Bire bir toplantılar: Yöneticiler için rehber (gerçek dünyadan örnekler ve ücretsiz şablon ile)

Yöneticilerin işi pandemi öncesine göre 10 kat daha zor.

Yöneticiler veya liderler başarısız olduğunda ne olur?

➡️ Ekip çıktısı azalır, bu da kurumun hedeflerini ve yöneticilerin reytinglerini etkiler.

İK uzmanlarının ve deneyimli liderlerin, yöneticilerin veya bir ekibe liderlik eden herkesin görüşlerine dayanarak oluşturulan bu veri destekli kılavuz size şunları gösterecektir

• bire bir görüşmelerin ne olduğunu,
• neden önemli olduklarını,
• ve bunların nasıl yürütüleceği. 

İnsan Kaynakları ve İK uzmanları bu blogu kendi kuruluşlarındaki yöneticilerle paylaşmak için bir kılavuz olarak kullanabilirler.

👥 Bire bir görüşme nedir?

Bire bir toplantı (bire bir toplantı, 1'e 1 veya 1:1 toplantı olarak da adlandırılır), bir çalışan ile amiri veya yöneticisi arasında yapılan bir check-in'dir. Birbirlerinin endişelerini anlamak, sorunları çözmek ve geri bildirim paylaşmak için kullanılır.

Bu toplantı aynı zamanda ekip üyelerinin iş dışındaki yaşamları hakkında fikir edinmek için de bir fırsattır. Ayrıca çalışanlar bu toplantıyı kariyer gelişimini tartışmak için de kullanabilir. 

Pandemiden bu yana bire bir toplantılarda %500 artış yaşandı, bu da çalışanların toplantılara her zamankinden daha fazla ihtiyaç duyduğunu gösteriyor. 

❗️ Bire bir toplantılar neden önemlidir?

Mark Zuckerberg ve Airbnb ve Shopify gibi şirketlerin kurucuları milyarlarca dolarlık net değere sahiptir.  

Bu başarılı girişimcilerin başka hangi ortak noktaları var biliyor musunuz?

Yönetim tarzlarını büyük ölçüde etkileyen bir kitap: Andy Grove'un yazdığı "Yüksek Çıktı Yönetimi".

"Doksan dakikanız, astınızın iki hafta ya da seksen saat boyunca yaptığı işin kalitesini artırabilir ve aynı zamanda onun ne yaptığına dair anlayışınızı geliştirebilir." Andy Grove, Yüksek Çıktı Yönetimi.

Grove, Intel'in CEO'su ve başkanıydı. Bire bir toplantıların büyük bir savunucusuydu ve bu toplantıların çalışanlara değerli olduklarını hissettirirken verimlerini artırmak için hayati önem taşıdığını düşünüyordu. 

İşte bire bir toplantıların önemli olmasının beş nedeni :

1. Çalışan bağlılığını artırır
2. Elde tutmaya yardımcı olur
3. Geri bildirim sürecini iyileştirir
4. Yenilikçiliği teşvik eder ve ekip çıktısını artırır 
5. Profesyonel ilişkileri güçlendirir

Çalışan bağlılığını artırır

Çoğu yönetici, müşteriler, üst düzey yöneticiler veya şirket içi proje ekipleri gibi farklı paydaşlarla toplantılara katılmak zorundadır. Çalışanlar, yoğun programlarından zaman ayırıp bire bir görüşmeler yaptıklarında kendilerine saygı duyulduğunu hissederler .

Bir Gallup araştırması, yöneticileriyle düzenli olarak görüşen çalışanların, görüşmeyen çalışanlara kıyasla işlerine bağlılıklarının neredeyse üç kat daha fazla olduğunu söylüyor.

Ayrıca, liderlik pozisyonundaki kişiler bir kuruluşun hedeflerini ve vizyonunu daha iyi anlarlar. Toplantı sırasında çalışanlara yaptıkları işin (ne kadar önemsiz görünse de) şirketin başarısında neden ve nasıl hayati bir rol oynadığını açıklayabilirler. İnsanlar yaptıkları işi anlamlı bulduklarında işe bağlılıkları artar.

Elde tutmaya yardımcı olur

Yöneticiler, iyi bir şirket kültürünün sağlanmasında çok önemli bir rol oynar. Bire bir toplantı, çalışanların sorunlarıyla empati kurmalarına ve bir çözüm önermelerine olanak tanır.

Örneğin, üst düzey performans gösteren bir çalışan kariyerinde sıkışmış hissedebilir ve şirketinizde kariyerinde ilerleme göremeyebilir. Endişelerini tartışmak için yöneticiyle bir görüşme planlamak onları rahatsız eder. Dahası, kuruluşunuzun bu tür sorunları ele almak için hiçbir sistemi yoktur.

Sonunda, çalışan rakip bir şirketten gelen teklifi kabul eder. 

Tanıdık geldi mi?

Planlanmış bire bir görüşmeler bu gibi durumlarda yöneticinin imdadına yetişebilir. Bir yönetici olarak ekip arkadaşlarınızın endişelerini gidermenize olanak tanır ve kalmalarını sağlayabilir.

Hypercontext tarafından yapılan bir araştırma da aynı sonuca işaret ediyor: 1:1'leri olan yöneticilerin tüm ekiplerini elde tutma olasılığı, olmayanlara göre 1,5 kat daha fazla. 

Geri bildirim sürecini iyileştirir

Birçok kuruluşta çalışanlar yalnızca değerlendirme döngüsünün sonunda geri bildirim alırlar.

Peki sorun ne?

Düşük performans gösteren bir çalışan, gözden geçirme sürecinin sonuna kadar yaptığı işin yeterli olmadığını bilmeyecektir. 

Sonuç?

Standartların altında iş ve sonuçlar. 

Düzenli bire bir görüşmeler bu döngüyü kırabilir ve bir yöneticinin sık sık geri bildirim paylaşmasına olanak tanıyarak daha hızlı karar alınmasını sağlar ve etkinliği artırır. Çalışanlar bu tür oturumlarda geri bildirime açıktır çünkü diğer çalışanlar tarafından alaya alınma riski yoktur.

Yenilikçiliği teşvik eder ve ekip çıktısını artırır 

Birçok çalışan bir grup toplantısında soru sormaktan veya fikirlerini paylaşmaktan çekinir. Ekibin çoğu uzaktan çalıştığında ise bu durum daha da karmaşık bir hal alır; yan odacıkta oturan bir iş arkadaşına veya yöneticiye fikir önermek çok daha kolaydır.

Bire bir görüşmeler sırasında, yöneticiler çalışanlardan ekip verimini engelleyen zorlukları tartışmalarını isteyebilir. İnsanlar fikirlerini paylaşırken kendilerini daha güvende hissederler çünkü iş arkadaşlarının yargılamasından korkmazlar. 

Ayrıca, düzenli olarak belirli geri bildirimler paylaştığınızda ve performansı iyileştirmek için uygulanabilir adımlar önerdiğinizde, çalışan verimliliği artar. 

Profesyonel ilişkileri güçlendirir

Her bir proje üyesinin günlük çalışmaları hakkında bilgi sahibi olmak büyük bir ekip yöneticisi için zor olabilir. Bire bir toplantılar, bir proje üyesine bireysel ilgi göstermelerine ve engelleri anlamalarına olanak tanır.

Çalışan, aşağıdaki gibi konuları tartışırken kendini daha rahat hisseder:

• Ofis politikaları 
• Yaşlılar tarafından destek eksikliği
• Bilgi açığı
  

Yönetici daha sonra önerilerde bulunabilir veya bu tür sorunları doğrudan ele alabilir. 

Toplantı ayrıca çalışanlara ve yöneticilere iş dışındaki hayatlarını tartışma şansı verir. Bunu yapmak profesyonel bağınızı güçlendirir çünkü başka bir kişiyle daha iyi ilişki kurarsınız. Bir çalışanın yaşam sorunlarıyla ve bunun performansını nasıl etkilediğiyle empati kurmanızı sağlar. 

💬 Bire bir görüşmede ele alınacak konular

İnsanların başlangıçta bire bir toplantılar için heyecanlandıklarını ancak sonunda bu toplantılara katılma ivmelerini kaybettiklerini görmek yaygındır. Bir yönetici olarak en büyük zorluğunuz, bu oturumları çalışanların devam etmesi için heyecan verici kılmaktır.

Toplantı konuları konusunda esnek olmak fikirlerin serbestçe akmasını sağlarken,Julie Zhuo Bir Yöneticinin Oluşumu ve Facebook'un eski Tasarım Başkan Yardımcısı, mükemmel bire bir görüşmelerin anahtarının hazırlık olduğunu söylüyor.

"1:1'ler size ve neye ihtiyacınız olduğuna değil, raporunuza ve onun daha başarılı olmasına neyin yardımcı olacağına odaklanmalıdır. Bir durum güncellemesi arıyorsanız, başka bir kanal kullanın. Nadiren bire bir yüz yüze zaman, bir grupta veya e-posta üzerinden tartışılması daha zor olan konular için daha iyi harcanır." Julie Zhuo.

Bire bir toplantıların genel olarak bu dört sütuna odaklanmasını öneriyor: 

• "Harika "nın neye benzediğini kalibre edin
• En önemli öncelikleri tartışın
• İşlerin nasıl gittiğini düşünün
• Geri bildirim paylaşın

Bire bir toplantı gündemini ve soruları ilerleyen bölümlerde ele alacağız. 

⚙️ Çalışanlarınızla 1:1 toplantılar nasıl yapılır? (+ gerçek dünyadan ipuçları)

1. 📅 Bir program belirleyin
2. 🗒️ Toplantı gündemi oluşturma
3. 💺 Çalışanın kendini rahat hissetmesini sağlayın
4. 👂 Konuştuğunuzdan daha çok dinleyin
5. ❓ İlgili sorular sorun
6. 🔄 Paylaşın ve geri bildirim isteyin

1. 📅 Bir program belirleyin

"Düzenli olarak planlanan bire bir toplantılar, doğrudan raporlarınızın nasıl çalıştığını, nerede başarılı olduklarını veya mücadele ettiklerini ve sizden neye ihtiyaç duyduklarını öğrenmenize olanak tanır" diyor Marla Cormier'in kurucusu ve yirmi yılı aşkın deneyime sahip bir L&D uzmanı dır. Yükselen Lider Eğitimi.

Ancak yüzlerce şey dikkatinizi çekerken nasıl tutarlı bir şekilde ortaya çıkarsınız?

Çalışandan yinelenen bir toplantı planlamasını isteyin. 

Takviminizde birebir bir davet görmek, ona diğer önemli toplantılar gibi davranmanızı sağlayacaktır. Bir program, diğer taahhütlerinizi planlamanıza da olanak tanıyacaktır.

Çalışandan yinelenen toplantıyı planlamasını isteyebilirsiniz, ancak bunu yapmak yöneticinin sorumluluğundadır:

• İlk bire bir görüşmeyi planlayın
• Düzenli toplantı kültürünü teşvik edin
• Çalışanın ihtiyaçlarına göre toplantı sıklığını artırın veya azaltın

Bir yönetici ne sıklıkla bire bir toplantı yapmalıdır?

Çoğu deneyimli lider, doğrudan raporlarınızla haftalık olarak bire bir görüşmenizi önerir, ancak toplantı sıklığı ihtiyaca dayalı olmalıdır.

Cormier şöyle diyor: "Bu toplantıların sıklığı ekip yapınıza ve yaptığınız işe bağlıdır. Bazı durumlarda haftalık toplantılar en mantıklısı olurken, diğerlerinde aylık toplantılar daha makuldür."

Haftalık toplantılarla başlayın

İlk bire bir görüşme sırasında, çalışanın yardıma ihtiyaç duyduğu alanları belirleyin. Ardından, bu ihtiyaçları ele almak için toplantı sıklığına karar verin. 

"Başlangıçta haftalık görüşme gibi daha sık bir tempo ile başlamanın faydalı olduğunu keşfettim. Çalışanlar yeni rollerine, ekiplerine, projelerine ve paydaşlarına daha aşina hale geldikçe zamanı iki haftada bir veya ayda bir olarak değiştirebilirsiniz" diyor. Gerrid Smith, Pazarlama Direktörü Joy Organics.

Ancak programınız ne kadar yoğun olursa olsun, çalışanlarınızla ayda en az bir kez 30 ila 60 dakikalık bire bir toplantılar yapın. Bu toplantıları ofisinizde, bir restoranda veya ekibiniz uzaktan çalışıyorsa sanal olarak yapabilirsiniz.

2. 🗒️ Bir toplantı gündemi oluşturun

Bir program üzerinde anlaştıktan sonra, sıra bazı hazırlık çalışmalarına gelir. 

Bire bir gündem, gündemi takip etmenize yardımcı olacak ve katılımcıların tartışmadan ihtiyaç duydukları şeyi (performans geri bildirimi veya karşılaştıkları zorlukların çözümü) almalarını sağlayacaktır.  

Bire bir toplantı gündeminin belirlenmesinden kim sorumludur?

Gündemin oluşturulmasından öncelikle çalışanlar sorumludur çünkü toplantının onların sorunlarını çözmesi beklenmektedir. Ancak bu, toplantı temasının belirlenmesinde söz sahibi olmamanız gerektiği anlamına gelmez. ‍

Paylaşılan bir belgeyi muhafaza edin 

Her iki taraf da tartışma noktalarını ekleyebilecekleri ortak bir belge tutabilir. 

Örneğin Smith, "toplantının onlar için olduğuna" inandığı için gündemi doğrudan çalışanlarının belirlemesine izin veriyor. Ama aynı zamanda her toplantı katılımcısı için ortak bir OneNote not defteri tutuyor ve onlardan bunu bekliyor: 

1. İş memnuniyetini sıralayın (1-5 arası bir ölçekte)
2. Mevcut iş yükünü sıralayın (1-5)
3. En önemli üç iş önceliğini paylaşır: Çalışanlara olası engelleri ve bunların aşılmasına yardımcı olup olamayacağını sorar.
4. Açık yer: Çeşitli konuları tartışmak için. 
   

Bire bir görüşmenin gündeminde neler olmalı?

İşte bire bir toplantı gündeminde ele alabileceğiniz bazı noktalar:

• Toplantı süresi
• Amaç
• Sorular
• İşyerinde karşılaşılan zorluklar veya endişeler
• Hedeflerde ilerleme
• Yeni fikirler/geri bildirimler

İlgili bire bir sorular ekleyin

Cormier, soruları önceden paylaşmanın, en çekingen çalışanınızın bile paylaşmaya hazır bir şekilde gelmesini sağlayacağına inanıyor. 

Çalışanların duygularını paylaşmalarına olanak tanıyan sorular eklemenizi söylüyor:

• İş Yükü
• İşyeri zorlukları
• Başarılar veya galibiyetler
• Yeni fikirler veya görüşler 
  

Bunu yapmak toplantıyı her ikisi için de değerli kılacaktır.

Deneyimli bir İK uzmanı olan Nimisha Kunnath Chatterjee de bire bir görüşmelerin yöneticiler için aynı derecede önemli olduğuna inanıyor. Yöneticilerin bu açık uçlu sorular aracılığıyla gündemi yapılandırabileceğini söylüyor:

• Bu hafta aklınızda ne var?
• Geçtiğimiz hafta ne kadar mutluydunuz?
• Geçtiğimiz hafta ne kadar üretkendiniz?
• Benim için ne gibi geri bildirimleriniz var?
  

İlerleyen bölümlerde toplantı soruları hakkında daha fazla bilgi edineceksiniz.

💺 3. Çalışanın kendini rahat hissetmesini sağlayın

Bire bir görüşmeler korkutucu olmak zorunda değildir ve ekip üyelerinizle yakınlık kurmak için bir fırsattır. Toplantıyı aceleye getirmeyin veya yalnızca olumsuz geri bildirimlere odaklanmayın. 

Toplantıya olumlu bir notla başlayın

Her toplantıya bir kazanımı paylaşarak veya çalışanın iş dışındaki hayatı hakkında açık uçlu sorular sorarak başlayın. Çalışanların yargılanma veya misilleme korkusu olmadan fikirlerini rahatça paylaşabilecekleri bir ortam yaratın.

"Çalışanların iş dışındaki hayatları hakkında konuşmalarını sağlamak için buz kırıcıları kullanın.
‍
Bu, onları bir kişi olarak daha iyi anlamanızı sağlayacak ve çalışanlarınızla aranızda daha güçlü bir bağ oluşturmanıza yardımcı olacaktır." Gergo VariCEO'su Lensa.

Toplantıya başlamak için bire bir sorulabilecek iyi sorular nelerdir?

• Ofiste ve evde işler nasıl gidiyor?

Not: Sadece "Nasılsın?" diye sormak, "İyiyim," "Her şey harika," gibi muğlak cevaplara yol açabilir ve bu cevaplar konuşmanın ilerlemesine yardımcı olabilir veya olmayabilir.

• Çalışanın hobisine] olan sevginizi paylaştığınızı hatırlıyorum. Son zamanlarda bunu yapmak için zamanın oldu mu? 
• Tatil döneminde buluşuyorsanız: [Tatil] sırasında boş zamanınızı nasıl geçirmeyi planlıyorsunuz? Bu sefer ailenizi ziyaret etmeyi planlıyor musunuz?
• Eğer bir aile gezisinden veya tatilden yeni dönmüşlerse: Yerin adı] nasıldı? Çocuklarınız beğendi mi?
  

İlk anları yaşam güncellemelerini paylaşarak geçirdikten sonra, yavaşça oturumun ana gündemine dalabilirsiniz.

Not: Direkt raporlarınızın hayatlarıyla gerçekten ilgilenin. Yüzeysel olmak veya yapılacak bir iş olarak soru sormak zaman kaybıdır. 

👂 4. Problem çözmek için dinleyin 

"Dinleme, yöneticilerin öğrenmesi gereken kritik bir beceridir. Ne söylendiğine ve alınan cevaba çok dikkat edin" diyor. Jamie Opalchuk, CEO ve Kurucusu HostPapa.

"Unutmayın, sadece kibar olmak için dinlemiyorsunuz; aynı zamanda doğrudan raporunuzun mümkün olan en iyi desteği almasını sağlamak için de dinliyorsunuz."

Etkin dinleme eylemi

İşte bire bir görüşmeler sırasında etkin dinlemenin yöneticilere nasıl yardımcı olabileceğine dair küçük bir vaka çalışması. 

Dünya Kaynakları Enstitüsü'nde Program Yöneticisi olan Roselin Minj, haftalık bire bir görüşmeler sırasında bir doğrudan raporunun kendisine nasıl açıldığını anlatıyor.

Minj çalışanı "çok zeki ve genellikle parlak gözlü" olarak tanımlıyor. Yine de ekip arkadaşı, sadece PPT'ler hazırladığı için yaptığı işi anlamlı bulmamış. Minj'e "Sosyal etki alanında çalışmak istediğimde yapacağımı düşündüğüm şey bu değildi" dedi.

Program yöneticisi empati kurarak ve işinin nasıl daha önemli bir rol oynadığını açıklayarak çalışanın endişesini giderdi.

Bu tür sorunlar ele alınmazsa, çalışanların verimi düşer veya insanlar bir etki yaratacaklarını "düşündükleri" işleri aramaya başlarlar. 

❓ 5. Sorular sorun ve önemli noktaları tartışın

Çalışanı rahat ettirmek ve sesini duyurmak hayati önem taşırken, yöneticilerin çalışanlarını konuşturacak sorular sorabilmesi gerekir.

"Gündemi belirlemek veya konuşmayı yapmak yöneticinin işi olmasa da, yönetici çalışanın kilit konularını ortaya çıkarmaya çalışmalıdır.

Çalışan ne kadar içe dönükse, bu o kadar önemli hale gelir. Mühendisleri yönetiyorsanız, sorunları ortaya çıkarmak ustalaşmanız gereken önemli bir beceri olacaktır." Ben Horowitz.

Açık uçlu sorular sorun 

Toplantı sırasında evet veya hayır cevabından daha fazlasını gerektiren sorular sorun. Bu, çalışanın görüşlerini daha iyi anlamanıza yardımcı olacak ve kariyer yollarından ne istediklerini düşünmelerini sağlayacaktır. Netlik uzun vadede her iki taraf için de faydalıdır.

Doğru sorular daha iyi çözümlere götürür

Gergo Vari, yöneticilerin her bir çalışandan bir konu hakkındaki görüşlerini paylaşmalarını istemelerini öneriyor‍

"Bu onlara seslerini duyurma fırsatı verecek ve potansiyel çözümlerin önerilmesine yol açacaktır" diye ekliyor.

Örneğin, Vari'nin bir zamanlar bire bir görüşmelerde çok sessiz kalan, son derece utangaç bir satış elemanı vardı. Bir sonraki toplantıda, çalışanlardan bir konu hakkındaki fikirlerini paylaşmalarını istedi. 

Tahmin et ne oldu? 

Utangaç satış elemanı o kadar şaşırtıcı bir şey önerdi ki Vari'nin şirketinin müşteri memnuniyet oranını tamamen artırdı .

Her ekip üyesi için hedefler belirlediyseniz, zaman zaman ne yaptıklarını kontrol etmek çok önemlidir. Birisi geride kalıyorsa veya bir görevle mücadele ediyorsa, tüm ekip için büyük bir sorun haline gelmeden önce sorunu ele almak daha iyidir.

Bire bir görüşmelerde çalışanlara sorulacak iyi sorular nelerdir?

Risk sermayedarı ve çok satan The Hard Thing About Hard Things kitabının yazarı Ben Horowitz'e göre bunlar etkili bire bir sorular:

• Herhangi bir şekilde gelişebilseydik, bunu nasıl yapardık?
• Kurumumuzla ilgili bir numaralı sorun nedir? Neden?
• Burada çalışmanın nesi eğlenceli değil ki?
• Şirkette kim gerçekten ortalığı kasıp kavuruyor? Kime hayranlık duyuyorsunuz?
• Benim yerimde olsaydınız, ne gibi değişiklikler yapardınız?
• Ürünün nesini beğenmediniz?
• Kaçırdığımız en büyük fırsat nedir?
• Yapmamız gereken neyi yapmıyoruz?
• Burada çalışmaktan memnun musunuz?
  

Remote'ta İşe Alım Operasyonları Direktörü Noelle Pittock, aşağıdaki bire bir soruların favorisi olduğunu söylüyor:

• Son zamanlarda yaptığınız ve kendinizi şaşırttığınız tek şey neydi? O andan ne öğrendiniz?
• Önümüzdeki hafta sizi en çok korkutan ya da üstesinden gelmekten en çok çekindiğiniz şey nedir? Haydi şimdi bunu çözelim ve önüne geçelim!
• Bu hafta rolünüzde sizin için ne netleşti (ya da daha netleşti) ve bunun karşı tarafında.... en kafa karıştırıcı olan ne kaldı?
• Benimle bazı şeyler hakkında konuşurken hiç gergin hissediyor musun? Benimle paylaşmaya açık hissetmenizi sağlayacak bir ortamı nasıl yaratabilirim? Bu bizim için neye benziyor?

🔄 6. Paylaşın ve geri bildirim isteyin

"Geri bildirimi her konuşmaya dahil edin. Raporun belirli davranışlarına ve müşteriler, ekip veya departman hedefleriniz üzerindeki etkisine dikkat çekerek takdiri konuşmanın bir parçası haline getirdiğinizden emin olun." diyor Cormier.

İyileştirme alanlarını tartışın ve planlandığı gibi gitmeyen herhangi bir görev için alternatifler üzerinde beyin fırtınası yapın. Ancak geri bildirim zinciri her zaman iki yönlü olmalıdır. Gözlemlerinizi çalışanlarla paylaşın ve süreçler, sistemler ve projeler hakkında onların görüşlerini alın. 

Bu size her ikinizin de nerede daha iyi işbirliğine ihtiyaç duyduğunuza veya herhangi bir yerde çabalarınızın yetersiz kalıp kalmadığına dair bir fikir verir. Toplantıyı eyleme geçirilebilir bir adımla sonuçlandırmak için bu kısmı en sona saklayın.

Toplantı sırasında çalışanınızın işini daha iyi yapmasına yardımcı olabilecek her türlü bilgiyi (iş yerindeki yeni politikalar/prosedürler gibi) paylaşarak şeffaf olun. Bu, kararlarınızı daha iyi anlamalarını ve performanslarını geliştirmelerini sağlayacaktır. 

❌ Bire bir görüşmelerde kaçınılması gereken yaygın hatalar

Bire bir toplantılar, yöneticinin araç setinin temel unsurlarından biridir. Ancak doğru şekilde yaklaşmazsanız zaman kaybı ve stresli olabilirler.

İşte yöneticilerin bire bir toplantı yaparken yaptıkları yaygın hatalar:

Sık sık yeniden planlama veya iptal

Bire bir toplantı, çalışanlara onları önemsediğinizi göstermek için bir fırsattır. 

Toplantıyı sık sık yeniden planlamak veya daha da kötüsü iptal etmek çalışanlarınıza tam tersi bir mesaj verecektir. Oturumu yalnızca tatildeyseniz veya ofiste planlanmamış başka bir acil işle meşgulseniz iptal edin.

Net bir hedefe veya gündeme sahip olmamak

Bir toplantıya başlamadan önce net bir hedefinizin olması çok önemlidir. Biriyle neden buluştuğunuzu bilmiyorsanız, verimsiz ve garip hissedebilirsiniz. 

Gün boyunca farklı kişilerle birden fazla bire bir görüşme yaptığınızı varsayalım. Bu durumda, neyin tartışıldığı ve bunun yapı veya gündem olmadan diğer konuşmalarla nasıl ilişkili olduğu konusunda kafanızın karışması kolaydır.

Takip etmemek

Oturum sırasında tartışılan kritik görevleri takip etmek için bir sonraki toplantıya kadar beklemeyin. Haftalık kontrol toplantılarınız varsa bu çok fazla etkilemeyebilir, ancak aylık bire bir toplantılarınız varsa sorun yaratabilir. 

Bu, toplantı sırasında konuşulanları yeniden teyit etmenize ve her iki tarafın da bundan sonra ne olması gerektiğini açıkça anlamasına olanak tanır.

Fazla otoriter olmak

Olumlu geri bildirim ve yapıcı eleştirilerde bulunmak önemli olmakla birlikte, toplantıların dikte etme seansları olmaması gerekir. Çalışanlarınızın görüşlerini empatiyle dinleyin ve mümkün olan her yerde birden fazla çözüm önerin. Bu tür uygulamaları takip etmek katılımcıların daha rahat olmasını sağlar. 

Not almamak

"1:1 toplantılar arasında çok şey olabilir, bu nedenle görüşmeyi belgelemek için notlar alın. Bu, bir sonraki toplantıdan önce bunları gözden geçirmenize ve hedefleri veya talepleri takip etmenize olanak tanır. Not almak aynı zamanda dinlediğinizi ve çalışanların paylaştıklarının yazılacak kadar önemli olduğunu gösterir" diyor Cormier.

Toplantıyı kesinlikle profesyonel tutmak

Toplantı sırasında saygılı olmak önemli olsa da, öğrendiklerinizi ve deneyimlerinizi paylaşmak çalışanın kendisini daha bağlı hissetmesini sağlayabilir. 

Marc Stitt'nin Pazarlama Direktörü (CMO) FMXbire bir görüşmelerde anekdotlar paylaşmanın faydalı olabileceğini söylüyor.

"Kişisel deneyimlerinizi paylaşarak, bireye daha etkili bir şekilde yardımcı olmak için rehberlik ve destek sağlayabilirsiniz.

Direkt raporlarınızla kişisel ilişkiler kurun ve onları nasıl çözeceklerinden emin olmadıkları sorunları açmaya ve paylaşmaya teşvik edin."

📩 Bir çalışanla ilk bire bir görüşmeniz için e-posta şablonu

—----------------------------------------------------------------

Konu: İlk bire bir görüşme

Hey [çalışan adı], 

Sizi ekibimde görmekten mutluluk duyuyorum ve tüm proje üyelerinin kariyer hedeflerini ve isteklerini bilmek istiyorum. 

Bu sürecin bir parçası olarak tüm doğrudan raporlarımla düzenli olarak bire bir toplantılar yapıyorum ve bu ilk toplantımızın davetiyesi. Odaklanılması gereken alanları anladıktan sonra toplantı sıklığına karar vereceğiz. 

Size daha fazla bağlam sağlamak için, bire bir toplantılar hakkında ne düşündüğümü ve nasıl yürüttüğümü anlatayım:

Seansın odak noktası sizsiniz: Toplantı, endişelerinizi, kariyer hedeflerinizi veya performansınızı engelleyen herhangi bir şeyi anlamak için planlanmıştır. Bunu bir durum güncelleme toplantısı gibi ele almayacağım.

Gündem: Sorunlarınızı çözmeye odaklanmak istediğim için toplantı gündemini oluşturmaktan öncelikle siz sorumlusunuz. Toplantı sırasında tartışacağım konuları önceden ekleyeceğim ortak bir gündem belgesi tutacağız.

Paylaşılan belge, temel toplantı temasını/amacını, soruları ve ele almamız gereken konuları içerecektir. 

Geri bildirim: Performans standartlarını belirledikten sonra geri bildirim paylaşacağım ve hatalı olduğumda beni düzeltmenizi bekleyeceğim. Buradaki amaç, işinizi daha iyi yapmanıza yardımcı olmaktır.

İlk bire bir görüşme için bir saat bağlantı kuralım ve daha sonraki görüşmelerin sıklığına ve süresine karar verebiliriz. 

Lütfen toplantıyı önümüzdeki hafta içinde planlayın. İşte benim URL'im [toplantı rezervasyon uygulaması].

Sohbetimizi dört gözle bekliyorum. Herhangi bir sorunuz olursa lütfen bana bildirin. 

Teşekkürler, 

[Yöneticinin adı]

—----------------------------------------------------------------------

❓ Bire bir toplantılar hakkında SSS

Çalışanlarla bire bir toplantı yapmanın amacı nedir?

Bire bir toplantılar, yöneticilerin çalışanlarını daha iyi anlamalarına, performans hakkında geri bildirim vermelerine ve işlerini etkileyebilecek konuları tartışmalarına yardımcı olur. Oturumlar, çalışan-yönetici ilişkisini daha güçlü hale getirir ve çalışan bağlılığını artırır.  

Çalışanınızla ilk bire bir görüşmenizde neleri konuşmalısınız?

Bu ilk toplantı sırasında, çalışana kariyerinden ve mevcut rolünden ne istediğini sorun. Bu, çalışanların şu anda işlerinde en çok neye değer verdiklerini ve kariyer yollarında neyi başarmayı umduklarını anlamanıza yardımcı olacaktır. Ayrıca, bu süre zarfında sahip oldukları endişeleri de tartışabilirsiniz; bu, onları işte başarılı olmaktan neyin motive ettiğini veya caydırdığını daha iyi anlamanıza yardımcı olacaktır.

Bu ilk toplantıdan sonra, sizin ve doğrudan raporlayıcınızın zaman içinde üzerinde çalışabileceğiniz belirli hedefleri içeren bir eylem planı oluşturun (örneğin, iletişim becerilerini geliştirmek).

Bir yönetici bire bir görüşmeye nasıl hazırlanır?

Yöneticiler, yinelenen toplantılar için uygunluklarını teyit ederek ve gündem üzerinde işbirliği yaparak bire bir toplantılara hazırlanabilirler. Ayrıca, bir önceki check-in'e ve çalışanın son toplantıdan bu yana gösterdiği performansa dayalı olarak bire bir sorular da hazırlayabilirler.