Varför det är viktigt att ha en kunskapsdatabas för teamet för att öka produktiviteten hos nyanställda

Nyanställda är livsnerven i alla organisationer, men det kan vara en utmaning att få dem att komma igång snabbt och effektivt.

Men har du någonsin känt dig frustrerad över den tid och de resurser som krävs för att få nya medarbetare att komma igång?

Upplever du att du svarar på samma frågor om och om igen? Eller märker du att nyanställda har svårt att hitta den information som de behöver för att kunna utföra sitt arbete?

I så fall är du inte ensam. 

Kunskapssilos kan skapa informationsluckor, vilket gör att nyanställda har svårt att hitta den information de behöver för att kunna utföra sitt arbete. 

Resultatet? Längre inkörningstider, lägre produktivitet och högre omsättning.

Men tänk om det fanns ett sätt att bryta upp dessa kunskapssilos och ge nyanställda ett centraliserat arkiv med information som de kan få tillgång till snabbt och enkelt? 

Det är där en kunskapsbas för teamet kommer in i bilden. 

Genom att skapa en omfattande kunskapsbas kan du se till att nyanställda har tillgång till den information de behöver för att vara produktiva från första dagen. Och genom att minska den tid och ansträngning som nyanställda behöver ägna åt att söka efter information kan du hjälpa dem att komma igång snabbare och öka sin produktivitet.

Alla vinner på det. 

Upptäck:

• Hur snabb tillgång till kunskap möjliggör produktivitet.
• Måste ha element för en användarvänlig kunskapsbas.
• Tips för att skapa och underhålla en kunskapsdatabas.
• Hur onboarding programvara kan hjälpa dig att få ut det mesta av din kunskapsbas. 

💽 Vad är en kunskapsbas för teamet?

En kunskapsdatabas är ett centraliserat informationslager som lagrar, organiserar och hanterar viktig information om ett visst ämne, en viss produkt eller organisation. 

Dess främsta syfte är att ge användarna enkel tillgång till relevant och korrekt information så att de kan: 

1. Hitta svar på deras frågor. 
2. Lösa problem.
3. Få en djupare förståelse för ämnet.

En välbyggd kunskapsbas innehåller olika typer av innehåll:

• Standardrutiner (SOP);
• steg-för-steg-guider;
• dokument om bästa praxis;
• manualer för felsökning;
• Vanliga frågor;
• handledning; 
• arbetsflöden.

Att ha ett ställe där man kan hitta information kan göra arbetet enklare och snabbare, men dåligt organiserad information slösar bort allas tid på att leta efter saker och ting.

Du behöver alltså inte bara en plats för att dumpa information. 

I stället behöver du en plats där du kan lagra information på ett användarvänligt och tillförlitligt sätt.

Exempel på en kunskapsbas för teamet: Airbnb

Airbnb är ett bra exempel på en kunskapsbas.

De skapade en "Knowledge Repo" för att "ge alla anställda möjlighet att fatta datainformerade beslut, ge alla möjlighet att använda experiment för att korrekt mäta effekten av sina beslut och omvandla insikter om användarnas preferenser till dataprodukter som förbättrar upplevelsen av att använda Airbnb". AirbnbEng.

Deras kunskapsbas bygger på fem grundpelare:

• Reproducerbarhet (varje projekts resultat kan reproduceras konsekvent utan avvikelser);
• Kvalitet (säkerställs genom granskning före publicering);
• Konsumtionsbarhet (fokus på innehållets tydlighet och enhetlig stil);
• Upptäckbarhet (fokus på användarupplevelse);
• Lärande (gör det möjligt för läsaren att lära sig av andras arbete).

🧠 Hur hänger kunskap ihop med produktivitet?

Produktivitet är ett mått på medarbetarnas prestationer och avser den produktion som en anställd kan generera inom en viss tidsram . Produktiviteten mäter hur effektivt och ändamålsenligt de anställda kan slutföra uppgifter, genomföra projekt eller producera varor och tjänster.

Det enkla sättet att tänka på produktivitet är att se den som ett förhållande mellan produktion och insats. Ju högre produktionen är i förhållande till insatsen, desto högre är produktiviteten. 

Kunskap är avgörande för produktiviteten eftersom den gör det möjligt för de anställda att:

• Arbeta mer effektivt och ändamålsenligt. 
• Identifiera problem. 
• Skapa nya idéer. 

Företag som investerar i kunskapsutveckling för sina anställda kan vara bättre rustade för att konkurrera inom sin bransch. När de anställda har den kunskap och de färdigheter som krävs för att ligga före konkurrenterna kan de hjälpa företaget att behålla en konkurrensfördel, vilket leder till ökad produktivitet och tillväxt.

Det är här en kunskapsbas (KB) kommer in i bilden.

🏆 7 fördelar med en intern kunskapsbas för nyanställda

1. Snabb tillgång till information

En kunskapsdatabas för teamet bör vara en plats där nyanställda kan hitta allt de behöver veta om en specifik fråga på några sekunder eller minuter. 

De behöver inte längre ringa sina kollegor för att ställa frågor eller skicka e-post till dem och vänta på svar. 

2. Tillgång till erfarna kollegers kunskap

Nyanställda medarbetare kan ha många frågor men känner sig obekväma med att ställa dem. Resultatet? Det tar lång tid för nyanställda att bli produktiva, vilket leder till ekonomiska förluster. 

I den andra änden finns erfarna medarbetare som kan mycket, men den kunskapen hjälper dem bara. Om de flyttar till ett annat ställe eller lämnar företaget, följer den med dem. 

En kunskapsbas för teamet säkerställer att kunskapen finns kvar även när en viktig medarbetare slutar.

Dessutom hjälper det till att automatisera affärskommunikationen inom företaget. 

3. Ökat engagemang hos de anställda

Anställda som känner sig engagerade i sitt arbete stannar längre på samma företag och producerar arbete av högre kvalitet än sina ointresserade kollegor. 

Enligt Edward Lawler, som är forskare i organisatorisk effektivitet, finns det fyra element för att bygga upp ett arbetssystem med hög delaktighet: 

• Effekt: Människor har möjlighet att fatta beslut som är viktiga för deras arbete och kvaliteten på deras arbetsliv.  
• Information: Information: Uppgifter om organisationens intäkter, kostnader, lönsamhet, resultat och kundfeedback som gör det möjligt för de anställda att fatta effektiva beslut.
• Kunskap: Erbjuda möjlighet att bygga vidare på befintliga färdigheter och lära sig nya färdigheter genom ett engagemang för utbildning och utveckling. 
• Belöningar: Belöning: Belöning av de anställda för deras insatser för att förbättra organisationens resultat.

Dessa fyra faktorer leder till ett högt engagemang: anställda som bryr sig mer om sitt arbete och anstränger sig mer för att hjälpa företaget att lyckas.

4. Konsekvens: Alla anställda har samma kunskap om din produkt/tjänst.

Konsekvens är en förutsättning för att ett företag ska lyckas. När olika avdelningar eller team arbetar i silos och förlitar sig på flera olika (inkonsekventa) informationskällor märks det på kunderna. 

Det enklaste exemplet: Försäljningsrepresentanten sa under en försäljning att produkten kunde göra XYZ eftersom han eller hon missförstod den senaste produktversionen. 

När det gällde den faktiska användningen lyckades kunden inte få den att fungera. Så de vänder sig till kundtjänsten, men agenten säger att XYZ inte existerar. Därefter vänder de sig till den tekniska supporten - och får höra att funktionen faktiskt finns. Men den ingår i ett annat paket med andra tekniska krav. 

Du kunde lätt ha undvikit denna osammanhängande, inkonsekventa upplevelse om en uppdaterad produktfokuserad kunskapsbas hade funnits tillgänglig för alla avdelningar. 

5. Bättre onboarding och utbildning

Onboarding kan vara avgörande för den nyanställdes upplevelse och påverka om personen stannar kvar på företaget.

En välplanerad process och en kunskapsbas kan förenkla och effektivisera onboarding . 

Här är några element som bör ingå i teamets kunskapsbas för att underlätta processen för medarbetarna på onboarding :

• ditt företags säkerhetsprotokoll; 
• En introduktion till strukturen och ansvaret för olika avdelningar inom organisationen; 
• En introduktion till nivåindelning och karriärvägar i ditt företag;
• en översikt över er feedbackkultur och ert system för resultatstyrning.

6. Strömlinjeformade processer som leder till tidsbesparingar och ökar effektiviteten hos de anställda.

45 % av de anställda ägnar för mycket tid åt att söka efter relevant och aktuell information. Och 39 % ägnar för mycket tid åt att leta efter rätt personer som kan hjälpa till att lösa ett affärsproblem.

Genom att centralisera resurser som handböcker, dokument om bästa praxis och felsökningstekniker kommer nya teammedlemmar att tillbringa mindre tid med att leta efter svar och mer tid med att göra sitt jobb. 

7. Stärkta medarbetare på distans

Redan före COVID-19 började distansarbete bli en trend.

Bland de utmaningar som följer med distansarbete står kommunikation och samarbete för 20%, enligt Buffer:s rapport State of Remote Work .

I avlägsna miljöer är det uppenbart att kunskap måste delas, så att alla avdelningar kan bidra och samarbeta på samma ställe. 

När grupperna har sina kunskapssilos faller de offer för "bortom synen, bortom sinnet"-syndromet för alla utanför dessa grupper.

Föreställ dig ett team på distans som är utspridda över kontinenter och tidszoner. Har du råd att låta en anställd i Australien vara låst tills han eller hon får svar från någon i Kanada? 

En bra kunskapsbas för teamet hjälper till att lösa en sådan situation.

🕵️‍♀️ Funktioner som måste finnas i din interna kunskapsbas

Det finns några viktiga funktioner som är viktiga för en kunskapsdatabas för team:

• Snabb laddning av information inom några sekunder efter att sökningen påbörjats. 
• Kraftfull sökmotor som kan arbeta med felstavade ord, sökord med två ord i stället för tre, vaga fraser som sökord med mera. 
• Taggar, nyckelord och andra etiketteringsmetoder som arbetar parallellt med metoden för primärstruktur. 
• Multimediebibliotek och bibliotek med flera format , t.ex. texter, bilder och videor.
• Versioner, rollback och andra redigeringsfunktioner för att skapa, uppdatera eller återställa information för att förhindra förlust av innehåll.
• Lärcentrum för anställda: en enda plats för utbildningsvideor, utbildningskurser och workshops samt uppdateringar om nya möjligheter och ändringar i befintligt material. 

💡 7 Praktiska tips för att skapa och upprätthålla en framgångsrik kunskapsbas

1. Organisera innehållet: Strukturera din kunskapsdatabas så att användarna lätt kan hitta och få tillgång till den information de behöver. Använd kategorier, underkategorier och taggar för att gruppera relaterat innehåll.
2. Håll den uppdaterad: Se regelbundet över och uppdatera innehållet för att se till att det är korrekt och relevant. 

Tips: Utse en teammedlem eller en grupp som ansvarar för att underhålla och uppdatera kunskapsbasen.

1. Använd ett tydligt och kortfattat språk: Skriv ditt innehåll på ett enkelt och lättförståeligt språk. Undvik jargong och tekniska termer som kan förvirra användarna. Använd visuellt material, t.ex. bilder och diagram, för att illustrera komplexa begrepp.
2. Samla in feedback: Uppmuntra användarna att ge feedback om innehållet och användbarheten i din kunskapsbas. 

Tips: Använd de anställdas synpunkter för att identifiera förbättringsområden och göra nödvändiga uppdateringar.

1. Övervaka användningen: Spåra användarnas beteende och analyser för att förstå hur de anställda använder din kunskapsbas. Identifiera populärt innehåll, söktrender och potentiella luckor i informationen.
2. Främja din kunskapsbas: Se till att dina anställda känner till kunskapsbasen och dess fördelar. Inkludera den i utbildningsmaterialet och marknadsför den genom interna kommunikationskanaler.
3. Integrera med andra verktyg: Koppla ihop din kunskapsbas med olika verktyg och plattformar som din organisation använder, t.ex. projektledning, kundsupport eller kommunikationsverktyg.

🚀 Öka produktiviteten hos nyanställda med Zavvy

Med hjälp av programvara för onboarding kan din nya medarbetare få tillgång till din blomstrande kunskapsbas. 

Så här kan Zavvy hjälpa dig:

1. Centralisera information: Lagra och organisera alla relevanta dokument, guider och resurser på en central plats, så att nyanställda enkelt kan få tillgång till all nödvändig information.
2. Automatisera leverans av innehåll: Leverera automatiskt relevant innehåll till nyanställda baserat på deras roll, avdelning eller utbildningsväg. Du kan anpassa om allt innehåll ska låsas upp på första dagen eller välja stegvis leverans, där varje steg låses upp vid ett specifikt steg i onboarding resan. Det andra tillvägagångssättet säkerställer att medarbetarna får rätt information vid rätt tidpunkt under sin onboarding process.
3. Följ upp utvecklingen: Spåra nyanställdas framsteg i kunskapsbasens innehåll, så att du kan identifiera brister i förståelsen eller områden där de kan behöva ytterligare stöd.
4. Anpassa inlärningsvägar: Kan skapa skräddarsydda inlärningsvägar som är anpassade till varje nyanställd persons specifika behov och mål.
5. Uppmuntra samarbete: Zavvy innehåller funktioner som främjar samarbete och kunskapsdelning mellan teammedlemmar, vilket bidrar till att främja en kultur av kontinuerligt lärande och förbättring. En av våra kunder använder Zavvy för att organisera forskningsdagar, där nyanställda automatiskt paras ihop och tilldelas ämnen som de måste undersöka och samarbeta kring. Ett utmärkt sätt att bygga upp arbetsrelationer, bekanta sig med domänkunskap och dela kunskap med kollegor.

Upptäck fördelarna med Zavvys programvara för onboarding och aktivering i en kostnadsfri demo .