Hur lyckas man med att återanställa anställda i en postpandemisk miljö (och därefter)?

‍

Traditionellt sett handlade omskolning mest om att introducera de anställda på arbetsplatsen efter att de återvänt från avbrott som föräldraledighet, sabbatsår eller vid befordringar.

Pandemin har dock gett den en ny innebörd:

När restriktionerna upphävs fortsätter organisationerna antingen att arbeta på distans eller ber de anställda att återvända till kontoret. Hur som helst behöver de anställda kontinuerligt stöd under övergångsprocessen.

Och det görs med en effektiv plan för omskolning.  

Den här artikeln kommer att behandla omskolningsprocessen i detalj - från att upprätta ett omskolningssystem till dess genomförande.

🔎 Vad är reboarding (eller re-onboarding)?

Omskolning är processen att göra befintliga anställda bekanta med din organisation, dess policyer och deras roller efter att ha varit borta ett tag - eller efter en omfattande förändring. Anställda som är ombordsatta är mer medvetna om din organisations struktur, kultur och administrativa processer. 

Omskolningsprocessen bestäms utifrån den aktuella branschen och organisationen. Omskolningsprocessen består dock av tre fasta beståndsdelar: 

• Integrera anställda tillbaka till arbetsplatsen 
• Säkerhetsutbildning
• Meddelande av relevanta förändringar

Tänk på omskolning som en målinriktad anställning onboarding. Medan omskolning främst gäller befintliga anställda är onboarding det första steget för att introducera nya anställda i din organisation. Det genomförs för att se till att de anställda guidas genom företagets policy, compliance, arbetsplatskultur och för att skapa kontakter mellan nya och befintliga anställda.

Mål för en lyckad omskolning

• Motivera, entusiasmera - och förbättra produktiviteten 
• Stärka känslan av community
• Anpassa de anställda till organisationens vision, uppdrag, värderingar och kultur.
• Få de anställda att känna sig bekväma och säkra‍
  

❓ Varför är reboarding så viktigt nu?

Pandemin har förändrat sysselsättningslandskapet och omdefinierat hur anställda arbetar och interagerar med sitt arbete och sina kollegor. De förändringar som hälsokrisen medförde krävde att organisationerna måste utforma en ny upplevelse för medarbetarna som bygger på det "nya normala". 

Som HR-chef är det ditt jobb att implementera planer för kontinuitet, ändra interna processer och förfaranden och säkerställa en smidig övergång till distans-/hybridarbete. Detta inbegriper att omplacera dina anställda på bästa möjliga sätt. De främsta skälen till att återanställa dina anställda är följande:

Ökar produktiviteten

Genom att uppdatera dina anställda omedelbart efter att de återvänt kan de snabbt komma till rätta och återgå till arbetet. Om du dessutom ger dem klarhet om deras position och förväntningar hjälper du dem att fokusera och leverera på de uppgifter som ligger framför dem.

Ger känslomässigt stöd

Genom att göra om tavlor uppmuntras de anställda att känna sig engagerade, välkomna och återknutna till din organisation. När vi nu går tillbaka till arbetet från kontoret kan de anställda känna sig obekväma med att återknyta kontakten med sina kollegor efter en lång period. En omskolningsprocess ger ett välbehövligt känslomässigt stöd till dina nya och befintliga anställda.

Lindrar ångest

Återvändande anställda kommer att ha flera frågor eller bekymmer, t.ex.

• "Vad händer med mitt kontrakt?".
• "Finns det några nya förändringar i min roll?"

En strukturerad plan för omskolning klargör små detaljer och eliminerar all stress hos de anställda.

En möjlighet till ny innovation

Genom omskolning kan dina anställda fokusera på arbete som är viktigt. I gengäld främjar detta attribut positivitet och produktivitet när de anställda vänjer sig vid den senaste versionen av normal.

Fastställer nya strategier.

Eftersom många företag omprövar sina arbetsmodeller är en företagsomfattande reboardingprocess deras chans att kommunicera och etablera sina nya policyer för hybridarbete eller flexibla arbetsmodeller.

🛫 Återintroduktion av nyanställda som började under pandemin

Många har börjat ett nytt jobb under pandemin - och har aldrig träffat sina lagkamrater personligen. Faktum är att övergången till distansarbete var ganska turbulent för många företag - och onboarding -förfarandena blev lidande.

När ditt företag återgår till mer stabila arbetssätt är det din chans att ge dina kollegor den erfarenheten tillbaka.

Detta är kraftfullt av två skäl:

Först integreras de i ditt system och byggs upp på community. För det andra hjälper omskolning av nyanställda till att anpassa dina organisatoriska mål till deras.

Anslut anställda

Det är troligt att detta är det steg som många missar mest.

Kohorter av personer som börjar samtidigt har vanligtvis ett starkt band till varandra. Alla är lika osäkra och börjar ett nytt liv. Gemensamma onboarding kan skapa vänskap för många år framöver. Detta har naturligtvis en stark inverkan på den övergripande kandidatupplevelsen.

Så: Hitta sätt att informellt sammanföra människor med varandra.

Para ihop dem med anställda från olika avdelningar och bakgrunder.

Börja med grunderna

När du återanpassar de nyanställda kommer de att ha frågor om sina roller och ansvarsområden, medicinska förmåner och tidspolicy. Tänk därför på regelbunden kommunikation och uppdatering av policyer.

Introducera de anställda till arbetsplatsen

Dina nyanställda på distans kanske aldrig har varit på ditt kontor. Om så är fallet, visa dem runt! Ge dem en rundtur till platser som de måste känna till, lunchplatser och promenera helt enkelt. Beroende på lokala bestämmelser och bransch kan du också behöva ge dem en utbildning i säkerhet på arbetsplatsen.

Ha individuella omskolningsmöten

En personlig chatt kan vara effektivare mellan chefen och den anställde. Chefen kan avgöra hur väl den nyanställde har kommit in i sin roll. Chefen kan också erbjuda alternativa metoder för att hjälpa den nyanställde att komma till rätta när det behövs. Underlätta samtalet genom att ge båda parter några riktlinjer att tänka på.

Fokus på yrkesutbildning

Fokusera på ämnen som hjälper nya medarbetare att utföra sina uppgifter på ett produktivt sätt. De behöver en tydlig karriärväg och omfattande checklistor för att säkerställa att de arbetar effektivt. Cheferna kan också genomföra praktiska utvärderingar för att säkerställa att medarbetarna presterar utifrån de uppsatta förväntningarna när de är bortresta.

😷 Hur omplacerar du dina anställda efter en pandemi?

Omskolning i en postpandemisk miljö går längre än att ge de anställda information om den senaste utvecklingen inom organisationen. Istället bör organisationens tillvägagångssätt fastställa din arbetspolicy och skydda dina anställdas hälsa. 

Under postpandemin kan ombordstigning tillämpas på: 

• Återöppning av dina kontor 
• Återanställning av anställda efter uppsägningar 
• Förändring av arbetspositionen/rollen 

Generellt sett har Covid-19-pandemin förändrat hur organisationer arbetar och hur de hittar effektiva sätt att välkomna anställda tillbaka. Därför är det inte lätt att återanställa anställda. Oavsett om du arbetar på distans eller har anammat en hybridarbetsmodell är det viktigt att kommunicera dina uppdaterade policyer, kommunikationssätt, kontorsstruktur (för nyanställda) och omdefinierade roller.

Faktorer att tänka på vid ombordstigning efter en pandemi 

1. Fysisk arbetsplats: Som arbetsgivare bör du se till att anläggningen är säker och minimera all risk för smitta om du planerar att återuppta fysiskt arbete. Innan du återupptar arbetet ska du tillhandahålla tillräckligt med utrymme för social distansering och lämpliga sanitära anläggningar.

För säkerheten bör du ta hänsyn till faktorer som: 

• Upprätta regler för personlig kontakt
• Uppmuntra till delning utan föremål när det är nödvändigt.
• Omorganisera din planlösning
• Avskaffa standardiserade samlingssektioner.
• Stäng av rastlokalerna.
• Skapa stationer för handdesinfektion
• Dela regler för rengöring av gemensam utrustning
• Skapa lämpliga krav på ansiktsmask
• Begränsa antalet anställda i ett slutet rum
• Skapa förskjutna arbetsdagar och
  

2. Psykisk hälsa: De flesta individer har drabbats av psykisk ohälsa på grund av isoleringen i samband med pandemins utbrott. En organisation som tar sig in på nytt bör fokusera på att ha en mekanism för första hjälpen för psykisk hälsa. Visa stöd för dina anställda genom att initiera friskvårdsaktiviteter som terapi, meditation, fitnessklasser med mera.  

3. Kommunikationsstrategi: En organisation bör ha en öppen kommunikationskanal och erbjuda nödvändig feedback vid behov. Kommunikationssystemet bör tydligt formulera nya strategier eller ändringar i befintliga strategier. Dessutom bör de anställda känna sig fria att framföra sina åsikter.

Hur går det till när anställda återanställs efter en pandemi?

1. Upprätta en plan för återgång till arbetet: Det är en utmaning att återgå till arbetet efter en pandemi, eftersom återvändande anställda kan känna sig överväldigade och oroliga. Vi rekommenderar att organisationer inrättar ett team som övervakar utformningen av planen för återgång till arbetet. Enheten kan genomföra och övervaka programmet. Förutom att anta en strategi för återgång till arbetet bör ditt projekt hålla sig till att hjälpa de anställda att acklimatisera sig till sina vanliga arbetsuppgifter. Du måste också ta hänsyn till riskbedömning, social distansering och handlingsplanen Covi-19.
   
   
2. Utforma en plan för omskolning baserad på erfarenhet. Det finns ingen standardlösning eftersom planerna påverkar de anställda på olika sätt. Nyanställda behöver till exempel logistisk information och ytterligare vägledning när de navigerar i sin nya fysiska arbetsmiljö.
   
   
3. Utbildning och stödresurser. Efter att ha varit borta kan medarbetarna behöva en uppfräschning av olika aspekter av sina roller. Du kan distribuera resurser som rör den uppdaterade policyn, säkerhetsinformation, information om mental hälsa, bland annat. Om medarbetarnas roller har förändrats behöver de uppdateras om de primära ansvarsområdena i deras roll. Anställda vars specifika roller förändras kommer att behöva vidareutbildning för att ge dem de färdigheter som krävs för att de ska kunna arbeta effektivt.
   
   
4. Stärk organisationens mål. Medarbetarna måste förstå att deras arbete för din organisation är viktigt och att de bidrar till att uppfylla de allmänna målen. När omskolningen äger rum bör du tydligt kommunicera organisationens syfte. För dem till rätta och kommunicera dina mål. Det bygger upp ett förtroende mellan arbetsgivare och anställda och stärker arbetskulturen.
   
   
5. Konsekvent kommunikation. När en arbetsgivare och en anställd på kommunicerar regelbundet hjälper det till att kartlägga målen, minskar oron och stöder arbetskulturen. En anställd kan ha en betydande förståelse för organisationens mål, men det finns en chans att dessa mål kan ha ändrats medan han eller hon var borta. I det här skedet måste du också kommunicera organisationens förväntningar.
   
   
6. Meddela dina förväntningar. Chefer bör sträva efter att omvärdera prioriteringar och diskutera förväntningar med personalen samtidigt som de samlar in feedback. Observera att medarbetarna håller på att komma till rätta med den extra påfrestning som en låsning innebär.
   Att justera sina förväntningar på input och output ses mycket mer positivt än de som krävde att allt skulle fortsätta som vanligt under pandemin. När du återigen delar med dig av organisationens förväntningar måste du erkänna de utmaningar som människor står inför och visa medkänsla genom att erkänna att varje individ är utsatt för olika påfrestningar.
   

7. Organisera aktiviteter för att bygga upp laget. Kom ihåg att de anställda inte har träffat sina kollegor på länge, så se till att de vänjer sig vid varandra så tidigt som möjligt. Fokusera på den sociala aspekten av jobbet och anordna aktiviteter som roliga frågesporter eller företagssammankomster för att hjälpa arbetstagarna att återigen bekanta sig med sina kollegor.
   

7. Bestäm vem som behöver återonboarding. Vissa anställda kan fortfarande känna sig obekväma när de återvänder till kontoret efter en pandemi. Om de har invändningar, lyssna på dem. Det är bäst att göra en enkätundersökning bland de anställda för att förstå var man ska börja, vem som vill komma tillbaka, vem som inte vill och vem som bör göra det. En organisation måste framför allt ta hänsyn till att vissa anställda är mer produktiva när de arbetar på distans.
   
   
8. Öka medvetenheten om riskerna för cybersäkerhet. Mitt i pandemin har hoten mot cybersäkerheten varit omfattande. Skadliga aktörer riktar in sig på anställda. Påminn dina anställda om att vara vaksamma för att undvika att falla offer för nätfiskeattacker. En organisation kan ge information om säkerhetsutbildning och om hur man skyddar känsliga uppgifter. Uppmuntra de anställda att använda verktyg som virtuella privata nätverk (VPN).
   
   
9. Mätning av effekten. Omlistning är en kontinuerlig process. Du måste mäta resultaten av din omplaceringsprocess för att förstå hur du kan förbättra den. Fokusera på mätvärden som medarbetarnöjdhet, engagemang och bedömning av omskolningsprocessens styrka.
   

Generellt sett kan det vara en utmaning för de flesta organisationer att ombilda sig manuellt på grund av det omständliga arbetet. Zavvy erbjuder flera onboarding -lösningar som fokuserar på fastställda mål och eliminerar manuellt arbete.  

📝 Checklista för ombordstigning efter pandemin

En organisations checklista för återanpassning efter en pandemi styrs av två faktorer: innan du återgår till arbetet och när du återupptar arbetet. Checklistan bör överensstämma med följande aspekter:  

• Samla in relevanta resurser. Förbered en snabbguide med vanliga frågor och svar som berör grundläggande faktorer som påverkar arbetsplatsen. Du kan förbereda värdefulla resurser för att kommunicera eventuella policyändringar, inklusive riktlinjer för anställdas uppförande.
  
  
• Följ hälsoriktlinjerna. Se till att ditt kontor uppfyller alla riktlinjer för Covid-19. Riktlinjerna fokuserar främst på vaccination, masker och sanitetspunkter. Se till att byggnaden är sanerad och att hygienprodukter finns lättillgängliga. Gör omjusteringar för att ta hänsyn till kraven på social distansering.
  
  
• Förtydliga förmåner efter pandemi. Pandemin har förändrat de flesta organisationers ekonomiska utsikter. I vissa fall har organisationerna gjort vinster medan andra fortfarande befinner sig i återhämtningsfasen. Oavsett situationen kommer de anställda att vara angelägna om att få veta om deras förmåner och förmånsstruktur har förändrats. Förbered därför en detaljerad guide om varje anställds förmåner och dela med dig av dem när de återgår till arbetet.
  
  
• Meddela förändringarna. Innan arbetstagaren återgår till arbetet ska du informera honom eller henne om ändringarna. Du kan göra detta genom ett videosamtal eller ett e-postmeddelande. Om din organisation dessutom presenterar nya verktyg för anställda, kommunicera dem i förväg och erbjud relevant utbildning.
  
  
• Anpassa och kommunicera organisationens mål. När du återvänder från pandemin kan verksamhetsprioriteringarna ha ändrats för att återspegla det nya normala. Utforma därför en kommunikationsmodell för att se till att alla är informerade.
  
  
• Öppna kommunikationslinjer. Klargör hur du kommer att uppdatera de anställda och vart de ska vända sig om de har frågor. Se till att den valda kommunikationslinjen är effektiv för både organisationen och de anställda.
  
  
• Återkoppling från de anställda. Sträva efter att samla in feedback regelbundet eftersom det visar empati och omsorg. Använd feedbacken för att se till att medarbetarna förblir motiverade och produktiva i sina arbetsuppgifter.
  
  

⏯️ Hur återanvänder man personer som varit frånvarande under en längre tid?

Den här är främst avsedd för personer som återvänder från mammaledighet, pappaledighet, sabbatsår, längre sjukskrivningar osv.

När du har varit borta i mer än ett par månader är det troligt att du har missat en hel del saker.

Här är vad du bör tänka på:

Förbereda relevant material och resurser. Dina anställda kan ha olika frågor om organisationens väg och dina förväntningar. Därför kan du förbereda värdefullt material, inklusive dokument med vanliga frågor och svar om omskolning och öppna kommunikationskanaler för att besvara deras frågor.  

Meddela vad som har ändrats. Försök att förmedla viktig information till de anställda om hur deras frånvaro kan påverka organisationen. Kommunicera alla förändringar som skett under pausperioden, inklusive nyanställningar, avgångar, förändringar i organisationsstrukturen, kostnadsbesparingar med mera. Framför allt kommer kommunikationen att försäkra de anställda om att de är uppskattade, vilket bidrar till deras totala produktivitet.

Skicka ett e-postmeddelande före ombordstigning.Skicka ett e-postmeddelande till de återvändande medarbetarna innan de anmäler sig. E-postmeddelandet bör innehålla alla detaljer för att se till att de har allt de behöver för att komma igång.

Var medveten: Att ha varit borta ett tag och märka att saker och ting har fungerat utan dig kan orsaka osäkerhet. Se till att framhäva dina tidigare bidrag. Visa att du bryr dig om dem. Visa dem att ditt team är glad över att de är tillbaka.

❌ Undvik dessa misstag vid omskolning

1. Underlåtenhet att omplacera internt anställda
2. Att ha en kortsiktig plan för omskolning 
3. Försenad ombordstigning 
4. Brist på utvärdering av omskolningsprocessen
5. Brist på återkoppling 

📈 Följ dessa bästa metoder

• Tillhandahålla utbildningsresurser
• Involvera de anställda
• Observera ständig kommunikation.
• Fokusera på feedback från de anställda
• Håll dig till regeringens hälsoriktlinjer
• Dela med sig av organisationens mål och målsättningar efter en pandemi.  

➡️ Ombordstigning görs enkelt med Zavvy

Omskolning är inte en engångsaktivitet. Organisationer bör förstå att omskolning är en långsam process som kräver noggrann planering och genomförande. Omskolning är en viktig del av den anställdas resa, även om de flesta organisationer ofta förbiser den. 

Om du är intresserad av hur en reboarding-lösning kan påverka din organisation kan du fokusera på tredjepartslösningar.

Zavvy är det enklaste sättet att främja prestation, kultur och välbefinnande. Oavsett om ditt team arbetar på distans, hybrid eller på kontoret kan du hantera onboarding och reboarding eller skapa en unik hybridarbetsmiljö med hjälp av våra lösningar.