Halvårsöversyner: Hur du får dem att räknas för din organisation och dina medarbetare

Har ditt företag bestämt sig för att övergå från en årlig prestationsbedömning till utvärderingar mitt i året?

Är du chef eller arbetsgivare och undrar hur du ska navigera framgångsrikt i din nya process för halvårsutvärdering?

Eller kanske behöver du hjälp med att ställa in allt?

Du har kommit till rätt ställe.

Låt oss börja avmystifiera denna viktiga men ibland skrämmande process, från tips om hur du förbereder dig effektivt till tekniker för att ge meningsfull feedback.

Innan dess - visste du att omsättningen minskar med 14,9 % med rätt feedback? Detta är en perfekt påminnelse om hur halvårsöversynen kan förändra spelet när den görs på rätt sätt.

Den här intensiva guiden visar dig hur du bäst går tillväga för att göra halvårsöversyner. I slutet av kursen har du ett recept för fortsatt engagemang från alla dina anställda.

📈 Vad är en halvårsöversyn?

En halvårsgranskning är en formell bedömningsprocess som äger rum i mitten av året för att utvärdera: 

• arbetstagarnas prestationer; 
• framsteg i riktning mot målen; 
• yrkesmässig utveckling. 

En halvårsöversyn syftar till att: 

• Skapa en ritual för att dela med dig av feedback.
• Titta på uppgifter om medarbetarnas prestationer på ett helhetsmässigt sätt så att alla inblandade bättre kan förstå hur deras insatser påverkar företagets övergripande framgång.
• Bedöm om medarbetaren är i linje med organisationens värderingar, kultur och förväntningar.
• Identifiera utvecklingsområden som rör beteende, lagarbete eller kommunikation (viktiga för analysen av kompetensbrister).
• Erkänn de anställdas prestationer.
• Ställ upp förväntningar för resten av året: Skapa tydliga förväntningar på den anställdes prestationer, mål och utveckling under andra halvåret och se till att den anställde är på rätt väg att nå sina årliga mål.
• Ge de anställda en plattform där de kan uttrycka sina problem eller utmaningar och samarbeta med sina ledare för att hitta lösningar eller stöd.
• Underlätta öppen kommunikation mellan anställda och chefer.

Som namnet antyder äger den vanligtvis rum i mitten av ett verksamhetsår eller en ekonomisk cykel för att du ska kunna utvärdera organisationens ställning och ge feedback till intressenterna om hur ni kan förbättra er.

Genom att göra regelbundna halvårsöversyner kan du lägga upp en plan för framgång som säkerställer fortsatt produktivitet och uppmuntrar alla anställda att maximera sin potential.

👀 Varför är det viktigt med halvårsrapporter?

"Företag utvecklas och förbättras genom vårt lärande, så att se tillbaka är en av nycklarna till framgång på så många olika sätt." Melitta Campbell, bästsäljande författare och affärscoach.

Genom halvårsöversyner kan dina anställda reflektera över sina framsteg under året och strategiskt planera för resten av målen. 

Det ger dig också en förståelse för deras styrkor, svagheter och framgångar så att du kan tillhandahålla resurser och stöd. 

De är också bra för att se tillbaka för att se hur en viss anställd har gjort. 

Anta till exempel att en anställd har arbetat hos dig i fem år. I det fallet har du tio omdömen att titta på om du har gjort omdömen mitt i processen hela tiden, vilket gör det lätt att fatta beslut om prestationsbedömningar och befordringar. 

Bland de företag som använder sig av halvårsvisa resultatbedömningar finns Microsoft, Dell Technologies, Apple, Adobe och Intel Corporation.

Om prestationsbedömningar blir en årlig händelse måste alla förbättringsmöjligheter som du identifierar vänta till nästa år. 

Resultatet kan bli att dina anställda helt enkelt lär sig långsammare, med lite feedback att arbeta med. Dessutom kanske de måste identifiera utvecklingsmål på egen hand. 

💡 Dela 14 exempel på utvecklingsmål och sätt att uppnå dem med dina anställda.

Ur ett organisatoriskt perspektiv skulle detta tillstånd leda till långsammare organisatoriska framsteg. Den långsiktiga effekten skulle bli en mindre konkurrenskraftig verksamhet överlag, med halvt motiverade anställda i spetsen. 

🪜 5 steg för att möjliggöra resultatbedömningar mitt i året

Att övergå från årliga prestationsbedömningar till ett system som genomförs vartannat år är ett utmärkt sätt att hålla koll på framstegen och låta de anställda sätta upp mål med kortare genomförandeperioder. 

Dessutom minskar en halvårsvis granskningsprocess en del av den stress som är förknippad med en hotande årlig granskning.

Här är några steg som vi har beskrivit för att skapa mer klarhet. 

1. Fastställa kriterier för prestationer 

Överväg vilka mått du kommer att mäta för att mäta de anställdas prestationer och förbättringar. Dessa kommer att fungera som markörer för framsteg. 

Du säkerställer ett rättvist tillvägagångssätt som belönar hårt arbete samtidigt som du håller de anställda ansvariga för sina brister.

Tips nr 1: Gå igenom vår utmärkta guide för att sätta upp mål för medarbetarna för att få igång din granskningsprocess.

Tips nr 2: Gör det tydligt för dina medarbetare att du tar deras formella halvårsgenomgång på allvar och följer upp dem.

2. Kommunicera förväntningar på prestationer och se till att rollerna är tydliga.

Genom att göra detta sätter du uttryckligen en standard som dina medarbetare är medvetna om. 

Det är lika viktigt att klargöra rollerna. Du måste komma överens med dina medarbetare om varje gruppmedlems ansvar, uppgifter, mål och kritiska framgångsmått. 

Båda dessa säkerställer att alla är på samma sida och går framåt. När du har genomfört dessa två steg kan du göra en bedömning av prestationerna efter halva året för att utvärdera framstegen och ge feedback för att förbättra situationen på ett effektivt sätt.

Tips: Läs våra artiklar om de viktigaste delarna av prestationsmätning och vår omfattande lista över prestationsmått innan du fastställer dina förväntningar på prestationer i år. 

3. Sätt upp mål 

Årliga mål hjälper medarbetarna att prioritera sina insatser och fastställa vilka mätvärden de bör förbättra. 

Mindre mål gör det lättare att uppnå detta genom att dela upp det i mätbara små rutor som dina anställda kan kryssa i under tiden.  

Låt oss till exempel säga att ett litet företag vill öka sina intäkter från 1,5 miljoner dollar till 2 miljoner dollar i år. 

I stället för att ha som mål att öka intäkterna kan man sätta upp mindre mål under året, t.ex: 

• Förbättra försäljningsprocessen under det första kvartalet. 
• Genomförande av en marknadsföringsplan för det andra kvartalet.
• Utvidgning till nya marknader under det tredje kvartalet. 

Om en anställd har som årsmål att öka kundnöjdheten med 10 % kan en strategi vara att sätta upp mindre månads- eller kvartalsmål. 

En anställd kan till exempel besluta att han eller hon måste öka kundnöjdheten med 2 % varje månad för att nå sitt slutmål på 10 %. 

4. Överväg att använda programvaruverktyg för att underlätta dina prestationsprocesser.

Att skicka ut enkäter, anonymisera uppgifterna och sammanställa kalkylblad - låter det inte som ett enormt arbete? Ja, det är det, och vi har hört det gång på gång från våra kunder. 

Programvaruverktygen gör det möjligt att kontinuerligt följa upp framsteg och mål, och det krävs inte mycket ansträngning efter att man har startat.

De är ett omfattande sätt att utvärdera personalens kapacitet och upptäcka luckor som du kan ha missat när du genomförde löpande feedback med ett manuellt system.

5. Samla in kvalitativa uppgifter, inte bara kvantitativa.

Det är viktigt att samla in kvalitativa data för att få en väl avrundad bild av din medarbetares färdigheter, prestationer och potentiella förbättringsområden. Kvalitativa data avslöjar din medarbetares förståelse för sitt arbete och hur han eller hon mäktar med företagets prestationsstandarder.

Medan kvantitativa mått är viktiga för att veta vilka intäkter som genererats eller vilka försäljningsmål som uppnåtts, utvärderar kvalitativa data en anställds kritiska tänkande och problemlösningsstrategier. 

Denna kombination ger en tydlig bild av din medarbetares prestationer på flera olika nivåer under hela året i stället för den tillfälliga ögonblicksbild som traditionella utvärderingar ger en gång om året.

💡Förberedelser för halvårsarbetskrafter: 10 tips för chefer

Prestandautvärderingar i mitten av året hjälper till att hantera team och utveckla effektiva arbetsrelationer. Med hjälp av våra tips kan du genomföra en sådan på ett smidigt sätt.

1. Förbered dig tidigt 

Analysera tidigare utvärderingar för att ge dina nuvarande resultat ett bredare sammanhang. En historisk granskning gör det möjligt för dig att känna igen framgångar och enkelt identifiera förbättringsområden.

Du kommer att kunna svara på frågor som:

• Har personen förbättrats sedan den senaste granskningen?
• Har de uppnått de mål de satt upp för sig själva?

2. Kontrollera de anställdas framsteg mot de årliga målen.

Genom att regelbundet granska prestationer kan du och dina anställda öppet diskutera framgångar, utmaningar och möjligheter som dyker upp under året. 

Dessa samtal påminner också de anställda om förväntningarna på deras roll och motiverar dem att arbeta för att uppfylla dessa förväntningar.

3. Utvärdera de anställdas styrkor och förbättringsområden (men lämna utrymme för att höra från de anställda själva).

Halvårsöversyner är ett utmärkt tillfälle att bedöma medarbetarnas styrkor och identifiera resurser som de kan utnyttja för att skapa ytterligare värde. Samtidigt är detta ett perfekt tillfälle att undersöka områden där de anställda behöver mer stöd. 

När du förbereder dig för dessa viktiga diskussioner är det viktigt att låta de anställda komma till tals. 

Uppmuntra dem att tänka på vad som har gått bra i deras prestationer under de senaste sex månaderna och varför det har gått bra. Fråga sedan om det finns några förändringar eller beteenden från din sida som skulle kunna hjälpa dem att fortsätta att växa och utvecklas under resten av året. 

4. Förbered konstruktiv feedback

En halvtidsutvärdering är meningslös om du inte ger dina anställda konkreta sätt att förbättra sig, dvs. konstruktiv feedback. 

Tips: Vi rekommenderar att du delar med dig av feedback som är utvärderande och utvecklande. 

I utvärderande feedback granskas den anställdes eller gruppens prestationer hittills. Däremot fokuserar utvecklingsfeedback på planer för framtida förbättringar och tillväxt. 

Den här kombinationen är bra för att identifiera möjligheter till förbättringar, följa upp framsteg och upprätthålla en positiv arbetsrelation. Genom att uttrycka dig på ett genomtänkt och respektfullt sätt ger du de anställda de verktyg de behöver för att lyckas nu och i framtiden.

5. Förbered några frågor om resultatbedömning och skapa en ram för ett utvecklingssamtal.

Att utveckla specifika frågor som är anpassade till organisationens mål är ett utmärkt exempel på hur man förbereder sig för att ha en engagerande och effektiv konversation vid halvårsöversynen.

Anta till exempel att ett visst mål är relaterat till att öka försäljningsresultatet. I det fallet kan du fråga de anställda vilka strategier de har använt i sin roll som har bidragit till att förbättra konverteringsgraden av leads eller att avsluta fler affärer. 

Som ett andra exempel kan vi anta att ett team har som mål att öka kundnöjdheten för de tjänster som levereras. Fråga i så fall om förändringar i processer eller arbetsflöden som har haft en positiv inverkan på kundupplevelsen. 

6. Skapa en mötesagenda (och dela den) 

Skapa en mötesagenda som diskuterar:

• Tydliga förväntningar på förbättrade prestationer;
• framgångar och utmaningar från de senaste sex månaderna;
• idéer om meningsfulla möjligheter till professionell utveckling. 

Dela med dig av dagordningen i förväg så att alla inblandade kommer förberedda till mötet. 

Genom att ta dessa extra steg i förväg blir halvårsöversynen ett värdefullt verktyg för tillväxt - i stället för att bara vara en nödvändig formalitet.

7. Fråga din anställde vilket stöd de behöver från dig 

Ytterligare stöd kan vara ett tillfälle att diskutera deras framsteg under de senaste sex månaderna eller klargöra eventuella prestationsmål som de kan behöva hjälp med. 

8. Diskutera om ni behöver se över målen 

Tydliga och meningsfulla mål kan utgöra en grund för att mäta prestationer och medarbetarnas framsteg. Därför är det viktigt att omvärdera dina mål med jämna mellanrum för att se till att de fortfarande är relevanta, utmanande och möjliga att uppnå på kort sikt.

Att ta sig tid att justera målen garanterar detta: 

• Målen är fortfarande realistiska. 
• Du kan identifiera eventuella hinder innan de blir stora problem och korrigera kursen.

Tips: Det är inte nödvändigt att se över målen enbart som en förberedelse inför en formell granskning.

I stället bör det bli en pågående process under året för att hjälpa dina medarbetare att fokusera på att uppnå långsiktiga framgångar och slutföra dagliga uppgifter.

9. (Vid behov) skapa en plan för förbättring av prestationen.

Det hjälper medarbetarna att hålla sig organiserade och motiverade under hela året så att det inte blir några överraskningar när det är dags för utvärdering. 

För att göra en effektiv plan ska du inkludera specifika mål som ska uppnås inom en viss tidsfrist. 

Identifiera möjligheter till både lärande och personlig utveckling som kan bidra till framgång. 

Medarbetarna bör också utveckla metoder för att spåra framsteg och mäta framgång för att hålla sig på rätt spår och lära sig av misstag - och på så sätt skapa förutsättningar för optimala prestationer under halvårsöversynen.

10. Bestäm om check-in-möten för att följa upp efter översynen. 

Regelbundna check-in-möten gör att du kan hålla kontakten med ditt team och öppna en tvåvägskommunikation som gör det möjligt för de anställda att ställa frågor, diskutera framsteg och ge feedback. 

Kontroller bör planeras minst varje kvartal för att uppdatera om mål och förväntningar och för att uppmärksamma eventuella prestationer eller framgångar sedan det senaste mötet. 

Ett åtagande att göra detta kommer att säkerställa att dina anställda känner sig stödda i att nå sina professionella mål, vilket i slutändan gör halvårsutvärderingen smidigare och mer informativ.

📝 Mall för halvårsprövning av prestationer

Med vår Mallen för halvårsprövning av prestationerkommer dina personalchefer att effektivisera processen för prestationsbedömning och minska mängden manuellt arbete.

Använd all tid du sparar från de administrativa uppgifterna till att fokusera på andra strategiska uppgifter, till exempel att skapa resurser som gör det möjligt för dina anställda att nå sina prestationsmål.

Vår mall innehåller följande:

• överenskommelser från den föregående resultatbedömningen;
• Anteckningar om den övergripande prestationen;
• medarbetarnas styrkor;
• Områden som kan förbättras;
• Frågor som ska ställas till den anställde under mötet för utvärdering efter halva året;
• Framåtblick: mål för resten av följande granskningsperiod;
• En förteckning över åtgärder som den anställde måste vidta före nästa granskningsperiod;
• tidsplan för uppföljning.

👀 Exempel på en halvårsrapport om prestationer

Titel: Resultatbedömning efter halva året

🗓 Datum: 5 januari 2023

🧑‍💼 Anställdas namn: Julia Christensen

💼 Position: Marknadsföringschef

📅 Granskningsperiod: 1 juli 2022 - 31 december 2022

📒 Överenskommelser från den föregående resultatbedömningen:

• Ordna en check-in varje vecka med teammedlemmarna: Jane har infört veckovisa check-ins, vilket har bidragit till att förbättra kommunikationen och samarbetet i teamet.
• Slutföra en kurs i mikrolärande om ledarskap: Jane har gjort framsteg med denna aktivitet genom att slutföra flera mikrolärarutbildningar. Hon har också infört flera nya ledarskapstekniker som har bidragit till att förbättra hennes teams resultat.

🔍 Allmänna prestanda

Under granskningsperioden har Jane konsekvent visat prov på starka ledaregenskaper och effektivt lett marknadsföringsgruppen. 

Hon har framgångsrikt lanserat flera kampanjer som ökat försäljningen och varumärkeskännedomen. 

Det har dock funnits några fall där Jane har haft svårt att hålla tidsfrister, vilket har skadat teamets arbetsflöde.

🌟 Medarbetarnas styrkor

• Stark ledarskapsförmåga
• Effektiv gruppledning
• Framgångsrika lanseringar av kampanjer

📈 F örbättringsområden

• Hållande av tidsfrister
• Tidshantering

❓ Frågoratt ställa till Julia under halvårsutvärderingssamtalet

• Vilka är dina mål för resten av året?
• Vilka utmaningar har ni ställts inför under granskningsperioden och hur har ni övervunnit dem?
• Finns det något du vill diskutera eller dela med dig av med mig under det här mötet?

🎯 Förslag till mål för nästa granskningsperiod (ska diskuteras med Julia under mötet).

• Förbättra aktualiteten genom att upprätta och följa ett veckoschema.
• Utveckla ett system för att spåra och prioritera uppgifter.
• Ledde teamet i utvecklingen och lanseringen av tre nya marknadsföringskampanjer.

✅ Föreslagna åtgärder (ska överenskommas med Julia under mötet)

• Se över tekniker för tidshantering med en chefskollega på avdelningen.
• Fortsätt med veckovisa check-in med teammedlemmarna för att se hur arbetet med uppgifter och kampanjer fortskrider.
• Delta i en workshop om tidshantering.
• Delta i tre sociala utbildningstillfällen med andra nya chefer med fokus på teamets prestationer och att hålla tidsfrister.

🧭 Tidsplan för uppföljning

• Månatliga kontroller: Julia och hennes chef kommer att planera en månatlig kontroll för att diskutera framstegen i fråga om mål, åtgärder och eventuella utmaningar eller problem.
• Ytterligare kontroller vid behov: Julia och hennes chef kan planera in ytterligare kontroller för att diskutera framstegen med specifika mål eller åtgärder.

Avslutande kommentarer: Framtidsutsikter

På det hela taget har Julia bidragit positivt till marknadsföringsgruppen och visat starka ledaregenskaper. 

Hon kommer att fortsätta att leda teamet effektivt och driva framgångsrika kampanjer genom att förbättra sin punktlighet och tidshantering.

❓ 10 frågor som chefer bör ställa i en halvårsrapport om prestationer

När chefer förbereder sig för dessa viktiga samtal bör de överväga att ställa frågor om viktiga beteenden, tillväxt, möjligheter och syfte. 

Typiska diskussionsområden kan vara:

• mål och förväntningar som uppnåtts eller överträffats under de senaste sex månaderna;
• Nästa steg som krävs för att nå de långsiktiga målen;
• Hinder som uppstått och hur den anställde har hanterat dem;
• nödvändiga färdigheter som den anställde bör utveckla i framtiden.

Här är några exempel på frågor som kan användas vid utvärderingen av dina prestationer efter halva året:

• Vad har du tyckt bäst om i din roll under granskningsperioden?
• Vilka är några områden där du anser att du har utmärkt dig?
• Vilka områden kan du förbättra?
• Vilka färdigheter skulle du tjäna på att utveckla ytterligare? 
• Vilka framsteg har du gjort i förhållande till dina mål sedan vårt senaste möte? 
• Vilka är dina mål för resten av året?
• Vilka utmaningar har ni ställts inför under granskningsperioden och hur har ni övervunnit dem?
• Finns det något du vill diskutera eller dela med dig av med mig under det här mötet?
• Vilka områden behöver du hjälp med? 
• Hur kan jag stödja dig? 

💻 Hur ska du gå till väga vid halvårsöversyner med virtuella medarbetare?

När du utformar dina steg för halvårsgranskning för virtuella anställda, tänk på asynkrona tillvägagångssätt som ger möjlighet till genomtänkta svar utan alltför strikta tidsramar. 

Halvårsöversynen är en viktig del av varje anställds utvecklingsprocess. Men övergången till främst virtuella arbetsmiljöer kan göra det svårare att genomföra meningsfulla halvårsrapporter i virtuella miljöer.

Avsätt tillräckligt med tid för granskningen. 

Halvårsöversyner med virtuella anställda kräver ofta mer tid än personliga översyner, särskilt om kommunikationen sker via videokonferenser. Därför är det viktigt att avsätta tillräckligt med tid för ett grundligt samtal. 

Om du ser till att det finns tillräckligt med tid kan du fokusera på granskningen utan att bli avbruten.

Förbered dig i förväg för att se till att granskningen går smidigt.

Det finns tre steg för detta:

1. Ta fram en checklista med punkter som granskningen tar upp (t.ex. KPI:er, åtgärder i utvecklingsplanen osv.). 
2. Meddela förväntningar i förväg.
3. Fastställa en tidsplan för att slutföra översynen.

Att investera i dessa insatser i förväg kan hjälpa till att lätta på trycket och se till att processen går smidigt när dagen äntligen kommer.

Uppmuntra till öppen kommunikation

Kommunikationen kan vara en utmaning för virtuella anställda, som inte bara kan komma förbi och prata med sina chefer.

Ta dig tid för att ofta kolla upp vad som händer i dina virtuella medarbetares liv och hur det kan påverka deras arbetsprestationer. 

Detta kan hjälpa dig att engagera dina virtuella medarbetare och få alla att känna sig som en del av ett enat team.

Var lugn medan du leder samtalet i en öppen och positiv miljö; att betona framsteg framför kritik hjälper alla att hålla sig på rätt spår. Avsluta på en motiverande ton genom att ge personalen konkreta mål för resten av året. 

➡️ Driv hög prestanda på din arbetsplats med Zavvy

Our 360 performance review software allows you to create efficient, secure, and organized processes for performance reviews that lead to meaningful insights and employee growth. 

Istället för att granska varje dokument, kommentar och granskning separat organiserar vår programvara allt i ett kortfattat och användarvänligt gränssnitt, så att du snabbt kan identifiera insikter som är relevanta för ditt arbetsflöde och din prestanda.

Du kommer att kunna omsätta dessa data i bättre strategisk planering och ta itu med eventuella utmaningar för medarbetarna med hjälp av våra utbildnings- och utvecklingslösningar. 

Book a demo now.