Uzman İpuçları Dahil Çıkış Mülakatı Nasıl Yapılır?

Bir çalışan 2 haftalık (veya 3 aylık) ihbarını verdiğinde ne olur?

Birçok kuruluş hemen yeni bir çalışan arayışına girer. Tek odak noktaları bir iş tanımı hazırlamak ve iş ilanını yayınlamak, rol için uygun adayları değerlendirmek ve boş pozisyonu doldurmak için yeni bir çalışanı işe almaktır.

Ancak, şirketinizden ayrılan çalışanı gerçekten düşündünüz mü? Kurumdan ayrılma nedenlerini ortaya çıkarmak için onlara hiç dikkat ettiniz mi?

Birçok nedenden dolayı bir kuruluştan ayrılıyor olabilirler.

Örneğin

• zehirli bir iş ortamından ayrılmak
• kendi işlerini kurmak
• hasta sevdiklerine bakmak için kariyerine ara vermek
• yeni bir şey öğrenmek
• hatta dünyayı gezmek.

Ama eğer sormazsanız, bunları nasıl bilebilirsiniz ki?

İşten ayrılan kişinin kaybedecek çok az şeyi olduğu ya da hiçbir şeyi olmadığı için, çıkış görüşmesi aynı zamanda aşağıdakileri yapmaları için mükemmel bir fırsat olabilir 

• deneyimleri hakkında açıkça konuşmak
• çalışan yaşam döngüsündeki iyileştirme alanlarını belirlemek
• ve bu sorunların giderilmesine yönelik tavsiyelerde bulunur.

Bu makale, çıkış görüşmeleri hakkında bilmeniz gereken her şeyi ve bunları daha büyük çalışan elde tutma stratejinizin güçlü bir parçası olarak nasıl kullanacağınızı ortaya çıkaracaktır.

💬 Çıkış görüşmesi nedir?

Çıkış görüşmesi, bir kuruluş ile işten ayrılan bir çalışan arasında yapılan bir görüşmedir. Bu görüşme genellikle işten ayrılan çalışan ile İK ekibinin bir üyesi arasında yapılır. 

Bu, işe alım sürecinin, kurumunuzun gelecekte diğer çalışanların da aynı şeyi yapmasına neden olabilecek hataları önleyebilmesi umuduyla, bir kişinin neden ayrılmaya karar verdiğini anlamanıza yardımcı olan kısmıdır.

Çıkış mülakatları rakip kıyaslamalarını belirlemek için de harikadır. Örneğin, bir çalışanın düşük maaştan şikayet ettiğini ve daha yüksek maaşlı bir rakip için şirketinizden ayrıldığını varsayalım. Bu durumda, bir çıkış görüşmesi size mevcut piyasa standartları (maaş) ve çalışanların istediği diğer cazip avantajlar hakkında bilgi verebilir.

Çıkış görüşmesini nasıl yapmalısınız?

İnsan Kaynakları Yönetimi Derneği (SHRM ) aşağıdaki ana ilkelere uyulmasını önermektedir:

• Çıkış görüşmeleri, yüksek performans gösteren ve uzun süredir çalışan olup olmadıklarına bakılmaksızın TÜM çalışanlar için yapılmalıdır.
• Her kuruluşun çıkış mülakatları yapmak için resmi bir politikası olmalıdır.
• Çıkış görüşmeleri sadece çalışanlar kendi istekleriyle ayrıldıklarında (gönüllü ayrılma) yapılmalı, işten çıkarmalar veya fesihler için yapılmamalıdır. Bu iki senaryoya stratejik olarak yaklaşılmalıdır.

🆚 Çıkış görüşmeleri vs kalma görüşmeleri

İşten çıkış mülakatları ile işe devam mülakatlarında çalışanlara genellikle benzer sorular sorulsa da, yine de bazı farklılıklar vardır.

Çıkış görüşmesi, bir çalışan resmi olarak istifa ettikten sonra gerçekleşir.

Kalıcı mülakat ise çalışanın kurumdaki yaşam döngüsü boyunca periyodik olarak gerçekleştirilir.

Kalıcı görüşmeler şunları anlamaya yardımcı olur

• 💪 bir çalışanı şirkette kalmaya motive eden şey
• 📈 iş deneyimleriyle ilgili nelerin iyileştirilebileceği, 
• 🌱 ve kurum içindeki kariyerlerinin bir sonraki aşaması hakkındaki düşünceleri.

Bunlar, bir çalışanın kurumdaki görev süresinin her aşamasında çalışan deneyimini belirlemeye yönelik bir araç olan çalışan yolculuğu haritanızın bir parçasıdır.

❓ Çıkış mülakatları neden önemlidir?

StoryTap'in İnsan ve Kültür Lideri 'ne göre, Jasmine Leong:

"Çıkış Mülakatları, iyi yapıldığı takdirde İK departmanları için harika bir veri noktası olabilir. İK ekibiniz, kalış görüşmeleri ve bağlılık anketleriyle birlikte, bir kurum olarak güçlü yönlerinizin ve fırsatlarınızın iyi bir resmini çizebilmeli ve Nihayetinde ekibinizin iş gücü devir oranını azaltın."

Çıkış görüşmeleri, çalışanların işverenleriyle yaptıkları en dürüst konuşmalardan biridir. Bir kurumun, çalışanının kendisi hakkında gerçekten ne düşündüğünü öğrenmesi için tek şansıdır.

Çalışanlar nadiren sebepsiz yere işten ayrılırlar. Bunun nedenini bulmak, gelecekte elde tutmayı iyileştirmek için en güçlü içgörüdür.

💡 Çıkış mülakatının nasıl yapılacağına dair 5 ipucu

1. Tarafsız bir görüşmeci seçin

StoryTap'ten Jasmine Cheong, çıkış görüşmesini tarafsız bir İK ekibi üyesinin yapmasını öneriyor:

"Katılımcının, yanıtlarının gelecekteki referanslarını nasıl etkileyebileceğiyle çok fazla meşgul olmadığından emin olmak istersiniz, böylece ilişkilere zarar vermekten endişe etmezler. Bu şekilde, geri bildirimi verimli bir şekilde yorumlama becerisiyle birlikte en gerçekçi yanıtları alırsınız."

Sylvain Roy, CEO ve İK Danışmanı Milleten iyi seçeneğin çıkış mülakatlarından İK uzmanlarının sorumlu olması olduğunu ekliyor.

"Çıkış görüşmesini yapan kişinin kendisini kurumda bir müttefik ve çalışanların refahını önemseyen bir takım oyuncusu olarak konumlandırması gerekir. Görüşme sırasında iyi bir tarafsızlık düzeyinin korunması önemli olduğundan, görüşme her durumda ilk amir tarafından yapılmamalıdır" diye ekliyor.

İnsan ekibinden birini seçmek sadece önyargıyı ortadan kaldırmaz:

Ayrıca herhangi bir geri bildirimin daha hızlı bir şekilde uygulanmasını sağlar.

Bazı kuruluşlar harici şirketler veya danışmanlar kullanmaktadır. Ancak bu, özellikle kurumda çalışmaktan keyif alan çalışanlar için kişisel olmayan veya ihlal edici bir durum olarak görülebilir.

2. Yakından dinleyin ve kişiselleştirin

Bir çalışan şirketten ayrılıyor diye çıkış mülakatlarının soğuk veya kişiliksiz olması gerekmez. Doğru şekilde yapıldığında çıkış görüşmeleri, kurumu daha iyi hale getirmek için neler yapılabileceğine dair yeni bilgiler toplamak için altın madenleridir.

‍KrittinKalra , Türkiye'deki WriteCreamçıkış görüşmesi yapmanın en iyi yolunun bire bir görüşme yapmak olduğuna inanmaktadır:

"Konuşmaya dayalı olmalı ve katı olmamalı. Bu bir sohbet olmalı açık uçlu ve aşırı yapılandırılmamış - Bu mülakata hazırlanırken veya çıkış mülakatı sırasında çalışanı endişeli veya gergin hissettirmeyen bir mülakat."

Çıkış görüşmesi sırasında ana hedefiniz, çalışanın ne söylediğini anlamak için onu aktif bir şekilde dinlemektir. Aktif olarak dinlediğinizde, eyleminiz çalışana verdiği geri bildirimin sizin ve kuruluş için önemli olduğunu söyler.

StoryTap'ten Jasmine, konuştuğunuz kişiyle gerçekten bağlantı kurmak ve güvene dayalı bir ilişki kurmak için mümkün olan her yerde toplantıyı yüz yüze yapmayı tercih ediyor - ya da en azından zoom üzerinden ise video açıkken -. 

3. Çalışandan yazılı bir anket doldurmasını isteyin

‍"Çıkış görüşmesinden önce çalışandan yazılı bir anket doldurmasını istemekte bir sakınca yoktur (ipucu: kibarca isteyin).

Sorulan sorular şu şekilde olmalıdır her zaman yönetim kurulu genelinde aynı olmalıdır Böylece karşılaştırılabilirler." diyor Jasmine Cheong.

Kaynaklarınız uygunsa, standartlaştırılmış sorular içeren bir anket gönderin (örneğin, 1-10 arası bir ölçekte, şirketi nasıl buldunuz), böylece veri noktaları ve eğilimler elde edebiliriz - ve daha sonra gerçek çıkış görüşmesi sırasında da öne çıkan yanıtları daha derinlemesine inceleyebiliriz.

Bu soruları sormak, yanıtları üzerinde önceden düşünmelerini sağlar. Ve toplantıdan önce yanıtları okumak, konuşmayı yönlendirmek için sorabileceğiniz soruların bir listesini oluşturmanıza yardımcı olur.

Jasmine, katılımcıların geri bildirimlerini paylaşmak için de izin alacağını, böylece hala organizasyonda olan diğer kişilere yardımcı olabileceklerini söylüyor.

4. Çok açılı bir yaklaşım benimseyin

"Yöneticinin geri bildirim almak için çalışanla biraz zaman geçirmesi faydalı olsa da, çalışanlara gizli geri bildirim seçeneği sunulmasını tavsiye ederim. Bu her zaman kolay bir yol değildir çünkü çalışanın paylaşacak önemli bilgileri olabilir.

Ancak, düşüncelerini gizlice paylaşmalarına izin vermek "o köprüleri" yakmamalarını sağlar.

Bu nedenle, gelecekte geri dönüş konusunda endişelenmek zorunda kalmak istemeyeceklerdir."

5. Görüşmeyi doğru zamanda planlayın 

Çıkış mülakatınızı çalışan ayrılmadan yaklaşık bir hafta önce planlamak en iyisidir. Onları rahat ettirmek için, önceden hazırlanmak istemeleri ihtimaline karşı soruları önceden göndermeyi düşünün.

❓ Sorulacak çıkış mülakatı sorularına örnekler 

Çıkış görüşmesinin senaryo gibi görünmesini istemeseniz de toplantıya hazırlıksız da katılmamalısınız. Rehberlik etmesi için bazı mülakat soruları derleyin ve konuşmanın doğal bir şekilde akmasını sağlamak için rahat ve arkadaşça bir ton tutun.

Yeni başlayanlar için Krittin, "güçlü ve zayıf yönleriniz nelerdir?" gibi kişisel / klişe sorular sormamanızı öneriyor.

Sylvain Roy, harika sohbet başlatıcıları olarak aşağıdakileri öneriyor:

• Yeni bir fırsat aramaya karar vermenize ne sebep oldu?
• Sizi bu yeni işe girmeye ikna eden neydi?
• Bizimle ilgili neyi özleyeceksin?
• Yarın sizi departmanın başına geçirsem, önceliğiniz ne olurdu?
• Benimle tartışmak istediğiniz, ele alınmamış başka konular var mı?
  

Wendy sormanızı öneriyor:

• Kalmanızı desteklemek için bir şeyi değiştirebilseydik, bu ne olurdu?
• Gelecekte bizim için çalışmaya geri dönme olasılığınız nedir?
• Bizimle çalışmanın en iyi üç yanı nedir?
• Bizimle çalışmanın en kötü üç yanı nedir?
  

Ona göre, özellikle son iki soru, bir kuruluşun diğer çalışanlar için genel çalışma ortamını belirlemesine yardımcı olabilir.

Jasmine ise belirli olaylar veya kişiler hakkında konuşmak yerine daha genel, kültürel, ahlaki ve takım soruları sormayı seviyor. Sormak için en sevdiği soru

"Burada en büyük etkiyi yaratacak tek bir şeyi değiştirebilseydiniz, bu ne olurdu?"

Çalışanın en önemli endişesini gerçekten yakaladığını ve diğerlerinin endişelerini de yansıtacağını belirtiyor.

Dikkate alınması gereken diğer sorular şunlardır:

• Yöneticiniz ve ekip üyeleriniz size nasıl davrandı?
• Çalışmalarınızın ne kadar iyi tanındığını ve takdir edildiğini düşünüyorsunuz?
• Sorumluluklarınızı yerine getirebilmeniz için gerekli eğitim ve desteğin verildiğini düşünüyor musunuz?
• İşinizin kişisel hedeflerinizle uyumlu olduğunu düşünüyor musunuz?

📈 En iyi uygulamalar ve kaçınılması gereken hatalar (Yapılması ve yapılmaması gerekenler)

En iyi uygulamalar ve kaçınılması gereken hatalar (Yapılması ve Yapılmaması Gerekenler)

En iyi çıkış görüşmesi uygulamaları aşağıdakileri içerir:

Yap:

• Tarafsız kalın
• Ayrılan kişiyekatılmak isteyip istemediğini sorun (çıkış mülakatları kurumda zorunlu olsa da, ayrılan çalışanlar için tamamen gönüllülük esasına dayanır).
• Çalışana geri bildirimde bulunması için çeşitli yollar sunun. Wendy'nin önerdiği gibi, "birden fazla yaklaşımı değerlendirin." Yazılı, telefon görüşmeleri veya 1:1 toplantılar (fiziksel veya sanal) yoluyla geri bildirim almayı düşünebilirsiniz.
• Neden bir çıkış görüşmesi yaptığınızı bilmelerini sağlayın.
• Her soruya cevap vermek zorunda olmadıklarını bilmelerini sağlayın. 
• Çalışandan yazılı bir anket doldurmasını isteyin.
• Mülakat sorularını toplantıdan önce çalışana gönderin. Sorularınızı yanıtlarken rahat olmalarını ve hazırlıksız yakalanmamalarını istersiniz.
• Geri bildirimleri gizli olarak kaydedin ve saklayın. Ayrıca, toplantıya başlamadan önce çalışanlara gizlilik sözü verin.
• Geri bildirimleri gerekli paydaşlarla paylaşın.
• Anlamak ve empati kurmak için dinleyin ve karşı çıkmayın ya da sözünüzü kesmeyin.
• İşletmedeki iyileştirme alanlarını belirlemek için geri bildirimleri kullanın.
• Toplantıyı / işleri kişisel, olumlu bir notla bitirin.
  

🚫 Yapma:

• Amirleri veya yöneticileri dahil edin. 
• Gizliliği ihlal etmek. Denetçiler sadece özetlenmiş, anonimleştirilmiş sonuçlar/geri bildirimler almalıdır.
• "Burada çalışmayı neden sevmediniz?" gibi hedefe yönelik veya sivri sorular sorun. 

Jasmine, toplantının amacının geri bildirim almak ve çalışanın istihdam süresine bakılmaksızın kurumunuzda geçirdiği zamanı onurlandırmak olması gerektiğini yineliyor.

"İhtiyaç duyacakları son şey, ayrılma kararı verdikleri için kendilerini rahatsız hissetmeleridir. Sonuçta, size ve kuruluşunuza bir şans verdiler, misyonunuza inandılar ve (umarım) çok çalıştılar - ve bu kutlanmalıdır" tavsiyesinde bulundu.

• Onlardan tekrar düşünmelerini ve kalmalarını isteyin. Amacınız onların bakış açılarını öğrenmektir.
• Çok kişisel davranın veya "Sizce sizin yerinize ayrılması gereken biri var mı?" gibi sorular sorun.
• Çalışanınızın zamanını boşa harcayın. 
• Onlara kaba bir şekilde hitap edin veya soğuk davranın.
• Ofis dedikodularını ele alın. İşten ayrılan çalışan ofis dedikodusu yapsa bile siz buna karışmayın. Duygularını paylaşabileceklerini bilmelerini sağlamakta bir sakınca yoktur. Ancak, konuyla ilgili herhangi bir görüş paylaşmazsınız ve paylaşamazsınız.
• Kişisel görüşlerinizi paylaşmayın. Toplantı boyunca onları fikirlerini söylemeleri ve süreci size karşı açık olabilecekleri güvenli bir alan olarak görmeleri için teşvik edin.

👀 Ne zaman gizli tutulmamalıdır?

İşten ayrılan bir çalışan tarafından verilen geri bildirimin gizli kalmaması gereken bazı koşullar vardır. "Bu gizliliği ihlal etmenin" nedeni çalışana açıklanmalı ve izni olmadan bunu yapmamalısınız.

Çıkış görüşmesi geri bildiriminin gizli tutulmaması gereken durumlar şunlardır:

• Taciz raporları.
• Zimmete para geçirme iddiaları.
• Ayrımcılık raporları.
• Disiplin cezalarının veya soruşturmaların gerekli olduğu durumlarda.
• Şirket yasalarının veya politikasının ihlal edildiğini gösteren durumlar, eylemler veya faaliyetler.
  

➡️ Toparlıyoruz

Çıkış görüşmesi, işletmeleri iyileştirmek ve çalışanları elde tutmak için bir yoldur. Çalışan geri bildirimlerinden oluşturulan eylem noktaları, çalışan bağlılığını artırmak ve olumlu bir işveren markası oluşturmak için uygulanmalıdır. Oluşturabileceğiniz eylem noktalarına örnekler şunlardır:

• Yeniden Yapılandırma
• Çalışanların maaşlarının artırılması
• Etkili öğrenme ve gelişim programlarına yatırım yapmak
• Disiplin cezası/Soruşturma
• Şirket kültürünün geliştirilmesi
• Uzaktan veya hibrit çalışma koşullarının getirilmesi
• İşe alım sürecinin iyileştirilmesi
• Çalışanlara yönelik cazip yan haklar ve avantajlar sunmak.
  

Zavvy'de, ileri görüşlü şirketlerin olağanüstü çalışan deneyimleri sunmalarını sağlıyoruz. Bu, işe alım öncesi ile başlar ve çalışan yaşam döngüsü boyunca geri bildirimle devam eder.

Şunlar için kullanabilirsiniz

• Yapı çıkış görüşmesi 1:1'ler
• Anketler gönderin
• Ve çok, çok daha fazlası.