İK İş Akışı Otomasyonu: Çalışan Deneyimini Yükseltin

Monoton, tekrarlayan görevler uzun zamandır insanların kendilerini bir makinenin dişlilerinden başka bir şey değilmiş gibi hissetmelerine neden oluyor.

Yapay zeka ve makine öğrenimindeki gelişmeler, şirketlerin sürekli iyileştirme arayışı içinde iş akışlarını ve süreçlerini düzene koymalarına olanak tanıyor. Firmalar artık çoğu iş akışını otomatikleştirerek çalışanların nihayet işletmenin başarısına uzun süreli katkılar yapmaya başlayabileceğinin farkına varıyor. Bu nedenle, İK iş akışı otomasyonu, bazı profesyonel çevrelerde dolaşan moda bir sözcükten daha fazlasıdır. Aslında otomasyon ve "işin geleceği" birbiriyle yakından ilişkili kavramlardır.

İnsanların nasıl yaşamak ve çalışmak istediklerini yeniden değerlendirdikleri pandemi sonrası bir ortamda, şirketlerin çalışanlarına kendilerini değerli ve bağlı hissettirmeleri artık çok önemli. Danışmanlık firması McKinsey tarafından yakın zamanda yapılan bir araştırmaya göre Yüzde 55 Çalışanların çoğu finansal olmayan takdir i doğrudan maaş artışına tercih etmektedir. 

Bu nedenle, işletmeler yalnızca sistemlerini değil, tüm çalışan deneyimini geliştirmek için çaba göstermelidir. Daha ilgili, ilgi çekici ve güçlendirici otomatik İK iş akışları aracılığıyla çalışanlarınızın rollerini daha iyi yerine getirmelerini sağlayabilirsiniz.

⚙️ İş akışı otomasyonu nedir?

İK otomasyonu nedir? 

İK otomasyonu, ortak süreçlerin ve görevlerin yazılıma devredilmesini içerir. Yaygın örneklerden bazıları şunlardır:

• Çalışanların ücretlerini, izinlerini ve performans gelişimlerini kontrol edebilecekleri merkezi gösterge tabloları
• Vergi dosyalama için robotik süreç otomasyonu (RPA)
• Ön işe alım, işe alım ve işten çıkarma işlemleri
• Bordro yönetimi ve maaş dağıtımı
• Eğitim programlarının departman veya ekip bazında özelleştirilmesi.

İK otomasyonundaki büyük gelişmeler uzaktan ve hibrit çalışmayı kolaylaştırdı. Çalışanları ve İK profesyonellerini en az hatayla yüksek değerli işler yapmaları için serbest bırakmanın faydaları, insan kaynakları teknolojisi pazarının genişlemesine yol açmıştır. Araştırma şirketi Statista, sektörün 2019'da 47,5 milyar ABD dolarından 2025'e kadar 90 milyar ABD dolarına çıkacağını öngörüyor.

İş akışı nedir?

İş akışı, bir süreci veya çıktıyı tamamlamak için gerekli olan bir dizi ayrıntılı görevdir. Genellikle tekrarlayıcı ve yüksek hacimlidirler. Ayrıca, departmana veya iş koluna bağlı olarak, minimum güncellemeye sahip olma eğilimindedirler. 

İpucu: Öngörülebilirlikleri ve yapılandırılmış yapıları nedeniyle iş akışları otomasyon için idealdir. 

Çoğu insan iş akışı otomasyonunun yalnızca düşük değerli görevler anlamına geldiğini düşünür, ancak kurumsal strateji ve yönetim için de geçerli olabilir.

İş akışları otomatikleştirildiğinde, tercih edilen yazılım aracı, günlük görevlerin programlanmasına olanak tanıyan kural tabanlı algoritmalar kullanarak prosedürleri takip eder. Bazı görev örnekleri şunlardır: kopyalama ve yapıştırma, form doldurma ve belirli e-postalara mesaj gönderme. Bu iş akışları artık standartlaştırıldığından, altyapı arızaları veya siber saldırılar olmadığı sürece neredeyse yüzde sıfır hata oranına sahiptirler.

📊 İK iş akışı otomasyonunun faydaları

hakkındaki makalemiz 2022'de Bilinmesi Gereken 30 İK Otomasyonu İstatistiği İK otomasyonunun birçok faydasını listeliyor. Peki ya özellikle İK iş akışı otomasyonu?

İK iş akışı otomasyonunun avantajları, yalnızca o günkü görevlerin üstünü çizip bir sonraki listeye geçmenin ötesine geçebilir. İş akışı otomasyonu genel çalışan deneyimini ve kurumsal kazanımları iyileştirebilir.

1. İK İş Akışı otomasyonu, makine etkileşimleri yerine sosyal etkileşime öncelik verilmesine yardımcı olur. İyi bir iş akışı, çalışanları iş günlerinde daha verimli olmaya yönlendirebilir. Bu da onları beyin fırtınası yapmaya, daha karmaşık projeler üzerinde iş arkadaşlarıyla işbirliği yapmaya ve anlamlı ilişkiler geliştirmeye yönlendirir. Bu özellikle önemlidir, çünkü kaliteli ilişkiler çalışanların aidiyet duygusunu yaratmaya ve işten ayrılma oranını azaltmaya yardımcı olur.
2. İK İş Akışı otomasyonu şirketlere yüzde 400'e varan yatırım getirisi (ROI) sağlayabilir. AI/ML haber şirketi VentureBeat tarafından yapılan bir araştırmaya göre, doğru okudunuz, yüzde 400. Verdikleri örneklerden bazıları, müşteri teklifi iş akışını otomatikleştiren sigorta şirketleriydi, böylece teklifler otomatik olarak oluşturularak potansiyel müşterilere farklı sağlayıcıların kapsamlı bir şekilde yan yana karşılaştırılması sağlandı. Bir başka kayda değer örnek de, tedarikçi ağı yönetimi iş akışlarını otomatikleştirerek yılda yarım milyon dolar tasarruf eden teknoloji firması Bosch'tur.

3. İK İş Akışı otomasyonu daha fazla hesap verebilirlik, şeffaflık ve süreç iyileştirmelerinin artmasını sağlayabilir. Otomasyon panoları gerçek zamanlı verileri toplayıp analiz edebildiğinden, yönetim bir sonraki otomasyon stratejilerini planlamalarına yardımcı olacak değerli bilgilere sahip olabilir. Bu, mevcut iş akışlarının iyileştirilmesi veya benzer geliştirmelerin diğer manuel süreçlere uygulanması anlamına gelebilir. Ayrıca, beceri kazandırılması gereken kişiler de dahil olmak üzere iyileştirme alanlarını belirleyebilir.

👀 Bu pratikte nasıl görünüyor? 3 örnek

İK'da iş akışı otomasyonu genellikle neredeyse tüm çalışanları etkileyen standart süreçleri içerir. Bunların en önemlileri işe alım, yönetici eğitimi ve çalışan gelişimidir. 

✈️ Onboarding 

Bir şirkete entegre olmanın ilk birkaç ayı çok önemlidir ve yeni çalışan için sinir bozucu olabilir. Yazılım sağlayıcısı BambooHR tarafından yapılan bir araştırmaya göre, özellikle giriş seviyesindeki çalışanlar arasında olmak üzere, çalışanların yüzde 17 'si ilk altı ay içinde işten ayrılmaktadır. Çalışanlara "ilk hafta istek listeleri" sorulduğunda, iş başında eğitim, şirket politikalarının gözden geçirilmesi, ekipman kurulumu ve mentorluktan bahsetmişlerdir.

Bu tercihlerin gösterdiği şey, çalışanların bir sonraki adımda ne yapmaları gerektiği konusunda net yönergelere sahip olmak istedikleridir. Ayrıca, tamamen özerk bir İK sistemi değil, güler yüz istiyorlar. Şirketlerin bunu başarabilmesinin en iyi yolu, çalışanların hoş karşılandıklarını, kendilerine güvendiklerini ve şirket kültürüne entegre olduklarını hissetmelerini sağlayacak bütünsel bir çalışan işe alım iş akışı oluşturmaktır.

Otomatikleştirilmiş bir işe alım iş akışı aşağıdaki gibi görünebilir:

İlk günYeni katılanlara rehberlik etmek, onları düzenli tutmak ve şirketin geçmişi ve vizyonu konusunda onları yönlendirmek için kapsamlı, etkileşimli bir kontrol listesi tahsis edin.

İlk ay veya 30 gün (Öğrenme Aşaması): rollerinin veya ekiplerinin amacı ve farklı ekipman, araç ve sistemler konusunda onları yönlendirecek hedefler belirleyin. Bu şunları içerebilir:

1. dahili materyallere bağlantılar;
2. sistem hesaplarının bir listesi ve bunların nasıl etkinleştirileceği;
3. Kilit yöneticiler ve kilit işbirlikçilerle planlı toplantılar.

İkinci ay (31-60. Günler, Eğitim Aşaması): Çalışanlar işlerin içine girmeye ve rollerinin şirketin genel hedeflerine nasıl uyduğunu anlamaya başladıklarında onlara rehberlik edin. Bazı özel faaliyetler şunları içerir:

1. canlı toplantılara planlı katılım;
2. Şirketin ürün ve hizmet paketi hakkında derinlemesine eğitim;
3. zamanında güncellemeler için yöneticileriyle bire bir geri bildirim oturumları planladı.

Üçüncü ay (61-90. Günler, Hesap Verebilirlik Aşaması): Bu aşamada çalışanlar daha fazla özerkliğe sahip olmaya başlayabilir. Yapabilirler:

1. Konferanslara ve web seminerlerine katılmak da dahil olmak üzere istedikleri eğitim programını belirtin;
2. büyük projelere katılmaya başlayın; 
3. şimdiye kadarki genel performanslarını analiz etmek için yöneticilerle toplantılar planlayın.

💪 Yönetici eğitimi

Yeni bir yönetici olarak terfi etmek, kendinden şüphe duymaya ve sahtekarlık sendromuna neden olabilir. Şirketlerin yöneticilerini güçlendirebilmelerinin en iyi yolu, genişletilmiş rollerinde kendilerine daha fazla güvenmeleri için onlara derinlemesine rehberlik edecek otomatik bir iş akışı atamaktır. 

Ayrıca, otomatik bir yönetici eğitimi iş akışı, yerleşik yöneticilerin en son liderlik trendleri ve yönetim sistemleri konusunda güncel kalmalarına yardımcı olabilir.

Güçlü bir liderlik eğitimi programı, yeni nesil yöneticilerin şirketin değer yargıları ve stratejik hedefleri doğrultusunda hareket etmesini sağlar. Liderlik eğitimi aynı zamanda tüm seviyelerdeki çalışanlar için çok önemli olan kapsamlı bir bilgi aktarımını da mümkün kılar. 

Otomatikleştirilmiş bir yönetici eğitimi iş akışı aşağıdaki gibi görünebilir:

• Haftalık: gerçek zamanlı rehberlik. Mentorlar, ekibe ilk kez hitap etmek veya üst yönetime bir sunum yapmak gibi önemli etkinliklerden önce yeni yöneticilere ipuçları, püf noktaları ve stratejiler gönderebilir.
• İlk ay: resmi liderlik eğitimi. Yeni yöneticileri terfi ettikten sonra otomatik olarak kaydedin.
• Aylık: zorluklarla başa çikma. Bu iş akışı, çalışanların işten çıkarılması/uzaklaştırılması, maaş görüşmeleri veya anlaşmazlıkları veya ruh sağlığı sorunları olan ekip üyelerine danışmanlık gibi çeşitli karmaşık senaryoları incelemeye odaklanabilir. Örneğin, mikro öğrenme ile yeni yönetici, bilgilerini pekiştirecek veya bilgilerine katkıda bulunacak şekilde sunulan ilgi çekici kurs içeriği alacaktır. 

İpucu: İK, iş akışına başka görevleri de dahil edebilir; örneğin, yakınlık kurmak ve akran tartışmaları ve bilgi alışverişi için bir ortam sağlamak amacıyla diğer yöneticilerle tekrarlanan bir öğle veya akşam yemeği etkinliği gibi.

🌱 Çalışan gelişimi

Analitik şirketi Gallup tarafından yapılan bir araştırmaya göre, Y kuşağının yüzde 87 'si mesleki gelişim ve kariyer büyümesini işteki bağlılıklarının ana itici güçleri olarak görüyor. Buna ek olarak, çalışanların büyük bir çoğunluğu(yüzde 94) şirketlerinin becerilerini geliştirmeye yatırım yapması halinde daha uzun süre çalışacaklarını belirtiyor. Sonuç olarak, birçok şirket artık kendi öğrenme yönetim sistemlerine, resmi mentorluk müfredatına ve liderlik eğitim programlarına sahip.

Çoğu insan çalışan gelişimini eğitim olarak görür, ancak bu sadece bir bileşendir. Çalışan gelişimi, şirket içindeki tüm kariyer ilerlemesini kapsayan bir şemsiye programdır. Bu yüzden sadece sadakati teşvik etmekle kalmaz, aynı zamanda halefi̇yet planlamasi.

Otomatikleştirilmiş bir yıllık çalışan gelişimi iş akışı aşağıdaki gibi görünebilir:

• Yılın ilk çeyreği: Başarılı olmak için gereken eğitim ve bu başarıyı değerlendirecek ölçütler de dahil olmak üzere yıl için SMART (spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili, zamana dayalı) hedefler belirleyin.

• Yıl ortası: Çalışanınızın hedeflerine doğru kaydettiği ilerlemeyi analiz etmek de dahil olmak üzere yıl ortası değerlendirme programını başlatın: bazılarına önceden ulaştılar mı? Geride kalan bazı hedefler var mı? Paydaşlardan geri bildirim toplamak, liderlik ve paydaş yönetimi becerilerini geliştirmek için de çok önemlidir.

• Yıl sonu: Yıl içindeki büyümelerini, güçlü ve gelişmeye açık alanlarını ve şirketin bu alanlarda onlara nasıl yardımcı olabileceğini analiz etmek için çalışanlarla bir toplantı planlayın. başarılı kariyer hedefleri.

Çalışanları teşvik etmek ve sürekli olarak geri bildirimlerini almak, karşılaştıkları benzersiz zorlukları anlamak ve onları desteklemek için daha iyi programlar oluşturmak amacıyla düzenli olarak bire bir geri bildirim veya mentorluk oturumları planlamak da önemlidir.

📈 Otomasyon İnsan Operasyonlarının rolünü nasıl değiştiriyor?

İnsan operasyonları, İK'nın çalışan bağlılığı ve üretkenliğine odaklanan bir alt kümesidir. Bu iş fonksiyonu, çalışanların ihtiyaç ve tercihlerinin dikkatle değerlendirilmesini ve İK program ve sistemlerine entegre edilmesini sağlar. Bu, işe alımdan işe başlamaya ve işten çıkarmaya kadar tüm süreçlerin çalışanın refahı göz önünde bulundurularak yapılmasını sağlamak anlamına gelir.

İş akışı otomasyonu, İnsan Operasyonlarını üç ana yolla iyileştirmeye yardımcı olabilir:

• Veri odaklı karar verme. Çevrimiçi gösterge tablolarının ve sistemlerin mevcudiyeti, çalışan davranışını ve geri bildirimini doğru bir şekilde yakalayan sınırsız, gerçek zamanlı veri sağlayabilir. Bu bilgiler, daha iyi insan merkezli sistemler tasarlamak için çok önemlidir.

• Manuel görevler yerine insan deneyimine öncelik vermek. İK ekiplerinin gün boyu vergi dosyalama, imza yetkililerinin peşinden koşma ve toplantı planlama gibi sonsuz bir döngü içinde sıkışıp kalması yerine, otomatikleştirilmiş iş akışları potansiyel adayları ve yeni çalışanları kontrol etmelerini sağlar. Böylece İnsan Kaynakları, işgücünün karmaşık ihtiyaçlarını ve şirketin bu ihtiyaçları nasıl karşılayabileceğini anlamaya odaklanabilir.

• En iyi yetenekleri cezbeden uzun ömürlü bir şirket markası yaratın. Baby Boomer kuşağının etkisi azalıyor ve işgücü artık ağırlıklı olarak Y ve Z kuşaklarından oluşuyor. Bu kuşaklar her yıl yeni bir iş arama eğiliminde ve işverenlerini seçme konusunda çok seçici davranıyorlar. Şirketler, değerlerini ve hedeflerini onaylayan bütünsel bir iş akışı sistemi oluşturarak ilerici düşünen çalışanlarla doğru akoru yakalayabilir.

✏️ Doğru İK iş akışı otomasyon yazılımı nasıl seçilir

Dışarıda düzinelerce otomasyon sağlayıcısı var ve bazılarının belirli uzmanlıkları var. Öncelikle göz önünde bulundurulması gereken soru şudur: Şirketinizin neye ihtiyacı var? İK iş akışlarını otomatikleştirmek için hedefiniz nedir? Yönetici görevlerini kolaylaştırmak mı, yoksa eğitim programlarınızı otomatikleştirmek mi?

İşte sormanız gereken üç ek soru:

• Mevcut İK yönetim sistemleri (HRMS) araçlarınız nelerdir? Yeni bir sağlayıcıyı işe alacaksanız, yazılımlarının teknoloji ekosisteminize sorunsuz bir şekilde entegre olabileceğinden emin olun.
• Yatırım getirisini nasıl en üst düzeye çıkarabilirsiniz? Yeni yazılım özellikle sadece eğitime mi odaklanıyor? Sistem ek özellikler içerecek şekilde özelleştirilebilir mi? Hizmet sağlayıcı ne kadar esnek?
• İş akışı otomasyon sistemi kullanıcı dostu mu? Çalışanlarınız için ne kadar eğitim gerekiyor? Yazılım sağlayıcısı yeni güncellemeler hakkında ücretsiz yıllık eğitim veriyor mu?

➡️ People Ops iş akışlarınızı aşağıdakilerle otomatikleştirin Zavvy

Yazılım çözümümüz ile işe alım, eğitim, geri bildirim ve geliştirme gibi özelleştirilmiş ve etkileşimli iş akışları oluşturabilirsiniz.

İş akışı oluşturucumuz o kadar esnektir ki, yeni liderler için otomatik yönetici eğitimi, yeni katılanlar için kahve ruletleri veya ayrıntılı kariyer takibi gibi her türlü programı oluşturabilirsiniz.

Kendi iş akışınızı oluştururken rehberiniz ve ilham kaynağınız olabilecek bir şablon galerimiz var.

Sistemimiz ayrıca Slack, Microsoft Teams ve Notion gibi mevcut araçlarınıza da entegre olabilir. Herhangi bir endişeniz veya açıklamanız olması durumunda, özel müşteri başarı yöneticilerimiz ve destek ekibimiz size yardımcı olmak için hazırdır.

Sadece birkaç önemli nokta:

🚀 Yeni gelenlerin elinden tutan ve onları tam entegrasyona ve üretkenliğe yönlendiren işe alım iş akışları.
🌱 Rol netliği yaratan ve insanlara gelişimyolları boyunca rehberlik edenkariyer yolları.
🔄 İstenildiği gibi özelleştirilebilen ve bir büyüme ve öğrenme kültürüne yol açan geri bildirim sistemleri.
☕️ İş arkadaşlarını uzaktan bağlamak için kahve ruletleri.
🏅 Öğrenenleri bunaltmak yerine içeriği adım adım sunan eğitim programları.