Oriëntatie van nieuwe werknemers: 6 manieren om nieuwe werknemers zich vanaf dag 1 welkom te laten voelen

De eerste werkdag kan zenuwslopend zijn. 

Geloof je ons niet? Kijk maar eens wat nieuwe werknemers online zoeken:

Van de vraag wat er gebeurt op de eerste werkdag tot vragen over ontslag nemen als er een beter aanbod komt, nieuwe werknemers maken een hele reeks emoties mee, en geen daarvan is helemaal positief.

U hebt misschien uitstekend werk verricht op preboarding, maar de eerste dag op het werk kan een make or break zijn voor behoud en productiviteit. Een negatieve ervaring kan leiden tot niet betrokken werknemers en mogelijk verloop, maar een positieve oriëntatie-ervaring kan werknemers vanaf de eerste dag in staat stellen hun beste werk te doen.

Wat is oriëntatie voor nieuwe werknemers? 

De oriëntatie van nieuwe werknemers is een proces om nieuwe werknemers te verwelkomen en te introduceren op de werkplek. Nieuwe werknemers worden voorbereid op succes in een gezamenlijke inspanning van HR, de aanwervingsafdeling en andere teams. 

Verschil tussen oriëntatie en inwerken

Wacht, hoe verschilt dit van onboarding? 

Zo duurt de oriëntatie van nieuwe werknemers slechts een paar uur of een paar dagen, terwijl de inwerkperiode een veel langer proces is dat tot een jaar kan duren.

Ook de oriëntatie heeft geen betrekking op de details. Gewoonlijk worden nieuwe werknemers uit het hele bedrijf samengebracht om informatie uit te wisselen die hun overgang soepeler laat verlopen. 

Onboarding daarentegen is functie- en afdelingsspecifiek en vereist een strategisch plan. In wezen is oriëntatie dus een belangrijk onderdeel van het algemene inwerkproces.

Wat gebeurt er tijdens de oriëntatie van nieuwe werknemers?

Hier is een snelle checklist die uitlegt hoe een oriëntatie voor nieuwe werknemers eruit ziet: 

• Overzicht van bedrijfsmissie, visie en waarden
• Verplicht papierwerk
• Bespreking uitkeringsregelingen
• Evaluatie van het beleid inzake veiligheid, gezondheid en beveiliging
• Herziening van de administratieve procedures
• Distributie van bedrijfsuitrusting
• Rondleiding op de werkplek
• Verplichte opleiding gedragscode
• Het delen van belangrijke organisatorische contacten

Voordelen van oriëntatie voor nieuwe werknemers

Natuurlijk helpt de oriëntatie van nieuwe werknemers bij de kennismaking en de voorbereiding op succes. Maar wat betekent dat eigenlijk?

Werknemers willen behandeld worden als mensen, niet als middelen. 

Werknemersoriëntatie helpt u daarbij door nieuwe werknemers een gewaardeerd onderdeel van de organisatie te maken. 

Vergelijkbaar met het concept van product-markt-fit, helpt oriëntatie u om de persoon-organisatie-fit vast te stellen. U kunt nieuwe werknemers enthousiast maken om met u samen te werken en hen helpen om snel aan de slag te gaan. 

Dit zijn de belangrijkste voordelen van een degelijke oriëntatie van nieuwe werknemers voor zowel werkgevers als werknemers:

Voor werkgevers

• Vermindert het personeelsverloop
• Verbetert het behoud van werknemers
• Vermindert de tijd tot productiviteit
• Creëert een betrokken en ingeschakeld personeelsbestand

Voor werknemers

• Vermindert stress en angst bij het starten van nieuwe functies
• Nieuwe medewerkers begrijpen hoe ze kunnen bijdragen
• Zorgt ervoor dat nieuwe teamleden zich veilig en welkom voelen
• Stelt hen in staat hun standpunt te delen

📈 6 Best practices voor een goede oriëntatie van nieuwe werknemers 

Angst voor verandering is zowel een gevolg van nature als van opvoeding. En een nieuwe baan beginnen is een enorme verandering. Neem dus de stress en het onbekende weg om nieuwe werknemers te helpen zich op hun nieuwe werkplek thuis te voelen en hen enthousiast te maken voor hun rol. 

Hier is hoe: 

Praktische informatie opnemen

Je hebt ze al een realistisch beeld gegeven tijdens de aanwervingsprocedure. 

Leid ze rond en beantwoord hun vragen, van waar ze hun auto moeten parkeren tot vragen over hun manager, hun team en op wie ze kunnen rekenen voor technische en HR-ondersteuning.

Stel ze gerust en stel ze voor aan hun buddy

Een nieuwe baan beginnen is stressvol. 

Het is uw taak die stress weg te nemen en hen middelen aan te reiken om ermee om te gaan. Met een inwerkprogramma buddy bijvoorbeeld kunt u nieuwe werknemers helpen zich gesteund te voelen en de productiviteit op te voeren.

Geef openheid over uw bedrijfscultuur

Uw werkcultuur heeft een enorme invloed op de betrokkenheid van uw werknemers. Laat nieuwe werknemers zien hoe de show wordt geleid en wat andere werknemers gewoonlijk doen om te ontspannen op de werkplek.  

Pro Tip: Organiseer een lunch waar nieuwe medewerkers het team ontmoeten, zodat ze zich organisch kunnen onderdompelen in de werkomgeving.

Voorbereiding voor de eerste dag

Zorg ervoor dat nieuwe werknemers alle informatie hebben die ze nodig hebben om naar kantoor te komen en stel hen in met hun bedrijfslaptop en alle nodige software. 

Bereid hun manager ook voor, zodat hij klaar is voor zijn eerste dag en hem de kneepjes van het vak kan leren. 

Om handmatige overbelasting aan uw kant te voorkomen, kunt u berichten aan people managers en peers inplannen, bijvoorbeeld via Slack.

Gebruik een uitgebreide checklist

Checklists kunnen u en nieuwe werknemers helpen om tijdens de oriëntatie op koers te blijven. Aangezien er veel betrokkenen zijn, is een georganiseerd systeem cruciaal. 

Hier is een checklist voor het inwerken en oriënteren van werknemers die je kunt gebruiken:

Pro Tip: Verzamel belangrijke werknemersgegevens vóór hun eerste dag.

Feedback verzamelen en verbeteren

Vraag nieuwe werknemers na de oriëntatie hoe hun ervaring was en hoe u het proces in de toekomst kunt verbeteren. De timing is hier essentieel. U wilt het hen direct na de oriëntatie vragen, zodat het nog vers in hun geheugen ligt. 

Verzamel de feedback om te zien waar uw oriëntatieproces tekortschiet en wat moet worden verbeterd. Schakel ook oudere werknemers in om te zien wat zij zich herinneren van hun introductie. Van die memorabele gebeurtenissen wilt u meer maken en de stress tot een minimum beperken. 

Hoe lang moet een werknemersoriëntatie duren?

Sommige organisaties hebben een oriëntatiedag, terwijl andere een veel langer oriëntatieprogramma van 30, 90 of zelfs 120 dagen hebben, waarin een deel van de dag is gereserveerd voor oriëntatie en de rest wordt besteed aan het eigenlijke werk. 

Het eerlijke antwoord is dat dit afhangt van uw organisatie. Wanneer u feedback verzamelt over uw oriëntatieprogramma, vraag uw team dan of ze de duur voldoende vonden en of ze baat zouden hebben bij een langer oriëntatieprogramma. 

Het is ook specifiek voor de individuele werknemer. Sommigen hebben misschien meer hulp nodig dan anderen. Een aangepaste oriëntatie die elke werknemer in staat stelt het beste van zichzelf te geven, kan voor u de juiste weg zijn.

Wat moet er in de oriëntatie voor nieuwe werknemers staan?

Volgens SHRM moet de oriëntatievergadering voor nieuwe werknemers in de eerste week van tewerkstelling plaatsvinden en uit het volgende bestaan:

Personeelszaken

• Het bedrijf, de missie, de functie en de cultuur introduceren
• De bedrijfsstructuur en het organigram herzien
• Het werknemershandboek doornemen
• Bespreek het voordelenplan 
• Nieuwe werknemers inschrijven voor de secundaire arbeidsvoorwaarden

Veiligheid

Herziening van het veiligheids- en gezondheidsbeleid inzake

• Veiligheid
• Brand
• Noodevacuatie
• Werkgerelateerde veiligheid

Admin-beleid

• Evaluatie en bespreking van het anti-pestbeleid
• Beleidsregels voor salarisperiodes, reizen, voertuiggebruik en trainingsaanvragen beoordelen
• Bespreken van administratieve procedures voor beveiliging, bedreigingen door computer-malware en systemen, benodigdheden en apparatuur.

Overzicht afdeling

• Vanuit elk team een overzicht van de afdeling delen
• FAQ's beantwoorden en nieuwe werknemers aanmoedigen om vragen te stellen

Virtuele oriëntatie: Uw proces aanpassen voor werknemers op afstand

U kunt deze best practices gemakkelijk aanpassen voor een externe of hybride werkplek. In plaats van deze vergaderingen face-to-face te houden, kunt u een tool voor videoconferenties gebruiken en alles van uw lijst afvinken.

In feite kan werk op afstand zelfs enkele van de traditionele stressfactoren wegnemen die u anders zou moeten aanpakken. 

Maar op afstand werken betekent niet dat je elkaar nooit persoonlijk ontmoet. Remote-first bedrijven zoals Zapier, Buffer, en Prezly organiseren vaak jaarlijkse of halfjaarlijkse in-person retraites. Dit is een uitstekende gelegenheid om nieuwe teamleden kennis te laten maken met het bedrijf en die organische momenten voor teambuilding te creëren.

💡 6 oriëntatie-ideeën voor nieuwe werknemers die u kunt stelen

De druk om nieuwe werknemers enthousiast te maken is maar al te reëel. Daarom is hier een lijst met ideeën die u kunt gebruiken om van uw oriëntatie een succes te maken:

1. Stuur ze bedrijfsspullen

Zelfs als uw werknemers op afstand werken, mag u niet beknibbelen op de swag. Door de bedrijfsuitrusting voelen werknemers zich verbonden met de organisatie. 

En je hoeft ook niet de traditionele weg te bewandelen. In plaats van T-shirts, pennen en mokken kun je ook laptopstickers, draadloze opladers, planten, lekkere hapjes of zelfs yogamatten weggeven.

Nieuwsgierig? Hier zijn 10 ideeën voor uw welkomstpakket voor nieuwe werknemers

2. Organiseer een speurtocht

Een fysieke speurtocht die iedereen in teams verdeelt zodat nieuwe medewerkers naadloos kunnen samenwerken met hun collega's is een geweldig idee, maar niet echt nieuw. Je kunt de speurtocht verheffen door QR-codes te gebruiken om de aanwijzingen te delen en een app te gebruiken om bij te houden wie de meeste aanwijzingen oplost. 

Voor externe medewerkers kun je in plaats daarvan een intranet- of wiki-speurtocht proberen. Laat werknemers bestanden zoeken op het intranet of in je wiki om de ervaring na te bootsen.

3. Host een virtuele tour van het kantoor

Neem een video op om nieuwe medewerkers op kantoor rond te leiden en deel deze met hen voor hun eerste dag. Als uw werkplek hybride is, kunt u externe werknemers zelfs een VR-bril sturen, zodat ze een meeslepende rondleiding op kantoor krijgen. 

4. Geef ze een shoutout 

Stel nieuwe medewerkers voor op je bedrijfsblog en post ze op sociale media. Wees creatief met je posts.

Misschien houden ze van The Avengers, dus probeer deze postersjablonen voor een geweldige op de film geïnspireerde poster in plaats van de gebruikelijke kopfoto en tekst.

5. Speel lunch/koffie roulette 

Laat de technologie het heft in handen nemen en beslis wie er samen gaat lunchen. Als uw werknemers op afstand bij een co-working space werken, kijk dan of zij iets soortgelijks willen organiseren.

6. Organiseer een trivia wedstrijd

Het doornemen van het bedrijfsbeleid is verplicht, maar moet het saai zijn? Deel documenten van tevoren met nieuwe werknemers en maak van de oriëntatiebijeenkomst een triviawedstrijd. Er gaat niets boven een vriendschappelijke wedstrijd om van de eerste dag een gedenkwaardige dag te maken. 

Wilt u uw oriëntatie automatiseren? Praat met een oriëntatie-expert op Zavvy vandaag.

En een krachtige hack

Verspil je ook uren aan het uitnodigen van elke nieuwe medewerker voor hun eigen oriëntatie-evenementen - afhankelijk van hun locatie, startdatum, afdeling, enzovoort?

Met Zavvy kunt u uw oriëntatie-evenementen eenmalig instellen en nieuwe medewerkers automatisch uitnodigen.

• Gebaseerd op de exacte criteria die je instelt
• En met gegevens uit uw HRIS-systeem
• Samen met aantrekkelijke trajecten voor preboarding en onboarding.

Ontdek hoe de software voor het plannen van oriëntatie-evenementen van Zavvy werkt.

❓ Veelgestelde vragen over de oriëntatie van nieuwe werknemers

Wat is een alternatieve term voor werknemersoriëntatie?

Werknemersoriëntatie wordt ook wel introductie genoemd. 

Sommige mensen noemen het ook onboarding. Het is belangrijk die twee niet door elkaar te halen. Oriëntatie is geen onboarding maar een onderdeel ervan. Het kan dus worden overgeslagen, zelfs als u een uitstekend inwerkprogramma hebt. 

Wat zijn de 4 basisregels van personeelsoriëntatie?

Vergeet de 4 C's niet: verduidelijking, Compliance, verbinding en cultuur. Uw oriëntatieprogramma moet al deze zaken behandelen. 

Wat gebeurt er als er geen goede oriëntatie is?

Afgezien van de negatieve indruk die kan leiden tot verloop, zet het niet hebben van een oriëntatie werknemers aan tot mislukken, en het vermindert de snelheid tot productiviteit, wat uiteraard slecht is voor het bedrijf.