Hur du skriver ett välkomstmeddelande till en nyanställd för att börja på rätt fot

Det har bevisats många gånger att en medarbetares erfarenhet från onboarding ger honom eller henne förutsättningar att lyckas i sin roll.

Det kan vara den hemliga ingrediensen som 

• håller dem kvar i organisationen längre...
• ...producerar ett arbete av högre kvalitet.

En av de första kontaktpunkterna för en högkvalitativ upplevelse på onboarding är välkomstmeddelandet - ett meddelande som sätter tonen för den anställdes relation med företaget.

Ett par vänliga och entusiastiska ord kan vara avgörande för hur någon börjar sitt arbete. Ett meddelande till en nyanställd är alldeles för viktigt för att slumpmässigt sammanställas; det måste ha en avsikt bakom sig.

Ett bra välkomstmeddelande bör vara 

• Välkommen till
• informativ,
• omtänksam
• hjälpsam

Men hur gör man det?

Hur skriver och levererar du ditt budskap på ett sätt som ger en bra start på relationen mellan den nya medarbetaren och dig?

Vi visar dig exempel på några av de bästa välkomstmeddelandena som vi alla kan lära oss av. Vi kommer också att förklara varför de är så effektiva när det gäller att ge någon självförtroende, uppmuntran och motivation för att starta starkt.

❗️ Varför dina meddelanden till nya medarbetare är viktiga

Ett meddelande till en anställd är den första verkliga interaktion som en anställd har med ditt företag.

Intervjun är deras upplevelse som kandidater, men när de väl får jobbet måste du ändra ditt sätt att interagera med dem och visa att de nu är en del av ditt team.

1. Det sätter tonen för deras relation till företaget - om de känner sig ovälkomna kan det äventyra deras förmåga att passa in i rollen.
2. Det ger en positiv start på en ny del av deras karriär genom att ge känslomässigt stöd för denna livsförändring.
3. Det är ett nytt kapitel för dem, som gör det möjligt för dem att ta det första steget mot att bryta upp från sitt gamla jobb.
4. Det gör dem redo för ditt företag. Även om en person är tekniskt sett lämplig för jobbet måste du ändå utbilda honom eller henne i din företagskultur, ditt perspektiv och din verksamhet.
5. Det ger dem en inblick i din kultur och vilken typ av atmosfär de kan förvänta sig som anställda.
6. Det gör det möjligt att upprepa dina kärnvärden så att de vet vad de är på väg att bli en del av.
7. Det gör dem entusiastiska inför det arbete de kommer att utföra och gör dem redo att bidra till att uppnå ert uppdrag.
8. Det ger dem en överblick över företaget och hur det fungerar.
9. Det skapar en mer engagerad anställd redan från början.
10. Den ger svar på de frågor som en nyanställd kommer att ha under de första timmarna och dagarna, så att han eller hon kan lyckas.
11. Det är viktigt i en avlägsen värld. Eftersom många roller blir helt virtuella kommer de anställda inte att träffa sitt nya team personligen redan från början.

🕐 När ska det första meddelandet skickas ut?

Innan du börjar skriva ditt budskap finns det en viktig fråga som du måste ha besvarat: 

När exakt skickar du den till den anställde?

Detta avgör vad du behöver säga och hur många meddelanden du ska skicka (mer om det senare).

Hur kommer det sig?

Vi ska visa dig.

Så snart de har anställts

Även om jobbet börjar om några veckor eller månader kan du skicka meddelandet redan nu för att göra den anställde förtjust i dig och börja bygga upp en relation.

Ju tidigare du engagerar nyanställda, desto mindre sannolikt är det att de kommer att leta efter alternativ redan innan de börjar.

Nackdelen är att du måste skicka fler meddelanden till dem när de börjar jobba.

En vecka innan de börjar

Innan de börjar jobba kan du skicka ett välkomstmeddelande för att skapa spänning och låta dem veta att teamet ser fram emot att få dem ombord.

Den här är helt avgörande eftersom det är den enda kommunikation som hjälper människor att förstå vad de kan förvänta sig första dagen, när de ska börja osv.

Detta ger dig tid att sprida ut flera meddelanden, men å andra sidan kan det också vara överväldigande för dem när de avslutar sina tidigare anställningar.

Om ditt meddelande innehåller känslig företagsinformation bör du vänta tills de börjar.

Första dagen

Detta är ett sätt att introducera nyanställda så snart de börjar.

Det gör det möjligt för dem att vara mer mentalt engagerade i onboarding eftersom de inte har med sin tidigare roll att göra.

Det innebär också att du kan låta allt gå via företagets interna kommunikationskanaler.

🧠 Tankesättet bakom budskapet

Sätt dig in i den nyanställdes situation

När en nyanställd kommer till din organisation går han eller hon på många sätt in på okänd mark.

De är angelägna om att göra ett gott intryck, bevisa att de var rätt person och nervösa inför att ta steget till något helt annat.

Även om jobbet du just anställde dem för är detsamma som deras förra roll, är ditt företag, dina system och din kultur något som de måste lära sig.

De vet inte 

• vem de kommer att arbeta med
• hur väl de kommer att komma överens med sina nya kollegor
• hur lätt de kan lära sig rollen,
• och om de kommer att lyckas i jobbet.

Allt detta är förenat med mycket press och självtvivel.

Ett välkomstmeddelande kan kanske inte svara på alla dessa frågor, men det kan säkert få dem att känna sig mer välkomna och mindre ensamma i denna upplevelse.

Definiera ditt syfte

Nyckeln till att skapa ett övertygande välkomstmeddelande till en nyanställd är att fastställa ett tydligt syfte och avsikt och tänka djupt på den känsla du vill att de ska ha när de läser det.

Detta bör vara kopplat till era kärnvärden och vad ni bryr er om som organisation.

Tänk på tre saker som du vill att budskapet ska uppnå.

Du kanske vill 

• inspirera dem
• återspeglar värmen i din organisation
• ta bort ångest
• förbereda dem för dag 1
• uttrycka din tilltro till deras förmåga och den inverkan de kommer att ha på organisationen.

Vad du än har för avsikt kommer det att informera om exakt vad meddelandet ska säga.

Börja med slutet i åtanke

När du går in på onboarding tänker du ofta på hur du vill att en anställd ska komma ut ur processen.

Du vill inte bara att de ska veta hur de ska utföra jobbet, utan du vill att de ska vara så välanpassade och välutbildade att de kan utbilda nästa person så att han eller hon kan lyckas i organisationen.

Ditt välkomstmeddelande är likadant - det ska vara så effektivt att om du gav dem i uppdrag att skriva ett välkomstmeddelande till en framtida nyanställd, skulle de kunna göra det utan problem.

📝 Vad du bör inkludera

Här är de saker som du absolut inte får missa i meddelandet.

• En varm och välkomnande öppning som visar att du är glad över att ha dem ombord (t.ex. "Vi är glada över att ha dig här!").
• Deras startdatum
• Vem de kommer att arbeta med och rapportera till
• Inloggningar och en introduktion till verktyg för projekthantering och kommunikation.
• Information om företagets e-postadress och hur den kommer att konfigureras.
• En översikt över hur deras första vecka kommer att se ut och vad som förväntas av dem.

Några andra saker som du kan inkludera;

• Företagets organisationsplan
• Länkar till en blogg om företagets historia
• Introduktion till en buddy som kommer att stödja dem under de första veckorna.
• Foton av teamet när de interagerar och skärmdumpar från virtuella möten.
• Ett stärkande citat
• En lista över deras lagmedlemmar och roliga fakta om var och en av dem.
• Det tankesätt som du vill att de ska fostra i sina roller - t.ex.[Ogilvy and Mather] som angav mod, idealism, nyfikenhet, lekfullhet, uppriktighet, frimodighet och uthållighet.

❌ Varför ett enda meddelande inte räcker

En nyanställd har mycket ny information att ta till sig, och om vi ska vara ärliga så skulle det vara överväldigande att dela ut den i ett enda meddelande, och det skulle inte heller vara effektivt.

Ett meddelande från onboarding räcker helt enkelt inte, och detta ger dig information som gör att du verkligen kan skräddarsy en väg för dem att lära sig och bli förberedda för att lyckas.

En modern upplevelse liknar snarare en e-postserie där du långsamt sprider information i små bitar och hjälper läsaren att förstå varje koncept innan du går vidare till nästa.

Onboarding är en resa, inte ett engångsbudskap.

På Zavvy rekommenderar vi att onboarding ses som en process som tar minst 90 dagar.

En betydande tidsperiod fylld av meddelanden, fester, sociala sammankomster och informativt innehåll.

Här är ett exempel på ett arbetsflöde för de tre första dagarna på vår plattform.

✉️ Att välja kanaler för meddelanden till medarbetarna

Vilken typ av välkomstmeddelande du får har mycket att göra med den kanal eller plattform som meddelandet skickas via.

E-post

Om meddelandet är ett e-postmeddelande har du fler ord att använda, så det kan vara längre och innehålla fler avsnitt.

Samarbetsverktyg som Slack eller MS Teams

Å andra sidan kan ett Slack -meddelande också kännas mer vänligt och tillgängligt, vilket definitivt ger en mer mänsklig känsla till interaktionen.

Det skapar också utrymme för engagemang och tvåvägssamtal, vilket kan ge en känsla av community redan från början.

➡️ Läs vår steg-för-steg-handledning om hur du skapar onboarding arbetsflöden via Slack

Tänk på att du inte är begränsad till en enda kanal.

Det är möjligt att ha både ett längre välkomstmeddelande och ett Slack -meddelande för att skapa fler kontaktpunkter. Slack gör det också möjligt att presentera någon för en grupp där alla kan skicka uppmuntrande meddelanden, vilket också bidrar till att skapa en positiv upplevelse.

Sociala medier

Företagets sociala medier är också en utmärkt kanal för att skicka ett välkomstmeddelande till en anställd, utöver e-post och Slack. Det är en offentlig kanal som visar hela företagets entusiasm och optimism.

Du kan använda LinkedIn för att skicka ett enkelt välkomstmeddelande som är formellt men ändå vänligt. 

Om ditt varumärke publicerar på kanaler på Instagram kan du ha mer roligt med budskapet. I det här exemplet från everyone social kan du tillkännage din nya anställning och berätta detaljer om dem för dina följare, till exempel deras hobbies och intressen.

Uppkomsten av välkomstpaketet

Vissa företag går ännu längre.

De skapar ett välkomstpaket fyllt med nyttig information och roliga saker som gör upplevelsen av att gå med i företaget mer minnesvärd.

Ogilvy and Mather gav nya anställda en låda med ett kort med följande text 

• ✉️ ett personligt välkomstbrev
• 📓 en bok med ett varumärke
• 📖 dagbok
• 🖊️ penna
• ✏️ blyertspenna
• 💾 USB-minne

Andra skräddarsydda välkomstsaker inkluderar 

• ☕ muggar
• 🍾 flaskor
• 🎧 hörlurar
• 🎒 väskor

...och andra saker som gör att de kan lyckas. 

Ett kit är en trevlig överraskning som får dina medarbetare att känna sig mer uppskattade från första dagen.

🏢 Bästa praxis och exempel

Gratulera dem

Det är en fantastisk känsla att få reda på att du har fått en anställning.

Spänning, optimism och motivation finns i rummet.

Men ju närmare du kommer startdatumet, desto mer nervös blir du.

Att gratulera nyanställda till deras framgång ger dem tillbaka den känsla av självförtroende och spänning som de hade när de fick meddelandet "du är anställd".

Det påminner dem om att de är värdefulla.

Det är så enkelt som att säga

"Vi har hört att en superstjärna ska ansluta sig till vårt team!"

Få ord, men de räcker långt.

Ta in dem i gemenskapen

Det är spännande att börja arbeta på ett nytt företag, men det kan också vara isolerande.

Det kan kännas som den första skoldagen igen.

Den anställde lämnar en organisation där han eller hon har arbetat i flera år.

 Ett ställe där de fick vänner.

Och nu är det tillbaka till noll.

Ditt välkomstbudskap bör ta emot dem med öppna armar och visa att det finns ett team som är redo att få dem att känna sig som hemma.

Ge dem de resurser de behöver

En sak som gör de första veckorna så överväldigande för en nyanställd är att han eller hon måste ta itu med alla verktyg, resurser och saker som han eller hon inte känner till.

 Ovanpå detta kommer

• att inte veta vem man ska fråga
• hur man frågar,

Så varför inte göra det i dina välkomstmeddelanden?

Det här exemplet från Sinc visar att hela teamet är en resurs som är tillgänglig för frågor när som helst.

Några frågor som en nyanställd kan ha;

• Vem kommer jag att arbeta med dagligen?
• Vad förväntas jag veta i slutet av vecka 1, 2, 3 eller 4?
• Vem kan jag vända mig till om jag har ett problem?
• Vilka möten måste jag delta i?
• Var får jag tillgång till min e-post och andra viktiga program?

Enhetlig ton

Tonen är en viktig del av ett övertygande välkomstmeddelande.

• Ska du vara formell eller mer avslappnad och avslappnad?

• Vill du tala samma språk som de yngre i din personalstyrka?

Svaret på denna fråga handlar i princip om ditt arbetsgivarvarumärke.

Fråga dig själv: Vem vill ditt företag vara för sina anställda?

Låt sedan detta styra ditt skrivande. Allt du säger måste kännas autentiskt för organisationen och den typen av röst.

Ange era kärnvärden

Ett välkomstmeddelande är ett tillfälle att ange dina kärnvärden, berätta om den större visionen och, viktigast av allt, hur de kommer att passa in i den.

I det här exemplet från Apple är budskapet inte bara välkomnande, det är inspirerande och uppmuntrande - det låter den nyanställde veta att han eller hon gör en viktig insats för att förbättra världen.

Det handlar inte bara om arbete, utan om att vara en del av något större, chansen att gå med i ett team av innovatörer i världsklass och göra arbete som betyder något.

Du kan använda ditt välkomstmeddelande för att dela med dig av organisationens större syfte och få någon att bli entusiastisk över vad de kommer att göra dagligen.

Här är ett exempel från vårt eget välkomstmeddelande.

• Under preboarding får nyanställda en inbjudan till vår programvara preboarding .
• Detta meddelande är det första steget som de ser där.
• Och naturligtvis åtföljs det av engagerande resor som vägleder nyanställda i flera veckor.
  

Använd citat

Varför inte luta dig mot lite visdom genom att börja ditt välkomstmeddelande med ett bra citat?

Från Simon Sinek till Martin Luther King och T.S. Eliot - du kan dra nytta av några av de bästa hjärnorna för att välkomna någon till din organisation och ge dem motivation för att komma igång.

Några idéer;

En visionär börjar med ett rent papper och skapar en ny bild av världen. Malcolm Gladwell

Ta det första steget i tro. Du behöver inte se hela trappan, ta bara det första steget. Martin Luther King, Jr.

Var villig att vara nybörjare varje morgon. Meister Eckhart

En resa på tusen mil börjar med ett enda steg. Lao Tzu

Berätta inte bara, visa

Det kan du göra genom att dela ögonblicksbilder och screengrabs från gruppmöten och evenemang, visa hur gruppmedlemmarna kommunicerar och ta med dem på ett internt skämt.

Kom ihåg att kultur inte är vad du säger till dem, utan det är vad teamet visar även när de inte försöker.

Inkludera videor

På temat visa, inte berätta, kan du använda video i ditt budskap för att lägga till ett mänskligt inslag.

Även om det är en 60 sekunder lång video som välkomnar dem till teamet, kan det vara mycket viktigt att se ett vänligt ansikte för att engagera en anställd redan i början av karriärresan.

Du kan skapa en video där olika teammedlemmar välkomnar dem och uppmuntrar dem.

➡️ Skapa enastående onboarrding-upplevelser med Zavvy

Ett meddelande till en nyanställd kan tyckas vara en liten detalj.

Men om du tänker på den enorma roll som den spelar i din onboarding -process kommer du att inse att den behöver mer uppmärksamhet och avsikt.

Är du nyfiken på att ge dina medarbetare den verkligt välkomnande onboarding upplevelse de förtjänar - och som får dem att bli produktiva snabbare?
‍
Läs mer om vår programvara HR onboarding .