Özenle hazırlanmış bir çalışan işe alım süreci, yeni işe alınanların yeni rollerinde kendilerini güvende hissetmelerini sağlamak ve çalışanların elde tutulmasını ve bağlılığını artırmak için kritik öneme sahiptir.
Ama bunu zaten biliyorsunuz. Bilmek istediğiniz şey, çalışanlarınızın işe alım deneyimini nasıl iyileştireceğinizdir. Ya da henüz bir işe alım programınız yoksa nasıl iyi bir işe alım programı oluşturacağınızdır.
Daha fazla sosyal entegrasyonun cevabı toplantılar düzenlemektir.
Nasıl mı? Yüz yüze ve sanal işe alıştırma toplantıları, sosyal entegrasyonu güçlendirmeye ve yeni çalışanların iş yerinde daha rahat olmalarını sağlamaya yardımcı olur. Bu toplantılar sayesinde yeni işe başlayanlar evrak işlerini tamamlayabilir, iş arkadaşlarıyla tanışabilir ve kendilerinden ne beklendiğini anlayabilirler.
Bunu doğru yaparsanız çok şey başarabilirsiniz, işte bu yüzden bu kılavuzu hazırladık. Yeni işe alımlarınızın ilgisini çekmek için işe alım sürecinizin içermesi gereken işe alım toplantılarını öğrenmek için okumaya devam edin.
Çalışan işe alıştırma, yeni çalışanları şirkete ve kültürüne entegre etmek için tasarlanmış stratejik faaliyetleri ifade eder. Yeni işe alınanlara, işlerini güvenle ve üretken bir şekilde yapmalarına yardımcı olacak araçlara ve bilgilere erişim sağlamayı içerir.
.png)
İK uzmanları, etkili bir işe alım sürecinin en az üç ay sürmesi gerektiği konusunda hemfikir. Zavvy'de, işe alım sürecinizin organizasyonel ve çalışan gereksinimlerinize göre uyarlanması gerektiğine inanıyoruz.
Bu süreç, yeni işe alımın dört ana aşamasına yayılacak şekilde yeni işe alımlarınızda en iyiyi ortaya çıkarmak için çeşitli işe alım toplantılarını içermelidir: yeni çalışan oryantasyonu, rol eğitimi, rol geçişi ve sürekli gelişim.
Bunu akılda tutarak, harika bir işe alım deneyimi sunmak için gerçekleştirilmesi gereken işe alım toplantılarına bakalım.
Toplantı yapmak için ideal zaman: İlk gün
Oryantasyon toplantısı, yeni işe alınanlara ofisteki ilk günlerinde veya haftalarında odaklanır. Beklentileri yönetmenizi ve yeni ortamda kendilerini rahat hissetmelerini sağlamak için genel destek ve güvence sağlamanızı sağlar.
İletişimsizliği önlemek ve gerçekçi olmayan beklentileri engellemek için onlara bir ofis turu ve gerçekçi bir iş önizlemesi yapın. Oryantasyon toplantısı sırasında, çalışanların işlerini yapmak için ihtiyaç duydukları donanım ve yazılıma erişmelerini sağlayın. Herhangi bir kaygı veya belirsizliği ortadan kaldırmak için yazılımı nasıl kullanabileceklerini açıklayın.
Hibrit bir çalışma ortamınız varsa, uzaktan ve yüz yüze çalışanlar için beklentileri hemen netleştirin. Departmanlar arası koordinasyon da idari karmaşayı ortadan kaldırmak ve yeni işe alınanların neye ihtiyaç duyduklarını, nerede ihtiyaç duyduklarını ve ilk günden itibaren üretken olmak için ihtiyaç duyacakları her şeye sahip olmalarını sağlamak için önemlidir.
Toplantı yapmak için ideal zaman: İlk üç gün içinde
Yeni işe alınanların diğer ekip üyeleriyle tanışıp selamlaşması ve bağlantılar kurması için bir toplantı planlayın. Resmi bir düzen tercih edebileceğiniz gibi, ekiplerin bağlantı kurabileceği daha rahat bir ortam yaratmanızı öneririz. Örneğin, bir ekip yemeği veya mesai sonrası partisi düzenlemek, gündelik ekip tanıtımları için denenmiş ve test edilmiş bir ortamdır.
İş gücünüzün geri kalanının yeni çalışanların ne zaman geldiğini bilmesini sağlayın ve onları kaliteli zaman planlamaya teşvik edin. Kalıcı bir izlenim bırakmak için eğlenceli oyunlar da düzenleyebilirsiniz. Örneğin, yeni çalışanlara eşleştirmeleri gereken bir isim listesiyle birlikte iş arkadaşlarının resimlerini vereceğiniz Fotoğraf Avı oyununu oynayın.
Toplantı yapmak için ideal zaman: İlk haftanın başında, ardından tekrar eden haftalık toplantılar
İşe alım süreci hem heyecan verici hem de streslidir, ancak etkili bir işe alım arkadaşlığı programı yeni işe alınan kişinin kaygılarının çoğunu ortadan kaldırabilir ve şirketinizle olumlu ve üretken bir deneyim yaşamasını sağlayabilir.
"Kankalar", yeni işe alınanlara belirli bir süre boyunca yardımcı olan ve onları yepyeni şirket kültürü içinde rahat ettiren akranlardır. Alternatif olarak, yeni işe alımlarınıza mentorlar atayabilirsiniz. Mentorlar, yeni çalışanların kısa ve uzun vadeli kariyer gelişiminden sorumlu olacak, akran olmayan veya şirketin kıdemli çalışanlarıdır.
Yeni çalışanın akıl hocası veya arkadaşıyla bire bir toplantılar planlayarak şirketinizin çalışma şeklini tanıtın ve işini daha iyi yapması için yararlı geri bildirimler sağlayın.
Toplantı yapmak için ideal zaman: İlk haftanın başında, ardından tekrar eden aylık veya altı aylık toplantılar
Şirketinizin büyüklüğüne bağlı olarak, yeni çalışanlar CEO'nuza veya yönetici ekibinize düzenli olarak erişebilir veya erişemeyebilir.
Şirketiniz daha küçükse, yeni işe alınanlar ile CEO arasında bire bir oturum düzenleyin. Yer veya zaman kısıtlamaları nedeniyle bu mümkün değilse, yine de yeni çalışanların CEO veya yönetici ekiple etkileşime girmesine olanak tanıyan bir toplantıya ihtiyacınız vardır. Herkesi bir araya getirmek için bir grup toplantısı düzenlemeyi düşünün.
CEO'nun yeni işe alınanlarla sohbet etmesini, beklentileri belirlemesini ve onları ellerinden gelenin en iyisini yapmaları için motive etmesini sağlayın. Bu, yeni işgücünüze güven duygusu aşılayacak ve bu da onları işte daha proaktif ve aktif hale getirecektir.
Toplantı yapmak için ideal zaman: İlk haftanın başında, ardından her departman içi toplantı
Yeni işe başlayanlar ile bölüm başkanları ve yeni çalışanların görev süreleri boyunca dahil olacakları ekip üyeleri arasında kısa bölümler arası toplantılar planlayın.
Bunu güncellemeleri ve gelecek planlarını paylaşmak için bir fırsat olarak kullanın. Yeni çalışanları toplantılara katılmaya ve sahip olabilecekleri sorunları ve endişeleri ele almaya teşvik edin. Bu, bölümler arası ilişkilerin derinleşmesine ve işbirliğinin artmasına yardımcı olurken yeni işe alınanların yeni çalışma ortamında daha rahat olmalarını sağlayacaktır.
Departman müdürlerinin yanı sıra, şirket içi konu uzmanlarıyla (KOBİ'ler) da toplantılar planlayarak onları hızlandırabilir ve şirketteki amaçlarını daha iyi anlamalarını sağlayabilirsiniz.
Toplantı yapmak için ideal zaman: İkinci veya üçüncü hafta
Çoğu zaman, çalışanların yüzey altında fokurdayan mükemmel fikirleri vardır, ancak bunları ifade edecek forumdan yoksundurlar. Ürün toplantıları onlara fikirlerini daha etkili bir şekilde paylaşma ve işbirliği yapma imkanı verir.
Yeni çalışanları ürün toplantılarına katılmaya davet etmek onları bilgilendirir ve üyeler arasındaki iletişim kanallarını açar. Ayrıca onlara daha özgür düşünmeleri ve yeni öneriler sunmaları için bir ilham kaynağı sağlar.
Örneğin, her yeni çalışanın toplantı için yararlı ve verimli olacağını düşündüğü 1-3 fikri paylaşmasını sağlayın. Bu hareket sadece kendilerini daha rahat hissetmelerini sağlamakla kalmayacak, aynı zamanda yöneticilere kullanışlı ve yenilikçi fikirler sağlayacaktır.
Toplantı yapmak için ideal zaman: İlk haftanın başında, ardından tekrar eden toplantılar
İşe alıştırma ve eğitim programı yeni çalışanların şirkete ve sorumluluklarına alışmasına yardımcı olduğundan, eğitim toplantıları düzenlemek kritik bir adımdır.
Bu toplantılar yeni çalışanlara görev süreleri boyunca fayda sağlayacak işe alıştırma, uyum eğitimi, süreç eğitimi, role özel eğitim ve seçmeli eğitimlere atıfta bulunabilir. Örneğin, role özel ve süreç eğitimleri çalışanların bireysel işlerine alışmalarını sağlarken, seçmeli eğitimler çalışanların en çok ilgi duydukları yetkinlikleri ve becerileri geliştirmelerine olanak tanır.
Toplantı yapmak için ideal zaman: İki haftada bir
Bağlantı toplantıları, çalışanların coğrafi konumlarından ve kurum içindeki kademelerinden bağımsız olarak anlamlı bağlantılar kurmalarına olanak tanır.
Örneğin Zavvy, ekip ruhunu, ruh sağlığını ve üretkenliği geliştirmek amacıyla gündelik buluşmalar, yürüyüş toplantıları ve anlamlı sohbetler için Slack veya diğer araçlar aracılığıyla iş arkadaş larını otomatik olarak birbirine bağlayan bağlantı programları sunuyor. Bu tür işe başlama toplantıları özellikle uzaktan çalışanlar için faydalıdır ve daha az stresli, tükenmiş ve yalnız hissetmelerini sağlar.
Toplantı yapmak için ideal zaman: Her üç ayda bir veya altı ayda bir
Yeni çalışan performans değerlendirmesinin yapılması, yeni iş gücünüzü kendi pozisyonlarında başarıya hazırlar ve bu da iş gücü devrini azaltır.
Bu toplantılar, çalışanların mesleki hedeflerini gerçekleştirmelerine ve becerilerini geliştirmelerine yardımcı olmak için onlara ilgi gösterdiğinizi bilmelerini sağlayan erken değerlendirmelerdir. Ayrıca, performans eksikliklerini yakalamanıza ve düzeltmenize olanak tanıyarak büyümelerine ve işlerine zarar vermemelerini sağlar.
Geri bildirim toplantıları düzenlemenin bir diğer avantajı da çalışanların ilerleme durumlarını ve refahlarını kontrol etmektir. Ayrıca onlara önerilerini dile getirebilecekleri ve geri bildirimde bulunabilecekleri bir platform sunar.
Aşağıdaki yeni işe alım oryantasyon gündemini ilk gün oryantasyon toplantısı için bir şablon olarak kullanın.
Kayıt masasında, çalışanlara gerekli tüm evrakları ve eşyaları verin, ardından yeni işe alınanların birbirleriyle ve mevcut çalışanlarla tanışabilecekleri bir kahvaltı düzenleyerek hoş bir ilk izlenim yaratın.
İşe yeni başlayan çalışanlarınızı bir oryantasyon sunumu için bir araya getirin ve onlara oryantasyondan neler bekleyebilecekleri ve sorumluluklarını başarıyla yerine getirmek için bilgileri nasıl kullanacakları hakkında genel bir bilgi verin.
Bu aşamada, kurumsal geçmişinizi, şirket misyonunuzu ve temel değerlerinizi ele alın ve şirket kültürünüzü derinlemesine inceleyin. Yeni işe başlayanları ekibinizle çalışacakları için heyecanlandırın.
Yeni işe aldığınız kişileri, ekip üyeleriyle daha iyi tanıştırmak için bölümlere özgü gruplara ayırın. Bu aynı zamanda yakın yöneticileriyle tanışmaları için daha az korkutucu bir ortam yaratır.
Yeni işe alınanlara zihinsel bir mola verin ve onlara yemekli bir öğle yemeği sunarak oryantasyonun bir sonraki aşamasına hazırlanmalarını sağlayın.
Yönetici ekip üyelerinin yeni çalışanlarla konuşmasını ve onlara şirkete hoş geldiniz demesini sağlayın. Alternatif olarak, bu süre zarfında oynatmak için yönetici ekibinden bir hoş geldiniz videosu oynatabilirsiniz.
Temel politikalarınız ve prosedürleriniz gibi şirketinizle ilgili en önemli bilgileri kapsayın. El kitaplarını yeni çalışanlara teslim edin ve oryantasyondan sonra teslim aldıklarına dair bir onay belgesi imzalatın.
Çalışanlara ofiste bir tur attırarak bacaklarını esnetme şansı verin. Bu zamanı şirket kültürü ve çalışma ortamı hakkında daha fazla bilgi vermek için de kullanabilirsiniz.
Temel prosedürleri ele alarak ve çalışanların gerekli evrakları tamamlamasını sağlayarak yeni işe alım oryantasyonunu tamamlayın. Sık karşılaşılan SSS'lerin üzerinden geçin ve cevaplanmamış soruları yanıtlamaya özen gösterin. Ayrıca, önümüzdeki birkaç haftanın işe alım açısından neler getireceğini de bildirin.
Yeni işe başlayanlar için oryantasyonun Excel'de görevleri manuel olarak takip etmeyi ve eski işe alıştırma slaytlarını göstermeyi içerdiği günler çoktan geride kaldı - genellikle tutarsız işe alıştırma kalitesine yol açan görevler.
Neyse ki, işler daha iyiye doğru değişti.
İşte sağlıklı bir yönetici-çalışan ilişkisi kurmak için çalışanınızla ilk toplantınızı nasıl yapabileceğinize dair kısa bir özet:
Yeni çalışanlarınızı tarih ve saat de dahil olmak üzere ilk oryantasyon toplantısı hakkında bilgilendirin.
Toplantının amacını açıklayan bir e-posta daveti gönderin ve toplantıda neleri tartışacağınızı özetleyen toplantı gündemini paylaşın. Bu şekilde, çalışanlar ne beklemeleri gerektiğini bilecek ve hazırlıklı gelebileceklerdir.
İlk günden itibaren tüm konuşmaları kaydeden merkezi, paylaşılan bir belge oluşturun. Notlar alın, gündemleri paylaşın, ödevler verin, geri bildirimleri kaydedin ve kararları belgeleyin.
Bu sayede yeni işe başlayanlar önemli bilgilere her zaman ve her yerden erişebilir, hesap verebilirliği sağlamak ve iletişimsizliği önlemek için herkesi aynı sayfada tutabilir. Ayrıca, geçmiş konuşmaların bir arşivine sahip olmak bir referans noktası olarak hizmet eder ve sorunları takip etmenizi kolaylaştırır.
Alternatif olarak, bu süreci otomatikleştirmek için Zavvy gibi bir çalışan toplantı yazılımı kullanabilirsiniz.
Yeni işe alım oryantasyon gündeminiz aşağıdaki kilit noktaları kapsamalıdır:
Odaklandığınız konuların ve önceliklerin yeni iş gücünüzle ilgili olduğundan emin olun. Hiçbir şeyi kaçırmamak için önceden esnek bir gündem belirleyin.
Çalışanlarınıza sorunsuz bir işe alım deneyimi sunmak için tek seferlik ve yinelenen çeşitli toplantılar yapmanız gerekir. Sorun şu ki, bu toplantıları planlamak önemli miktarda zaman gerektiriyor.
Tam zamanlıbir işe alım yöneticisi, Zavvy ekibine zamanının %50'sini toplantıları planlamak için harcadığını söyledi vebuna toplantılara katılmak ve bu toplantıları yönetmek dahil değil. Toplantı planlamasını otomatik hale getirirse işinin daha önemli kısımlarına odaklanmak için ne kadar zamanının kalacağını bir düşünün.
Zavvy'nin işe alım etkinliği otomasyon özelliğini kullanarak, yeni çalışanların takvimlerinde otomatik olarak zamanlanan yinelenen etkinlikler (yeni işe alım oryantasyonu, buluşmalar, öğle yemeği ve ofis turları) ayarlayın. Sadece tercih ettiğiniz gün ve saati belirtin, ardından platformumuz sizin için otomatik olarak bir toplantı planlamadan önce yeni çalışanlarınızın müsaitlik durumunu kontrol edecektir.
➡️ Bir demo alın ve size nasıl çalıştığını gösterelim.
.png)
.png)
