Doğru Adımla Başlamak için Yeni Çalışan Karşılama Mesajı Nasıl Yazılır?

Bir çalışanın işe alım deneyiminin onu görevinde başarılı olmaya hazırladığı birçok kez kanıtlanmıştır.

Bu gizli bir bileşen olabilir. 

• onları kurumda daha uzun süre tutuyor ...
• ... daha yüksek kalitede iş üretmek.

Yüksek kaliteli bir işe alım deneyiminin ilk temas noktalarından biri, çalışanın şirketle olan ilişkisinin tonunu belirleyen bir iletişim parçası olan hoş geldiniz mesajıdır.

Birkaç nazik ve hevesli söz, bir kişinin işe başlama şekli üzerinde uzun bir yol kat edebilir. Yeni bir çalışan mesajı gelişigüzel bir araya getirilemeyecek kadar önemlidir; arkasında bir niyet olması gerekir.

Harika bir karşılama mesajı şöyle olmalıdır 

• karşılama
• bilgilendirici,
• Düşünceli
• yardımcı

Ama bunu nasıl yaparsınız?

Mesajınızı bu yeni çalışan ilişkisini doğru bir şekilde başlatacak şekilde nasıl yazar ve iletirsiniz?

Hepimizin öğrenebileceği en iyi karşılama mesajlarından bazılarını size örnek olarak sunacağız. Buna , bir kişiye güçlü bir başlangıç için güven, cesaret ve motivasyon vermede neden bu kadar etkili olduklarının gerekçelerini de ekleyeceğiz.

❗️ Yeni çalışan mesajlarınız neden önemlidir?

Bir çalışan mesajı, işe alınan bir kişinin şirketinizle kurduğu ilk gerçek etkileşimdir.

Mülakat onların aday olarak deneyimidir, ancak işi aldıklarında, onlarla etkileşim şeklinizi değiştirmeli ve artık ekibinizin bir parçası olduklarını göstermelisiniz.

1. Şirketle olan ilişkilerinin tonunu belirler - eğer hoş karşılanmadıklarını hissederlerse, bu onların role uyum sağlama yeteneklerini tehlikeye atabilir.
2. Bu yaşam değişikliği için duygusal destek sağlayarak kariyerlerinin yeni bir bölümüne olumlu bir başlangıç yapmalarını sağlar.
3. Onlar için yeni bir sayfa açıyor ve eski işlerinden ayrılmak için ilk adımı atmalarını sağlıyor.
4. Onları şirketiniz için hazırlar. Birisi teknik olarak işe uygun olsa bile, onu şirket kültürünüz, bakış açınız ve operasyonlarınız konusunda eğitmeniz gerekecektir.
5. Bu onlara kültürünüzü ve bir çalışan olarak nasıl bir ortam beklediklerini gösterir.
6. Neyin parçası olmak üzere olduklarını bilmeleri için temel değerlerinizi tekrarlamanızı sağlar.
7. Bu, onları yapacakları iş için heyecanlandırır ve misyonunuza ulaşmanıza katkıda bulunmaları için onları hazırlar.
8. Bu onlara şirket ve şirketin işleyişi hakkında bilgi verir.
9. En başından itibaren daha bağlı bir çalışan yaratır.
10. Yeni bir çalışanın ilk saatlerde ve günlerde hemen aklına gelecek soruları yanıtlar ve onları başarıya hazırlar.
11. Uzak bir dünyada bu çok önemlidir. Birçok rolün tamamen sanal hale gelmesiyle birlikte, çalışanlar yeni ekipleriyle en başından itibaren yüz yüze tanışmayacaklar.

🕐 İlk mesajın ne zaman gönderileceği

Mesajınızı yazmaya başlamadan önce yanıtlamanız gereken önemli bir soru var: 

Bunu çalışana tam olarak ne zaman gönderiyorsunuz?

Bu, ne söylemeniz gerektiğini ve kaç mesaj göndereceğinizi belirler (bu konuya daha sonra değineceğiz).

Nasıl yani?

Size göstereceğiz.

İşe alınır alınmaz

İş birkaç hafta veya ay içinde başlayacak olsa bile, mesajı bu noktada göndermek çalışanı size gerçekten sevdirecek ve bir ilişki kurmaya başlayacaktır.

Ayrıca, yeni işe alımları ne kadar erken yaparsanız, işe başlamadan önce alternatif arama olasılıkları da o kadar azalacaktır.

Dezavantajı ise, başlangıç tarihlerine yakın bir zamanda onlara daha fazla mesaj göndermeniz gerekecek olmasıdır.

Başlamadan bir hafta önce

Göreve başlamalarından önce onlara bir hoş geldiniz mesajı göndererek heyecan yarat abilir ve ekibin onları işe almayı dört gözle beklediğini bildirebilirsiniz.

Bu, insanların ilk günlerinde ne beklemeleri gerektiğini, ne zaman başlayacaklarını vb. anlamalarına yardımcı olan tek iletişim olduğu için kesinlikle çok önemlidir.

Bu size birden fazla mesajı kademelendirmek için zaman verir, ancak diğer yandan, önceki işlerinde yarım kalan işleri tamamladıkları için onlar için de bunaltıcı olabilir.

Ayrıca, mesajınız hassas şirket bilgileri içeriyorsa, onlar başlayana kadar beklemek isteyebilirsiniz.

İlk günlerinde

Bu, yeni işe başlayanları işe başlar başlamaz işe almanın bir yoludur.

Eski rolleriyle uğraşmadıkları için zihinsel olarak işe alıştırma sürecine daha fazla dahil olmalarını sağlar.

Bu aynı zamanda her şeyi şirketin iç iletişim kanalları üzerinden yürütebileceğiniz anlamına gelir.

🧠 Mesajın arkasındaki zihniyet

Kendinizi yeni çalışanın yerine koyun

Yeni bir çalışan kuruluşunuza katıldığında, birçok yönden keşfedilmemiş ve bilinmeyen bir bölgeye girmiş olur.

İyi bir izlenim bırakmak, doğru işe alım olduklarını kanıtlamak ve tamamen farklı bir şeye sıçramak konusunda endişelidirler.

Onları yeni işe aldığınız iş son görevleriyle aynı olsa bile, şirketiniz, sistemleriniz ve kültürünüz öğrenmeleri gereken şeylerdir.

Bilmiyorlar. 

• kimlerle çalışacaklar
• yeni iş arkadaşlarıyla ne kadar iyi geçinecekleri
• rolü ne kadar kolay öğrenebilecekleri,
• ve bu işte başarılı olup olamayacakları.

Tüm bunlar beraberinde büyük bir baskı ve kendinden şüphe duymayı da getiriyor.

Bir hoş geldiniz mesajı bu soruların her birine yanıt vermeyebilir, ancak kesinlikle kendilerini daha hoş karşılanmış ve bu deneyimde daha az yalnız hissetmelerini sağlayabilir.

Amacınızı tanımlayın

Yeni bir çalışan için etkileyici bir hoş geldin mesajı hazırlamanın anahtarı, net bir amaç ve niyet belirlemek ve okumayı bitirdiklerinde hissetmelerini istediğiniz duygu hakkında derinlemesine düşünmektir

Bu, temel değerlerinizle ve bir kuruluş olarak önem verdiğiniz şeylerle bağlantılı olmalıdır.

Mesajın ulaşmasını istediğiniz 3 şeyi düşünün.

Belki de 

• onlara ilham verin
• kuruluşunuzun sıcaklığını yansıtın
• kaygıyı ortadan kaldırır
• onları 1. güne hazırlayın
• yeteneklerine ve kurumda yaratacakları etkiye olan güveninizi ifade edin.

Niyetiniz ne olursa olsun, mesajın tam olarak ne söylemesi gerektiğini bildirecektir.

Sonunu düşünerek başlayın

Bir çalışanı işe alırken, genellikle onun bu süreçten nasıl çıkmasını istediğinizi düşünürsünüz.

Sadece işi nasıl yapacaklarını bilmelerini istemezsiniz; o kadar uyumlu ve iyi eğitimli olmalarını istersiniz ki bir sonraki kişiyi kurumda başarılı olması için eğitebilirler.

Hoş geldiniz mesajınız da benzerdir - o kadar etkili olmalıdır ki, gelecekteki yeni bir çalışan için bir hoş geldiniz mesajı yazmalarını isteseniz, bunu zahmetsizce yapabilirler.

📝 Neleri dahil etmeli

İşte mesajda kesinlikle kaçırmamanız gereken şeyler.

• Onları aranızda görmekten heyecan duyduğunuzu gösteren sıcak bir açılış(örneğin, "Burada olmanızdan heyecan duyuyoruz!")
• Başlangıç tarihleri
• Kiminle çalışacakları ve kime rapor verecekleri
• Girişler ve proje yönetimi ve iletişim araçlarına giriş
• Şirket e-posta adresleri ve nasıl kurulacağı hakkında bilgi
• İlk haftalarının neye benzeyeceği ve kendilerinden neler beklendiğine dair bir taslak

Dahil edebileceğiniz diğer bazı şeyler;

• Şirket organizasyon şeması
• Şirketin hikayesi hakkında bir bloga bağlantılar
• İlk haftalarında onlara destek olacak bir buddy ile tanışma
• Ekibin etkileşim halindeyken çekilmiş fotoğrafları ve sanal toplantıların ekran görüntüleri
• Güçlendirici bir alıntı
• Ekip üyelerinin bir listesi ve her biri hakkında eğlenceli gerçekler
• Rollerinde beslemelerini istediğiniz zihniyet - örneğin[Ogilvy and Mather] cesaret, idealizm, merak, oyunculuk, açık sözlülük, özgür ruhluluk ve sebat

❌ Neden tek bir mesaj yeterli olmuyor?

Yeni bir çalışanın tüketmesi gereken çok fazla yeni bilgi vardır ve dürüst olmak gerekirse, bunları tek bir mesajla dağıtmak bunaltıcı olacaktır ve ayrıca etkili de olmayacaktır.

Tek bir işe alıştırma mesajı yeterli olmayacaktır ve bu size, öğrenmeleri ve başarıya ulaşmaları için onlara gerçekten uygun bir yol hazırlamanız için bilgi verir.

Modern bir deneyim daha ziyade, bilgileri yavaşça küçük parçalar halinde dağıttığınız ve okuyucunun bir sonrakine geçmeden önce her bir kavramı anlamasına yardımcı olduğunuz bir e-posta serisini andırır.

Onboarding bir yolculuktur, tek seferlik bir mesaj değildir.

Zavvy adresinde, işe alıştırmayı en az 90 gün süren bir süreç olarak görmenizi öneririz.

Mesajlar, kutlamalar, sosyal toplantılar ve bilgilendirici içeriklerle dolu önemli bir zaman dilimi.

İşte platformumuzdaki ilk 3 gün için bir iş akışı örneği.

✉️ Çalışan mesaj kanallarınızı seçme

Elde edeceğiniz karşılama mesajının türü, mesajın dağıtılacağı kanal veya platformla çok yakından ilgilidir.

E-posta

Mesaj bir e-postada ise, kullanacak daha fazla kelimeniz vardır, bu nedenle daha uzun olabilir ve daha fazla bölüm içerebilir.

Slack veya MS Teams gibi işbirliği araçları

Öte yandan, Slack mesajı da daha samimi ve cana yakın hissettirebilir, etkileşime kesinlikle daha insani bir hava katar.

Ayrıca katılım ve iki yönlü sohbet için alan yaratır, bu da en başından itibaren community hissi sağlayabilir.

➡️ üzerinden işe alım iş akışları oluşturmaya ilişkin adım adım eğitimimizi okuyun Slack

Yalnızca tek bir kanalla sınırlı olmadığınızı unutmayın.

Daha fazla temas noktası oluşturmak için hem daha uzun bir karşılama e-postası hem de bir Slack mesajı almak mümkündür. Slack ayrıca bir kişiyi herkesin teşvik edici mesajlar gönderebileceği bir grupla tanıştırmanıza olanak tanır ve bu da olumlu bir deneyim oluşturmak için uzun bir yol kat eder.

Sosyal medya

Şirketinizin sosyal medyası, e-posta ve Slack'a ek olarak bir çalışana hoş geldiniz mesajı göndermek için de harika bir kanaldır. Halka açıktır, tüm şirketin heyecanını ve iyimserliğini gösterir.

LinkedIn'i kullanarak resmi ancak yine de dostça bir karşılama mesajı gönderebilirsiniz. 

Markanız Instagram'daki kanallarda paylaşım yapıyorsa, mesajla daha fazla eğlenebilirsiniz. Everyone Social'ın bu örneğinde, yeni işe alımınızı duyurabilir ve takipçilerinize hobileri ve ilgi alanları gibi onlar hakkında ayrıntılar verebilirsiniz.

Karşılama kitinin yükselişi

Bazı şirketler daha da ileri gidiyor.

Şirkete katılma deneyimini daha unutulmaz kılmak için yararlı bilgiler ve eğlenceli öğelerle dolu bir karşılama paketi oluştururlar.

Ogilvy ve Mather, yeni çalışanlarına içinde bir kart bulunan bir kutu verdi 

• ✉️ kişiselleştirilmiş bir karşılama mektubu
• 📓 markalı bir kitap
• 📖 günlük
• 🖊️ kalem
• ✏️ kalem
• 💾 USB bellek

Diğer özelleştirilmiş karşılama hediye kitleri şunları içerir 

• kupalar
• 🍾 şişeler
• 🎧 kulaklıklar
• 🎒 çantalar

...ve onları başarıya hazırlayacak diğer öğeler. 

Kit, çalışanlarınızın ilk günden itibaren kendilerini daha değerli hissetmelerini sağlayan hoş bir sürprizdir.

🏢 En iyi uygulamalar ve örnekler

Onları tebrik edin

İşe alındığınızı öğrenmek harika bir duygu.

Odada heyecan, iyimserlik ve motivasyon var.

Ancak başlangıç tarihi yaklaştıkça sinirleriniz daha da geriliyor.

Yeni işe alınan kişileri başarılarından dolayı tebrik etmek, "işe alındınız" bildirimini aldıklarında duydukları güven ve heyecanı geri getirir.

Bu onlara değerli olduklarını hatırlatır.

Şöyle demek kadar basit

"Bir süperstarın ekibimize katıldığını duyduk!"

Birkaç kelime, ama uzun bir yol kat ediyorlar.

Onları bir araya getirin

Yeni bir şirkete katılmak heyecan vericidir, ancak aynı zamanda izole edici de olabilir.

Kendinizi okulun ilk günü gibi hissedebilirsiniz.

Çalışan, yıllarca çalıştığı bir kurumu geride bırakıyor.

 Arkadaş edindikleri bir yer.

Ve şimdi, sıfıra geri döndü.

Hoş geldiniz mesajınız onları kollarını açarak kucaklamalı ve kendilerini evlerinde hissetmelerini sağlamaya hazır bir ekip olduğunu göstermelidir.

Onlara ihtiyaç duydukları kaynakları sağlayın

Yeni bir çalışan için ilk birkaç haftayı çok bunaltıcı yapan şeylerden biri, tüm araçlar, kaynaklar ve bilmedikleri şeylerle boğuşmaktır.

 Bunun üzerine yığılmış

• kime soracağını bilememek
• Nasıl sorulacağını,

Öyleyse neden hoş geldiniz mesajlarınızda bunu yapmıyorsunuz?

Sinc 'in bu örneği, tüm ekibi her an soru sorulabilecek bir kaynak olarak konumlandırıyor.

Yeni bir çalışanın aklına gelebilecek bazı sorular;

• Günlük olarak kiminle çalışacağım?
• 1, 2, 3 veya 4. haftanın sonunda ne bilmem bekleniyor?
• Bir sorunum olduğunda kime ulaşabilirim?
• Hangi toplantılara katılmam gerekiyor?
• E-posta ve diğer hayati uygulamalarıma nereden erişebilirim?

Tutarlı ton

Ton, ilgi çekici bir karşılama mesajı oluşturmanın önemli bir parçasıdır.

• Resmi mi olmalısınız yoksa daha rahat ve rahat mı?

• İşgücünüzün genç üyelerinin dilinden konuşmak istiyor musunuz?

Bu sorunun yanıtı temelde işveren markanıza bağlıdır.

Kendinize sorun: Şirketiniz çalışanları için kim olmak istiyor?

Ve sonra, devam edin ve bunun yazma şeklinize rehberlik etmesine izin verin. Söylediğiniz her şey kuruluşa ve ses tonunuza uygun olmalıdır.

Temel değerlerinizi belirtin

Hoş geldiniz mesajı, temel değerlerinizi belirtmek, onlara daha büyük vizyonu ve en önemlisi bu vizyona nasıl uyum sağlayacaklarını anlatmak için bir fırsattır.

Apple'ın bu örneğinde, mesaj sadece hoş geldiniz demekle kalmıyor; ilham verici ve heyecan verici - yeni çalışanın dünyayı iyileştirmeye önemli bir katkıda bulunduğunu bilmesini sağlıyor.

Bu sadece bir iş değil; daha büyük bir şeyin parçası olmak, dünya standartlarında yenilikçilerden oluşan bir ekibe katılma ve önemli işler yapma şansı.

Hoş geldiniz mesajınızı, kuruluşunuzun daha büyük amacını paylaşmak ve günlük olarak yapacakları şeyler hakkında heyecanlandırmak için kullanabilirsiniz.

İşte kendi karşılama mesajımızdan bir örnek.

• preboarding adresinde yeni işe başlayanlar preboarding yazılımımıza davet edilirler.
• Bu mesaj, orada gördükleri ilk adımdır.
• Ve tabii ki buna yeni işe alınanlara haftalar boyunca rehberlik eden ilgi çekici yolculuklar eşlik ediyor
  

Alıntıları kullanın

Hoş geldiniz mesajınıza harika bir alıntıyla başlayarak neden biraz bilgeliğe yaslanmayasınız?

Simon Sinek'ten Martin Luther King'e ve T.S Eliot'a kadar en iyi beyinlerden bazılarını kuruluşunuza davet edebilir ve onlara başlamaları için biraz motivasyon verebilirsiniz.

Birkaç fikir;

Vizyoner temiz bir kağıtla başlar ve dünyayı yeniden hayal eder. Malcolm Gladwell

İnançla ilk adımı atın. Merdivenin tamamını görmek zorunda değilsiniz, sadece ilk adımı atın. Martin Luther King, Jr.

Her sabah yeni başlayan biri olmaya istekli olun. Meister Eckhart

Binlerce kilometrelik bir yolculuk tek bir adımla başlar. Lao Tzu

Sadece anlatmayın, gösterin

Bunu, ekip toplantılarının ve etkinliklerinin anlık görüntülerini ve ekran görüntülerini paylaşarak, ekip üyelerinin nasıl iletişim kurduğunu göstererek ve onları bir iç şakaya dahil ederek başarabilirsiniz.

Unutmayın, kültür sizin onlara söyledikleriniz değildir; ekibin çabalamadığı zamanlarda bile sergiledikleridir.

Videoları dahil edin

Anlatmak yerine göstermek konusunda, insani bir unsur eklemek için mesajınıza video ekleyebilirsiniz.

Ekibe hoş geldiniz diyen 60 saniyelik bir video bile olsa, güler yüz görmek bir çalışanın kariyer yolculuğunun en başından itibaren ilgisini çekmek için uzun bir yol kat edebilir.

Farklı ekip üyelerinin onları karşıladığı ve cesaretlendirdiği bir video oluşturabilirsiniz.

➡️ Zavvy ile olağanüstü onboarrding deneyimleri yaratın

Yeni bir çalışana gönderilen bir mesaj küçük bir ayrıntı gibi görünebilir

Ancak işe alım sürecinizde oynadığı büyük rolü düşünürseniz, daha fazla dikkat ve niyete ihtiyaç duyduğunu fark edeceksiniz.

Çalışanlarınıza hak ettikleri ve üretkenliğe daha hızlı geçmelerini sağlayan, gerçekten sıcak bir işe alım deneyimi sunmak ister misiniz?
‍
İK işe alım yazılımımız hakkında daha fazla bilgi edinin.