Düzenli Performans Kontrolleri Ekibinizin Rakiplerinden Daha İyi Performans Göstermesine Nasıl Yardımcı Olur?

İş dünyasında en büyük kazanan, en hızlı adapte olandır. Ancak performansı sürekli olarak ölçmüyorsanız stratejilerinizi nasıl ayarlayabilirsiniz? Yıllık olarak değil. İki yılda bir değil. Düzenli, tutarlı ve acımasızca.

Performans kontrolleri iletişim ve ekibinizle gerçek bir etkileşim anlamına gelir. Tıkanıklıkları keşfettiğiniz, kazanımları kutladığınız ve küçük sorunlar çığ gibi büyümeden önce pivot yaptığınız yerdir.

Bu makalede ele alınacaktır: 

• performans kontrolleri hakkında bilmeniz gereken her şey ; 
• düzenli performans kontrolleri ekibinizi nasıl en üst seviyeye taşıyabilir?
• 3 performans kontrollerini performans yönetimi sürecine dahil eden şirket örneği;
• etkili bir performans kontrolünün nasıl yapılacağına dair uygulanabilir bir rehber
• Yüzeyin altına inen 13 performans kontrol sorusu.

💬 Performans kontrolü nedir? 

Performans kontrolü, bir çalışan ile yöneticisi veya ekip lideri arasında çalışanın iş performansını, hedeflere doğru ilerlemesini, karşılaştığı zorlukları ve gelişim alanlarını görüşmek üzere yapılan düzenli ve gayri resmi bir toplantıdır.

Bu tartışmaların doğası genellikle sohbet şeklindedir ve aşağıdakileri sağlamayı amaçlar sürekli çalışan geri bildirimiAçık iletişimi teşvik etmek ve her türlü sorunu derhal ele almak.

Performans kontrolleri geleneksel değerlendirmelerin yerini alabilir ya da onları tamamlayabilir. Yıllık değerlendirmelerden daha rahattırlar, ancak yine de net bir yapıya ve beklentilere sahiptirler. 

Performans kontrolleri, sürekli performans gelişimi felsefesinin önemli bir parçasıdır. Bu performans yönetimi süreci, yıllık ölçümlerin ötesine geçerek çalışanların yıl boyunca büyümelerini aktif olarak desteklemektedir. 

Sürekli geri bildirimin faydaları açıktır: tıpkı romantik bir partnerle olduğu gibi, zorlukların haftalarca, aylarca, hatta yıllarca birikmesine izin vermek yerine anında dile getirirseniz daha mutlu ve uzun süreli bir ilişki kurarsınız. 

🆚 Performans incelemesi ile performans kontrolü arasındaki fark nedir?

1. Frekans

Performans kontrollerinin ana fikri, aylar önce ne olduğunu düşünmek yerine yakın geçmişi değerlendirerek sık sık gerçekleşmesidir. 

Kuruluşlar performans kontrollerini üç ayda bir, aylık veya haftalık olarak yapmayı seçebilirler. 

Bu, genellikle yılda bir veya iki yılda bir yapılan geleneksel çalışan performans değerlendirmeleriyle tezat oluşturmaktadır.

Düzenli performans kontrolleri, çalışanların daha hızlı gelişmesine ve böylece kuruluşunuzun hedeflerinize daha hızlı ulaşmasına olanak tanır. 

Artan sıklık, yöneticilerden ve ekip liderlerinden koç olarak hareket etmelerini ve ekiplerinin günlük performansına daha fazla dahil olmalarını beklemektedir. Kritik hususlardan biri de çalışanların dürüstçe paylaşımda bulunma konusunda kendilerini rahat hissetmelerini sağlamaktır.

➡️ Daha fazlasını öğrenmek ister misiniz? Performans değerlendirmesi ve sürekli geri bildirim hakkındaki makalemize göz atın. 

2. Resmiyet

Çalışan performans kontrolleri, yıllık değerlendirmelerden çok daha rahat bir havaya sahiptir. 

Buna bir örnek, yöneticilerin raporlarıyla performanslarını tartışmak için gayri resmi kahve sohbetleri düzenlediği Spotify'dır. 

Daha sıradan çalışan performansı görüşmelerinin avantajı, çalışanların kendilerini rahat hissetmelerine ve potansiyel olarak hassas konular hakkında açılmalarına yardımcı olmasıdır. Bu, çatışmaların çözülmesine yardımcı olmak veya büyümelerini engelleyen zayıf noktaları belirlemek için çok önemlidir.

➡️ Bir toplantı sahibi olarak becerilerinizi geliştirmek mi istiyorsunuz? Başarılı bire bir toplantıların nasıl yapılacağına ilişkin kılavuzumuza göz atın. 

3. Hedefler

Düzenli performans kontrolleri, yöneticilerin performans geri bildirimi verirken spesifik olmalarını sağlar. Çalışan için daha az yararlı olan genel performanstan bahsetmek yerine, değerlendirmelerini motive etmek için somut örnekler verebilir ve belirli durumlardan bahsedebilirler. 

Bir performans değerlendirmesinden sonra çalışanın motive olmuş bir şekilde ayrıldığı anlamlı bir konuşma yapmak daha kolaydır. Doğal olarak, eski usul yıllık değerlendirmeler zorlukların üst üste yığılmasına ve ihtiyaç duyulan yapıcı eleştirilerin artmasına olanak tanır. 

4. Kapsam 

Geleneksel performans değerlendirmeleri geçmişe odaklanırken, performans kontrolleri daha vizyoner bir yaklaşıma sahiptir. Bir performans değerlendirmesi sırasında, gelecekte neleri başarmak istediğinize bakarsınız. Bu, çalışanları gelişmeye teşvik eden daha büyüme odaklı bir odak sağlar. 

🏢 3 Performans kontrollerini performans yönetimi sürecine dahil eden şirket örnekleri

Adobe

Adobe, esnek check-in toplantıları lehine yıllık performans değerlendirmelerini terk eden ilk büyük şirketlerden biriydi. 

Adobe "performans kontrolleri" terimini ortaya attı ve bunu yarış arabası müsabakalarındaki pit stoplara benzetti: çalışanlarınız bir sonraki hedeflerine ulaşmaya odaklanır ve en yüksek performansı engelleyen gevşek vidaları sıkmak için hızlı ve etkili bir mola verir.

Adobe'deki performans kontrolleri üç adımdan oluşmaktadır: Hedefler ve beklentiler, geri bildirim ve gelişim. Geri bildirim aşamasında çalışanlar hem geri bildirim alır hem de geri bildirim verir.

➡️ Adobe'deki çalışan performans değerlendirmelerinden ilham almak istiyorsanız, derinlemesine vaka çalışmamıza göz atın.

Cisco

Cisco, prestijli yarışmalarda sürekli olarak "çalışmak için en iyi yer" seçilmiştir. Çalışanlarından gelen geri bildirimlerin ardından yıllık değerlendirme yapmayı bıraktılar. Cisco çalışanları performans değerlendirmelerinin çok seyrek yapıldığını ve geleceği öngörmek yerine geçmişe odaklandığını düşünüyordu. 

➡️ Bundan sonra Cisco'da çalışan performans değerlendirmeleri bir değişim geçirdi. 

Artık odak noktası ekipler ve her ekibin en iyi performans gösteren ekiple aynı düzeyde performans göstermesini sağlamak. Cisco, şirket içinde yaptığı araştırmanın ardından, en iyi performans gösteren bir ekibin arkasındaki sırrın, her üyenin parladığı alana odaklanmasına izin vermek olduğunu keşfetti. 

Cisco, "Düzenli Check-In'ler yapmak, liderlerin ekip üyeleriyle bağlantıda kalmaları, yaptıkları işi anlamaları, önceliklerini şekillendirmeleri, onları güçlü yönlerinden yararlanan işlere yönlendirmeleri, başarının önündeki engelleri kaldırmaları ve değişen talepler karşısında katılımlarını sürdürmeleri için en iyi yoldur" dedi, Ekip Alanı, Check-In Rehberi.

Spotify

Spotify birçok yönden çalışan etkinleştirmenin ön saflarında yer alıyor. Çalışmalarını squad adı verilen ve her biri sekiz üyeden oluşan küçük çevik ekipler halinde organize ediyorlar. Ekipler, web geliştirme veya kalite güvencesi gibi temel işlevler etrafında bölüm adı verilen bir birimde gruplandırılıyor.

Bir takımın resmi bir lideri olmasa da, bir bölümün mentorluk ve koçluktan sorumlu bir yöneticisi vardır. Her ekip iki haftada bir performans değerlendirme toplantıları yapar. 

Çalışan değerlendirme sisteminin dört unsuru vardır. Dikkat çekici olan, bir yıl içinde dört unsurun tamamı mevcut olduğu sürece performans değerlendirmeleri yapmak için katı ve hızlı kurallar olmamasıdır. Bu unsurlar şunlardır:

• Sürekli 1:1 'ler, bölüm yöneticisiyle her hafta olduğu kadar sık yapılır. Bunlar gayri resmi niteliktedir ve bir kahve içerken gerçekleşebilir.
• Gelişim görüşmeleri: Bu görüşmelerin yılda iki kez yönetici ile yapılması tavsiye edilir. Odak noktası çalışanın kariyer yolu ve kişisel gelişimidir. 
• Yetenek anlık görüntüsü, her ekip üyesinin performans, güçlü ve zayıf yönler açısından şu anda ne durumda olduğunu izler. Bu, zorlukları hızlı bir şekilde ele almanıza ve kullanılmayan potansiyeli keşfetmenize olanak tanır; performansı artırabilecek ancak genellikle günlük meşguliyet içinde fark edilmeyen şeyler.
• Tazminat incelemeleri genellikle yılda bir kez yapılır.

➡️ Spotify'daki performans değerlendirmelerinden ilham almak için rehberimize göz atın.

📈 Etkili bir performans kontrolü nasıl yapılır?

Kontrolleriniz için doğru temposu bulun

Şimdiye kadar, sık performans kontrollerinin birçok avantajını görmüşsünüzdür.

Ancak bu, çalışanlarınızı mikro düzeyde yönetmeniz gerektiği anlamına gelmez. Mikro yönetim, çalışanlarınızda güven eksikliğine işaret eder ve performans üzerinde zararlı bir etkiye sahip olabilir. 

Netlikle liderlik edin

İlk oturumdan önce, çalışanın bu toplantıların rolünü ve kapsamını anladığından emin olun.

Performans kontrollerinin daha gayri resmi olması, yapıdan yoksun oldukları veya herhangi bir hazırlık gerektirmedikleri anlamına gelmez! 

➡️ Aceleniz mi var? Üç aylık performans kontrol şablonumuzu çalın!

Tartışma için hazırlanın

Gündemi belirleyin ve çalışanlarınıza e-posta ile gönderin.

Ayrıca, güncel olduğunuzu düşünseniz bile geçmiş geri bildirimleri gözden geçirin - her şeyin akılda kaldığından emin olmak istersiniz.

➡️ Bire bir toplantı şablonlarından oluşan koleksiyonumuza göz atın.

Yapılandırılmış ve kapsamlı bir toplantı gündemi oluşturun

Aşağıdaki taslağı öneriyoruz:

• kısa vadeli hedefler;
• uzun vadeli hedefler;
• ekip performansı ve senkronizasyonu;
• çalışanın ihtiyaç duyacağı destek ve ekstra kaynaklar;
• Çalışanlarınızın size ve ekibe geri bildirimde bulunabileceği bir alan.

➡️ Adaptasyonumuz hedef taki̇p şablonu Çalışanların ilerlemesini takip etmek için.

İki yönlü bir diyalog sağlayın

Yukarıda belirtildiği gibi, sadece hedef ilerlemesine odaklanmak istemezsiniz - çalışanların geri bildirimlerini ve endişelerini paylaşmalarını da sağlamak istersiniz. Kontrolleri ne kadar rahat yaparsanız, çalışanlarınızın kendilerini açmaları da o kadar kolay olacaktır.

➡️ Sorulacak en güçlü sorularımıza bir göz atmak ister misiniz? En iyi performans değerlendirme sorularımıza göz atın.

Net hedefler ve sonraki adımlar belirleyin

Toplantı geri bildirim alışverişinden sonra sona ermez. Kritik bir bölüm, net hedefler belirleyerek ve sonraki adımların ana hatlarını çizerek bir sonraki adımda nereye gideceğiniz konusunda anlaşmaya varmaktır. 

Not alın ve her şeyi belgeleyin

Belgelemek hem size hem de çalışanlarınıza yardımcı olacaktır. Daha sonra bir noktada anlaşmazlığa düşerseniz veya beklediğiniz ilerlemeyi göremezseniz, toplantı sırasında konuşulanlara geri dönebilirsiniz. Ya da ne söylenmediğine.

Unutmayın, George Bernard Shaw'ın da belirttiği gibi, "İletişimdeki en büyük sorun, iletişimin gerçekleştiği yanılsamasıdır."

Ayrıntılı bir kayıt tutarak, bu yaygın tuzaktan korunabilir ve ilerlemeyle ilgili hatırlama veya beklentilerde bir tutarsızlık olması durumunda, geri dönmek için net, üzerinde anlaşmaya varılmış bir hesabınız olmasını sağlayabilirsiniz.

Adobe'den en iyi uygulamalar

Daha önce de belirtildiği gibi Adobe, yalın performans kontrolleri gerçekleştirme konusunda ön sıralarda yer almaktadır. Açık bir dokümantasyona sahipler ve en iyi uygulamaları yöneticileriyle paylaşıyorlar. Bunlar üç bölüme ayrılmıştır: Beklentiler, geri bildirim ve gelişim:

"1. Beklentiler: Öncelikle, çıktılar, davranışlar ve katkılar açısından yıl boyunca çalışanlardan neler beklendiği konusunda anlaşmaya varın.

2. Geri bildirim: Ardından, çalışanların beklentiler karşısında nasıl ilerlediğini görmek ve yöneticilerin çalışanı daha iyi desteklemek için farklı bir şey yapıp yapamayacaklarını bilmelerini sağlamak için sık sık, iki yönlü geri bildirim sağlayın.

3. Gelişim: Ardından, çalışanlar nasıl performans gösterdiklerini bildiklerinde, öğrenme, kariyer ve deneyim açısından eyleme geçirilebilir hedefler planlayabilirler." Adobe'nin Check-in Araç Seti.

Cisco'dan en iyi uygulamalar

Cisco haftalık kontroller uygulamaktadır. Her check-in'in dört temel bileşeni vardır: 

• 2 Her ekip üyesinin kendine özgü yeteneklerine odaklanmak: güçlü yönler ve değerler, sevilenler ve nefret edilenler. 
• 2 Her bir ekip üyesinin önceliklerinin uyumlaştırılmasına odaklanmak: iş öncelikleri ve lider desteği. 

Yöneticiler aşağıdaki gibi sorular sorar: 

• Güçlü yönlerinizi her gün kullandınız mı? Olağanüstü bir değer kattınız mı?
• Geçen hafta hangi aktiviteleri sevdiniz? Geçen hafta hangi aktivitelerden nefret ettiniz?

❓ Yüzeyin altına inen 12 Performans kontrol sorusu

Bu soruların arkasındaki mantık, odağı sadece görev tamamlamadan çalışanın rolü ve katkılarına ilişkin daha bütünsel bir bakış açısına kaydırmaktır. Çalışanları sadece ne yaptıklarını değil, bunu nasıl ve neden yaptıklarını da düşünmeye teşvik ederek, işlerinin amacını ve kişisel gelişim ve kurumsal hedeflerle uyumunu daha derinlemesine anlamalarını sağlamayı amaçlamaktadır. 

Bu sorular, bireysel çabaları takdir ederken ve ileriye dönük düşünmeyi teşvik ederken güçlü alanları ve gelişim fırsatlarını belirlemeyi amaçlamaktadır. 

💡 İpucu: Bu yaklaşım sadece performans değerlendirmesine yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda çalışanların altta yatan güdülerini, isteklerini ve bakış açılarını ortaya çıkararak koçluk için bir katalizör görevi görür.

🤝 Harika bir yönetici yapan 11 koçluk becerisini keşfedin. Ayrıca ücretsiz bir eğitim planı da bulacaksınız.

🏆 Performans kontrolleri neden önemlidir? 9 Performans kontrollerinin faydaları

• Çalışanlar için zamanında teşekkür: Onaylandığını hissetmek motivasyonun arkasındaki ana etmenlerden biridir. Yıllık değerlendirmelere bağlı kalmak, çalışanlarınızın kendilerini o kadar da önemli hissetmemelerine neden olabilir veya noktaları birleştirmelerini ve bireysel çabalarının kuruluşun başarısına nasıl katkıda bulunduğunu görmelerini zorlaştırabilir.
• Gerçek zamanlı geri bildirim daha hızlı gelişime yardımcı olur: Çoğu çalışan büyümeye ve gelişmeye açtır. Düzenli kontroller, yolda kalmaya ve gelişimlerini hızlandırmaya yardımcı olarak çalışanları ve kârı destekler. Aksilikler ve yanlış anlaşılmalar daha hızlı düzeltilebilir.
• Netleştirilmiş beklentiler ve hedefler: Günümüz ikliminde işler hızla değişiyor. Bir müşterinin kaybedilmesi veya ekibe yeni bir kaynağın katılması gibi beklenmedik değişiklikler, beklentilerin ve hedeflerin netleştirilmesini gerektirir. Düzenli performans kontrolleri yardımcı olur beklentileri yönetin.
• Beklentilerin yeniden hizalanması: Son kontrolünüzden bu yana hiçbir şey değişmemiş olsa bile, sizin ve çalışanlarınızın aynı sayfada olduğundan emin olmak için aşırı net olmak ve beklentileri ve hedefleri tekrarlamak daha iyidir .
• Gelişmiş motivasyon: Kendilerine değer verildiğini hisseden çalışanlar daha fazla motive olur. Motivasyon, maaş seviyesinin üzerinde, genel çalışan memnuniyetinin arkasındaki en önemli faktör olarak defalarca seçilmiştir. 
• 1:1 koçluk süresi elde etmek: Performans kontrollerinin sıklığı sayesinde, çalışanlarınıza koçluk yapmak için mükemmel bir fırsattır. Koçluk, çalışanlarınızın daha motive ve öz farkındalık sahibi olmalarına ve en yüksek potansiyellerine ulaşmalarına yardımcı olur. 

💡 Daha iyi bir koç olmak için açık uçlu soruları tercih edin ve aktif dinleme pratiği yapın. Daha fazla rehberlik ister misiniz? Yöneticilerin koç olarak önemi hakkındaki analizimize göz atın.

• Sorunların veya eksikliklerin daha zamanında tespit edilmesi ve ele alınması: Performans kontrolleri, sorunları ortaya çıkar çıkmaz yakalamanızı sağlar. Ekipler hakkında paha biçilmez bir içgörü ve neyin işe yaradığı ve nerede iyileştirme yapılması gerektiği konusunda geri bildirim sağlar. Çalışmayan bir şeyi erkenden ele almak, 11 ay beklemekten çok daha verimlidir. 
• Daha iyi ekip dinamikleri ve daha az iş devri: Düzenli kontroller, kullanılmayan potansiyelin tespit edilmesine yardımcı olur ve doğru kişinin doğru noktada olmasını sağlar. Bir futbol koçunun tutumunu benimseyin: geri bildirimleriyle oyun bitene kadar beklemek yerine oyun sırasında takımın kazanmasına yardımcı olacak aktif kararlar alırlar. Doğru şekilde yapıldığında, devam eden bu konuşmalar iş gücü devir oranının düşmesine de katkıda bulunur. Görüldüğünü ve değer verildiğini hisseden çalışanlar sizinle kalmak isteyecektir. 

👀 Yöneticiler için etkili koçluk becerileri eğitiminin nasıl yapılacağını (ve nasıl yapılmayacağını) öğrenin. 

• Ekip üyeleriyle kolaylaştırılmış iletişim: Ekiplerle ilgili en büyük zorluklardan biri sorunsuz iletişim sağlamaktır. Düzenli kontroller bu sorunu azaltmaya yardımcı olur. Zamanla, çalışanlar sürtüşme noktalarını gündeme getirme konusunda kendilerini rahat hissedecek ve böylece bunları hızlı bir şekilde çözebileceksiniz. 
• Geliştirilmiş ilişkiler: İletişim, profesyonel ilişkiler de dahil olmak üzere her türlü ilişkide kritik öneme sahiptir. Her çalışanla haftalık olarak görüştüğünüzde, onlarla daha yakın bir ilişki geliştirirsiniz. Bu, güvenin tesis edilmesine yardımcı olur ve çalışanlarınız harika bir iş çıkarmak, fazla teslimat yapmak ve zorlu durumlarda liderliğinize güvenmek için daha fazla motive olurlar.

➡️ Performansın nabzını tutun - Zavvy ile düzenli kontroller, tutarlı mükemmellik

Şimdiye kadar, düzenli performans kontrollerinin faydalarından yararlanmak için cazip hissediyor olabilirsiniz. Ancak nereden başlayacağınız ve performans kontrollerinin gerektirdiği idari işlerin miktarı konusunda biraz bunalmış da hissedebilirsiniz. 

İşte bu noktada Zavvy size yardımcı olabilir! 

• 📊 Zavvy, tüm elektronik tablolarınızı hemen silmek istemenize neden olacak bir performans inceleme yazılımıdır. Zamandan ve dolayısıyla paradan tasarruf etmenize yardımcı olacaktır. Otomatik olarak gönderilen şablonlu toplantı davetiyelerimizi ve hatırlatıcılarımızı kullanın. Notları ve önceki kontrollerin sonuçlarını saklama işlevleri kolay referans sağlar.
• 💬 Yerleşik bire bir toplantı yazılımımızla, dünyanın dört bir yanındaki çalışanlarla sorunsuz bir şekilde düzenli check-in'ler düzenleyebilirsiniz. 
• 🎯 Çalışanlarınızı hedeflerle uyumlu hale getirmek ve ilerlemeyi takip etmesi kolay, heyecan verici bir şekilde izlemek için hedef yönetimi yazılımımızı kullanın. Bu, bir oyunlaştırma unsuru ve motivasyon artışı sağlar.

📅 Zavvy'nin düzenli performans kontrolleri uygulamanıza nasıl yardımcı olabileceğini görmek ve sonuçlarınızın bir sonraki çeyrekte fırladığını görmek için bugün ücretsiz bir demo rezervasyonu yapın!