgabe auf Ihrer Liste an und bedenken Sie Folgendes:
Verwenden Sie dann ein Visualisierungstool, um einen zusammenhängenden Überblick über Ihren gesamten Onboarding-Prozess zu erstellen. Ihr Prozessablauf sollte den Zeitrahmen für jede Aufgabe und die Zuständigkeit für ihre Erledigung visuell darstellen.
Ein Prozessfluss-Tool wie Miro ist hier unglaublich hilfreich. Mit einem solchen Tool können Sie Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen Aufgaben leichter darstellen. Verwenden Sie Pfeile, um die Reihenfolge der Aufgaben zu kennzeichnen, insbesondere wenn sie zwischen Abteilungen wechseln.
Selbst wenn Sie bis zu diesem Zeitpunkt noch keinen formellen Einführungsprozess hatten, haben Sie wahrscheinlich wichtige Informationen für neue Mitarbeiter an verschiedenen Stellen Ihres Arbeitsplatzes aufbewahrt.
Nachdem Ihr Onboarding-Prozess in Ihrem Visualisierungstool erstellt wurde, ist es an der Zeit, diese Materialien zu sammeln und sie dem richtigen Teil Ihres Onboarding-Workflows zuzuordnen.
Hier sind einige Arten von Einführungsmaterialien, auf die Sie achten sollten:
Es ist leicht nachvollziehbar, warum Einarbeitungsunterlagen zwischen verschiedenen Abteilungen oder Vorgesetzten verloren gehen. Der Onboarding-Prozess ist vielschichtig und erfordert oft mehrere Personen, um den neuen Mitarbeiter vollständig einzuarbeiten.
Durch die Zusammenstellung dieser Ressourcen erhalten Sie einen Gesamtüberblick über Ihren gesamten Onboarding-Prozess. Sobald Sie diese Materialien in Ihrem Prozessablauf organisiert haben, sind Sie bereit, Ihren Onboarding-Workflow aufzubauen.
Ihre Onboarding-Software verfügt über zahlreiche Funktionen zur Verbesserung Ihrer Arbeitsabläufe, aber vielleicht können Sie auch zusätzliche Tools integrieren, um Ihr Onboarding zu verbessern.
Zavvy bietet zum Beispiel Integrationen mit Messaging-Tools wie Slack und People-Ops-Plattformen wie BambooHR. Die Zapier API ermöglicht es Ihnen, noch mehr Verbindungen zu den von Ihnen bereits verwendeten Tools herzustellen.
Entscheiden Sie sich für Integrationen, die das Onboarding-Erlebnis für neue Mitarbeiter wirklich verbessern. Andernfalls fügen Sie nur ein weiteres Tool hinzu, das jeder ohne wirklichen Grund einrichten muss.
Messaging-Tools wie Slack sind besonders leistungsstark. Sie bringen den Onboarding-Workflow auf die Plattform, auf der Ihr Team die meiste Zeit verbringt. Andere Tools können Ihnen helfen, Automatisierungen zu erstellen oder durch den Import von Daten Zeit zu sparen.
Verwenden Sie Ihren Onboarding-Prozessablauf als Referenzpunkt für die Erstellung des Workflows in Ihrer Software. Wenn Sie einen gründlichen Prozessablauf entwickelt haben, können Sie Ihren Onboarding-Workflow schnell und einfach erstellen, indem Sie diesem Plan folgen.
Beginnen Sie mit der Einführungsphase und bauen Sie den Arbeitsablauf chronologisch auf. Denken Sie daran, Aufgaben nicht nur für den neuen Mitarbeiter, sondern auch für seinen direkten Vorgesetzten und seine Kollegen einzubeziehen.
Jeder Schritt des Onboarding-Workflows sollte Folgendes beinhalten:
Sie können die Schritte von einem früheren Schritt abhängig machen oder sie auf der Grundlage des Beschäftigungstages des neuen Mitarbeiters versenden (z. B. Tag 1, Tag 30).
Sobald eine neue Kollegin ihre Onboarding journey abgeschlossen hat, können Sie ihr automatisch auch laufende Schulungen und Weiterbildungen zuweisen .
Wenn Sie Ihren Onboarding-Workflow in einer speziellen Software aufbauen, schaffen Sie eine zusammenhängende Sicht auf den gesamten Prozess. Da sich alles in einer einzigen Plattform befindet, ist es einfach, Verbindungen zwischen den einst getrennten Teilen des Onboarding-Prozesses herzustellen.
Mit den Funktionen zur Workflow-Automatisierung in einer Plattform wie Zavvy können Sie einen Onboarding-Workflow erstellen, der praktisch von selbst läuft. Hier sind nur ein paar Dinge, die Sie mit der Onboarding-Automatisierung tun können:
Sehen Sie sich diese Ansicht einiger Automatisierungsoptionen in der Onboarding-Workflow-Software von Zavvyan:
Die Automatisierung des Onboarding-Workflows hilft Ihnen, den Prozess zu skalieren, wenn Ihr Unternehmen wächst. Außerdem erhalten Sie nützliche Daten und Erkenntnisse darüber, wie sich neue Mitarbeiter im Onboarding-Prozess verhalten.
Das Onboarding neuer Mitarbeiter kann ein komplexer Prozess sein, aber mit einem Onboarding-Workflow kann er zu einem der reibungslosesten Teile Ihres Unternehmens werden.
Ein systematischer Ansatz für das Onboarding durch die Erstellung eines Prozessablaufs hilft Ihnen, einen Überblick über das gesamte Onboarding zu erhalten. Wenn alles an einem Ort ist, ist es einfacher, einen umfassenden Onboarding-Workflow zu erstellen, der tatsächlich zu Ergebnissen führt.
Onboarding-Workflow-Software wie Zavvy bietet noch weitere Vorteile. Sie können den Onboarding-Prozess automatisieren, um die Dinge in Bewegung zu halten, auch wenn Sie skalieren. Tool Integrationen beschleunigen Ihre Arbeit noch mehr, indem sie den richtigen Teil des Onboardings im richtigen Medium zur richtigen Zeit bereitstellen.
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