Hur man framgångsrikt implementerar flexibla arbetsarrangemang i ditt företag

Flexibla arbetsformer är inte längre en förmån. De är en nödvändighet. 

Sedan covid-19-pandemin bröt ut har distans- och hybridarbetsmodeller blivit det nya normala i många företag. Med ett ökat fokus på nöjda medarbetare är ett flexibelt arbetsarrangemang nu en prioritet för ett företag - oavsett om det är en startup eller ett multinationellt företag.

Men hur kan vi se till att flexibiliteten inte äventyrar produktiviteten eller sammanhållningen i teamet? En lyckad övergång till flexibla arbetsformer kräver trots allt strukturella förändringar och ett förändrat tankesätt .

Denna artikel kommer att:

• Utforska steg-för-steg-processen för att framgångsrikt införa flexibla arbetsformer i ditt företag.
• Hjälpa dig att förstå dynamiken och fördelarna med flexibelt arbete.
• Förklara varför du kan bygga upp en anpassningsbar och högpresterande personalstyrka genom att anta rätt strategier. 

🔨 Hur du framgångsrikt implementerar flexibla arbetsarrangemang i ditt företag i 7 steg

Nu när du känner till fördelarna med flexibla arbetsformer, låt oss se hur du kan införliva dem i ditt företag. 

Fastställa de bästa flexibla arbetsformerna för ditt företag

Det finns flera modeller för flexibla arbetsarrangemang, t.ex:

• Arbete på distans: Att låta medarbetare arbeta varifrån de vill.
• Delat arbete: Att mer än en person utför samma arbetsuppgifter. Det gör arbetsbelastningen hanterbar och förbättrar problemlösningen. 
• Deltidsarbete: Hjälper dig att attrahera och behålla kvalificerade talanger som kanske inte är intresserade av en heltidstjänst. 
• Flextid: Att låta anställda välja sina arbetstider. Det hjälper medarbetarna att fullgöra sina åtaganden och upprätthålla produktiviteten. Med flextid kan du kombinera alternativ som passar dina behov och anställda. 
• Komprimerat schema: Hjälper medarbetarna att balansera hög arbetsbelastning och få en extra dag för återhämtning (tänk 4-dagars arbetsvecka). 

Din uppgift är att välja en modell som passar din personalstyrka och dina affärsmål för att säkerställa bästa resultat. 

Fråga dina anställda och ta reda på vad de vill ha i flexibla arbetsarrangemang. Gör undersökningar och utforma personliga arrangemang för olika team för att göra det bästa valet. 

Men se upp, en enda arbetsmodell kanske inte passar hela personalstyrkan, särskilt om du har en mångsidig talangpool. 

Till exempel är distansarbete perfekt för kreativa roller, men kanske inte lämpligt för anställda med strategiska roller. 

Försök dock att hitta rätt balans utan att kompromissa med affärsmålen.

Fastställa tydliga policyer och riktlinjer

Flexibla arbetsformer ger medarbetarna frihet. Men utan tydliga riktlinjer kan detta ofta missbrukas eller underutnyttjas. 

Tydliga riktlinjer kan minska förvirringen, upprätthålla produktiviteten och förbättra affärsresultaten på lång sikt.

Här är några punkter som du bör tänka på när du väljer policy:

• Tillgänglighet för anställda för frekvent kommunikation;
• tid som krävs för att svara;
• närvaro vid mötet;
• balans mellan avdelningarna;
• alternativa arrangemang för barnomsorg. 

💡 Tips: Ta fram och dela korrekt dokumentation för att undvika förvirring senare. 

Investera i teknik

Trots sina fördelar innebär flexibla arbetsformer flera utmaningar för en organisation. En av dem är att hantera medarbetare som arbetar från olika platser och enligt olika scheman.

Därför måste företagen investera i rätt teknik för att effektivisera arbetsflödet och förse medarbetarna med det de behöver. 

Tillhandahåll bärbara datorer, headset och andra prylar för medarbetare som arbetar på distans. 

Dessutom har ni ett säkert internt system för datadelning och kommunikation. 

Och glöm inte bort ett varierat utbud av utbildning och utveckling.

Uppmuntra kommunikation och samarbete

När medarbetarna arbetar på olika platser och enligt olika scheman är det viktigt att kommunikationen är tydlig. 

Förutom att tillhandahålla en särskild kommunikationskanal ska du se till att dina medarbetare känner sig bekväma med att kontakta kollegor virtuellt. Starta initiativ över avdelningsgränserna för att skapa synergier. 

Ha en virtuell kalender så att medarbetarna vet när de ska kontakta varandra. Underhåll regelbundet audio- och videokommunikationskanaler för att undvika friktion i medarbetarnas samarbete. Tillhandahåll rätt verktyg för distansarbete och se till att alla vet hur de ska använda dem. 

Utbilda chefer och anställda

Utbildning av chefer och anställda är avgörande för att framgångsrikt införa flexibla arbetsarrangemang. 

Skapa eller bevara utbildningsmaterial som ger chefer och medarbetare de färdigheter, kunskaper och verktyg som krävs för att anpassa sig till den nya arbetsmetoden.

För chefer bör utbildningen fokusera på att hantera ett distans- eller hybridteam. 

Inkludera utbildningsämnen som t.ex: 

• Utveckling av kompetensen att leda virtuella team; 
• Fjärrkommunikation;
• ge effektiv feedback på distans; 
• förtroendeskapande; 
• upprätthålla medarbetarnas engagemang på distans.

Utbilda medarbetarna så att de får de kunskaper som krävs för att de ska kunna vara produktiva och effektiva när de arbetar flexibelt.

Inkludera ämnen som t.ex: 

• tidshantering; 
• Självmotivation; 
• digital kompetens; 
• behärska verktyg och teknik för distansarbete; 
• hur man upprätthåller en sund balans mellan arbete och privatliv när man arbetar på distans;
• hantering av potentiell isolering.

💡 Tips #1: Erbjud löpande stöd och resurser utöver formell utbildning. Syftet är att hjälpa chefer och anställda att navigera i övergången till flexibla arbetsarrangemang. 

💡 Tips #2: Kom ihåg att öppna kommunikationslinjer är avgörande under denna tid av förändring, och att utbildning bör vara en kontinuerlig process som anpassas till nya behov och utmaningar allt eftersom de uppstår.

A digital adoption platform (DAP) is an excellent solution for hybrid and remote teams to provide contextual training and continuous support to employees and managers across your digital workplace.

With a DAP such as Walkme or Whatfix, an organization can enable employees to get the most out of their digital tools by creating in-app guidance to drive software adoption, pop-ups for process changes or company announcements, and self-help wikis that provide real-time, on-demand support for IT-related questions.

Säkerställ en enhetlig medarbetarupplevelse för hela din personalstyrka

Att säkerställa en enhetlig medarbetarupplevelse för hela din personalstyrka, oavsett deras arbetsarrangemang, är avgörande för att framgångsrikt implementera flexibla arbetsarrangemang. 

Din uppgift är att främja en inkluderande arbetskultur där alla medarbetare känner sig lika värderade och engagerade, oavsett om de arbetar från kontoret, hemmet eller någon annan avlägsen plats.

Genom att utnyttja teknik och digitala verktyg kan man överbrygga geografiska klyftor och möjliggöra sömlös interaktion och samarbete. 

Några lösningar för att säkerställa att alla medarbetare är inriktade på teamets mål och organisatoriska mål är:

• regelbundna avstämningar; 
• virtuella gruppmöten;  
• plattformar för samarbete. 

📝 Kolla in 17 kraftfulla mallar för personliga möten för dina kommande konversationer. 

Dessutom är det viktigt att upprätthålla konsekvens i prestationshantering och personalutveckling över olika arbetsarrangemang.

Du måste se till att distansarbetare har samma tillgång till tillväxtmöjligheter, utbildningsprogram och resurser för karriärutveckling som sina kollegor på kontoret.

Zavvy är den ultimata plattformen för personalutveckling för digitala startups och scaleups. 

Med våra innovativa verktyg kan du utveckla, engagera och behålla dina talanger på samma sätt som de mest framgångsrika teknikjättarna. 

Zavvy erbjuder en rad anpassningsbara lösningar, inklusive preboarding och onboarding, prestation och feedback, utveckling och färdigheter, utbildning och kunskap samt engagemang - allt till ett pris som är tillgängligt för växande företag.

Utvärdera och anpassa din policy för flexibelt arbete

Varje strategi kräver regelbunden utvärdering för att upprätthålla goda resultat, och nyligen införda flexibla arbetspolicyer är inget undantag. 

Inför alltid en prövotid när ni inför flexibla arbetsmodeller. Utvärdera medarbetarnas engagemang, andelen slutförda uppgifter, tillfredsställelse, arbetskvalitet etc. 

✍️ Använd en medarbetarundersökning för att samla in kvantitativa och kvalitativa data.

Orsakade det nyligen införda arbetsarrangemanget någon nedgång? Gå till botten med orsakerna och agera utifrån dem. 

🏆 5 Fördelar med att införa flexibla arbetsformer

Ökad tillfredsställelse och moral bland medarbetarna

Flexibla arbetsformer ger dina medarbetare frihet. Det visar att arbetsgivaren litar på deras förmåga och ansvarskänsla. 

Att låta medarbetarna hantera sitt arbete stärker deras självförtroende. De känner sig mer motiverade att göra sitt bästa. Detta ökar arbetsmoralen och i slutändan arbetstillfredsställelsen. 

Även undersökningar stöder detta. Enligt McKinsey & Companys undersökning från 2022 var ett flexibelt arbetsarrangemang en av de tre främsta drivkrafterna för anställda som letar efter ett nytt jobb. De andra stora motivationsfaktorerna är bättre lön och möjligheter.

Förbättrad balans mellan arbete och fritid

Enligt ComPsych upplever 61% av de anställda höga stressnivåer och extrem trötthet; 14% anger dålig balans mellan arbete och fritid. Så nu önskar och prioriterar medarbetarna en hälsosam balans mellan arbete och fritid. 

En flexibel arbetsmodell ger medarbetarna tillräckligt med tid att investera i sina personliga åtaganden. Det hjälper dig att hjälpa dem att hantera frågor som rör balansen mellan arbete och privatliv och att trivas med båda.

Ökad produktivitet och effektivitet

Enligt International Labour Organization kan flexibla arbetstider och scheman ha en positiv inverkan på medarbetarnas prestationer och balans mellan arbete och fritid. 

Ett flexibelt arbetsarrangemang gör att medarbetarna kan utföra sina uppgifter under sina mest produktiva timmar istället för 9 till 5. De ägnar mer tid åt sina uppgifter och mindre tid åt att kolla klockan varannan minut. Kvaliteten på arbetet ökar, vilket gör det lättare för dem att hålla deadlines på ett mer effektivt sätt. Dessutom minskar utbrändheten och medarbetarnas engagemang ökar.

Flexibla arbetsmodeller minskar också den långa och dyra pendlingstiden med ett alternativ för arbete hemifrån. Medarbetarna kan arbeta på sin egen plats utan distraktioner från delade kontorsutrymmen. 

Företag som tillämpar flexibla arbetstider erbjuder också en senare incheckningstid, vilket hjälper medarbetarna att undvika rusningstid. På så sätt behöver de inte oroa sig för att komma för sent och kan ägna all sin uppmärksamhet åt arbetsuppgifterna.

Tillgång till en bredare pool av talanger

Ett mångsidigt team bidrar med unika idéer och gör att du kan dra nytta av varje medarbetares kompetens för att utveckla verksamheten. Men att rekrytera topptalanger i en 9 till 5-modell har sina utmaningar. Kandidatens bostadsort blir ett stort hinder och hindrar företag från att anställa globala talanger. 

Med alternativ för distansarbete kan företag söka talanger utan att behöva oroa sig för var de bor. Dessutom visar arbetsgivare som erbjuder flexibla arbetsformer att de satsar på personalens välbefinnande.

Ett positivt arbetsgivarvarumärke kan locka till sig de bästa medarbetarna i din bransch. Det ger dig tillgång till en bredare och mer mångsidig talangpool.

Allt du behöver göra är att göra en analys av kompetensgapet och identifiera talangerna därefter. 

Dessutom säger 88 % av de anställda att de prioriterar flexibla arbetstider och arbetsplatser när de söker en ny roll. 

Kostnadsbesparingar för företaget

En viktig fördel med flexibla arbetsformer är kostnadseffektiviteten, särskilt för stora organisationer. Det är en betydande investering att hålla en anställd vid sitt skrivbord. 

Genom att erbjuda flexibla arbetsformer kan företagen minska kontorskostnader som pappersvaror, elräkningar etc. En distans- eller hybridarbetsmodell minskar behovet av enskilda kontorsutrymmen, vilket hjälper dig att spara pengar på fastigheter. 

Darshan Somashekar, grundare av Hearts.land, förklarar: "Vi sparar nu tusentals dollar varje månad genom att inte ha ett permanent kontorsutrymme. När vi behöver träffas hyr vi ett kontor för en dag, vilket är en bråkdel av kostnaden för ett långsiktigt hyresavtal. Med besparingarna har vi återinvesterat ytterligare i vår spelverksamhet."

➡️ Omfamna framtiden: Låt dina medarbetare växa, oavsett var de befinner sig

Att ta sig ur den påfrestande 9 till 5-cykeln kan göra underverk för ditt företag. Skapa tydliga riktlinjer och välj rätt verktyg.

Gör regelbundna undersökningar för att se till att medarbetarna är införstådda med er strategi. 

Slutligen, även om flexibla arbetsformer har många fördelar är det inte alltid idealiskt att ha en heltäckande strategi.

Därför måste du arbeta för att skräddarsy en lösning för din organisation och dina anställda.

💬 Hör av dig så berättar vi mer om hur Zavvy kan hjälpa dig att utveckla dina medarbetare, oavsett var de befinner sig och hur ni arbetar.

Författare Bio: Mehdi Hussen är konsult inom SaaS-marknadsföring och organisk tillväxt. Han hjälper SaaS-företag att driva organisk tillväxt och kundförvärv genom SEO och datadrivna strategier för innehållsmarknadsföring. Mehdi tillbringar sin fritid med att fundera över tillväxtstrategier för startups, personlig produktivitet och distansarbete. Kontakta honom via LinkedIn.