Medarbetarnas resa: Vad det är och hur man kartlägger det

Nyckeln till att bemästra medarbetarnas upplevelse i alla organisationer är att alltid lyssna på dina medarbetare i varje skede av deras anställningscykel. 

Dina anställdas resa omfattar viktiga milstolpar från onboarding till avflyttning - och vidare.

Och för att förstå dina medarbetare bättre är det ett måste att skapa en detaljerad resekarta för de anställda. 

Det här verktyget hjälper dig att planera utvecklingen och uppfylla KPI:er för att behålla anställda, engagera anställda, motivera anställda, öka produktiviteten osv.

🧭 Vad är medarbetarresan?

"Behandla alltid dina anställda precis som du vill att de ska behandla dina bästa kunder." Stephen R. Covey

Precis som kunderna är livsnödvändiga för en organisation, är de anställda dess hjärta . Dina anställda arbetar tillsammans för att utveckla ditt företag, upprätthålla en positiv arbetsmiljö och skapa och bibehålla kundnöjdhet .

Det är inte längre förvånande att företag börjar inse att det är lika viktigt att förstå de anställdas upplevelse som att förstå kundernas upplevelse.

Medarbetarresan börjar inte först när en nyanställd har kommit in i företaget.

Det börjar i stället från det ögonblick då en sökande stöter på din platsannons, fortsätter till den första dagen och de första framgångarna, ända fram till den dag då de lämnar din organisation.

Allt som din medarbetare gör, ser, känner och ger respons under dessa perioder är en del av medarbetarresan.

Medarbetarresan är ett kraftfullt ramverk för People Operations för att undersöka medarbetarnas erfarenheter . På så sätt kan HR enkelt förstå vad företaget kan göra bättre för att öka och upprätthålla en bättre upplevelse för medarbetarna.

Genom att undersöka de anställdas resor kan en organisation verkligen lyssna på de anställdas behov, säkerställa större delaktighet och jämlikhet samt täppa till luckor som kan leda till att de anställda "tappar kontakten" med företaget.

🗺️ Vad är employee journey mapping?

Kartläggning av medarbetarnas resa innebär att skapa en visuell representation av medarbetarnas resa när de rör sig genom olika stadier och moment i din organisation.

Se det som en företagsalbum som gör det möjligt för dig att bevara, presentera och ordna minnen från anställda.

Genom att kartlägga medarbetarnas resa kan organisationer tydliggöra roller, prioritera resurser och identifiera viktiga ögonblick genom att visuellt kartlägga de olika steg och känslomässiga tillstånd som medarbetarna kan uppleva under sin tid på företaget.

Dessutom kan du med hjälp av kartläggning av medarbetarnas resa:

• Anpassa organisationen strategiskt
• Ge befogenheter och främja idéer och åtgärder som är inriktade på medarbetarna.
• Förbättra de anställdas upplevelse
• Öka de anställdas tillfredsställelse
• Stärka en positiv företagskultur

En bra resekarta bygger på data

Analysera de uppgifter du redan har

Kartläggning av medarbetarnas resa börjar vanligtvis med ett kvantitativt steg. 

Här kanske du vill utvärdera nyck eltal som personalomsättning genom att analysera data från dinaavgångsintervjuer.

• Vad säger dina medarbetaruppgifter om dig?
• Vilka orsaker angav människor till att de lämnade ert företag? 
• Vid vilka tillfällen blev medarbetarna bortkopplade från organisationen?

Att hitta svar på sådana frågor kan vara till stor hjälp och hjälpa dig att komma på rätt väg för att åtgärda dåliga medarbetarupplevelser.

Prata med dina kollegor

I det andra steget av kartläggningen av medarbetarna kan du samla in kvalitativa data genom ärliga samtal med befintliga medarbetare. Fråga dina anställda om de mest kritiska ögonblicken i deras resa och vad organisationen kunde ha gjort bättre för att göra dem mer minnesvärda.

En tumregel är att använda flera olika grupper. Så här går det till:

• Prata med de anställda som lämnade organisationen snabbt, som hade låga resultat när det gäller engagemang eller som var högljudda om de problem de upplevde på företaget. Den här kategorin av personer tänker vanligtvis väl innan de bestämmer sig för att lämna organisationen. Därför är de ett bra exempel på personer som kan formulera och uttrycka de "ögonblick som är viktiga" tydligare för dem än andra.
• Prata med anställda som var de mest framgångsrika inom sitt första år på företaget och som har stannat kvar länge. De vet varför de gillar organisationen och har beslutat att stanna längre.
• Slutligen kan du kontakta erfarna chefer. Eftersom erfarna chefer redan till viss del hanterar och optimerar medarbetarnas resa är det klokt att få deras åsikter eftersom de är nyckelpersoner när det gäller att kartlägga medarbetarnas resa.

👤 Medarbetarresan ur medarbetarens perspektiv

Varje anställd går igenom en rad olika faser, från den dag de ansöker om ett jobb till den dag de lämnar organisationen. Den anställdes resa kan sammanfattas i följande fem faser:

Fas 1: Rekrytering/Attraktion

Det här steget omfattar alla nödvändiga steg som en organisation som fokuserar på människor bör ta när den anställer en ny medarbetare. Dessutom tar man hänsyn till mätvärden som tidsåtgång, kostnad per anställning, acceptansgrad för erbjudandet och den nyanställdes kvalitet.

Var dina jobbannonser tillräckligt skrivna och attraktiva för att fånga de bästa kandidaternas uppmärksamhet och ansökningar? Hur lång var intervjuprocessen? Hur beskrev de sökande sin upplevelse som kandidat?

Var er intervjuprocess snabb och lugnande nog för att kandidaterna skulle välja er som första arbetsgivare?

Dessa och andra frågor är nödvändiga eftersom de ger en tydlig förståelse för hur man kan förbättra arbetsprocessen, locka till sig de bästa talangerna och identifiera och åtgärda eventuella hinder som driver bort potentiella anställda.

"Ta itu med det innan det händer. Ordna saker och ting innan det blir förvirring." Lao Tzu, kinesisk filosof och författare

Fas 2: Onboarding

Onboarding omfattar de uppgifter som en nyanställd måste utföra för att komma igång med företagets verktyg, system och processer samt rollens förväntningar. De flesta nyanställda, inklusive distans- och hybridanställda, behöver tid för att integreras och bli produktiva på sina nya jobb.

I sin bok nämner Jac Fitz-enz en undersökning av Jac Fitz-enz, "The ROI of Human Capital", som visar på ett särskilt samband mellan onboarding och bibehållande av personal.

Dessutom visar en gemensam studie av Kronos och Human Capital Institute att 76 % av personalcheferna säger att deras onboarding -processer är underutnyttjade. De återstående 24 % hade inte ens en strategi för onboarding från början.

Effektivt onboarding är den bästa möjliga starten du kan ge en nyanställd i din organisation.

En effektiv onboarding är inte bara beroende av resans innehåll utan också av hur lätt den är att använda. 

Nyanställda måste kunna smälta materialet och lätt navigera i systemet.

Om det är för komplicerat eller ostrukturerat kommer det att minska deras första entusiasm för det nya jobbet, skapa en lucka i deras långsiktiga koppling till organisationen och minska deras övergripande motivation och engagemang inom och med organisationen.

Fas 3: Utveckling av medarbetarna

När de anställda utvecklas i sina roller måste du utvärdera deras förmåga som lagspelare, mäta deras produktivitetsnivåer och identifiera deras önskemål om karriärutveckling. Du vill också införa lärande och utveckling möjligheter som gör det möjligt för dem att utöka sina färdigheter och som skiljer dem från mängden eller ger dem en unik fördel jämfört med sina kollegor.

I detta skede sker successiva händelser eller steg, t.ex:

• Kampanjer
• Rollförändringar
• Prestationsbedömningar (diskussionerna kan handla om karriärsamtal, utbildning och utveckling, möjligheter till utbildning och fortbildning och föredragna tekniker etc.).

Fas 4: Bibehållande

I det här skedet är dina nyanställda helt och hållet inskolade och har gått från att vara "nyanställda" till "heltidsanställda".

Ditt främsta mål är att se till att dina anställda fortsätter att prestera, utvecklas och bidra till företagets tillväxt och framgång.

Du måste också se till att företagets kultur ständigt upprepas och att de anställda är i linje med företagets värderingar och fortfarande inspireras av organisationens uppdrag. 

Företag använder olika strategier för att behålla talanger, men några av våra favoritinitiativ på Zavvy är följande:

• Möjligheter till distansarbete och hybridarbete. 82 % av de anställda säger att flexibla jobb skulle göra dem mer lojala och mindre benägna att söka ett annat jobb.
• Föräldraledighet för alla.
• Genomföra bästa praxis för att underlätta för anställda.
• Erbjuda konkurrenskraftig ersättning (och utvärdera och justera lönerna regelbundet).
• Positiv arbetskultur och öppenhet.
• Balans mellan arbete och privatliv eller anpassning.
• System för erkännande och belöning.
• Förlängd ledighet eller sabbatsår.

Fas #5: Avveckling/alumni

Anställda kan lämna en organisation av allt från barnafödande till pensionering, vård av sjuka nära och kära, ett viktigt livsbeslut, psykisk ohälsa eller flytt till en ny arbetsgivare. 

Det är oundvikligt att de flesta anställda kommer att lämna din organisation vid något tillfälle.

Och även om du inte kan hindra dem från att gå vidare kan du ta reda på orsakerna till deras avhopp och förstå hur du kan förhindra att framtida anställda följer efter.

Det är också möjligt att avslöja sanningen om varför de slutade, eftersom de flesta före detta anställda känner att de inte har något att förlora på att vara brutalt ärliga.

Stunder som är viktiga

Alla ögonblick i den anställde är inte desamma eller väcker samma känslor.

De flesta av oss minns till exempel vår första dag på jobbet, men kanske inte den andra eller tredje.

Därför är det viktigt att identifiera dessa "viktiga ögonblick" för dina anställda är det första steget för att förstå hela medarbetarresan.

De viktiga ögonblicken är bland annat följande:

• Den första anställningsintervjun
• Den första anställningsintervjun när du byter karriär
• Introduktion
• Det första enskilda mötet med linjechefen
• Den första fullständiga prestationsgranskningen
• Den första expertgranskning
• Överraskningsfest på jobbet
• Företag som stöder en sak som är viktig för dem
• Gruppens evenemang
• Utbildningsverksamhet
• Skicka dem swags eller gåvor till deras födelsedagar.
• Utrop på deras födelsedagar
• Ge dem tillräckligt med tid för att sörja en älskad persons död och visa stöd och kärlek.

Tips: Den första tiden på jobbet kan vara avgörande för en medarbetares upplevelse. Anställda minns både bra och dåliga erfarenheter när de återgår till ett nytt jobb.

En anställd skulle till exempel komma ihåg om det tog honom två veckor att få sin bärbara dator, få tillgång till sin e-post eller ladda ner nödvändiga uppdateringar.

På samma sätt skulle de också komma ihåg om deras medarbetare fick dem att känna sig välkomna, om deras chef bjöd dem på lunch första dagen eller om de fick en onboarding buddy.

🏢 Medarbetarresan ur arbetsgivarens perspektiv

En nyanställds erfarenhet är också nära knuten till arbetsgivaren. Om en nyanställd till exempel inte har en positiv upplevelse i början av sin anställning är det troligare att han eller hon går igenom det vanliga på jobbet och slutar inom det första året.

Detta är dåligt för arbetsgivaren eftersom de måste lägga ut extra pengar och investera tid och kraft på att anställa en ny anställd igen.

Med andra ord, positiva kandidatupplevelse, utmärkt omskolning och onboarding erfarenheteroch andra minnesvärda ögonblick kan påverka medarbetarnas prestationer och öka deras engagemang. Bättre sent än aldrig, identifiera dem och mät dem noga. 

📝 Mall för en resekarta för medarbetarnas erfarenheter

Ingen roll är den andra lik. Därför kommer varje resekarta för anställda att variera mellan olika organisationer. Den här mallen kan dock ge dig en idé om hur du kan skapa din egen karta och använda medarbetarnas livscykel som grund för kartans struktur.

Mallen för resekartan för medarbetares upplevelser nedan ger dig en inblick i viktiga kontaktpunkter för medarbetarna. Den kan användas för att utvärdera vad som gick fel eller rätt och identifiera nästa steg för åtgärder.

Här är en enkel mall som du kan använda:

➡️ Klicka här för att få tillgång till mallen

⚙️ Hur man skapar en resekarta för medarbetarnas upplevelser

Kartläggning av resan är ingen ny metod i världen av kundupplevelser. Företag har länge insett att kartläggning av kundupplevelsen gör det möjligt för dem att ge en bättre och mer personlig upplevelse till sina köpare och i slutändan öka organisationens intäkter. 

A CXPA forskningsrapport om kartläggning av kundresan visar att:

• Kartläggning av resan ökade kundnöjdheten.
• Kartläggning av resan ökade ett företags Net Promoter Score (NPS).
• 90 % av de organisationer som använt sig av resekartläggning har haft en positiv inverkan.
• Minskad kundförlust.
• Färre kundklagomål.

En karta över medarbetarnas resa kan vara en omfattande översikt över medarbetarnas upplevelse, från rekrytering till utbildning och slutlig avflyttning. Så här kan du börja skapa din resekarta för anställda.

#1: Segmentera dina anställda

Börja med att identifiera dina personalsegment (även kallade personas).

Helst ska dina medarbetarsegment baseras på roller (innehållsmarknadsförare, digitala marknadsförare, produktdesigners, rekryterare, produktchefer, programutvecklare etc.), inte på demografiska faktorer som ålder eller data.

Dessa variabler kan användas för att analysera data senare. 

Att identifiera de olika anställdas resor är avgörande för att kartlägga flera resekartor för olika avdelningar.

#2: Skapa flera resekartor för de anställda

Du behöver inte skapa många resekartor. Istället kan du vara inkluderande genom att bygga underkartor inom en överordnad karta.

Ta till exempel inte bara med information om de anställdas jobb och ansvarsområden, utan ta hänsyn till andra variabler som den anställdes ålder och ytterligare personlig information som du kan ha tillgång till (allt från utvecklingsmöjligheter, en anställds generation eller till och med tidigare erfarenheter).

#3: Undersök dina anställda

Gör regelbundna undersökningar och samla in information för att bättre förstå de anställdas behov och vad de tycker om ert initiativ och identifiera områden som kan förbättras.

Tack vare tekniken kan regelbundna medarbetarundersökningar snabbt sammanställas och analyseras för att samla in feedback från medarbetarna.

Enligt denna undersökning är detta några av de ögonblick som medarbetarna anser vara viktigast.

#4: Revidera på grundval av återkoppling

Undersökningar ger kumulativa data, men du behöver också kvalitativ feedback när du kartlägger och förbättrar resekartor för anställda.

Om de anställda till exempel har deltagit i ett utbildningstillfälle kan du kontakta dem för att ta reda på vad de tycker om det, om de tyckte att informationen från utbildningen var användbar och om de känner att de lärdomar som de fått har gett dem en drivkraft att vilja bli bättre i sin karriär. 

Om dina anställda ger giltiga förslag till förbättringar eller ger negativ feedback ska du se över och revidera utbildningen för att se till att de anställda får en bättre upplevelse i framtiden.

#5: Mät din framgång ofta

Övervaka och mät din framgång i varje steg av kartläggningen av medarbetarnas resa. Identifiera och fastställ parametrar för framgång för preboarding, onboarding, erkännande, medarbetarstöd och utveckling.

När dessa KPI:er inte uppfylls till din belåtenhet, identifiera områden som kan förbättras och uppdatera dem i enlighet med detta.

📏 Hur man mäter medarbetarnas upplevelseresa

De bästa personerna för att ge svar på hur de känner sig i samspelet med en organisation är de anställda själva. Som nämnts ovan är undersökningar om medarbetarnas engagemang eller e-postmeddelanden utmärkta för att mäta medarbetarnas erfarenheter, särskilt i viktiga stunder.

Du kan till exempel kolla in nyanställda efter de första två veckorna för att ta reda på hur de känner sig i förhållande till sin nya position, sina kollegor och företaget. När du samlar in mer kvantitativa data är det lättare att jämföra hur medarbetarnas upplevelse stämmer överens med KPI:er för medarbetarnas upplevelse, t.ex. produktivitet, sjukfrånvaro, acceptansgrad, produktivitet och omsättning. Glöm inte att också genomföra förändringar utifrån den feedback eller de uppgifter som du får.

🔍 Exempel på kartor över medarbetarnas resor

Eftersom kartläggning av medarbetares resor är en visuell representation av en medarbetares interaktioner under hela deras livscykel i en organisation, presenterar vi tre fantastiska visuella kartor som vi älskar och som vi föreslår att du kan använda eller anpassa för att passa ditt företags behov.

1. Integrifys resekarta för anställda: Det går att se tärningarna i spelet.

2. Bon Voyage! Alex har samlats på kajen. Den här båten får man inte missa!

3. Om du föredrar tunnelbanan finns det något för dig också. Den här personalresan är ett fan av tunnelbanan, håller du inte med? 

📈 F ördelar med kartor över medarbetarnas resor

Med en tydlig förståelse för de anställdas resa kan du se några av de fördelar som företagen har idag:

#1: Minskad omsättning

94 % av de anställda som slutar är mer benägna att stanna längre på företaget om det investerat mer i deras karriär. Att förstå medarbetarnas resa hjälper dig att fastställa rätt inlärnings- och utvecklingsmöjligheter för dina medarbetare och strategier för att planera deras utvecklingsvägar i enlighet med detta.

#2: Ökat engagemang hos de anställda

En Gallup-studie visar att 87 procent av de anställda varken är engagerade eller aktivt oengagerade. Det är inte konstigt att de flesta personalavdelningar ständigt övervakar och förbättrar sina KPI:er på detta område. Tack vare att du förstår dina anställdas resor är det lättare att identifiera förbättringsområden och åtgärda eventuella hinder som kan hindra de anställdas engagemang . Dessutom kan du också samordna olika roliga aktiviteter för att stimulera medarbetarnas moral, samtidigt som du spårar framgången för varje initiativ varje steg på vägen. 

#3: Positiv företagskultur

Eftersom 88 % av de anställda anser att en tydlig arbetsplatskultur i hög grad bidrar till företagets framgång, skapar kartläggningen av medarbetarnas resa förutsättningar för att en positiv arbetskultur ska blomstra, vilket i sin tur förbättrar relationerna mellan de anställda och främjar laganda.

➡️ Slutsats

Framåtblickande organisationer måste fokusera på att förbättra medarbetarupplevelsen.

Zavvy tillhandahåller verktygen och resurserna för att göra detta möjligt med sin svit av lösningar för introduktion av anställda, medarbetarutveckling och kontaktprogram - för att främja laganda, öka produktiviteten och medarbetarnas psykiska välbefinnande.

Dina medarbetare är hjärtat i ditt företag. Ge dem möjlighet och stöd att få positiva upplevelser och bli de bästa versionerna av sig själva.

Zavvy gör det möjligt. Prata med en av våra specialister idag!