Förändringshantering kontra förändringsledarskap: Hur man lyckas med organisationsomvandling

Om de senaste åren har lärt oss något är det att anpassa sig till förändringar. Oavsett om det är frivilligt eller påtvingat har arbetsgivare och arbetstagare ständigt anpassat sig för att överleva. Från pandemiska låsningar och distansarbete till den flodvåg av uppsägningar som följde har det varit mycket. 

Och det är inte över än. Behöver du ett exempel? 

McKinsey rapporterar att det nu är tre gånger mer sannolikt att företag har minst 80 % digital verksamhet jämfört med före pandemin. 

Det är en rejäl förändring! 

Förändringarna är här för att stanna, och de organisationer som utnyttjar denna utveckling kommer att vinna.

Men vad innebär det i praktiken?

I den här artikeln undersöker vi begreppen förändringsledarskap och förändringshantering och diskuterar de viktigaste skillnaderna mellan dem och när man bör ta till sig dem. 

🏢 Varför är förändringar oundvikliga och nödvändiga?

Förändringar är nödvändiga för att företag ska kunna växa. Nya tekniker, demografiska förändringar och nya affärsmöjligheter - arbetsmiljön förändras ständigt och organisationer måste förändras för att förbli relevanta. Här är några specifika sätt på vilka förändringar kan gynna företag.

Kulturell

Det är deprimerande att någon skulle behöva en affärsidé för mångfald. 

Men om du måste sätta värde på pengar, rapporterar Forbes att företag med mer kulturell och etnisk mångfald på ledande positioner har följande fördelar 33 % mer lönsamma än de som inte har det.

Mångfald, jämlikhet och inkludering är en angelägen fråga, med ett ständigt ökande fokus på att se till att de anställda känner sig bekväma och uppskattade på arbetsplatsen.

Arbetsgivarna måste vara proaktiva när det gäller att se över eller förbättra sin arbetskultur så att alla känner att de hör hemma. 

Strukturell

Pandemin har tvingat organisationer att omvärdera hur de arbetar, och många ifrågasätter behovet av fysiska kontor och dyra fastigheter. 

Fortune rapporterar att före pandemin låg fastighetskostnaderna för S&P 500-budgetar på 3-9 %. Det är alltså lätt att förstå varför distansarbete eller hybridarbete är en sådan kostnadsbesparing. 60 % av cheferna planerar att minska kontorsutrymmena med 50 %. 

De kommer dock att behöva en betydande skalförändring för att anpassa sig till hybridmodellen på lång sikt. Med fler personer som arbetar på distans finns det dock en möjlighet att spara kostnader och skapa en smidigare och smidigare organisation.

Förfarande

Många företag måste se över och engagera sig i effektiviserade processförbättringar, från leveranskedjor till kundservice. Det finns inte bara ett ekonomiskt incitament för detta, utan det kan också hjälpa företagen att uppfylla sina hållbarhetsmål genom att minska avfallet och bli effektivare.

🤯 Men varför är det så svårt att lyckas med ett förändringsinitiativ?

Förändringar kan vara positiva och oundvikliga, men de är också en utmaning. Tyvärr är vi människor fast inprogrammerade för att motstå förändringar. De föredrar att hålla fast vid sina beprövade och testade metoder, även om det finns en ny, förbättrad lösning eller genväg. 

Visste du att till och med apor är bättre än människor på att prova nya saker? 

En beteendestudie från Georgia State University från 2019 visar att apor överträffar människor i kognitiv flexibilitet och är "mer öppna för att byta till effektivare strategier för att nå sina mål". 

Dessutom tog det längre tid för människor att acceptera och använda nya strategier än för en grupp rhesusmakaker och kapucinerapor. Tidigare studier med schimpanser och babianer bekräftar också detta test. 

Summan av kardemumman är att människor är dåliga på förändringar, men förändring är en nödvändighet för att verksamheten ska kunna utvecklas, bli dynamisk och ge löfte om en bättre framtid. 

Det är en svår situation. Men oroa dig inte. 

Förändringshantering eller ett förändringsledarskap är perfekta lösningar för att driva på en organisatorisk omvandling, så länge du sätter dina anställda i centrum för din utveckling. 

➡️ Kolla in vårt utbildningsprogram Bli en förändringsledare.

🔍 Förändringsledarskap vs. förändringshantering - låt oss dela upp dem! 

Dr John Kotter, Konosuke Matsushita professor i ledarskap, emeritus vid Harvard Business School, redogör för de grundläggande skillnaderna mellan förändringsledarskap och formella system för förändringshantering.

"Förändringsledning är en uppsättning processer, verktyg och mekanismer som är utformade för att se till att när man försöker genomföra vissa förändringar så a) att det inte går överstyr och b) att det antal problem som är förknippade med det (uppror i leden, blödning av pengar som man inte har råd med) inte inträffar.

Förändringsledarskap är förknippat med att sätta en motor på hela förändringsprocessen och få den att gå snabbare, smartare och effektivare; det är förknippat med storskaliga förändringar, brådska och om massor av människor som vill få något att hända. Det handlar om stora visioner och om att ge massor av människor möjlighet att göra det möjligt för dem att göra det."

Både förändringshantering och förändringsledarskap är viktiga för organisatorisk framgång, men de kräver olika färdigheter och tillvägagångssätt. 

Förändringshantering fokuserar på att upprätthålla stabilitet och minimera riskerna under förändringar. Om du väljer den här modellen behöver du en solid plan som gör att du kan uppfylla specifika mål. 

När det gäller intressenterna är det viktigt att anställda, chefer och verkställande sponsorer ger sitt stöd. 

Förändringsledarskap bygger på förebilder som bygger upp förtroende, inger stolthet och ger medarbetarna möjlighet att växa och utvecklas. 

Du berömmer regelbundet ditt team, organiserar ofta 1:1-sessioner och engagerar dig i kontinuerlig feedback från medarbetarna. Om du gör dessa saker kommer du snabbt att uppnå omvälvande mål samtidigt som du inspirerar andra att förverkliga din vision.

✅ Ta emot övergångar med den här checklistan för förändringshantering

Att leda ett team genom en organisationsförändring kan vara skrämmande, oavsett erfarenhet. Vill du veta hur du får förändringen att hålla i gång? Följ stegen i den här checklistan för förändringshantering, så får du reda på det! 

1. Utveckla en konsekvent kommunikationsstrategi 

Överväg hur du ska kommunicera förändringsinitiativet till olika intressenter. 

Håll till exempel feedback-slingorna för de anställda öppna, vilket innebär att du vänder dig till de anställda och ger dem en chans att ge sina värdefulla insikter. 

Tips nr 1: Fundera på hur du ska förklara förändringen för kunderna eller klienterna.

Tips nr 2: Nyckeln är att överkommunicera under organisationsförändringar. Använd en mängd olika kanaler, från personliga möten till digitala verktyg som videokonferenser och snabbmeddelanden.

2. Hantera motstånd proaktivt 

Ärligt talat är vissa människor rädda för förändringar. Kanske är de rädda eller så missförstår de det. 

Oavsett vilket måste du hantera motstånd proaktivt, förutse och hantera invändningar innan de blir ett problem.

Tips: Håll regelbundna möten med de anställda för att hålla dem uppdaterade om hur förändringsinitiativet fortskrider. Tydliggör varför förändringen är nödvändig, hur den kommer att gynna medarbetarna och vad du förväntar dig av dem.

3. Få stöd från viktiga intressenter 

Du behöver stöd från den övre ledningen och andra viktiga intressenter för att lyckas med organisationsförändringen. Detta innebär att du måste få deras godkännande från början och ge regelbundna uppdateringar om dina framsteg.

Tips: Använd data för att visa hur förändringen kommer att gynna hela organisationen.

Om du till exempel inför ett nytt CRM-system, använd konkreta siffror för att visa hur det kommer att förbättra försäljningen eller kundnöjdheten.

4. Förändringen ska genomföras gradvis. 

Att försöka genomföra för många förändringar på en gång är ett recept för katastrof. Lösningen? Genomför förändringarna gradvis och börja med en pilotgrupp. På så sätt kan du reda ut eventuella problem innan du utvidgar den till hela organisationen.

Tips: Använd ett stegvis tillvägagångssätt när du lanserar ett nytt initiativ. Du kan till exempel gradvis börja med några olika avdelningar eller platser.

5. Skapa förstärkningssystem. 

Förändringar är svåra och människor är vanemänniskor. Du behöver därför förstärkningssystem för att hjälpa de anställda att anpassa sig till det nya sättet.

Tips: Använd belöningar och erkännande för att förstärka önskade beteenden. Använd ett verktyg för ansvarstagande och erbjud bonusar för att uppnå specifika mål som är relaterade till förändringsinitiativet.

6. Systematiskt hantera projektresultat 

Följ upp resultaten av ditt förändringsinitiativ för att se till att det går enligt planerna. 

Genom att inrätta system för att spåra framstegen kan du också identifiera eventuella problem som måste åtgärdas.

Tips: Använd projektledningsprogram som Asana eller Monday för att spåra milstolpar, förbättra kommunikationen och identifiera eventuella hinder. På så sätt håller du dig inom tidsplanen för att uppfylla dina OKR:er. 

7. Övervaka de anställdas engagemang 

Hur anpassar sig dina anställda till förändringen? Och viktigast av allt, hur vet du det? 

Medarbetarnas engagemang är nyckeln till en lyckad organisationsförändring. Därför måste du övervaka engagemanget och ta itu med eventuella problem som kan uppstå. 

Tips: Använd en enkät om hur nöjda medarbetarna är för att få deras feedback om hur de känner för förändringsinitiativet. På så sätt kan du identifiera eventuella problemområden och vidta åtgärder för att lösa dem.

Kom ihåg att göra det med ett öppet sinne - deras oro kan vara berättigad!

☑️ Ladda upp förändringsledning med denna checklista för förändringsledarskap

När din strategi för förändringshantering är på plats kan du följa denna checklista för förändringsledarskap för att få fart på dina strategier. 

1. Avlägsna hinder för förändring 

Det första steget är att identifiera och undanröja eventuella hinder för framgång. 

Interna hinder kan vara brist på resurser eller föråldrad dokumentation. 

Externa hinder kan vara t.ex. lagkrav eller marknadsvillkor. 

Tips: När du har hittat eventuella blockeringar kan du vidta åtgärder för att ta bort dem. Detta kan innebära att du måste samarbeta med andra fakultetsledare eller få ett godkännande från den högre ledningen. 

2. Ge rationella svar

Det är viktigt att komma ihåg att människor är känslomässiga varelser, men att ge rationella svar på deras reaktioner kan lugna ner nerverna. Om medarbetarna till exempel är oroliga för anställningstryggheten kan du förklara karriärmöjligheterna och hur förändringen kommer att gynna dem på lång sikt. 

Tips: Använd mjuka färdigheter som lyssnande, kommunikation och empati för att bygga upp ett förtroende hos de anställda. Men förbered dig med data och resonemang som stöd för dina svar. 

3. Investera i långvariga relationer med de anställda 

För att skapa ett varaktigt band måste du investera i dina anställdas relationer. Det innebär att du måste ta dig tid att lära känna dem personligen och förstå deras behov och motivationer. 

Tips: Försök att skapa starka relationer med de anställda innan ett förändringsinitiativ tillkännages. På så sätt har du redan en grund av förtroende att utgå ifrån när det är dags. 

4. Främja en harmonisk arbetsmiljö. 

En positiv företagskultur är en företagskultur där de anställda känner att de hör hemma och kan göra sitt bästa. 

Att främja en harmonisk arbetsmiljö innebär att skapa en inkluderande miljö där människor känner sig bekväma med att vara sig själva.

Tips nr 1: Främja en positiv företagskultur genom att anordna sociala evenemang, erbjuda flexibla arbetsformer och möjligheter till professionell utveckling. 

Tips nr 2: Feedback uppåt är också en guldgruva av information för företagsledare.

Tips #3: Skicka ut regelbundna pulsenkäter och undersökningar om medarbetarnas engagemang för att ta tempen på ditt team. 

Viktigast av allt? Glöm inte att agera på uppgifterna!

👨‍🏫 3 Bästa modeller för förändringshantering 

Dessa populära initiativ för förändringshantering säkerställer att dina övergångar ger dig de största chanserna till framgång.

Lewins förändringsmodell 

Lewins modell är en av de mest citerade modellerna för förändringshantering. Psykologen Kurt Lewin föreslog den först på 1940-talet. Modellen beskriver tre steg för varje förändring: uppfrysning, förändring och återfrysning. 

Uppfrysning: Det här steget handlar om att skapa motivation för förändring. Det handlar om att utmana status quo och få människor att släppa sitt nuvarande sätt att göra saker och ting. 

Förändring: Det är i detta skede som den faktiska förändringen äger rum. Det är viktigt att notera att förändring inte sker över en natt, och det kommer troligen att finnas några ojämnheter på vägen. 

Återfrysning: Det sista steget handlar om att göra förändringen permanent. Det är här du befäster det nya sättet att göra saker och ting och ser till att det håller i sig. 

McKinsey 7-S 

McKinseys 7-S-modell är ett ramverk som utvecklades av affärskonsulterna Robert H. Waterman Jr. och Tom Peters på 1980-talet. Modellen fokuserar på idén att de sju interna delarna av en organisation måste vara perfekt anpassade till varandra för att vara framgångsrika. Dessa element är följande: 

• Struktur: Det sätt på vilket organisationen är uppbyggd. 
• Strategi: Den övergripande planen för hur organisationen ska uppnå sina mål. 
• System: De processer och förfaranden som finns på plats. 
• Kompetens: De anställda som arbetar inom organisationen (de anställdas färdigheter kan omfatta tekniska färdigheter, gröna färdigheter, mjuka färdigheter, hållbara färdigheter osv.) 
• Stil: Företagskulturen och ert sätt att göra saker och ting.
• Personal: De personer som arbetar för organisationen. 
• Gemensamma företagsvärden: De centrala övertygelser som styr organisationens handlingar. 

7-S-modellen kan hjälpa organisationer att se till att alla dessa delar är anpassade och arbetar tillsammans mot ett gemensamt mål.

Bridges övergångsmodell

William Bridges, en ledande expert på förändringshantering, har utvecklat Bridge's övergångsmodell. Den innehåller tre huvudfaser: slut, neutral zon och början. 

• Slut: Det första steget handlar om att acceptera det faktum att en förändring sker, vilket ofta är det mest utmanande steget eftersom det kan vara svårt att släppa taget om det förflutna. 
• Neutralzon: Den andra fasen omfattar övergångsperioden, där människor anpassar sig till det nya sättet att göra saker och ting och försöker komma fram till hur de passar in i den nya organisationen. 
• Början: Det sista steget fokuserar på att börja om på nytt, där människor är helt och hållet med på det nya sättet att göra saker och ting och är redo att ta emot framtiden. 

En modell för förändringshantering kan hjälpa dig att effektivare hantera förändringar i din organisation. Genom att förstå förändringens olika stadier kan du bättre förbereda dig för och navigera genom övergångsperioder. 

👩‍🏫 3 Bästa modeller för förändringsledning

Behöver du en modell för förändringsledarskap i stället? En av dessa kan vara den struktur du söker. 

Bacharach-metoden 

Sociologen Paul C. Bacharach utvecklade Bacharachmetoden. Den består av fyra steg: diagnos, feedback, planering och åtgärder. 

• Diagnos: Identifiera problemet som du måste ta itu med. 
• Återkoppling: Samla in återkoppling från alla berörda parter. 
• Planering: utarbeta en handlingsplan. 
• Åtgärd: genomföra handlingsplanen och se till att förändringen sker. 

Prosci ADKAR-förändringsmodellen 

Prosci, ett företag som arbetar med förändringshantering, har utvecklat ADKAR-modellen. Modellen står för Awareness, Desire, Knowledge, Ability och Reinforcement (medvetenhet, önskan, kunskap, förmåga och förstärkning). 

• Medvetenhet: skapa medvetenhet om behovet av förändring. 
• Önskemål: skapa en vilja att förändra. 
• Kunskap: ge den kunskap och de färdigheter som behövs för att genomföra förändringen. 
• Förmåga: hjälpa människor att utveckla förmågan att genomföra förändringen. 
• Förstärkning: förstärk förändringen för att se till att den blir bestående. 

Kotters teori 

Kotters förändringsteori, som utvecklats av John Kotter, är en av de mest använda modellerna för förändringshantering. Modellen består av åtta steg: 

1. Skapa en känsla av brådska. 
2. Skapa en vägledande koalition.
3. Utveckla en vision och en strategi. 
4. Förmedla förändringsvisionen. 
5. Ge andra möjlighet att agera.
6. Skapa kortsiktiga vinster. 
7. Konsolidera vinsterna och skapa mer förändring. 
8. Institutionalisera nya, proaktiva tillvägagångssätt.

➡️ Säkerställ en framgångsrik förändring med hjälp av Zavvy

På Zavvy är stagnation vår fiende! Vi brinner för förändring och dess otroliga tillväxtmöjligheter för företag och anställda. Därför har vi byggt lösningar som hjälper dig att genomföra förändringar smidigt och effektivt.

• 🌱 Planer för tillväxt: Vi är övertygade om att du inte kan utveckla ditt företag utan att utveckla dina medarbetare. Våra lösningar för medarbetarutveckling gör förändringarna enkla genom att fylla din organisation med högkvalificerade och motiverade medarbetare som är redo för varje omvandling.
• 🔄 360 feedback: Få kraftfulla insikter från alla dina anställda under övergångsperioder. Vårt verktyg för 360 feedback gör det enkelt att samla in, sammanställa och agera på värdefulla insikter från hela ditt team. Med hela teamet ombord kan du identifiera allmänna farhågor om dina förändringsinitiativ och reflektera över det bästa sättet att föra ditt företag till nästa nivå.
• 💪 Ledarskapsutveckling: Hjälp dina chefer att bli fantastiska förändringsledare genom att ge handlingskraftig vägledning i arbetsflödet. Från vägledning just-in-time (där cheferna får viktig information före ett viktigt möte) till stöd för att hantera konflikter och utmanande situationer, kommer detta verktyg att förvandla dina chefer till de ledare du alltid önskat ha.

Läs mer om vår sofistikerade verktygssvit genom att registrera dig för en kostnadsfri demo idag.

❓ Vanliga frågor

Vi förstår att det kan vara svårt att förstå vad förändringshantering och förändringsledarskap är. Svaren på dessa vanliga frågor kommer dock att se till att du är helt uppdaterad! 

Hur påverkar ledarskapet förändringsarbetet? 

Ledningsgrupper spelar en viktig roll i förändringsarbetet. Ledarna är ansvariga för att fastställa riktningen och motivera andra att följa med. Dina kommunikationsinsatser bör göra det möjligt för hela organisationen att köpa in sig i förändringsvisionen och ge stöd under hela denna iterativa process. 

Varför är ledarskapet viktigt vid förändringar? 

Om du vill förändra saker och ting snabbt är det frestande att spara lite pengar genom att inte investera i ditt ledarskap. Men lita på oss - det är ett misstag! Ledarskapet är viktigt under en förändring eftersom det ger riktning, motivation och stöd. Utan det kommer förändringen att gå mycket långsammare och människor är mer benägna att göra motstånd - båda kan leda till en störande affärsmiljö. 

Varför är förändringshantering så viktigt för en ledare?

Förändringshantering sätter ledarna i förarsätet när det gäller förändringar. Den ger dem en ram och de verktyg de behöver för att effektivt leda sitt team genom övergångsperioder. Förändringshantering är viktig för ledare eftersom den bidrar till att se till att förändringarna blir framgångsrika och att människor är med på den nya inriktningen.