Hur man blir en bra ledare på distans: Övervinn utmaningar och inspirera ditt team

Det är svårt nog att motivera och inspirera ett team - särskilt i svåra tider.

Men det kan kännas nästan omöjligt när du måste göra det bakom en datorskärm, många mil från alla inblandade.

Det är en utmaning att upprätthålla samma höga prestationsstandard som en personlig ledare. Men det är ändå avgörande för teamets framgång och moral.

Så hur blir du en ledare på distans som folk faktiskt lyssnar på? Svaret ligger i att ha en mångfacetterad inställning till kontakter och kommunikation.

Låt oss titta på hur du kan skapa en kultur av förtroende, hålla kontakten med ditt team och väcka passionen hos dina följare - i närheten eller långt borta.

💼 Vad är ledarskap på distans?

Ledarskap på distans innebär att leda ett team som är utspritt på olika fysiska platser. Det är processen att leda anställda och team på distans - både i administrativ mening och i inspirerande mening.

Ledarskap handlar om att leda människor mot ett gemensamt mål och inspirera dem till att uppnå det. 

Kan du göra det på distans? Absolut. 

Ledarskap är inte begränsat till ett visst kontor eller arbetsrum. Det krävs bara några få ändringar i ditt vanliga tillvägagångssätt när du möts personligen.

Ledarskap på distans är detsamma som allt annat ledarskap: det möjliggörs av tekniken men definieras inte av den. Och för att det ska fungera måste du fokusera ännu mer än vanligt på människor och kultur.

Sedan 2020 års massiva övergång till distansarbete - följt av framväxten av en hybridarbetsmodell - har personalchefernas roll utvecklats. De måste bygga upp närmare kontakter med sina medarbetare än tidigare för att kompensera för bristen på personlig kontakt.

💡 Vi har upptäckt fler mönster som du kan upptäcka i vår artikel om trender för hybrid- och distansarbete.

🤯 8 Specifika utmaningar för ledarskap på distans

Det är inte lätt att leda på distans.

Här är några hinder som fjärrledare ofta stöter på (med tips på hur de kan övervinna dem).

Ompröva system och införa nya verktyg och processer

Det är viktigt att ha system och verktyg som hjälper ditt team att hålla kontakten med varandra, vara organiserat och produktivt.

Men att implementera nya verktyg och processer kan vara särskilt utmanande för chefer som är nya inom distansarbete. Därför bör du läsa på ordentligt om de verktyg och processer som du kommer att använda i ditt företag.

Tänk dig till exempel att du övervakar ett team av revisorer på distans. Generella projekthanteringsverktyg kanske täcker grunderna, men de är inte skräddarsydda för nyanserna i en redovisningsbyrås arbetsflöde. Det är här programvaran för projektledning inom redovisning kommer in i bilden. Dessa specialverktyg är utformade med exakt de funktioner som behövs för att effektivisera och förbättra det sätt på vilket redovisningsteam på distans arbetar med sina projekt. Det lönar sig alltså att investera tid i att hitta rätt verktyg som är särskilt utformat för dina redovisningsbehov.

Tips: Det kan krävas försök och misstag för att hitta rätt verktyg och processer, men när du väl har hittat det som fungerar för ditt team ska du hålla dig till det.

Bygga relationer mellan gruppmedlemmarna

Att bygga en definierad, stark teamkultur är alltid en prioritet för företag, men det är ännu viktigare när det gäller distansarbete. 

Bristen på fysisk närhet kan göra det svårare för ditt team att känna sig sammanlänkat, så det är viktigt att planera regelbundna möten och teambyggande aktiviteter.

Bedömning av de anställdas prestationer

Det kan vara svårare att bedöma deras arbete korrekt om du inte kan se hur dina anställda presterar. 

Tips: Fokusera på att ställa upp tydliga förväntningar och mål och på löpande resultatkontroller för att se till att alla är på rätt spår och får det stöd de behöver.

💡 Inspireras av 35 exempel på SMART-mål för anställda.

Förhindra utbrändhet och överväldigande situationer

Distansarbete kan sudda ut gränserna mellan arbete och privatliv, vilket gör det lättare för anställda att känna sig utbrända eller överväldigade. 

Tips: Som ledare på distans bör du kontrollera regelbundet med ditt team och se till att de har allt de behöver för att lyckas - inklusive pauser och ledighet.

Hantera arbetstagarnas sociala isolering

Distansarbete kan också leda till en känsla av social isolering, särskilt för introverta medarbetare. 

Fjärrledare måste därför anstränga sig för att få kontakt med sitt team på en personlig nivå och skapa möjligheter för att skapa band mellan teamet. Även om det bara är virtuella happy hours eller roliga aktiviteter.

Tips: Zavvy:s "Conversations that Matter" är ett utmärkt program för att hjälpa anställda och ledare att komma i kontakt med varandra. Du kan prova det gratis.

Undvika silos

Utan möjlighet att enkelt samarbeta och kommunicera ansikte mot ansikte kan distansarbete leda till silos och bristande kommunikation mellan olika team. Som ledare på distans måste du aktivt uppmuntra samarbete och kommunikation mellan teammedlemmar och andra avdelningar.

Att övervinna bristen på personlig övervakning och delaktighet.

Som ledare på distans kan det vara svårare att hålla koll på de dagliga uppgifterna och ha lika mycket tillsyn som på kontoret. 

Det är viktigt att kommunicera förväntningar, göra regelbundna kontroller och lita på att ditt team kan hantera sitt arbete självständigt.

hantera bristande tillgång till information eller resurser

På distans kan det vara svårare för de anställda att få tillgång till nödvändig information och resurser. 

Som ledare på distans behöver du system för att de anställda enkelt ska kunna få tillgång till det de behöver och ge stöd och vägledning när det behövs.

💪 4 Effektiva ledarskapsstilar för virtuella ledare på distans

Unika personlighetstyper ger ledarrollen en mängd olika egenskaper. 

Det skulle vara ganska tråkigt om alla var likadana, men olika ledarstilar är lämpliga för olika typer av företag. 

Här är hur några av dem kan fungera i en fjärrmiljö.

Deltagande ledarskap

En deltagande ledarstil innebär att du involverar ditt team i beslutsfattandet och skapar en känsla av ägande och ansvar. 

På distans kan cheferna möjliggöra deltagande med hjälp av online-verktyg som omröstningar eller undersökningar för att samla in synpunkter från teammedlemmarna eller genom att regelbundet kolla in dem för att få feedback på pågående projekt.

Transformativt ledarskap

Transformationellt ledarskap handlar om att inspirera och motivera ditt team genom att fastställa en tydlig vision och motivera dem att arbeta mot den. 

Som ledare på distans kan du inspirera och motivera via videokonferenser eller virtuella möten för att kommunicera din vision. 

Ni måste tala öppet för att se till att alla delar ert gemensamma mål.

Tips: Transformativa ledare bör ägna stor uppmärksamhet åt onboarding nyanställda så att de tidigt kan förstå organisationens vision.

Servant ledarskap 

En tjänande ledare fokuserar på att sätta teamets behov framför allt. 

I en avlägsen miljö skulle en tjänande ledare regelbundet kolla in sitt team för att se om de har alla resurser och allt stöd de behöver och ta itu med eventuella problem som kan uppstå.

Situationsbaserat ledarskap 

Som namnet antyder bygger en situationsanpassad stil på att du skräddarsyr ditt tillvägagångssätt för att passa de unika behoven och förmågorna hos varje individ i ditt team. 

På distans kan en situationsanpassad ledare anpassa kommunikationsmetoderna till introverta och extroverta personer och ge olika nivåer av vägledning och stöd beroende på varje medarbetares förmåga.

🌟 12 viktiga egenskaper för en effektiv ledare på distans

Förutom att ha en väldefinierad ledarstil kan vissa beteenden och egenskaper få en fjärrledare att sticka ut. 

Bygger förtroende

Utan fysisk närhet kan det vara svårare för ledare på distans att vinna gruppens förtroende. De bör vara öppna och transparenta och följa upp sina löften för att få detta att hända.

Kommunicerar tydligt

Utan de indikationer som ges av kroppsspråk och tonfall kan kommunikation på distans lätt missförstås. Därför bör ledarna på distans ge tydliga instruktioner och förväntningar och ge gruppmedlemmarna möjlighet att ställa frågor eller klargöra eventuella oklarheter.

Lär sig och observerar

Ledare på distans har mindre möjlighet att direkt observera teamets framsteg och prestationer än chefer på kontoret. Därför måste de kolla in lite mer än vanligt och uppmuntra de anställda att reflektera över sig själva. 

Det är också bra att få människor att delta mer i samarbetsprojekt för att se hur de gör saker och ting.

Organiserar och planerar noggrant

Utan den struktur som finns på ett kontor måste distansledare ha en stark organisationsförmåga och förmåga att planera projekt. Dessutom måste de skapa system och strukturer för samarbete i team på distans och sätta upp mål och tidsfrister.

Fastställer specifika mål och resultat.

Precis som i en traditionell kontorsmiljö måste distansledare ställa upp tydliga förväntningar och mål. Detta innebär att man måste definiera hur framgång ser ut och ge lagmedlemmarna det stöd och de resurser de behöver för att nå dessa mål.

💡 Men hur är det att sätta upp mål för ledarna? Kolla in våra exempel på SMART-mål för ledarskap för att se hur du sätter upp mål för dina ledare.

Förblir anpassningsbar

Fjärrledare måste vara anpassningsbara och kunna lösa problem i svåra situationer. Ledarna kan behöva: 

• Felsöka tekniska problem. 
• Hitta nya sätt att hålla arbetsmoralen hög under en omstrukturering av företaget. 
• Eller till och med ge känslomässigt stöd i svåra tider.

Håller mötena på rätt spår

Utan det vanliga kroppsspråket och tonfallet kan möten på distans lätt komma bort från ämnet eller bli improduktiva. Som ledare på distans är det viktigt att hålla mötena organiserade, hålla sig på rätt spår med punkterna på dagordningen och se till att varje möte har ett tydligt syfte och önskat resultat.

Inspirerar till positivitet

Oavsett om det är genom virtuella teambuildingaktiviteter eller personliga möten måste distansledare hålla sina team motiverade och engagerade i sitt arbete. 

En viktig ingrediens i detta är att ha roligt. Att låta teamets personlighet lysa genom skärmen och dela ett skratt kan skapa enighet medan man arbetar med utmaningar.

För samman människor

Ledare som arbetar på distans måste samla de anställda och få dem att känna sig som ett sammansvetsat team, även om de är utspridda i olika tidszoner.

Här är några exempel på aktiviteter för att föra samman människor:

• Skapa virtuella utrymmen för teambuilding och kommunikation. 
• Se till att alla känner sig inkluderade och uppskattade, även om de inte är fysiskt närvarande i rummet.
• Eller till och med införa mentorprogram för att bygga relationer över hierarkiska nivåer.

Respekterar kulturell känslighet

Fjärrteam kan ha olika bakgrunder och kulturer, och fjärrledare måste vara respektfulla och lyhörda för dessa skillnader. De bör anstränga sig för att anpassa kommunikationsstilar och vara öppna för feedback om hur de kan förbättra integrationen.

Främjar öppen återkoppling

Utan möjlighet till avslappnade samtal på kontoret måste ledare på distans aktivt främja en miljö där gruppmedlemmarna känner sig bekväma med att ge och ta emot konstruktiv feedback. Detta innebär att man måste inhämta åsikter från hela företaget(360-graders utvärderingar är utmärkta för detta) och vara mottaglig och villig att göra förändringar utifrån denna feedback.

Visar medkänsla

Distansledare måste visa empati för de unika utmaningar som följer med distansarbete, t.ex. att känna sig isolerad eller kämpa med tekniska problem. Att visa lite förståelse för dem som kämpar med jobbet eller till och med svåra livshändelser kan bidra mycket till att bygga relationer.

⚒️ 3 sätt att bygga upp ledarskapskompetens på distans

Människor i ledarroller behöver kärnkompetenser för att kunna prestera på sin bästa nivå och få ut det bästa av sina medarbetare. 

Även om dina ledare redan har viktiga färdigheter kan de också dra nytta av kompetensutveckling.

När det handlar om distans är det viktigt att uppgradera mjuka färdigheter som kommunikation, coachingförmåga, strategisk planering och främjande av samarbete. 

Här är tre sätt för dig att ge dina ledare möjlighet att kontinuerligt förbättra sin kompetens på distans.

Införskaffa dina ledare

Ledare måste kunna ta sig in i arbetet, särskilt eftersom det inte är så lätt för dem att introducera sig i gruppen.

Så onboarding är en stor del av att bygga upp relationer tidigt och få dem att anpassa sig till företagets kultur och kommunikationsstil.

Zavvy kan hjälpa till att vägleda nya ledare genom denna process. 

Freeletics, Europas främsta fitnessapp, använde vår plattform för att automatiskt registrera nya chefer i ett onboarding -program så snart de fick en befordran.

‍

Varför inte be befintliga chefer att gå igenom onboarding för nya medarbetare också? 

Även om de hoppar över de administrativa delarna kan de ha nytta av att veta hur deras kollegor får utbildning för att kunna arbeta tillsammans med dem.

Utbilda färdigheter kontinuerligt

Oavsett om de är helt nya eller har arbetat i tio år måste ledarna uppgradera och förbättra sina rollspecifika färdigheter för att kunna prestera på bästa sätt.

Det rör sig ofta om tekniska färdigheter och branschspecialiteter snarare än om kompetenser. Men när det gäller ledarskap finns det vanligtvis en övergång mellan de två.

Distansutbildning har kommit långt under de senaste åren, och e-learning är numera en effektiv och rolig process om den utförs på rätt sätt. Oavsett om det handlar om en fem minuter lång mikroutbildning i början av dagen eller en ettårig utbildning kan du göra allt online.

Utbildning bör vara en del av en övergripande plan för ledarskapsutveckling. Den kan förbättra en ledares färdigheter på många olika områden. 

💡 Om du vill ha fler idéer om lektioner som kommer att påverka ditt företag positivt kan du bläddra bland våra teman för ledarskapsutbildning.

Och om du inte vet var du ska börja när du skickar iväg dem på en utvecklingsresa kan du ta en titt på vår mall för ledarskapsutbildning. Du får ett kostnadsfritt, lättanvänt dokument som hjälper dig att planera och budgetera ledarskapsutveckling.

Socialt lärande: Rundabordssamtal om ledarskap

Ledare måste ibland göra saker på egen hand, och de kan känna sig isolerade när de leder på distans. De kan till exempel inte gå över till en annan chefs skrivbord och be om råd om hur de ska hantera en omotiverad medarbetare.

Regelbundna, organiserade träffar med andra ledare är därför ett måste för att hålla sig frisk, ansluten och informerad.

Detta är en annan del av ledarskapet som Freeletics är särskilt bra på. Deras "People Manager Roundtables" är regelbundna möten där cheferna diskuterar sina ledarskapsutmaningar och framgångar.

Att dela med sig av tips och diskutera strategier med varandra är ett utmärkt sätt för företagsledare att hålla sig på topp. Med hjälp av Zavvy kan de förbereda och genomföra varje session enligt ett schema var sjätte vecka.

🤝 Hur man skapar en kultur av proaktiv kontaktskapande

En av de största utmaningarna med ledarskap på distans är att hålla kontakten. Det bästa sättet att lösa detta är att vara proaktiv.

Trots att vi förlitar oss på plattformar för att organisera en stor del av vår kommunikation - vilket ibland kan vara en välsignelse - krävs det en del gammalmodig mänsklig ansträngning för att hålla sig informerad.

Wayne Turmel från Remote Leadership Institute förklarar:

"Om du accepterar fördelarna med distansarbete har du ett ansvar - gentemot din arbetsgivare, dina lagkamrater och dig själv - att vara informerad, uppkopplad och medveten."

Under en arbetsvecka på distans kan du vara ovetande om alla möjliga viktiga händelser. 

Du kanske inte får veta vad som händer på andra avdelningar eller i andra team. 

Vissa saker kan komma att meddelas, men andra får du oftast reda på genom småprat på kontoret.

För att undvika detta, menar Wayne, måste vi anstränga oss och sträcka ut handen:

"När vi arbetar på distans kan vi bli väldigt självbelåtna. Vi väljer att "ignorera kontorspolitiken", men sedan klagar vi på att vi inte vet vad som händer på företaget, eller att vi inte hört talas om det här problemet som plötsligt påverkar vårt arbete - och det finns chans att det stod i alla de nyhetsbrev som du raderat utan att läsa.

Attsäga 'ingen har berättat för mig' kan vara sant, men det är också en ursäkt."

Det betyder inte nödvändigtvis att du måste ta på dig en massa extra arbete. Det är bara att vara proaktiv och planera ditt uppsökande arbete inom företaget. 

Planera till exempel in 30 minuter två gånger i månaden för att skicka e-post, meddelanden och inbjudningar för att träffa andra i företaget. 

Tips: inkludera även personer som du inte har en nära arbetsrelation med. De kan ibland vara dina mest användbara kontakter.

➡️ Bygg upp en enastående ledningsgrupp med Zavvy

Att möjliggöra inspiration på distans är bara möjligt med rätt personer på plats. Det bästa sättet att göra dina chefer till ledare är att ge dem de verktyg och möjligheter de behöver för att utvecklas.

Zavvy automatiserar den tråkiga administrationen från denna process, vilket gör att du kan ge nästa generation ledare i ditt företag mer inflytande. 

Använd vår plattform för chefsutbildning för att hjälpa dina ledare att få ut mesta möjliga av resan mot ledarskap.

Med innovativa utbildningsmetoder, automatiserad mötesplanering och anpassningsbara utbildningsvägar har den allt en framåtblickande organisation kan önska sig.

Se allt i aktion i en kostnadsfri 30 minuters demo.