Mentorluk Programları İşyerinde Kültürü ve Performansı Nasıl İyileştirir (+ Sizinkini Oluşturmak için 5 Adım)

Hayattaki çoğu şey gibi, yeni bir girişime başlamak da size rehberlik edecek deneyimli bir yardıma sahip olduğunuzda daha kolaydır. İşyerindeki mentorluk programları bir istisna değildir ve rakamlar da bunu kanıtlamaktadır.

Mentorluk programları yetkinlik gelişimini ve iş yerinde ilişki kurulmasını sağlayarak üretkenliği artırır. 

Deloitte 'un Y kuşağı üzerinde yaptığı bir anket, işyeri danışmanı olan çalışanların şirkette beş yıldan fazla kalma olasılığının iki kat daha fazla olduğunu ortaya koymuştur.

Bu nedenle, mentorluk programları ek faydalar sağlar, çalışan memnuniyet oranlarını artırır ve çalışanları elde tutma oranları da aynı şekilde artar.

O halde, yeni işe alınanlara yönelik mentorluk programlarına yatırım yapmanın buna değeceği açıktır.

Keşfedin: 

• Bir mentorluk programı 5 adımda nasıl başlatılır ve
• Yazılım araçlarının gücü ile nasıl ölçeklendirilir .

👥 Mentorluk programları nedir?

İşyeri mentorluk programları tam olarak kulağa geldiği gibidir: çalışanların kariyer gelişim düzeylerine özgü hedeflere ulaşmalarına yardımcı olan yapılandırılmış işyeri ilişkileri. 

Fortune 500 şirketlerinin %70 'inden fazlası başarılarının bir kısmını güçlü işyeri mentorluk programlarına bağladığından, en iyilerin en iyileri de bunu biliyor.

🛠 5 adımda bir mentorluk programı nasıl başlatılır

Daha önce hiç işyeri mentorluk programı tasarlamadıysanız da endişelenmeyin. 

Kuruluşunuz için iyi çalışan bir strateji oluşturmak için bu beş adımı kullanın.

👀 Not: Etkili mentorluk programları, çalışanlarınız için rol netliğine bağlıdır. Bir sonraki seviyeye geçmek istiyorsanız, tüm organizasyonel roller için bir yetkinlik modeli kullanmanız gerekir. 

Programın hedefini ve amacını tanımlayın 

Sağlam, iyi tanımlanmış bir neden olmadan mentorluk programınız için bir ne ve nasıllar listesi oluşturmanın bir anlamı yoktur.

Şirketinizin kültürü ve misyonu genellikle nedenlerinizi bulmak için iyi bir başlangıç noktasıdır. Ancak nereden başlayacağınızdan tam olarak emin değilseniz, aşağıdaki gibi sorular sorarak başlayın:

1. Mevcut çalışan bağlılığı yüksek mi yoksa düşük mü?
2. İşten ayrılma oranlarının en yüksek olduğu departmanlar hangileridir?
3. Çalışanlarımız kurum içindeki yönetim tarzları hakkında ne düşünüyor?
4. Belirli bir] departmandaki kolektif çalışan hedefleri nelerdir?
5. Çalışanlarımız hangi eğitim ihtiyaçlarını beyan ediyor?

Soruların kendileri de değişiklik gösterebilir. Ancak önemli olan, mentorluk programınızı tasarlamadan önce bu program için net hedefleriniz olduğundan emin olmanızdır. 

İpucu: Farklı çalışanların bir mentorluk programına katılmak için muhtemelen farklı motivasyonları olacağını unutmayın. Program tasarımınız ve hedefleriniz bunu yansıtmalıdır.

Bir yapı verin 

Mentorluk programınız için hedeflerinizi tanımladıktan ve netleştirdikten sonra modülleri oluşturmaya başlayın. Bir kez daha, burada kendinize aşağıdakiler de dahil olmak üzere birkaç temel soru sormalısınız:

1. Program açık mı yoksa sadece davetlilere mi açık?
2. Eğer açıksa, insanlar nasıl kaydolabilir?
3. Kaç kişilik yer var?
4. Kayıt süreci nasıl olacak?
5. Çalışanları kaydolmaya nasıl teşvik edebiliriz?
6. Katılımcılardan ne düzeyde bağlılık beklemeliyiz?
7. Mentor ve mentileri nasıl eşleştireceğiz?
8. Katılımcıların birbirleriyle iletişim kurmasının en iyi yolu nedir?
9. Program ne kadar sürecek?
10. İlerleme nasıl takip edilecek?
11. İlerleme nasıl raporlanacak?
12. Program nasıl başlatılacak?

Bu liste kapsamlı olmamakla birlikte, bir mentorluk programını yapılandırırken göz önünde bulundurmanız gereken temel unsurlara değinmektedir. 

İpucu: İlerledikçe programınızı ayarlamanız gerektiğini keşfedebilirsiniz. Yine de başlamadan önce mümkün olduğunca çok şey planlamaya çalışın.

Programınıza dahil olun 

Tıpkı yeni işe alımlarda olduğu gibi, şirket içi mentorluk programınız için de işe alım yapmanız gerekecektir. 

Neyse ki, mevcut çalışanları bir mentorluk programına dahil etmek zor olmayacaktır. Yapmanız gerekenler 

• Şirket paydaşlarının da aynı fikirde olduğundan emin olun; 
• Programın hedeflerini ve faydalarını çalışanlarınıza açıklayın; 
• program için kaynak ve materyal hazırlamak ve 
• programı tüm katılımcılar için mümkün olduğunca erişilebilir tutmaya odaklanır.

Tüm bunlar tamamlandıktan sonra eşleştirme işlemine başlayabilirsiniz.

Katılımcılarınızı eşleştirin 

Mentorluk programınızı yapılandırdınız ve uygulamaya hazırsınız. Şimdi ne olacak? 

Bir sonraki büyük adım, mentorlarınızı mentileriyle eşleştirmektir.  

Çoğu kişinin birbirini tanıdığı nispeten küçük bir şirketiniz varsa doğru eşleşmeyi bulmak daha kolay olabilir. Ancak, bunu büyük bir şirket için yapıyorsanız büyük bir göreviniz olacaktır.

Çalışanlarınızın kendi kendilerine eşleşmelerine izin vermeyi düşünebilirsiniz. 

Çalışanlarınızdan birkaç olası akıl hocasını aday göstermelerini isteyin ve ardından kendileri için en iyi olanı seçin. Bu, çalışanların kendilerinin söz sahibi olması ve hiçbir girdi olmadan mentor bulma ve aday gösterme idari yükünü azaltması nedeniyle daha iyi memnuniyet sağlayacaktır. 

Diğer bir seçenek de çalışanlardan görüş almadan idari bir eşleştirme yapmaktır. Adaylık sürecini idari olarak yürütmek süreci kolaylaştıracaktır. Artık çalışanlardan girdi istemek, verileri derlemek ve takip etmek zorunda kalmazsınız. 

İdari yoldan gitmek isteseniz bile, manuel işler ve elektronik tablolar içinde boğulmamalısınız. Bizim önerimiz eşleştirme anketlerini kullanmanızdır.

Mentorluk ortaklıkları için hızlı bir şekilde uyarlayabileceğiniz işe alım buddy eşleştirme anketleri oluşturduk.

Başarınızı takip edin 

İpucu: İlerlemesini ölçmeyecekseniz kapsamlı bir mentorluk programı tasarlamanın bir anlamı yoktur. 

Takip edebileceğiniz çok sayıda metrik olsa da, göz önünde bulundurmanız gereken iki ana şey şunlardır: 

• mentilerin kişisel gelişimi (örneğin, program hedeflerine ulaşıp ulaşmadıkları vb.) ve 
• İşle ilgili KPI'larınıza ulaşıp ulaşmadığınız.

Bu ölçütler, programın mentiler ve kuruluşunuz için işe yarayıp yaramadığını size söyleyecektir.

Çoğu şirket bu verileri toplamak için program sonrası anketler uygulamayı tercih eder. Ancak, İK tarafından toplanan verileri (örneğin, terfi oranları, elde tutma oranları, vb.) veya diğer önemli bilgileri toplamanızı sağlayan geri bildirim yazılımlarını da kullanabilirsiniz.

👀 3 İşyeri mentorluk programı türü

Şirketinizin altyapısına bağlı olarak farklı türde mentorluk programlarıyla karşılaşabilirsiniz. Aşağıdaki liste kapsamlı olmaktan uzak olmakla birlikte, en yaygın örneklerden bazılarına değinmektedir.

Akran mentorluğu 

Çoğu şirketin, yeni işe başlayanların soru ve endişelerini giderebilecek uzun süreli çalışanlardan mentorluk aldığı akran mentorluk programları vardır. 

Akran mentorluk programları, mevcut bir çalışanla organik bir ilişki geliştirerek şirket çerçevesine daha hızlı entegre olabilecekleri için yeni işe alınanlar için en mantıklı olanıdır.

Kariyer danışmanlığı 

Bazı şirketler bir adım daha ileri giderek çalışanlarına kariyer mentorluğu ve gelişimi sunuyor.

Çalışanların profesyonel hedeflerine ulaşmalarına yardımcı olmak için mentorluk programları tasarlarken aşağıdakileri içermelidir:

• grup ve bireysel koçluk seansları, 
• liderlik atölyeleri ve 
• profesyonel gelişim planı.

Yaşam mentorluğu 

İşyerinde ruh sağlığı giderek daha önemli hale geldikçe, bazı şirketler artık çalışanlarına "yaşam mentorluğu" veya yaşam koçluğu sunuyor. Yaşam mentorluğu, özellikle kariyerlerinin diğer yükümlülükleriyle nasıl örtüşeceğine karar verirken, çalışanların günlük ve uzun vadeli taahhütlerine öncelik vermelerine yardımcı olabilir.

🏆 İşyerinde mentor bulundurmanın 4 faydası

İşyerinde iyi bir mentora sahip olmanın neredeyse hiç dezavantajı olmasa da, kesinlikle birkaç önemli avantajı vardır.

Olumlu bir şirket kültürü 

COVID sonrası iş dünyasında belki de en iyi fayda olan mentorluk programları, uzaktan bile olsa olumlu bir şirket kültürünü teşvik edebilir.

Örneğin, bu ankete katılanların %91 'i şirketlerinde bir mentorları olduğu için işlerinden memnun olduklarını belirtmiştir.

Bu ilgi çekici istatistik, mentorluk programlarının ne kadar etkili olabileceğini vurgulamaktadır.

Optimize edilmiş işe alım 

Burada, Zavvy adresinde takdir edebileceğimiz bir şey varsa o da sağlam bir işe alım stratejisidir.

Güçlü bir mentorluk programı, şirket içi yetenekleri kullanarak mevcut işe alım sürecinizi önemli ölçüde güçlendirebilir. 

İpucu: Mentorlar zaten şirket kültürünüze aşina olacağından, onları programın misyonu ve hedefleri konusunda eğitmek için daha az zaman harcarsınız.

Tersine mentorluk için fırsatlar

Mentor-menti ilişkisinin sadece tek yönlü olduğunu düşünmek yanlış olur. 

Mentorluk programlarının en iyi (ve belki de en az beklenen) faydalarından biri, iki yönlü büyümeye olanak sağlamasıdır. 

İpucu: Deneyimsel öğrenmeyi veya yatay liderlik tarzını teşvik eden bir şirket kültürü oluşturmak istiyorsanız, mentorluk programları bunu başarmanıza yardımcı olabilir.

Azaltılmış genel gider

Büyüme odaklı bir çalışma kültürü ve kolaylaştırılmış işe alım süreci sizi ikna etmeye yetmiyorsa, eğitim maliyetlerinden tasarruf edeceğiniz parayı düşünün. 

İpucu: Mevcut yeteneklerden yararlanan bir mentorluk programı tasarladığınızda, maliyetleri düşürebilir ve şirketinizde öne çıkan çalışanlar geliştirebilirsiniz.

Bunlar, bir mentorluk programının kuruluşunuza sağlayabileceği faydalardan yalnızca birkaçıdır. 

Şimdi de başarılı bir lansmanın nasıl yapılacağı hakkında biraz daha konuşalım.

➡️ Zavvy ile ölçeklenebilir bir mentorluk programı oluşturun

Bir mentorluk programı ölçeklenebilir olduğunda, tasarımı büyüyen şirket ihtiyaçlarına izin verir.

Başka bir deyişle, ölçeklendirilebilir bir mentorluk programı sadece belirli departmanların değil tüm kurumun ihtiyaçlarını karşılayabilir. 

Fikirden uygulamaya kadar, kariyerlerinin tüm aşamalarında çalışanları geliştiren sağlam bir mentorluk programı oluşturmanıza yardımcı olabiliriz. 

İşyeri mentorluk iş akışlarını kullanın

Zavvy tüm program için aynı anda bir iş akışı oluşturmanıza olanak tanır. 

Örneğin, önemli bilgileri hem mentorlarla hem de mentilerle paylaşmak için otomatik mesajlaşma işlevini kullanabilirsiniz: 

• toplantı hatırlatmaları, 
• tartışma konuları ve 
• diğer önemli notlar. 

Zavvy bu otomatik mesajları Slack ve Microsoft Teams gibi tüm önemli kurumsal iletişim platformlarına göndermenize olanak tanır.

⚙️ Mümkün olan her yerde otomatikleştirin 

Hatta mentor-mentee eşleşmelerini otomatikleştirmek için yazılımı programlamaya kadar gidebilirsiniz. 

Optimum eşleşmeleri sağlamak için otomatik eşleşmeleri daha sonra her zaman gözden geçirebilir ve değiştirebilirsiniz. 

Ayrıca eşleştirmeden önce bir tartışma konu bankası oluşturarak olası eşleşmeleri test edebilirsiniz. Mentorların ve mentilerin başlangıç için bazı buz kırıcılara sahip olmalarını kolaylaştıracaksınız. Bu aşamayı, örneğin otomatik olarak özel Slack kanalları oluşturarak da otomatikleştirebilirsiniz.

📊 İlerlemeyi ölçün 

Elbette, mentorluk programınızı ne kadar etkili bir şekilde ölçeklendireceğinize karar veren faktör, programınızın ilerlemesini ne kadar iyi takip ettiğinizdir. 

Programınızın hangi alanlarının hedeflere ulaştığını ve hangilerinin ince ayar gerektirdiğini görmek için program boyunca KPI'ları ölçmeye devam edin.

Kuruluşunuzu büyütecek ve güçlendirecek bir mentorluk programı tasarlamakla ilgileniyorsanız, size yardımcı olalım. 

➡️ Çalışan gelişimi yazılımımız, gelişim süreçleri için çerçeve oluşturma ve yönetimi, çalışan mentorluk programları için kurs tasarımı ve daha fazlasını sunar. Ve tüm bunların ötesinde, ister yüz yüze ister uzaktan olsun, şirketlerin sağlam çalışma kültürleri geliştirmelerine yardımcı olabiliriz. 

Her şeyi çalışırken görmek için 30 dakikalık ücretsiz bir demo için ulaşın.

❓İşyeri mentorluk programı SSS

Aşağıda, işyeri mentorluk programları hakkında en sık sorulan bazı soruların bir listesi yer almaktadır.

Şirketimin veya kuruluşumun bir mentorluk programına ihtiyacı olup olmadığını nasıl anlayabilirim?

Belirgin işaretlerin objektif bir listesi olmasa da, büyüme fırsatlarının birkaç sinyali vardır. 

Örneğin, düşük yeni işe alım veya düşük terfi oranları, çalışanlarınız arasında daha fazla bireyselleştirilmiş mesleki gelişim ihtiyacına işaret edebilir. Bir işyeri mentorluk programı, insanların gelişimini desteklemenize yardımcı olabilir.

Hedeflemek için daha spesifik alanlar arıyorsanız, önce bir çalışan nabız anketi uygulamayı düşünün. 

Çalışanlarınızın hangi alanlarda gelişme görmek istediklerini tam olarak bilmek, mentorluk programınızı tasarlamanıza ve yapılandırmanıza yardımcı olabilir.

Departman yöneticileri mentor olabilir mi?

Şirketinizdeki herhangi bir kıdemli çalışan teknik olarak mentor olarak hizmet verebilir. 

Önemli olan, bu ilişkilerin mentilerin mesleki hedefleri ve ilerlemeleri konusunda şeffaf olabilecekleri güvenli alanlar olarak kurulmasıdır. 

Aynı, hatta bitişik departmanlarda çalışanların eşleştirilmesi, daha sonra her iki tarafa da zarar veren bir çıkar çatışması yaratabilir. 

Ayrıca, pek çok çalışan iş yeriyle ilgili endişelerini yakın çalıştığı daha kıdemli bir çalışanla paylaşma konusunda kendini rahat hissetmez. 

Sonuç olarak, mentorları mentileriyle eşleştirirken yaratıcı olmanız gerekebilir. 

İpucu: Bu tür çatışmaların ortaya çıkma riskini en aza indirmek için, programda (doğrudan ya da dolaylı olarak) kendisine hesap veren kimsenin olmadığı program mentorlarını tercih edin. Bu kaçınılmazsa, mentorları çok fazla etkileşimde bulunmadıkları departmanlarda çalışan mentilerle eşleştirin. 

Mentileriniz için psikolojik güvenlik duygusu ne kadar güçlü olursa, program hedeflerinize ulaşma olasılığınız da o kadar artar.

İyi bir mentor eşleşmesi nasıl olur?

Mentiler ve mentorlar eşleştirilirken göz önünde bulundurulması gereken üç temel unsur vardır. Birincisi ve en önemlisi, karşılıklı bir ilgi olmalıdır. Menti önemli bir özellik/araç/konu hakkında bilgi edinmek istiyor ve mentor da bu bilgiye sahip ve öğretmeye istekli. 

İkinci olarak, mentee ve mentor ortak veya tamamlayıcı hedeflere sahip olmalıdır. Örneğin, uzmanlık alanı İK olan bir çalışanı, genç bir pazarlama analistine mentorluk yapması için eşleştirmek istemezsiniz. 

Ancak, departman veya ekibin gerekli olmadığı senaryolar da olabilir. Örneğin, bir ekip liderini liderlik potansiyeli olan yüksek performanslı bir çalışanla mentor olarak eşleştirmeyi düşünebilirsiniz.

Üçüncü olarak, yapıcı geri bildirim ve açık iletişim mentor-menti ilişkisinin merkezinde yer almalıdır. Mentiler yapıcı eleştirileri duymaya açık olmalı ve mentörler de bunu sunarken kendilerini rahat hissetmelidir. 

Bir buddy ile bir mentor arasındaki fark nedir?

Mentorluk programlarının buddy sistemlerinden farklı olduğunu da belirtmek gerekir. 

Mentorluk programınız, kariyer mentorluğu ve gelişimi için alt düzey çalışanları daha kıdemli çalışanlarla eşleştirecektir.

buddy programınız yeni işe alınan çalışanları daha kıdemli çalışanlarla eşleştirerek şirkette işe başlamalarını kolaylaştıracaktır. Odak noktası sosyal ve kültürel alışmadır.

Kuruluşunuzun mentorluk programını kavramsallaştırırken ve geliştirirken bunu aklınızda bulundurun.

Mentorluk en çok organik olarak gerçekleştiğinde etkili olmaz mı?

Organik bir mentor-menti ilişkisinin her iki katılımcının da çalışma hayatına katabileceği değer yadsınamaz. Ancak yine de, işyeri mentorluk programları kuruluşunuzun tüm seviyelerinde iletişimi ve işleyişi önemli ölçüde geliştirebilir.

Bir mentorluk programının şirketinize sunabileceği pek çok avantaj vardır, örneğin

• üretkenliği artırmak; 
• beceri̇ açiklarinin kapatilmasi; 
• Mevcut çalışanların daha üst düzey roller için geliştirilmesi.

Bir işyeri mentorluk programını uygulamak için en uygun zaman ne zamandır?

Gerçek şu ki, çalışanlarınızı bir işyeri mentorluk programı aracılığıyla geliştirmeye başlamak için hiçbir zaman çok erken değildir. 

İdeal olarak, bu tür bir mentorluk, bir çalışan şirketinizde yeni bir pozisyona başladığında başlamalıdır. 

Yeni işe alınan kişinin mesleki hedeflerini ve gelişim planlarını ölçün. Bunu işe alımın sonunda bir işe alım anketi ile yapabilirsiniz. Ya da yöneticileri proaktif olmaya ve bire bir toplantılarda gelişimi tartışmaya teşvik edebilirsiniz.

Bununla birlikte, diğer kariyer kontrol noktaları, örneğin çalışanların terfi için değerlendirilmesi sırasında ek gelişim gerektirebilir.

‍