Auditoria de competências 101: como descobrir talentos escondidos no seu plantel

As competências são a força vital de qualquer empresa e os recrutadores dão-lhes cada vez mais prioridade em relação aos antecedentes e às habilitações literárias dos candidatos durante a aquisição de talentos. 

O número de anúncios de emprego que mencionam aptidões, competências e responsabilidades-chave específicas aumentou 21% entre 2020 e 2021. 

Ao mesmo tempo, o número de empregos que não exigem um diploma também aumentou 40% durante o mesmo período. 

As competências, incluindo as técnicas(hard skills), as soft skills, as competências no local de trabalho e as competências transferíveis, são muito procuradas. 

Mas a gestão de competências pode ser complicada para os RH. 

• Como é que os líderes podem fazer o balanço da variedade de competências nas suas equipas organizacionais? 
• Como é que se identificam as lacunas de competências e se descobrem competências ocultas que nem sequer se sabia que existiam? 

A resposta é realizar uma auditoria de competências. 

Este artigo aborda tudo o que precisa de saber sobre o rastreio de competências e a possibilidade de os seus empregados melhorarem as suas competências enquanto trabalham para si. 

O que é uma auditoria de competências?

Uma auditoria de competências é uma avaliação exaustiva das aptidões, conhecimentos e competências de um indivíduo ou de uma equipa. 

Pode utilizar auditorias de competências pessoais e de grupo para identificar áreas de melhoria e reforçar as competências dos colaboradores. 

Guia de liderança Mike Ashie explica: "As auditorias regulares de competências podem proporcionar aos membros do pessoal a oportunidade inestimável de aprenderem e se desenvolverem; o feedback ajuda o pessoal a identificar os pontos fortes, a colmatar lacunas nos conhecimentos ou nas capacidades - além disso, é um enorme estímulo para a moral. Todos ganham quando os funcionários estão empenhados e motivados."

As organizações podem utilizar uma auditoria de competências para uma análise global das lacunas de competências.

A diferença? 

A auditoria de competências centrar-se-á nos conjuntos de competências actuais das suas equipas.

Em contrapartida, uma análise das lacunas de competências utiliza os seus dados de auditoria como referência, identifica os conjuntos de competências necessários para o crescimento futuro e determina a forma de colmatar a lacuna entre A e B.

Qual é a melhor altura para uma auditoria de competências?

Uma auditoria de competências não é um evento isolado ou algo que se execute semanalmente. 

Regra geral, deve efectuar uma auditoria de competências pelo menos uma vez por ano ou sempre que a sua organização esteja em mudança:

• Actualizações do processo de L&D;
• períodos de mudança significativa; 
• projectos que exigem competências especializadas; 
• novas funções e iniciativas de gestão de talentos; 
• não cumprimento dos objectivos de desempenho. 

Actualizações do processo de L&D 

A aprendizagem e o desenvolvimento and am de mãos dadas com as competências. 

Ao planear as suas próximas estratégias de formação, faça uma auditoria para identificar as competências de base que pretende desenvolver. A actualização de competências irá envolver os seus empregados, melhorar as taxas de retenção e aumentar a produtividade.

Sylwia Smietanko, Especialista em RH e Recrutadora na Passport Photo Online, descreve a abordagem da empresa à realização de uma auditoria de competências. Ela disse-nos: 

"A nossa auditoria de competências mudou a nossa estratégia relativamente à afectação de recursos de formação e desenvolvimento. Anteriormente, tomávamos decisões com base nas tendências actuais e nas experiências de outras empresas. Mas, apesar das nossas melhores intenções, alguma formação era uma perda de tempo, uma vez que nem todas as competências eram necessárias para a nossa empresa. Agora, graças a uma auditoria de competências, podemos tomar decisões ponderadas e baseadas em dados. Desde que mudámos a nossa abordagem, o nosso investimento em formação começou a ter retorno, uma vez que os funcionários apresentam melhores resultados."

Períodos de mudança significativa 

Os actuais despedimentos nos sectores da tecnologia e dos serviços financeiros significam que ex-funcionários de empresas como a Meta, Twitter, Amazon, Spotify e Salesforce estão a deixar as suas antigas empresas, levando consigo as suas competências. 

Os responsáveis de RH das antigas empresas devem realizar uma auditoria de competências para compreender melhor o nível de competências actual das suas equipas desde as saídas, em especial no que se refere a equipas e departamentos consideravelmente alterados.

Do mesmo modo, as fusões e aquisições representam outra oportunidade para fazer um balanço das posições actuais. Quando duas empresas se juntam, o pessoal de ambas as partes traz para a mesa diferentes competências e experiências. 

A realização de uma auditoria de competências é a forma ideal de identificar os conjuntos de competências que se mantêm e os que devem ser desenvolvidos.

Projectos que exigem competências especializadas 

As empresas viradas para o futuro assumem frequentemente novos projectos ou expandem as suas operações para domínios novos ou adjacentes, como a Walmart, que passa a dedicar-se aos cuidados de saúde. Nestes casos, é crucial compreender o conjunto de competências existentes na empresa e quaisquer competências de nicho que possam ser necessárias no futuro. 

Digamos que a sua empresa está prestes a entrar no mundo da IA e das tecnologias de aprendizagem automática. Uma auditoria de competências identificará quais os membros da equipa que já possuem os conhecimentos necessários ou quem mais poderá ser rapidamente formado nestas áreas. 

Novas funções e iniciativas de gestão de talentos 

Utilize a sua auditoria de competências para definir as competências e atributos desejados do seu candidato ideal. 

Com uma auditoria de competências, poderá direccionar as suas mensagens de recrutamento para as pessoas certas e garantir que está a aumentar o seu leque de competências em vez de contratar mais do mesmo. 

Ao conceber novas iniciativas de gestão de talentos e estratégias para as pessoas, a sua auditoria de competências revelará o que precisa no terreno, para que possa estar atento ao que procurar.

Não cumprimento dos objectivos de desempenho 

Se verificar que um ou mais departamentos não atingem frequentemente os objectivos de desempenho, utilize os dados da auditoria para identificar as competências que poderão estar em falta e onde poderá investir em formação.

O seu objectivo não é jogar o jogo da culpa. Em vez disso, deve adoptar uma abordagem baseada em dados para compreender a potencial causa raiz de um problema e implementar medidas para melhorar o desempenho dos funcionários e atingir os seus objectivos no próximo ciclo. 

5 Benefícios da realização de auditorias de competências regulares

A auditoria de competências produz resultados tangíveis para a sua organização. Veja estas cinco razões principais para se empenhar no processo.

Descobrir lacunas de competências 

Os dados da McKinsey revelam que 87% das organizações sabem que já têm lacunas de competências ou esperam tê-las nos próximos cinco anos. 

O desafio é perceber onde estão as lacunas ou prever onde poderão existir num futuro próximo. 

Karolina Kijowska, Directora de Pessoal da PhotoAiD, disse-nos: "O benefício mais importante da realização de uma auditoria de competências para a sua organização é compreender realmente quais são os pontos fortes e fracos da sua equipa. Depois, as auditorias podem ser utilizadas para implementar estratégias que aumentem o desempenho e a moral dos funcionários, ao mesmo tempo que corrigem quaisquer deficiências."

Combinar conjuntos de competências com funções específicas 

Encontrará os melhores empregados para funções ou projectos específicos ao compreender as competências actuais da sua equipa. 

Embora as auditorias de competências estejam normalmente associadas a lacunas, pode também revelar um excesso de competências não utilizadas que podem ser valiosas agora ou no futuro. Documente-as e combine-as com as funções actuais ou futuras. 

➡️ Saiba mais sobre como alinhar as competências dos trabalhadores com os objectivos da empresa. 

Reaproveitamento de talentos para preparar a sua organização para o futuro 

As empresas irão eliminar gradualmente algumas funções organizacionais à medida que a tecnologia ganha ritmo. A realização de uma auditoria de competências recorrente garante que a sua reserva de talentos é ágil, permitindo-lhe reorientar rapidamente as competências de uma função extinta para uma nova função.

Alinhar os objectivos da equipa com as competências 

Quando se tem as competências certas para apoiar os objectivos da equipa, é mais fácil para a sua organização atingir os seus objectivos. 

Matthew Ramirez, Director Executivo da Rephrasely, expande: 

"Uma auditoria de competências mostra as lacunas nos conhecimentos da sua equipa, o que o pode ajudar a criar um plano de formação. Pode trabalhar com a sua equipa para desenvolver o melhor plano de formação para colmatar essas lacunas de conhecimento. Esta formação pode ser formal ou informal, consoante as suas necessidades. Se a auditoria de competências revelar um défice de competências, poderá considerar a contratação de novos talentos que possuam essas competências."

Identificar as prioridades de L&D 

Uma auditoria de qualidade irá informar a forma como concebe os seus futuros programas de formação. 

Lisa Dietrich, sócia da GiroKonto, disse-nos: "Ao compreender o que os empregados actuais e potenciais podem oferecer, as empresas podem criar descrições de funções mais eficazes e gerir o desenvolvimento dos empregados de forma mais eficiente."

A sua auditoria pode também orientar os formatos específicos de formação em L&D a privilegiar, por exemplo, cursos em linha, microaprendizagem e oportunidades de orientação. 

➡️ Consulte o nosso guia de avaliação das necessidades de formação aqui.

💪 9 Competências que precisa de auditar o mais rapidamente possível

"Competências" é um termo abrangente, por isso, em que competências específicas se deve concentrar para maximizar o ROI da sua auditoria? 

Consulte esta lista de competências a avaliar como uma prioridade máxima. 

Competências de comunicação 

As competências interpessoais, como a comunicação e a escuta activa, são essenciais para construir uma marca forte e promover uma reputação positiva. Uma comunicação eficaz é crucial para estabelecer e manter relações com clientes, funcionários, parceiros e partes interessadas. A capacidade de comunicar: 

• cria confiança;
• aumenta a transparência;
• promove a colaboração;
• resolve os conflitos;
• assegura a transmissão de mensagens claras e coerentes. 

Empatia 

As competências de empatia também desempenham um papel fundamental na construção de relações. Quando os líderes e os funcionários compreendem e respondem às emoções e experiências dos outros, estão mais bem equipados para: 

• Tomar decisões com base nas perspectivas dos outros.
• Criar um ambiente de trabalho inclusivo e solidário. 
• Fomentar uma cultura de inovação e de resolução de problemas. 
• Gerir a mudança organizacional.

Sendo uma das competências transversais essenciais, a empatia coloca as organizações numa posição forte ao promover um maior empenhamento, motivação e satisfação profissional dos trabalhadores, conduzindo a um melhor desempenho e a uma maior vantagem competitiva.

Competências de organização

As competências de organização incluem manter-se à frente das tarefas, pensar estrategicamente e trabalhar de forma eficiente. As empresas precisam de pessoal com competências de gestão do tempo e de produtividade para garantir que as tarefas são concluídas a tempo e de acordo com os padrões mais elevados. As competências de organização ajudam as empresas a: 

• Gerir vários projectos em simultâneo.
• Planear e programar tarefas de acordo com a prioridade.
• Identificar e resolver rapidamente potenciais problemas.
• Simplificar os processos para uma maior eficiência.

Competências ecológicas

• As organizações enfrentam uma pressão cada vez maior para abordar os impactos das suas actividades no ambiente e na sociedade. 
• A capacidade de compreender e responder aos desafios da sustentabilidade é crucial para o sucesso.
• As competências ecológicas ajudam as organizações a: 
• Identificar e dar prioridade a práticas empresariais sustentáveis.
• Reduzir o seu impacto ambiental.
• Criar operações mais eficientes e eficazes.
• Melhorar a sua reputação através de um compromisso com a responsabilidade social das empresas.

Pensamento crítico e capacidade de análise

A capacidade de analisar informações, identificar tendências e padrões e avaliar as potenciais consequências de diferentes cursos de acção é crucial para tomar decisões eficazes e manter-se à frente da curva. As competências analíticas e de pensamento crítico permitem aos líderes 

• Avaliar os pontos fortes e fracos de diferentes argumentos e abordagens.
• Tomar decisões acertadas sobre investimentos, operações e outros aspectos fundamentais da actividade.
• Evitar preconceitos e ângulos mortos.
• Avaliar os riscos e as oportunidades. 

Num ambiente empresarial complexo, estas competências permitem às organizações adaptarem-se à mudança utilizando decisões baseadas em dados para impulsionar o crescimento e a inovação. 

➡️ Saiba como promover o pensamento crítico no local de trabalho para obter melhores resultados. 

Trabalho em equipa 

O aproveitamento dos pontos fortes e das competências de vários indivíduos permite que as organizações atinjam metas e objectivos comuns. O trabalho em equipa é essencial para: 

• Promover a inovação. 
• Reunir perspectivas e experiências diversas.
• Resolver problemas complexos.
• Promover um ambiente de trabalho positivo.
• Aumentar a produtividade e a eficiência.
• Reter os melhores talentos. 

Habilidades loucas 

As competências de lazer ou os passatempos, frequentemente designados por "competências loucaspodem ter um impacto positivo no local de trabalho, trazendo perspectivas únicas, criatividade e conhecimentos especializados para a mesa. 

Por exemplo, um empregado que seja um ávido fotógrafo pode trazer uma perspectiva única a um projecto de marketing. 

Ao mesmo tempo, alguém que gosta de teatro amador pode ter a confiança necessária para fazer uma apresentação. 

Incentivar os funcionários a trazerem para o local de trabalho as suas diversas experiências e interesses externos ajuda a:

• Promover um ambiente de trabalho mais dinâmico e inclusivo, em que os trabalhadores se sintam valorizados e empenhados.
• Equilibram melhor o trabalho e a vida, uma vez que proporcionam oportunidades de crescimento pessoal e de realização fora do trabalho. 
• Melhorar a satisfação no trabalho, reduzir o stress e aumentar a produtividade.

Pode ser necessário algum trabalho de pesquisa para descobrir as competências adicionais ocultas dos funcionários. ‍

Sugestão: Utilize inquéritos de pulso ou auto-avaliações para incentivar a sua equipa a falar sobre as suas vidas fora do trabalho.

Perspicácia comercial 

A perspicácia empresarial é a compreensão e a capacidade de navegar no funcionamento de uma empresa, incluindo a sua dinâmica financeira, operacional e de mercado. É essencial para ajudar os líderes e os empregados a compreender as consequências das suas acções no contexto geral da empresa.

As competências empresariais sólidas permitem às organizações: 

• Responder rápida e eficazmente à evolução das condições de mercado e das necessidades dos clientes.
• Tomar decisões baseadas em dados.
• Melhorar o seu desempenho financeiro.
• Compreender as soluções de compromisso entre os objectivos a curto e a longo prazo.

Competências de liderança 

As competências de liderança definem a direcção, o tom e a visão da organização. São cruciais para guiar as organizações através da incerteza e da mudança, criando um ambiente de trabalho positivo e inclusivo.

Os líderes fortes também conseguem criar uma visão e inspirar os outros a trabalharem para a concretizar, o que é fundamental para criar uma dinâmica e obter resultados. 

Utilizarão muitas das competências acima referidas, destacando-se na empatia, comunicação, pensamento crítico, trabalho em equipa e perspicácia empresarial. 

💡 5 passos para concluir a sua operação de auditoria de competências 

Siga estes cinco passos e boas práticas para concluir a sua auditoria interna aos trabalhadores.

Definir objectivos para a sua auditoria de competências 

Como em qualquer processo de RH, defina metas e objectivos mensuráveis para garantir que a sua auditoria tem uma finalidade real. 

Considere o que pretende ganhar com o processo e de que forma este contribuirá para os seus objectivos organizacionais. 

Utilize o quadro SMART para definir objectivos que sejam: 

• Específico 
• Mensurável
• Atribuível 
• Realista 
• Tempo específico 

➡️ Veja como a estrutura SMART orienta as equipas para os seus objectivos.  

Clarificar os papéis  

Faça uma lista de todas as funções na sua organização e das competências obrigatórias associadas a cada uma delas. Esta etapa incentiva-o a aprofundar as tarefas e responsabilidades específicas de cada cargo.

Max Benz, Director Executivo e co-fundador da Banking Geek, explica como o fazer: 

"O primeiro passo é criar um inventário das funções necessárias na empresa, bem como quaisquer qualificações ou certificações necessárias para essas posições. Depois de ter identificado todas as funções necessárias na sua organização, avalie quais as competências necessárias para cada função com base nos requisitos do cargo e noutros critérios relevantes.

Além disso, considere quais os funcionários que possuem actualmente essas competências e quais os que necessitam de formação adicional para corresponder às expectativas. Ao avaliar os níveis de competências do pessoal actual, não se esqueça de incluir o feedback dos gestores que trabalham de perto com eles. Por fim, utilize estes dados para desenvolver um plano para melhorar as competências dos funcionários ou contratar novos funcionários, quando necessário."

➡️ Utilizar um modelo de competências para criar um quadro claro de progressão na carreira para cada função.

Escolha o seu método de avaliação

Normalmente, utilizará perguntas de inquéritos ou reuniões individuais para compreender a amplitude das competências na sua organização e a forma de as redireccionar, conforme necessário.

Em alternativa, é possível utilizar avaliações baseadas em competências, como simulações de trabalho ou amostras de trabalho, para avaliar a profundidade de um conjunto de competências específicas. A documentação de apoio, como certificações, análises de desempenho históricas ou análises de gestão, também pode ser útil. 

Inquérito aos seus empregados 

Abhishek ShahDirector de RH da plataforma de avaliação Testlify, explica: "Envolver os funcionários na auditoria de competências pode fornecer informações valiosas e aumentar a sua adesão aos programas de desenvolvimento e formação."

Toda a organização deve considerar uma auditoria de competências como uma necessidade crítica da empresa, apoiada pelos RH, e não como um projecto paralelo dos RH realizado pelos líderes de auditoria interna. 

Os RH farão inquéritos directamente aos trabalhadores ou solicitarão o apoio dos gestores de linha para recolher dados sobre competências. 

Recolher feedback sobre as competências 

Antes de começar, certifique-se sempre de que mantém a conformidade e que pode recolher legalmente os dados dos trabalhadores para apresentar no seu relatório de auditoria.

Explique o sistema de recolha de dados aos empregados e indique o que pretende deles. 

Sugestão #1: Recomendamos vivamente que correlacione a sua auditoria de competências com um processo mais alargado de análise de lacunas de competências.

Dica n.º 2: Utilize os conhecimentos gerados para criar planos de contratação, formação e desenvolvimento (incluindo iniciativas de requalificação e melhoria de competências). 

➡️ Consulte a explicação do nosso processo de análise das lacunas de competências.

➡️ Faça crescer os seus colaboradores e a sua empresa com Zavvy

Zavvy oferece as seguintes formas de compreender a amplitude das competências na sua organização:  

• 👂 Inquéritos aos trabalhadores: recolhe uma vasta gama de dados sobre as competências dos seus empregados e analisa os resultados para melhorar os processos internos. Por exemplo, isto pode incluir uma análise do nível actual de competências na sua equipa. 
• 1:1s: os check-ins regulares permitem que os gestores façam corresponder as competências relevantes aos projectos em curso ou futuros. Estas entrevistas individuais também permitem aos subordinados directos discutir as competências adquiridas em trabalhos anteriores e interesses externos. 
• Auto-avaliação: os trabalhadores podem avaliar honestamente os seus pontos fortes actuais e sugerir caminhos de melhoria para atingir os seus objectivos de carreira. 
• Avaliações de 360 grausesta abordagem holística permite-lhe recolher feedback de colegas, chefias e subordinados directos para que estes possam dar uma visão honesta e orientação sobre as competências de cada um.

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