Avskedande av anställda: Checklista och råd för en smidig avgång: checklista och råd för en smidig avgång

Organisationer skryter om sin positiva kultur och sina förmåner för att locka till sig nya talanger. Men vad händer när en anställd bestämmer sig för att säga upp sig? Visar de samma hängivenhet när de tar bort dem? 

Medan onboarding och offboarding är av samma slag, men det senare är inte särskilt genomtänkt. Så många som 75 % av företagen förstår inte värdet av en process för avflyttning av anställda.

De flesta erbjuder en ytlig avgångsintervju och slutar sedan. Men det krävs mycket mer än så. Så det är dags för organisationer att tänka om när det gäller avskedande.

Här är varför - och hur.

👋 Vad innebär offboarding?

Offboarding är den formella separationen mellan en arbetsgivare och en anställd. Detta innebär steg som en avgångsintervju, överlämnande av uppdrag, beskrivning av förmåner efter anställning med mera.

Vilka typer av anställda offboardas?

En anställd som har arbetat på ditt företag i minst sex månader behöver vanligtvis en avvecklingsprocess. Det kan finnas flera orsaker till detta, t.ex. uppsägning, pensionering, intern förflyttning, uppsägning eller permittering. 

Vem omfattas av offboardingprocessen?

En typisk offboarding-process kräver att följande personer deltar:

• Den avgående arbetstagaren
• Deras ansvariga chef 
• Medlemmar i teamet
• IT/redovisningsgruppen
• Mänskliga resurser

🆚 Onboarding och offboarding: Skillnader och likheter

Onboarding och offboarding är två sidor av samma mynt. Och skillnaderna mellan de två är större än bara "du är anställd" och "du är avskedad"-fraserna. Låt oss ta en titt på några viktiga skillnader och likheter:

1. Medarbetarna vill inte ha en onboarding -process som känns som att hoppa upp på däck när båten drar iväg från land.
2. Både onboarding och offboarding bör göras med omsorg.
3. Kommunikationen är viktig under båda processerna.
4. Nyanställda bör känna sig bekväma på onboarding medan avgående anställda bör känna sig trygga med sin avgång.
5. Det är viktigt att kommunicera tydligt och ärligt under båda processerna.
6. Om förväntningarna inte stämmer överens med verkligheten kan båda parter ifrågasätta varandras motiv. Offboarding är ett viktigt steg i processen för att få en anställd att lämna din organisation.

I slutändan vill du känna dig säker på att dina ansträngningar leder till högre motivation medan de fortfarande arbetar för dig. Och högre andel hänvisningar efter det. Avveckling kan dock vara en känslig period för den anställde, särskilt om han eller hon sägs upp.

Du måste hantera denna process med ärlighet och se till att din anställde kan få ett välbehövligt avslut.

💪 F ördelar: Styrkan i offboarding

Typiskt sett är avveckling en virvelvind av projektavslutningar, pappersarbete och avgångsintervjuer i många organisationer. 

"Chefen kan be den person som lämnar företaget att skriva en [rapport] för att dela med sig av sina kunskaper, men ofta finns det inte tillräckligt med tid för det",
- John Sullivan, professor i företagsledning vid San Francisco State University, HR-expert.

Vi hör det hela tiden: de anställda är organisationens största tillgång. Inte bara när de arbetar för dig, utan även efter att de har lämnat din organisation. Tänk på dem som dina varumärkesambassadörer. Du vill att de ska prata positivt om ditt företag, deras övergripande upplevelse och hur du tar bort dem. 

Anställda idag är inte rädda för att säga vad de tycker. Plattformar som Glassdoor, LinkedIn och sociala medier har gjort det möjligt för anställda att granska sina före detta organisationer. Det gör det viktigare än någonsin att avgå med gott anseende. 

En bitter upplevelse leder till negativ PR för ditt företag och svårigheter att locka nya talanger. Enligt HBR förbereder ledande företag sig för avskedande långt innan en anställd slutar. De närmar sig det på ett strategiskt, datadrivet och flexibelt sätt.

Precis som onboarding är offboarding av anställda en integrerad del av talangförvaltningen, eftersom det bidrar till att skapa långsiktigt värde för företaget.

📈 Bästa praxis för offboarding

Det är nästan oundvikligt att ta farväl av en anställd. Men det behöver inte vara svårt. Här är några bästa metoder för avskedande som du kan följa - de kan variera beroende på din organisations storlek och karaktär. Du kan dock fortfarande använda detta som en guide till att börja med. 

Fas 1: Lägg grunden för arbetet

Helst bör People Operations ta över ansvaret för att initiera denna process. Detta inkluderar: 

• Börja med pappersarbetet: Skriv ett formellt avskedsbrev och låt den avgående arbetstagaren skriva under det.  
• Boka in en avslutningsintervju: Därefter informerar du den anställde och dennes chef om att förbereda sig för en avgångsintervju. Detta är din möjlighet att be medarbetarna om feedback på deras arbete på ditt företag.

Människor som vet att de ändå kommer att åka härifrån svarar oftast ärligare. Så utnyttja den chansen till djupgående feedback!

• Meddela teamet: Lämna inte teamet i ovisshet. Informera dem om att deras kollega har beslutat att sluta. Det hjälper dem att planera sina kommande projekt. Se alltid till att teamet reagerar på ett stödjande och positivt sätt. 
• Informera dina kunder: Om din anställde arbetade direkt med kunder ska du meddela dem. Försäkra dem om att detta inte påverkar deras arbete. Och informera dem om vem som kommer att ansvara för deras projekt.
  

Fas 2: Granska pappersarbetet

Det här steget innebär att du fyller i alla papper, granskar kontraktet och tar dig tid att förbereda förmåner/skattedokument.

• Ta en sista titt på kontraktet/det undertecknade NDA. Se till att allt är i ordning och fråga din anställde om han eller hon har några reservationer. 
• Samordna sedan med ditt juridiska team och ditt redovisningsteam för att granska skattehandlingarna. Detta inkluderar behandling av eventuella pågående ersättningar och förberedelse av de förmåner/pensionsdokument som din anställde har rätt till.
  

Fas 3: Fortsätt med överlämnandet av jobbet 

Processen består av tre centrala steg: 

1. Sök efter en ersättare
2. Utbilda den nya medarbetaren
3. Identifiera utbildningsbehov.

Övervaka övergången på ett sätt som hjälper dig att behålla den avgående medarbetarens expertis. Uppmuntra dem att dela med sig av kunskapen om sin roll och överföra den till den ansvariga medarbetaren. 

Säkerställ en smidig övergång mellan den avgående arbetstagaren och ersättaren. Det kan handla om att överlämna information som inloggningsuppgifter, lösenord, filer, dokument, information om kunderna med mera.

Fas 4: Återlämnande av kontorsutrustning

Utför detta steg under den anställdes sista vecka på företaget. Kontakta IT- och logistikteamet för att samla in kontorsutrustning som t.ex:

• ID-kort
• Utrustning (dator, hårddisk, mobiltelefoner)
• Företagskort
• Parkeringstillstånd 
• Kontorsnycklar, uniform 
• ID och lösenord för företagets konton.

Tips: För att undvika besvärliga situationer kan du hindra anställda från att använda sina personliga mobilnummer för företagssamtal. Du kanske inte vill att anställda som inte längre är anställda ska ha kontakt med dina kunder.

Fas 5: Avsked

Detta är det sista steget och det är officiellt din anställdes sista dag på jobbet.

Det är dags att ordna en intim avskedsfest. Beroende på den anställdes position kan du bjuda in hela organisationen eller bara gruppmedlemmarna.

Dessutom kan du ge en:

• Avskedstal
• Tackkort
• Offboarding-gåvor eller till och med en personlig gåva
  

📝 Checklista för offboarding

Så hur ser holistisk offboarding ut? De bästa är förplanerade, organiserade, inkluderande och baserade på företagets kärnvärden. Här är en översikt över vad som bör ingå i checklistan för offboarding:

• Granska den anställdes arbetshistoria
• Bedöma sitt förhållande till gruppmedlemmar på jobbet
• Förstå hur din organisation har påverkat deras mål.
• Få deras åsikter om hur företaget kan förbättra upplevelsen för de anställda.

Detta är dock bara en glimt av vad som ingår i din checklista. Här är en omfattande version som garanterar en smidig avgång. 

Ladda ner den gratis för att komma igång!

❌ De 6 största misstagen att undvika vid offboarding

Företag strävar efter att skapa ett positivt första intryck. Men resan för att behålla dina talanger slutar inte där. Den fortsätter till deras program för avflyttning. Ibland ignorerar företagen värdet av den avgående medarbetaren. Därför misshandlar de dem, lämnar dem ofta utanför processen eller misslyckas till och med med att ta bort dem.

Programmen för avflyttning måste vara humana och överensstämma med organisationens värderingar. För att säkerställa detta finns här några vanliga misstag som bör undvikas:

1. Att få medarbetare att känna sig bortglömda

Det händer att chefer utesluter anställda från projektmöten under deras uppsägningstid. Till exempel slutar People Ops att bjuda in den avgående medarbetaren till företagsevenemang.   

Men det är så viktigt att upprätthålla relationer med dina anställda även under deras avskedsprocess. För vid någon tidpunkt kommer dessa personer att vara källan till information om din organisation. 

Involvera alltid din anställde i varje steg, engagera dig med dem, fråga om deras behov och hur du kan underlätta en smidig övergång. 

2. Att inte lämna dörren öppen för anställda

Du kan aldrig veta när en avgående anställd kan ge din organisation en ny möjlighet/investering. Men saker som att anklaga människor för att vara illojala, vägra att uppskatta deras insatser och att avgå på bittera villkor har en betydande inverkan på den andra anställdes intryck av din organisation. 

Vårt tips: Låt den anställde veta att din organisations dörr alltid är öppen, oavsett när, om han eller hon skulle vilja arbeta för dig igen.

3. Icke samarbetsvillig ledning

"När folk slutar kommer de att prata om företaget och hur de behandlades på vägen ut", sägerMike Quinn, Senior Vice President för integration på Synthomer

Det sätt på vilket ledningen behandlar den avgående medarbetaren säger mycket om organisationens normer. Tyvärr är de ofta utsatta för negativitet och respektlöshet. Saker som att skymfa dina anställda med sina kollegor och att inte erkänna deras närvaro får de anställda att ge utlopp för sin frustration på sociala medier. 

4. Tilldelning av arbete i sista minuten

Att lämna en organisation kan vara överväldigande - särskilt för anställda som har tillbringat en stor del av sin karriär där. Det sista du vill göra är att belasta dem med arbete som kräver "brådskande" uppmärksamhet. 

Om du lägger på extra arbete skapar du en negativ upplevelse, och din anställde går därifrån med ett bittert minne. Det är bäst att delegera detta arbete till kollegor tills du hittar en ersättare. 

5. Lämna en negativ prestationsbedömning

Att ta farväl av en anställd kan vara känslosamt. Även om de bara har arbetat i sex månader eller om de inte var särskilt effektiva, bör du inte peka på fel när de lämnar dig. Om du skriver ett rekommendationsbrev eller en LinkedIn-recension, skriv en positiv recension och avgå med vänliga ord. 

6. Att undvika en avgångsintervju

En exitintervju är en konfrontation mellan chefer/personalansvariga och den anställde. Beroende på hur ert förhållande ser ut är detta en chans att lösa eventuella konflikter, erbjuda tacksamhet och dela med sig av ärlig feedback.

En intervju kan också ge ett välbehövligt avslut. Men om du skyndar dig igenom denna process eller undviker den kan det bli svårt för både dig och den anställde att avsluta på ett bra sätt. 

📉 Vad är effekten av en dålig offboardingprocess?

Nyligen sparkade vd:n för better.com 900 anställda inom fem minuter via ett videosamtal. En massuppsägning som denna var oempatisk och fick mycket kritik på sociala medier.

Inom några timmar översvämmades plattformar som LinkedIn, Facebook och Glassdoor av negativa kommentarer från FinTechs anställda. Befintliga och tidigare anställda kom ut och berättade öppet om organisationens giftiga arbetskultur och metoder. Som ett resultat av detta bestämde sig ytterligare flera toppchefer för att sluta, och Vishal Garg, vd:n, blev tjänstledig. 

Denna situation satte många frågor i rampljuset:

• Bristande framsynthet från grundaren/ledningen.
• Giftig företagskultur
• Dåligt ledarskap
• Brist på värde för de anställda
• Ingen empati för de anställda
• Viktigast av allt, ingen formell offboarding-process.
  

Det här är en klassisk fallstudie som visar hur viktigt det är med en ordentlig offboarding. Och varför företag måste göra det till en viktig del av sina initiativ för att förbättra medarbetarnas upplevelse.  

⚙️ Säkerställ sömlös offboarding med arbetsflöden från Zavvy

På Zavvy gör vi det möjligt för toppföretag att leverera den bästa upplevelsen för sina anställda. Detta börjar med preboarding och fortsätter under hela medarbetarens livscykel - ända fram till avflyttning. Vår plattform erbjuder People Ops att skapa skräddarsydda mallar (onboarding, mötesritualer, prestationsbedömningar med mera) som tar medarbetarna genom en guidad resa.

Det främjar inte bara engagemanget utan bidrar också till att bygga upp ett positivt arbetsgivarvarumärke.

Här är ett exempel på en resa för avhopp som du kan skapa på Zavvy:

Varför det är så användbart:

• Du kan skapa ett standardiserat arbetsflöde en gång för att se till att alla får samma behandling.
• Stegen du kan skicka till andra personer inkluderar Slack/MS Teams-meddelanden, uppgiftslistor, mötesintroduktioner, dokument och mycket mer!‍
  

Om du är osäker på var du ska börja, hjälper våra experter dig gärna! Kontakta oss när som helst eller boka en gratis demo. 

➡️ Tankar att ta med sig

Hur mycket ett företag investerar i sin offboarding beror till stor del på företagets storlek, budget, kultur och retentionsgrad. Oavsett detta är det viktigt att du har en grundläggande plan/process för offboarding och att du ser till att alla rättsliga skyldigheter uppfylls. 

Företagen måste vara medvetna om att även deras bäst betalda talanger är villiga att flytta till en annan organisation. En som erbjuder en bättre upplevelse för de anställda. Detta börjar med att anställda onboarding börjar med att initiera utvecklingsprogram och går hela vägen fram till att de anställda blir avskedade. 

Prata med våra experter om hur Zavvy kan öka din organisations engagemang och bibehållande av personal genom våra lösningar!