Como dominar a sua próxima apresentação sobre estratégia de recursos humanos: Um guia para líderes de RH

"Qual é a nossa estratégia em termos de recursos humanos para o primeiro semestre deste ano?", pergunta o seu Director Executivo.

"Não lhe posso dizer numa frase", responde,"mas terei todo o gosto em mostrar-lha numa tarde da próxima semana. Porque não trazer a equipa executiva?

Embora fosse bom resumir tudo a algumas palavras, a sua estratégia para as pessoas pode ter vários elementos complexos. 

É provável que pretenda analisar os diferentes aspectos dos RH, do recrutamento e da cultura empresarial.

Terá ideias gerais e planos concretos. Mas, para que os seus projectos dêem frutos, precisará do apoio dos seus executivos.

Qual é a melhor forma de exercer a sua influência estratégica? Uma apresentação de arrasar.

Uma apresentação de estratégia para as pessoas é uma das ferramentas mais eficazes para comunicar a sua visão e os seus planos. 

A seguir, partilhamos como funcionam e como pode tornar a sua absolutamente de primeira classe.

🕵️‍♀️ O que é uma apresentação de estratégia para as pessoas?

Uma apresentação de estratégia para os recursos humanos é uma ajuda visual utilizada para comunicar os objectivos e planos da sua organização para os seus recursos humanos.

É uma ferramenta inestimável para convencer toda a gente de que os seus planos são sólidos e para os educar sobre os princípios fundamentais do seu funcionamento.

As apresentações de diapositivos têm a reputação de serem um pouco secas. 

Mas os participantes devem sair da sua sessão inspirados e com vontade de contribuir.

Devem saber claramente o que acontece a seguir e porquê.

E tu também devias estar entusiasmado! 

Em vez de distribuir documentos e mensagens de correio electrónico que as pessoas poderão nunca ler, terá cerca de 20 minutos de atenção concentrada.

As operações com pessoas podem ser complicadas e pode haver muita informação para transmitir a todas as partes interessadas, pelo que é essencial ser conciso.

Para obter o máximo impacto, a apresentação da sua estratégia para os recursos humanos deve procurar abordar algumas áreas principais:

• Os desafios e oportunidades de RH que a organização enfrenta: O que está a acontecer com a sua força de trabalho? Existem forças económicas ou de mercado externas que a afectam?
• Os seus principais planos estratégicos: Em poucos pontos concisos, qual é o seu plano para as operações de pessoal?
• A forma como a estratégia se alinha com os objectivos empresariais mais amplos: Os RH não existem num vácuo - estão na base de toda a organização. Ninguém deve ficar a perguntar: "O que é que isto tem a ver comigo?"
• Quem é que vai conduzir a execução estratégica: Que pessoas e departamentos vão fazer avançar as coisas e como vão partilhar responsabilidades?
• Como irá medir o sucesso: Descreva os objectivos propostos e as métricas para determinar se as coisas funcionaram (incluindo prazos específicos).
• Quais são os riscos potenciais: Que desafios espera encontrar durante a implementação? Qual é o seu plano de contingência caso surja algo inesperado pelo caminho?
• Como é que o plano vai evoluir: Nada fica parado nas empresas, nos mercados e nas sociedades. É provável que ocorram perturbações económicas ou tecnológicas e que a sua empresa cresça (assim o esperamos) - como irá o plano evoluir para corresponder a estas condições?
• Exemplos de como as suas ideias funcionam noutros locais: Pode incluir estudos de casos de estratégias bem sucedidas implementadas noutras organizações.
• Os seus planos de implementação do plano: Partilhe a forma como irá comunicar a estratégia aos trabalhadores e a outras partes interessadas. Deste modo, clarificará as expectativas e as responsabilidades.

🏆 7 Melhores práticas para uma apresentação convincente

1. Manter o foco da apresentação

Comece pelo óbvio: definir uma agenda clara antes de começar. 

Defina os seus pontos-chave e aborde-os dentro do tempo disponível. 

Sugestão n.º 1: Não se sinta tentado a sair pela tangente ou a passar demasiado tempo a apresentar-se.

Sugestão n.º 2: Deixar um temporizador visível a funcionar durante a apresentação também é uma boa ideia.

Sugestão n. º 3: Divida a apresentação em blocos de 10 minutos para manter o ritmo.

Sugestão n.º 4: Para manter o ritmo, deve também certificar-se de que o seu conteúdo é relevante para o público a quem vai apresentar. 

Embora uma estratégia para os recursos humanos afecte praticamente toda a gente na sua empresa, poderá ter de adaptar alguns slides para evitar mal-entendidos. 

Max Benz, fundador e director executivo da BankingGeek, sugere que as diferentes funções têm perspectivas diferentes que deve ter em conta:

"Ao apresentar uma estratégia para as pessoas, é importante ter um plano de acção claro e adaptado às necessidades do público. Certifique-se de que compreender quem é que vai assistir à apresentação - são decisores ou conselheiros? São técnicos ou não técnicos? - pois isso ajudará a moldar o conteúdo e o estilo da apresentação."

2. Faça com que a sua apresentação seja baseada em dados

Quando se argumenta a favor de uma mudança organizacional, é muito útil ter uma justificação para os seus planos. Os dados são a melhor forma de o fazer, especialmente se forem facilmente compreensíveis.

Karolina Kijowska, Directora de Pessoal da PhotoAiDsugere que os seus argumentos devem ser apoiados não só visualmente, mas também logicamente:

"Os seus diapositivos devem ser bastante simples e fáceis de ler, mas isso não significa que não deva incluir quaisquer dados. Pelo contrário, recomendo que inclua representações visuais dos benefícios das diferentes partes da sua estratégia para que não pareça que são apenas palavras vazias.

Deve também certificar-se de que a sua estratégia é apresentada de uma forma que apresente as causas e os efeitos de cada ideia, porque esta é a forma mais eficiente de explicar porque é que é crucial para uma estratégia eficaz."

Explicar o que a função de recursos humanos da sua organização vai fazer é uma tarefa fácil. Mas se quiser que a mensagem seja bem recebida, explique porquê e como terá impacto.

Dica: Se apoiar as suas afirmações com dados, estas terão muito mais impacto.

3. Utilizar os elementos visuais de forma sensata

Que dados utilizarão para fundamentar os vossos argumentos? 

Comunicar eficazmente é a melhor forma de o fazer se quiser que os pontos específicos sejam assimilados. 

A melhor maneira de o fazer é tornar a sua apresentação visual.

Pode fazê-lo através de:

• gráficos;
• gráficos;
• diagramas;
• memes;
• vídeos.

Mas tenha também em atenção o design geral. Um modelo predefinido com um fundo branco simples vai pôr toda a gente a dormir. Definitivamente, não é o ideal. 

Mesmo que não seja um designer, há muitas formas de animar um pouco as coisas. Já ultrapassámos a era da montagem manual de apresentações em PowerPoint com tipos de letra padrão aborrecidos.

Por exemplo, se estiver a utilizar imagens nos seus diapositivos, pode utilizar uma ferramenta gratuita de remoção de fundo para melhorar o aspeto das suas imagens e tornar os seus diapositivos mais apelativos visualmente.

Também pode utilizar o Tome, um criador de narrativas assistido por IA para as suas apresentações.

Ou, se quiser um modelo pronto a usar, nós ajudamo-lo. 

4. Praticar a entrega

Para garantir uma boa fluidez da apresentação, é necessário praticá-la pelo menos uma vez.

Emma Williams, Directora de Investigação da HIGH5sugere que praticar a sua apresentação complementará a sua capacidade de falar, o que é igualmente importante:

"Pratique a sua apresentação algumas vezes antes do grande dia para se sentir confortável com o material. Seja confiante, apaixonado e articulado quando se trata de falar. Fale com uma voz clara e certifique-se de que mantém o contacto visual com o seu público, utilizando as pausas para dar ênfase."

Mesmo que tenha experiência em falar perante um público de alto nível, vale sempre a pena recordar os princípios básicos.

5. Envolva o seu público

As suas ideias têm de ser capazes de se sustentar por si próprias. 

O mérito estratégico da sua apresentação é o mais importante. As pessoas não terão grandes problemas em prestar atenção se a apresentação estiver à altura.

Dito isto, manter o interesse com alguns aspectos práticos também é importante.

Lisa Dietrich, sócia da girokonto.io, sugere que a estrutura da sua apresentação é fundamental para manter os ouvintes interessados:

"Para partilhar eficazmente a minha estratégia de recursos humanos numa sala cheia de pessoas, certifico-me sempre de que a minha apresentação está bem estruturada e organizada, concentrando-me numa ideia principal por diapositivo ou secção da apresentação. Isto ajuda a manter a minha audiência interessada ao conceitos complexos em pedaços de informação manejáveis, destacando os pontos mais importantes.

Além disso, também me certifico de incorporar elementos como actividades interactivas ou sondagens nas minhas apresentações, sempre que possível, para incentivar a participação dos participantes."

Dica n.º 1: Se estiver a apresentar para mais do que algumas pessoas, é aconselhável incluir uma sessão de perguntas e respostas no final e uma discussão mais aberta.

Dica n.º 2: A inclusão de um elemento de discussão manterá as pessoas envolvidas e fornecerá um feedback valioso que pode informar as suas decisões comerciais e o formato de futuras apresentações.

6. Utilizar uma linguagem clara e concisa

As palavras pomposas podem fazê-lo sentir-se no comando, mas nem sempre ajudam a comunicar a sua mensagem.

Uma simples verificação do seu conjunto de diapositivos resolve o problema. Verifique se existe algum jargão do sector com o qual os seus executivos possam não estar familiarizados. Pode sempre mantê-lo entre parêntesis (como este) ou um asterisco com uma nota explicativa. Ou pode alterá-lo para uma explicação mais directa.

Dica: Expanda os acrónimos na primeira vez que os mencionar (a menos que sejam óbvios para todos, como RH).

Uma anedota do livro do co-fundador da Netflix, Reed Hastings Sem Regras: Netflix and the Culture of Reinvention destaca a necessidade de falar numa linguagem clara. 

Recordando a sua entrevista com Patty McCord (que se tornaria um pilar das práticas modernas da Netflix), Reed ficou totalmente confuso com a utilização que ela fez de termos como "quociente de inteligência emocional": "A minha cabeça começou a andar à roda. Eu era jovem e pouco polida e quando ela parou, eu disse: 'É assim que todos os RH falam? Não percebi uma palavra. Se vamos trabalhar juntos, vais ter de parar de falar assim'". 

7. Antecipar possíveis perguntas

Poderá prever algumas perguntas - normalmente sobre os pormenores da execução da estratégia. 

Algumas pessoas podem sentir-se inseguras quanto à alteração das suas responsabilidades ou quanto à forma como uma nova orientação pode afectar a sua função actual.

Esteja preparado com as respostas e avise os colegas que poderão ter de contribuir com uma resposta se tiver de os substituir em relação a tópicos específicos.

Há sempre a possibilidade de surgir um pedido de dados surpreendente que não tem em mente. Lembre-se apenas de fazer o acompanhamento após a reunião. 

Exemplo de apresentação de estratégia para as pessoas que pode utilizar

Se tenciona fazer a sua apresentação executiva sobre a estratégia de desenvolvimento das pessoas, talvez não queira fazê-la de raiz. Felizmente, temos tudo o que precisa.

Eis os elementos que pensamos que deve abordar. 

Parte 1 - Situação actual

1. Estratégia empresarial da empresa

• Apresentação da empresa e da sua missão
• Importância das pessoas na realização dos objectivos empresariais

2. O estado das operações de RH e Pessoas

• Quem é responsável pela condução da estratégia de recursos humanos
• Hierarquia ou diagrama do serviço de recursos humanos

3. A força de trabalho actual: Onde estamos agora?

• Dimensão e composição da força de trabalho actual (por exemplo, número de empregados, repartição por departamento)
• Principais tendências, desafios e oportunidades que a organização enfrenta (por exemplo, alta rotatividade de funcionários em departamentos específicos, dificuldade em atrair os melhores talentos em determinadas áreas)

Parte 2 - Visão

1. Necessidades de talentos: Onde gostaríamos de estar?

Descreva o estado futuro desejado da sua organização e as principais metas e objectivos da sua estratégia para os recursos humanos. Explicar como a estratégia de recursos humanos se alinha com os objectivos gerais da empresa.

• Competências e capacidades necessárias para o crescimento futuro (por exemplo, análise de dados, aprendizagem automática, serviço ao cliente)
• Lacunas na força de trabalho actual (por exemplo, falta de trabalhadores com competências técnicas específicas, pouca diversidade em certos departamentos)

2. Diversidade e inclusão

Se a empresa está empenhada na diversidade e na inclusão, como é que isso é abordado (por exemplo, como é que a empresa lida com este tópico e como é que isso se reflecte nas decisões de contratação)?

• Objectivos e iniciativas neste domínio (por exemplo, criar grupos de recursos para os trabalhadores, organizar sessões de formação sobre diversidade e inclusão)

3. Áreas de concentração

Quais são os principais pilares da sua estratégia para os recursos humanos? Inclua 3 ou 4 áreas de foco que a expliquem em termos simples. 

Parte 3 - Iniciativas

1. Atracção e recrutamento

• Estratégias para atrair os melhores talentos (por exemplo, anúncios de emprego em sítios Web relevantes, eventos de ligação em rede, programa de recomendação de empregados)
• Iniciativas para melhorar a marca do empregador (por exemplo, actualização do sítio Web da empresa e dos perfis nas redes sociais para realçar a cultura e os valores da empresa, criação de vídeos com testemunhos de trabalhadores)

2. Retenção e empenhamento

• Estratégias para manter os empregados motivados e empenhados (por exemplo, controlos regulares com os gestores, oportunidades de desenvolvimento de carreira, programa de reconhecimento dos empregados)
• Iniciativas para reduzir a rotatividade (por exemplo, oferecer salários e benefícios competitivos, realizar entrevistas de saída para identificar áreas a melhorar)
• 3. Desenvolvimento e formação
• Investimento no desenvolvimento e formação dos trabalhadores (por exemplo, orçamento para programas de formação e workshops, sessões de formação internas)
• Programas e iniciativas em curso (por exemplo, programa de tutoria, programa de desenvolvimento da liderança)

Parte 4 - Avaliação

• 1. Medição e avaliação (Indicar como irá medir o êxito da estratégia e como irá acompanhar e comunicar os progressos efectuados).

PERGUNTAS E RESPOSTAS: Dê tempo para as perguntas do seu público.

Também pode descarregar um modelo de apresentação de pessoas pronto a utilizar. 

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Uma estratégia sólida para as pessoas é a base de uma empresa de elevado desempenho.

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• Fluxos de trabalho de integração envolventes e centrados no ser humano.
• Ciclos de desenvolvimento de pessoas que criam clareza de funções e orientam as pessoas ao longo do seu percurso de desenvolvimento. 
• Sistemas de feedback que podem ser personalizados conforme desejado e que conduzem a uma cultura de crescimento e aprendizagem. 
• ☕️ Roteiros de café para ligar colegas à distância. 
• Programas de formação que fornecem conteúdos passo-a-passo em vez de sobrecarregarem os formandos.
• Uma biblioteca de cursos de formação de classe mundial - à espera na ponta dos seus dedos. 

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