Yeni bir işe alım yaptınız. Tebrik ederim.
Onları işe alma zamanı. Her işe alım sürecinin önemli ancak can sıkıcı bir parçası da yeni işe alım evraklarıdır.
Şirketinizdeki her yeni çalışan, resmi bir çalışan olmadan önce bir dizi belgeden geçmek zorundadır. Ancak yeni işe alım dokümantasyon süreci hem siz hem de yeni ekip üyeniz için yorucu olabilir.
Örneğin, yeni işe alınanların ilgili tüm belgeleri aldığından emin olmalısınız. İdeal olarak, her şeyi zamanında tamamladıklarından emin olmak için ilerlemelerini de kontrol edersiniz.
Yeni ekip üyeleri için işe alım evrak işlerini kolaylaştırmak kulağa heyecan verici gelmese de önemli bir etkisi vardır. Glassdoor tarafından yapılan bir araştırma, iyi bir işe alım deneyiminin yeni işe alınanların elde tutulmasını %82 ve üretkenliği %70 oranında artırabileceğini göstermektedir.
İhtiyacınız olan farklı kategorilerdeki yeni işe alım evraklarını ve tekrarlayan manuel işleri azaltmak için tüm süreci nasıl otomatikleştirebileceğinizi anlamak için okumaya devam edin.
Basitçe ifade etmek gerekirse, işe alım evrakları yeni çalışanlarınızın şirketinizde sorunsuz bir başlangıç için ihtiyaç duydukları belgeleri almalarını, okumalarını ve imzalamalarını sağlar.
Yeni çalışan evrakları, istihdam ve işe alımın çeşitli yönlerini kapsayan belgeleri içerir, örneğin:
Bu belgelerin yürürlükte olması sadece sözleşmesel ve yasal bir gereklilik değildir. Aynı zamanda yeni çalışanlar ve yöneticileri de dahil olmak üzere ilgili tüm kişilerin birlikte nasıl çalışmaları gerektiğini anlamalarını sağlar.
İhtiyacınız olan belgelere bakmadan önce, bunları sıkıcı veya dağınık bulsanız da gerekli olduklarını lütfen unutmayın.
Bu belgeler sayesinde yeni çalışanlarınız kendilerinden beklentilerinizi, şirket politikalarınızı ve elde edecekleri faydaları öğreneceklerdir.
İşe alım evrak sürecini yeni işe alımlarınız için kolay hale getirmeniz de işe yarar çünkü burada ve burada görebileceğiniz gibi çoğu yeni çalışan bu süreci yorucu bulmaktadır.
Yeni ekip üyeleri için imza sürecini basitleştirmek için şunları yapmaya çalışın:
"Bu yeni çalışanın sözleşmeli, yarı zamanlı veya tam zamanlı bir serbest çalışan olup olmadığına bakılmaksızın, işe alım sürecinde bazı belgeleri doldurmaları gerekiyor."
İşe alım evrak sürecinizi yapılandırmanın ve belgelendirmenin kolay bir yolu, tüm formları aşağıda size göstereceğimiz dört kategoride düzenlemektir:
İstihdam yasaları ülkenize göre farklılık gösterir. Bu nedenle, ilk adım compliance adresini korumak için ülkenizin yerel çalışma yasalarını anlamaktır.
Uyum sağladığınızdan emin olun:
Yerel yasalarınıza aşina olduktan sonra, bir sonraki adım yeni bir çalışanın ülkenizde doldurması gereken vergi gereksinimi formlarını anlamaktır.
Bu form şirketinizin şunları yapmasına yardımcı olacaktır:
Ülkenizde yeni işe alınanların doldurması gereken vergi formunun adını öğrendiğinizden emin olun. Örneğin, Amerika Birleşik Devletleri'nde buna W-4 formu denir.
Vergi gerekliliklerine uyarken, yeni işe alınan kişinin ülkeniz için çalışma iznine sahip olduğundan da emin olmak istersiniz. Resmi devlet web siteleri size gerekli bilgileri sağlayabilir.
Ülkenizdeki daimi olmayan personel için formları bilmeniz de hayati önem taşımaktadır. Bazı ülkelerde, yüklenicilerin belirli belgeleri tamamlamadan işe başlaması yasa dışıdır.
Örneğin, Amerika Birleşik Devletleri'nde bir yüklenicinin formuna W-9 formu denir. Bu size şu konularda yardımcı olacaktır
Başlamanıza yardımcı olmak için W9'un nasıl doldurulacağına dair bazı ipuçlarımız var.
Bir iş teklif mektubu, şirketteki pozisyonu özetler. Dolayısıyla, hem sizin hem de yeni işe alınacak kişinin temel iş ayrıntıları üzerinde mutabık kalmasını sağlar. Ayrıca, resmi bir iş teklif mektubu aşağıdaki gibi temel bilgileri içerir:
Uygunsa, aday iş teklifini kabul edecek, imzalayacak ve belgeyi size geri gönderecektir.
İş teklifinizi kabul ettikten sonra, yeni çalışanların yükümlülüklerini ve sorumluluklarını açıklayan bir sözleşmeyi gözden geçirmeleri ve imzalamaları gerekebilir.
İş sözleşmesi tipik olarak aşağıdaki gibi bilgileri içerir
İstihdam koşullarıyla ilgili bir anlaşmazlık veya ihtilaf olması durumunda, siz ve çalışanınız sözleşmeye başvurabilirsiniz.
Yeni işe alacağınız kişinin beklentileri veya sorumlulukları hakkında iş teklif mektubunda belirttikleriniz dışında her türlü ek bilgi de yazılı bir belgede yer almalıdır.
Örneğin bu, yöneticinin yeni çalışandan özel beklentilerini, belirli görevleri nasıl tamamlamaları gerektiğini, performans değerlendirmelerinin ne zaman yapılacağını vb. içerebilir.
Net beklentiler, aşağıdaki endişeli çalışan gibi, yeni ekip üyelerinizin kendilerinden ne beklediğiniz konusundaki kafa karışıklığını ortadan kaldırır.
Kuruluşlar genellikle işe alım sürecinde serbest çalışanlar gibi yüklenicilerine belirli iş belgeleri sağlamazlar. Ancak, ülkenizin mevzuatına bağlı olarak, yasal olarak bunu yapmak zorunda olabilirsiniz.
Kötü bir işe alım süreci, yeni serbest çalışanlarınıza onlara değer vermediğiniz izlenimini de verebilir.
Yüklenicilerinizle iyi bir ilişki kurmak için bunu yapın:
Kalıcı olmayan çalışanlarla iyi bir ilişki kurmak, örneğin mükemmel bir yüklenici işe alımı yoluyla, yetenekli serbest çalışanlara her zaman erişebilmenizi sağlar.
Şirket içi belgeler, yeni çalışanların kurumunuzu iyi anlamalarına ve nasıl davranmaları gerektiğine yardımcı olur. Dolayısıyla, işlerini halletmek için belgeleri referans olarak kullanırlar.
İşletmenize bağlı olarak, işte yeni işe başlayanların alması gereken bazı yaygın dahili belgeler:
Bir işletme oyun kitabı, şirketinizin tüm süreçlerini, politikalarını ve prosedürlerini barındırır. Bu belge, yeni işe başlayan çalışanlarınızın bağımsızlık kazanmasına ve çalışırken zamandan tasarruf etmesine yardımcı olabilir:
İşletme oyun kitabınızda hibrit çalışma politikaları, etik politikaları ve çevre politikaları gibi istediğiniz kadar politika bulunabilir.
Hibrit çalışma politikaları oluşturmak, yönergeler belirlemenizi, kafa karışıklığını ortadan kaldırmanızı ve çalışanlarınızı kendi çalışma programlarını belirleme konusunda yetkilendirmenizi sağlar.
Profesyonel ipucu: Dakikalar içinde esnek bir çalışma politikası oluşturmak için kullanıma hazır şablonumuzu kullanın.
İş etiği tüm çalışanlara müşterilere, devlet kurumlarına ve satıcılara karşı nasıl davranmaları gerektiği konusunda rehberlik eder.
Şirketinizin çevreyi korumaya nasıl uyduğunu gösteren politikalara sahip olmak faydalıdır. Örneğin, şirketinizin önümüzdeki beş yıl içinde uygulayacağı stratejilere yer verebilirsiniz.
Şirketinizin büyüklüğüne ve işletme prosedürlerine bağlı olarak, hem bir işletme el kitabına hem de bir çalışan el kitabına veya sadece ikisinden birine sahip olmaya karar verebilirsiniz.
Bir çalışan el kitabı, çalışanlarınıza rehberlik etmek için özel olarak hazırlanmıştır. İdeal olarak bu belge, kıyafet kuralları, davranış politikaları ve acil durum prosedürleri gibi çalışanlarınızın bilmesi gereken tüm bilgileri içermelidir.
Not: Bu bölümdeki diğer konuları çalışan el kitabınıza ekleyebilirsiniz, ancak biz yine de her bir belgeyi ayrı ayrı ele alacağız.
Şirketinizin misyonu, şirketinizin var olma nedenidir. Buna ek olarak, LinkedIn araştırmasına göre, yeni işe alınanların %53'ü işe alım sürecinde şirket kültürü ve değerlerinin tanıtılmasının önemli olduğunu belirtiyor.
Ayrıca Gallup tarafından yapılan bir araştırma, çalışanlar ile işyeri misyonu arasındaki bağın artmasının karlılıkta artışa yol açtığı sonucuna varmıştır.
Bu iki belge, önemli şirket bilgilerinin, süreçlerinin ve fikri mülkiyetin sızmasını önlemek için çok önemlidir.
Bu anlaşma, çalışanlarınızın veya bağımsız yüklenicilerinizin kurumunuz için çalışırken edindikleri hassas bilgileri ifşa etmelerini önler.
Ancak, zehirli bir işyeri kültürünü teşvik eden Gizlilik Sözleşmeleri oluşturmamaya dikkat edin. Toksik bir kültür insanların istifa etmesine bile neden olabilir.
Rekabet etmeme anlaşması, çalışanların sizinle çalışırken veya çalıştıktan sonra rekabetçi bir iş kurmasını veya bu işe yatırım yapmasını engellemelidir. Sözleşme sonrası rekabet etmeme anlaşmaları genellikle belirli bir süre ile sınırlıdır.
Örneğin, bir kuruluş bir çalışanının bulunduğu yerin 24 mil yakınında bir iş kurmasını iki yıl boyunca engelleyebilir.
Organizasyon şeması, bir organizasyonun yapısını gösteren bir diyagramdır. Bir şirketteki liderlik seviyelerini ve farklı pozisyonlar arasındaki ilişkileri içerir. Örneğin, yeni çalışanlarınız belirli görevler için rapor vermeleri gereken kişiyi bilmelidir.
Performans yönetimi süreçleri şirketten şirkete farklılık gösterir. Yeni işe başlayanları başarıya hazırlamak için, sizin özel kurulumunuza aşina olmaları gerekir.
Yeni çalışanlara verebileceğiniz bazı performans değerlendirme belgeleri şunlardır:
Ayrıca, kuruluşunuzda kariyer gelişimi için belirlenmiş bir prosedürünüz varsa, burası bu konuda da bazı bilgiler eklemek için uygun bir yerdir.
Örneğin, satış ekibinizdeki bir terfi, bir çalışanın bir yılda yaptığı satış sayısına dayanıyorsa, bunu önceden bildirmek, yeni işe alımlarınızın ilerlemek için ne yapmaları gerektiğini bilmelerini sağlar.
Yeni ekip üyelerinin davranış kurallarını anlaması gerekir. Bu sadece haksız fesih, ayrımcılık ve taciz gibi ciddi olayları önlemekle kalmaz. Aynı zamanda yeni ekip üyelerinin yerleşmesine ve ekibin geri kalanıyla bağlantı kurmasına yardımcı olur.
Liderlerinizin etik dışı davranışlara karşı nasıl harekete geçtiğinden mutlaka bahsedin çünkü Gallup'un 2022 tarihli yeni bir araştırma raporuna göre her 10 çalışandan sadece 4'ü etik dışı davranışları rapor ediyor.
Yeni çalışanları işe alırken, kişisel iletişim bilgileri, finansal ve tıbbi bilgiler gibi kişisel verilerini istemeniz gerekecektir. Yeni çalışanların kişisel bilgilerini nasıl saklayacağınızı ve kullanacağınızı bilmeleri gerekir.
Bulunduğunuz yere bağlı olarak, çalışanlarınızın kişisel bilgilerinin toplanması, saklanması ve kullanılmasına ilişkin yasalar farklılık gösterir.
Örneğin, Avrupa Birliği'ndeki GDPR yasaları, işverenlerin çalışan verilerini nasıl ele alması gerektiği konusunda katı önlemlere sahiptir.
Şirket kültürünüze ve sektörünüze bağlı olarak, belirli bir kıyafet kuralı olabilir. Yeni işe alınanların belirsizliğini azaltmak için kıyafet kurallarını açıkça belgeleyin.
Uygun giysilerin ayrıntılı listelerinin yanı sıra çizimler ve fotoğraflar da faydalı olabilir.
Son olarak, yeni çalışanların iç politika ve prosedürlerinizi kabul ettiklerini göstermek için çalışan el kitabını imzaladıklarından emin olun.
Yeni işe alınanların ücret ve yan haklarının farkında olması gerektiğini söylemeye gerek yok. Aşağıdaki formlar yardımcı olabilir.
LinkedIn'in yakın zamanda yaptığı bir ankete göre, çalışanların %60 'ı yeni bir iş seçerken tazminat avantajlarından faydalanmak istiyor.
Bu nedenle, kuruluşunuz çalışanlara sosyal haklar sunuyorsa, yeni çalışanlara sosyal haklardan yararlanma hüküm ve koşullarını açıklayan işe başlama belgeleri vermek isteyebilirsiniz.
Yeni işe alınanların çoğu durumda yan hakları resmen kabul etmek için belirli belgeleri imzalamaları gerekir. Çalışanlara sağlanan en yaygın yan haklar sağlık ve hayat sigortası, hisse senedi opsiyonları, emeklilik planı ve ücretli izinlerdir.
Tüm yeni çalışanlar sigorta ve sağlık yardımlarını bilmelidir - kapsamlı bir sigorta paketi sunup sunmayacağınızı veya bunun bir kısmını ödeyip ödemeyeceğinizi bilmelidirler.
Şirketinizin tazminat olarak hisse senedi opsiyonları sunduğunu varsayalım. Bu durumda, hisse senedi opsiyonları hakkında hiçbir bilgisi olmayan yeni ekip üyelerinin bile ne aldıklarını tam olarak anlamalarını sağlamak için bunların nasıl çalıştığını basit bir İngilizce ile açıklamak çok önemlidir.
In many cases, your new employees will also want to know the retirement planning options you offer them. Ideally, provide all the information and resources they need to make the right choices.
Çalışan el kitabınızda ücretli izinle ilgili bazı bilgiler zaten mevcut olabilir. Yeni çalışanların PTO, izin günleri ve hastalık günlerini nasıl takip etmesi gerektiğini netleştirmek çok önemlidir.
PTO politikalarının nasıl işlediği konusunda genellikle çok fazla kafa karışıklığı vardır.
Özellikle ücretli izin zaman içinde artıyorsa veya ücretli iznin ne zaman kullanılabileceğine ilişkin kısıtlamalar varsa.
Çalışanlara sağlanan ek menfaatlerin ve nakit dışı avantajların yazılı olarak belirtilmesi en iyi uygulamadır.
Bunlar aşağıdaki gibi faydaları içerebilir:
Bu ek faydalar hakkında kesin bilgi verilmesi, gelecekte ortaya çıkabilecek yanlış anlamaları ortadan kaldırır.
Doğrudan para yatırma, işverenlerin çalışanların maaş çeklerini doğrudan banka hesaplarına aktarmasına olanak tanıyarak kağıt çek ihtiyacını ortadan kaldırır.
En önemlisi, çalışanların bu hesapları nasıl oluşturabilecekleri konusunda ayrıntılı bilgi vermek ve ödemelerini haftanın hangi günü alacakları konusunda net olmak isteyebilirsiniz.
Yeni işe alınanlara ihtiyaç duydukları tüm belgelerin verilmesinin ardından genellikle her şeyi imzalayıp anlamadıklarını öğrenmek için birden fazla e-posta ve telefon görüşmesi yapılır.
Bu gidip gelmeler hem siz hem de yeni ekip üyeleriniz için hızla bunaltıcı hale gelir.
Bu süreci basitleştirmek için çalışan işe alım aracımızı kullanarak görev takibini otomatikleştirebilir, otomatik hatırlatıcılar planlayabilir ve yeni çalışanlarınızın ilerlemesini takip edebilirsiniz.
Ayrıca, Zavvy İş Akışı Oluşturucumuzu kullanarak her şeyin başlangıç tarihine kadar halledildiğinden ve iletildiğinden emin olun; bu, yeni işe alımınızı ve yeni çalışanlarınızla etkili bir şekilde iletişim kurmanızı sağlamak için size takip etmesi kolay bir süreç sağlayacaktır.
Sizden haber almak isteriz!
Zavvy adresini çalışırken görmek için bizimle bağlantı kurmaktan çekinmeyin.
.png)
.png)
