Varför Onboarding Experience måste vara mer än bara processer - och hur man bemästrar det

Kunden har alltid rätt är ett axiom som bygger på principen om att ge kunderna den bästa upplevelsen.

Även om detta var branschernas motto på 90-talet och i början av 2000-talet har tiderna förändrats.

Organisationer använder sig av agila teammetoder för att förbättra medarbetarnas upplevelse på arbetsplatsen. Det har skett en gradvis övergång från uppgiftsbaserad onboarding till erfarenhetsdrivna onboarding processer.

Organisationerna skulle till en början förlita sig på att HR-grupperna utformar onboarding -processerna. Långsamt men snabbt involverar de nu även de anställda i samskapandet av onboarding -programmen. Vad ledde till denna förändring i tankesättet?

🛫 What defines onboarding? And why are traditional onboarding processes outdated?

En effektiv onboarding är det första intrycket en nyanställd får av er organisation. Och för att det ska bli bestående är det viktigt att ge dem alla nödvändiga verktyg och all information som gör att de blir djupt involverade i sin nya roll och i ert företag. 

Ett traditionellt onboarding -program fokuserar på att helt enkelt dela ut handböcker och organisera en dag med orientering där ämnen som:

• Företagets vision, uppdrag och ethos
• Policies
• Expectations
• Kompetensutveckling, t.ex. verktyg för funktionell utbildning

Så var går organisationerna fel här? För det första är de traditionella onboarding -processerna enbart utformade ur organisationens synvinkel. För det andra är det en uppifrån och ner-strategi som i huvudsak fokuserar på juridisk information, dokument och oöverstigligt pappersarbete. Här prioriteras knappt de anställdas erfarenheter och förväntningar.

De traditionella onboarding -programmen har gett upphov till flera utmaningar som kan sammanfattas i några få statistiska uppgifter:

Our experts have handpicked onboarding statistics in our article: 65 onboarding statistics for HR managers to help you gain further insights into onboarding processes. 

🚀 What is experience-based onboarding and how does it look?

Experience-based onboarding is an approach to introducing new employees to a company that focuses on providing a comprehensive, engaging, and personalized experience.

Unlike traditional onboarding, which often centers on administrative tasks and one-way information delivery, experience-based onboarding emphasizes the new hire's overall experience, integrating them into the company culture, and fostering connections with their colleagues.

Organizations need to stop thinking in silos to deliver an enhanced employee experience.

An experience-based onboarding program entails:

• Skapa en välkomnande upplevelse 
• Automatisera arbetet
• Skapa möjligheter till nätverkssamarbete
• Incheckning, schemaläggning av 1:1s
• Att lära sig av feedback från anställda, med mera

This is only an overview. Let’s get detailed into each phase of an experience-driven onboarding process - from pre-boarding to easing the transition process of an employee into their new role. 

⚒️ How to build an experience-based onboarding process?

Fas 0: Preboarding

Det första steget i din process, där varje steg bör vara inriktat på att få den anställde att känna sig bekväm och förbereda honom eller henne för den första dagen.

½ vecka före

• Skicka välkomstpaket, e-post, anpassade meddelanden
• Checklista för dokument
  

5 dagar före - 1 dag före

• Information om uniformer och kontorsregler
• Enkät om introduktion
• Schema för första dagen
  

Phase 1: Onboarding week 1

Din anställdas motivation är hög, och det är deras nervositet också. Presentera dem för dina teammedlemmar och gör dem bekanta med organisationens struktur.

Dag 1

• Skicka påminnelser 
• Delar med sig av organisationens värderingar, kulturer och lagmedlemmar.
  

Days 2-5

• Att ställa upp förväntningar, KPI:er
• Tilldela en buddy
• Frågesport för att förklara "företagets språk".
• Att ha 1:1s
• Arrangera möten, fikaträffar
• Reflektera över sina prestationer under den första veckan
  

Phase 2: Onboarding first month 

Detta är när den nyanställde långsamt börjar komma in i organisationens ekosystem. I det här skedet måste du införa uppgifter som ger mer självständighet och involvera dem i vardagliga uppgifter.

Första månaden

• Explain feedback structure, channels, reminders
• Planera utflykter för teamet
• Ge små uppgifter
• Erkänn små prestationer
• Delta i möten mellan avdelningar.
• Upptäcka nya källor, följa upp uppgifter
• Sätt upp mål
  

Phase 3: Beyond onboarding

Här är ditt primära fokus nu på medarbetarutveckling, regelbundna 1:1-samtal och att ta reda på dina rekryters framtidsplaner.

Månader 3-6

• Uppmuntra målinriktat tänkande
• Upptäckande av färdigheter
• Aktivt delta i möten.
• Månatliga kontroller
• Ta ansvar för ett projekt
• Be om feedback
• Skapa en utvecklingsplan
• Begäran om feedback från onboarding
  

To deliver an end-to-end onboarding experience, you need a centralized platform that automates recurring processes, offers engaging content, and fully integrates new hires into your organization. Get our complete PDF checklist for creating unique new hire experiences:

Hur anpassar man onboarding till olika avdelningar?

Ett enhetligt onboarding -program är kärnan i din personalupplevelse. Och för att den ska bli bestående måste du anpassa din onboarding -process till dina medarbetares behov. 

Här är några saker som du kan göra annorlunda när det gäller avdelningsspecifika onboarding:

• Dela med sig av intressespecifika undersökningar under preboarding
• Förklaring av rollbaserade uppgifter
• Bedömning av färdigheter, fastställande av arbetsspecifika mål
• Kurser och utbildningar för att öka kompetensen
• Sessioner med kollegor om hur man hittar uppgiftsrelaterat stöd
• Ta initiativ till att diagnostisera uppgiftsspecifika problem och erbjuda lösningar.
• 1:1 med teamledaren
  

Vår artikel Hur man anställer utvecklare och ingenjörer är en omfattande guide med steg, tips och bästa praxis för onboarding avdelningsspecifika medarbetare.

🆚 Experience vs task-based onboarding

Skillnaden mellan de två är inte i första hand vad gäller syftet eller det innehåll som levereras. Det som skiljer en upplevelse onboarding från en uppgiftsbaserad är hur den levereras, vad den fokuserar på och framför allt hur engagerande den är. 

💡 Onboarding experience tips

#1 Den anställde är kungen

Istället för att fråga "Hur delar jag allt pappersarbete på en gång?", bör du tänka på "Hur delar jag all information på olika sätt så att den anställda kan behålla den?". En enkel förändring i ditt tillvägagångssätt kan definiera hur erfarenhetsdriven din onboarding -process är. 

#2 Erfarenhet är allt

Powerpoint-presentationer är inte bara föråldrade, de är också ett av de minst effektiva sätten att förmedla information. Med hjälp av våra mallar på onboarding kan du leverera innehåll på okonventionella sätt som frågesporter, integrering av appar som Loom, Slack och utbildningsprogram.

#3 Låt feedbacken rulla in

Företag gör oftast fel när de antar vad deras anställda kommer att ha nytta av. Det som du tror är rätt sätt att anställa anställda kanske inte är det bästa. I slutet av den första veckan eller månaden bör du alltid be om feedback från dina nyanställda. Du kan skicka enkäter, slack formulär och till och med ha ett 1:1 möte. 

Detta hjälper dig att få oumbärlig kunskap om dina anställdas förväntningar och vad de verkligen vill uppnå med ditt onboarding -program.

#4 Personliggöra upplevelsen

Kraven på en programvaruingenjör kan skilja sig från kraven på en chef för sociala medier. Det gäller bland annat olika utbildningsprogram, teknisk utrustning, tillgång till konton, programvaror och verktyg som krävs. Även om målet är att ha en övergripande process finns det en möjlighet för dig att anpassa vissa steg för att matcha behoven hos din nya rekrytering.

#5 Initiera anslutningsprogram

Anslutningsprogrammen ligger i framkant när det gäller att stärka dina anställdas relationer. 

Deras syfte är inte bara att presentera dina medarbetare för varandra. De går också bortom ytliga konversationer, för dina medarbetare närmare varandra och skapar möjligheter för dem att arbeta proaktivt med projekt. Att införa program som "walk and talk" eller "mötesritualer" är bra sätt att skapa utrymmen för dina anställda att prata och lösa eventuella konflikter på jobbet. 

#6 Kommunicera

Vi är alla medvetna om att en effektiv onboarding -process inte slutar den första dagen. De sträcker sig från en vecka till sex månader, och under denna tid är det viktigt att kommunicera med dina nya talanger för att hålla dem engagerade. På så sätt känner de sig välkomna, mindre sårbara och uppmuntras att ställa frågor. 

➡️ Take your onboarding experiences to the next level with Zavvy

Det första steget är inte att leverera ett upplevelsebaserat program på onboarding . Du måste se luckorna i din befintliga onboarding -process och se var du kan ersätta överflödiga processer med automatisering och skapa utrymme för meningsfulla upplevelser.

Om du ännu inte har något program på onboarding kan du börja med att ta itu med de befintliga anställdas problem - hur du kan förbättra deras upplevelse på jobbet. För en smidig onboarding -process stöder bara din arbetskultur på en högre nivå. 

Om du skapar din onboarding -process tillsammans med de anställda kommer de att känna sig laddade och uppskattade, och de får möjlighet att utforma ett program som passar deras behov. Det råder ingen tvekan om att en upplevelsebaserad onboarding -resa är nuet och framtiden för att bygga upp en uppkopplad arbetsstyrka. 

Integrating our onboarding tools enable you to go beyond task-based processes that only deflate the excitement of new hires. Speak to our experts for a speedy demo or book a free consultation!