İlk izlenimler önemlidir; öyle ki sağlam bir işe alım deneyimi, yeni işe alınan kişinin elde tutulma oranını %82 oranında artırabilir. Düşük iş tatmini nedeniyle kariyer hareketlerinin norm haline geldiği bir dönemde, bu rakamlar kayda değerdir. Ancak, bu durum daha önemli bir soruyu da beraberinde getiriyor: Mükemmel bir işe alım deneyiminin temelinde ne yatar?
Yeni işe başlayanlar, potansiyel idari tuzaklarla değil, yalnızca yeni görevlerini en iyi şekilde nasıl yerine getirecekleri konusunda endişelenmelidir. Bununla birlikte, işe alım dokümantasyonu, çalışanların işe alım sürecinin kaçınılmaz bir parçasıdır, yani hiçbir işe alım süreci onsuz olmayacaktır. Peki yeni işe başlayanların yeni rollerinde başarılı olmak için ihtiyaç duydukları tüm bilgileri almalarını nasıl sağlayabiliriz?
Bugün bu soruyu daha ayrıntılı olarak incelemek için buradayız.
Yeni işe alım evraklarını işe alım belgelerinden ayıran nedir?
Temel fark, yeni işe alım evraklarının yeni işe alınanların işe alındıktan sonra doldurdukları gerçek evrakları ifade etmesidir.
Bu arada, işe alım belgeleri, genel kültürü ve departman görevlerini şekillendiren şirket araçlarını, süreçlerini, politikalarını, prosedürlerini ve diğer fikri mülkiyeti temsil eder.
Sonuç olarak, bu ikisinin bir şekilde örtüştüğünü görmek oldukça yaygındır.
Aşağıda, yeni rolünüze alışırken karşılaşmanız muhtemel dört tür işe alım belgesinin bir listesini sunuyoruz. Dahası, dijital ya da kağıt üzerinde olmalarından bağımsız olarak bunlarla karşılaşmanız muhtemeldir.
İşe alım belgelerinin amacı, yeni işe alınanların şirketteki yeni rollerinin şartlarını ve sorumluluklarını okuyup anlayabilmeleridir. Genellikle hem yasal hem de sözleşmesel olarak gereklidirler.
Aşağıda listelenen dört tür işe alım belgesinin gösterim amacıyla genelleştirildiğini unutmayın. Yeni işe başlayanların ihtiyaç duyacağı diğer temel işe alım belgelerini atlamadığınızdan emin olmak için İK departmanınızla iki kez kontrol etmeyi unutmayın.
Şaşırtıcı olmayan bir şekilde, farklı ülkelerde çalışanların işe alındıktan sonra doldurmaları gereken farklı yasal belgeler bulunmaktadır.
Örneğin, Amerika Birleşik Devletleri'ndeki maaşlı çalışanların federal ve eyalet vergi amaçları için W-4 vergi formlarını doldurmaları gerekirken, Kanadalılar doldurulmuş bir TD1 istihdam vergisi formu sunmalıdır. Ayrıca, yükleniciler ve diğer daimi olmayan veya maaşlı olmayan çalışanlar için yasal formlara ilişkin bilgileri işe alım belgelerinizin bir yerine eklemeniz gerektiğini de belirtmek gerekir.
Bu belgeler ülkeden ülkeye farklılık gösterse de, genellikle istihdamla ilgili temel konulara değinirler:
Yeni bir işe başlarken, yeni çalışanlarınızın ihtiyaç duyacağı üç temel istihdam belgesi vardır:
İş teklifi mektuplarını yeni pozisyonun kısa bir özeti olarak düşünün. Bu mektuplar yalnızca iş teklifini resmi olarak yazılı hale getirmekle kalmaz, aynı zamanda genellikle bir hoş geldiniz mesajı, işe başlama tarihi ve yeni işe alınanlar için sonraki adımları da içerir.
Yeni pozisyonla ilgili idari ayrıntılara gelince, bunları bir iş sözleşmesi formunda bulacaksınız. İş sözleşmeleri çalışma saatleri, maaş, tatiller, pozisyon görevleri, şirket politikaları ve sözleşme yenileme ve fesih yönergelerini ana hatlarıyla belirtir. Çalışanlar bu alanlardan herhangi birinde bir sorun yaşarsa, her zaman iş sözleşmelerine başvurabilirler.
Son olarak, iş teklif mektubunda veya iş sözleşmesinde belirtilmeyen bilgileri, ek şirket politikalarını, prosedürlerini ve beklentilerini detaylandıran yazılı bir belgede paylaşabilirsiniz.
İpucu: İşe alım sürecinin başlangıcından itibaren politikalar, prosedürler ve beklentiler konusunda mümkün olduğunca açıklık sağlayarak yeni işe alımlarınızı daha etkili bir şekilde entegre etmenize yardımcı olabilirsiniz.
Şirket içi belgeler genellikle yeni işe başlayanların kurum içindeki yapıyı, kültürü ve beklentileri daha iyi anlamalarına yardımcı olan şirkete özgü materyalleri ifade eder.
Bu belgeler aşağıdaki gibi materyalleri içerebilir:
İpucu: İş sözleşmelerinde olduğu gibi, yeni işe alınanların her birinin ayrıntılarını okuyup anladıklarından emin olmak için bu belgelerden bazılarını imzalamalarını istemek akıllıca olacaktır.
Çoğu iş sözleşmesi tipik olarak ücretler hakkında bilgi içerir. Ancak bazı şirketler bu bilgileri başka bir yerde özetlemeyi tercih etmektedir. Çalışanların ücret ve tazminatlarıyla ilgili olarak göreceğiniz en yaygın belgelerden birkaçı şunlardır:
Bazı belgelerin yukarıda listelenen kategorilerden birden fazlasına girdiğini görebilirsiniz. Her iki durumda da, yukarıdakileri gözden geçirmek ve burada listelenen herhangi bir şeyi atlayıp atlamadığınızı görmek iyi bir yöntemdir. Ancak tüm işe alım belgelerinizi düzene sokmak, işe alım süreci oluşturma konusunda bulmacanın sadece bir parçasıdır.
Daha önce fazla deneyimi olmayanlar için işe alım belgelerinin nasıl optimize edileceği sorusu göz korkutucu gelebilir. Yeni başlayanlar için, bir işletme oyun kitabı (şirket oyun kitabı olarak da bilinir), işe alım belgelerinizi kuruluşunuzun misyonu ve değerleriyle uyumlu bir şekilde yapılandırmanıza yardımcı olabilir.
İpucu: Bu şirket oyun kitaplarını derlemek için en uygun kişinin kim olduğuna gelince, bu soruya yalnızca siz cevap verebilirsiniz. Oyun kitaplarınızı bir ekip olarak bir araya getirmenizi teşvik etsek de, şirketinizdeki konu sahipleri veya konu uzmanları bu konuda danışılacak en iyi kişiler olacaktır.
Yeni işe alımlarınızın kurumunuz hakkında hangi bilgileri bilmesi gerektiğine ve tersine kurumunuzun onlardan hangi bilgilere ihtiyaç duyacağına karar vermek, sezgisel ve iyi yapılandırılmış şirket oyun kitapları oluşturmanıza yardımcı olabilir.
Yukarıda da değindiğimiz gibi, bu bilgiler şirkete ve ülkeye göre değişir (özellikle çalışanların sağlık bilgileri). Ancak, çalışma kitabınıza hangi bilgileri dahil edeceğinize karar verirken aşağıdakileri bir başlangıç noktası olarak kullanabilirsiniz. Yani, yeni işe alınanların şunlara ihtiyacı olacaktır:
Bu bilgileri yeni işe başlayanlar için sindirilebilir bir formatta düzenleyip organize ettikten sonra, doğru yolda olup olmadığınızı ölçmek için diğer operasyon çalışanları ve paydaşlarla paylaşın. Onlardan yeşil ışık aldıktan sonra, oyun kitabını yeni işe alımlarınızla paylaşın ve soruları olduğunda tekrar başvurmaları için onları teşvik edin. Birden fazla yeni çalışandan aynı soruyu alıyorsanız, netlikten yoksun alanlar için çalışma kitabınızı yeniden gözden geçirmek isteyebilirsiniz.
Kuruluşunuzun kültürüne, misyonuna ve değerlerine bağlı olarak şirket çalışma kitaplarını oluşturmanın ve yapılandırmanın birden fazla yolu vardır. Farklı türdeki çalışma kitapları belirli şirket politikalarını ve prosedürlerini daha derinlemesine açıklar.
Bir şirket çalışma kitabının birincil amacı şirket değerleri, politikaları, prosedürleri ve en iyi uygulamalar açısından temelleri kapsamak olduğundan, bu bilgileri her zaman bir yere eklemeniz gerekecektir. Bununla birlikte, daha spesifik bilgilere daha ayrıntılı bir şekilde değinen başka oyun kitabı türleri de vardır:
Son iki yılda işe yeni başlayanların eğitimi için harcanan 92 milyar doların da gösterdiği gibi, şirketler işe alıştırma sürecini doğru bir şekilde yürütmenin ne kadar önemli olduğunu biliyor. Ancak tüm bu dokümantasyonu yeni işe alınanlara sunmak yeterli değildir. Çoğu zaman, süreci başarılı bir şekilde yürütmek için rehberliğe, birinci sınıf bir kullanıcı deneyimine ve gerçek bir insan bağlantısına ihtiyaç duyarlar. Aşağıda bunu gerçekleştirmeye yönelik favori önerilerimizden bazıları yer almaktadır.
Çalışanların dörtte üçünden fazlasının sosyalleşmenin bir işin en önemli faktörü olduğunu düşünmesi şaşırtıcı olmayabilir - pandemiden çıkmaya devam ettikçe bu rakamın daha da yükselmesi muhtemel. Öte yandan, COVID sonrası iş dünyasında çalışan bağlılığı işverenler için en önemli endişe kaynağıdır. Sonuçta, günde sekiz saat boyunca ev ofislerinde tek başlarına oturan çalışanların bağlılığını sağlamak zor olabilir.
Bu durum, özellikle uzak bir ortamda gerçek bir insani bağ kurmayı anlamlı ve gerekli kılmaktadır. Neyse ki, yeni işe alınanlar arasında yakınlığı ve kapsayıcılığı teşvik etmenin birkaç yolu var:
Kuruluşunuzun yapısına ve kültürüne bağlı olarak, belirli oryantasyon etkinliklerini diğerlerine göre daha fazla düzenlemeye eğilimli olabilirsiniz (örneğin, ürün derinlemesine incelemelerine karşı şirket üst düzey yöneticileriyle tanışma toplantıları). Önemli olan, kuruluşunuz için en anlamlı olan toplantıları ve oryantasyon etkinliklerini uygulamanızdır. Gördüğünüz gibi, unutulmaz bir işe alıştırma deneyimi yaratmanın pek çok yolu var ve hiçbir kurulum iki kuruluşa aynı şekilde uymuyor.
Bir buddy sistemi, bir kuruluş içinde yeni işe alınanlara önemli ölçüde yardımcı olabilir. Araştırmalar, bir buddy sisteminin uzun vadede çalışanları elde tutma oranlarını ve genel iş memnuniyetini artırdığını göstermektedir. Ayrıca, soru sormak ve endişeleri gidermek için atanmış bir çalışanın olması, çok ihtiyaç duyulan bir psikolojik güvenlik duygusu sağlayabilir. Bu, Google tarafından keşfedildiği üzere, bir çalışanın bir şirkette kalma veya ayrılma kararını etkileyen hayati bir faktördür.
Unutmayın: işe alıştırmanın en büyük genel hedeflerinden biri, yeni işe başlayanların kendilerini şirkete bağlı ve entegre hissetmelerini sağlamaktır. İşe yeni başlayanları bir işe alıştırma buddy ile eşleştirmek gibi küçük adımlar bunu gerçekleştirmede uzun bir yol kat edebilir. Yeni bir çalışanın yerini doldurmanın maaşının yaklaşık üçte birine mal olduğu düşünüldüğünde, bu psikolojik güvenliğin eksikliğinden kaynaklanan yüksek iş gücü devir oranları hızla artar.
İşe alım süreci yeni işe başlayanlar (ve diğerleri) için bunaltıcı olabilir.
Bu nedenle iş akışlarını düzenleyerek bilgilerin parça parça iletilmesini sağlamak hayati önem taşır: yeni işe başlayanlara psikolojik sağlıklarının ve yeni rollerinin görevlerini anlamalarının tüm sürecin iki ana önceliği olduğunu gösterir.
Aynı zamanda işe alıştırmanın tek seferlik bir işlem olmadığını da gösterir. Bunun yerine, çalışanların kendilerine güvenerek ve yeni görevlerini üstlenmeye tamamen hazır hissederek role geçiş yapmalarına yardımcı olan rehberli bir yolculuktur.
Al StoryblokÖrneğin. İş akışlarını kolaylaştırmak, işe alım süreçlerinde her ay 68 saat tasarruf sağlıyor. Bu da onlara önemli konulara odaklanmak için daha fazla zaman kazandırıyor: yeni işe alınanların yeni pozisyonlarında başarılı olmalarını sağlamak.
Storyblok bunu, işe alım süreçlerinin her aşamasını, her aşamanın hedeflerini ve istenen çıktıları elde etmek için gerekli girdileri açıkça tanımlayarak başarabilir. Zavvy'nin dijital işe alım yazılımı, işe alım süreçlerinin belirli yönlerini otomatikleştirmelerine yardımcı oluyor. Otomasyon yalnızca zaman tasarrufu sağlamakla kalmıyor, aynı zamanda sonuçta verimliliği de artırıyor. Kısacası, iş akışlarını kolaylaştırmak, insan operasyonları çalışanları ve yeni işe alınanlar da dahil olmak üzere herkese zaman kazandırır.
İşe alım dokümantasyon sürecinizi derlemek maliyetli veya zaman alıcı olmak zorunda değildir.
Doğru işe alım dokümantasyon yazılımı ile çalışanları kolayca otomatikleştirebilir, düzenleyebilir ve onlara 7/24 erişim sağlayabilirsiniz.
Zavvy'nin işe alım dokümantasyonu çözümleri, yeni işe alım evraklarını, işe alım dokümantasyonunu ve çalışanların katılımını sağlayan çok ihtiyaç duyulan sosyal unsuru tek ve tutarlı bir platformda bir araya getirmenize olanak tanır.
Giriş seviyesinden C-suite'e kadar her çalışan, çalışan işlerini yönetmenize yardımcı olan sezgisel yaklaşımından yararlanabilir.
➡️ Merak mı ediyorsunuz? Şimdi ücretsiz bir demo alın !
.png)
.png)
