Wat gebeurt er als een werknemer 2 weken (of 3 maanden) opzegt?
Veel organisaties gaan onmiddellijk op zoek naar vervanging. Hun enige focus is het opstellen van een functieomschrijving en het plaatsen van de advertentie, het evalueren van geschikte kandidaten voor de functie en het binnenhalen van een nieuwe werknemer om de vacante functie in te vullen.
Maar heeft u echt nagedacht over de werknemer die uw bedrijf verlaat? Heeft u enige aandacht besteed aan het achterhalen van hun redenen om de organisatie te verlaten?
Zij kunnen een organisatie om vele redenen verlaten.
Bijvoorbeeld
Maar als je het niet vraagt, hoe zou je dat dan weten?
Aangezien een vertrekker weinig of niets te verliezen heeft, kan een exitgesprek voor hem ook een uitstekende gelegenheid zijn om
Dit artikel onthult alles wat u moet weten over exitgesprekken en hoe u ze kunt gebruiken als een krachtig onderdeel van uw grotere strategie om werknemers te behouden.
Een exitgesprek is een gesprek tussen een organisatie en een werknemer die het bedrijf verlaat. Gewoonlijk vindt het gesprek plaats tussen de vertrekkende werknemer en een lid van het HR-team.
Het is het deel van het offboardingproces dat u helpt te begrijpen waarom iemand heeft besloten te vertrekken, in de hoop dat uw organisatie die fouten kan voorkomen waardoor andere werknemers in de toekomst zouden kunnen volgen.
Exitgesprekken zijn ook zeer geschikt om benchmarks voor concurrenten vast te stellen. Stel bijvoorbeeld dat een werknemer klaagde over een lager salaris en uw bedrijf verliet voor een concurrent met een hoger salaris. In dat geval kan een exitgesprek u inzicht bieden in de huidige marktnormen (salaris) en andere aantrekkelijke voordelen die werknemers wensen.
De Society for Human Resource Management (SHRM) beveelt aan de volgende hoofdbeginselen te volgen:
Hoewel exitgesprekken en blijfgesprekken vaak vergelijkbare vragen stellen aan werknemers, zijn er toch enkele verschillen.
Een exitgesprek vindt plaats nadat een werknemer officieel ontslag heeft genomen.
Een stay interview daarentegen wordt periodiek afgenomen gedurende de levenscyclus van de werknemer in de organisatie.
Verblijfsinterviews helpen om te begrijpen
Ze maken deel uit van uw employee journey map - een instrument om de ervaring van werknemers te bepalen in elke fase van hun loopbaan in de organisatie.
Volgens StoryTap's People & Culture Lead , Jasmine Leong:
"Exit-interviews kunnen een geweldig gegevenspunt zijn voor HR-afdelingen als ze goed worden uitgevoerd. Samen met verblijfsinterviews en betrokkenheidsenquêtes zou uw HR-team een goed beeld moeten kunnen schetsen van uw sterke punten en kansen als organisatie en uiteindelijk het verloop van uw team verminderen."
Exitgesprekken behoren tot de meest eerlijke gesprekken die werknemers met hun werkgevers voeren. Het is de enige kans voor een organisatie om te weten wat die werknemer echt denkt.
Werknemers nemen zelden zonder reden ontslag. Uitzoeken waarom is het krachtigste inzicht om de retentie in de toekomst te verbeteren.
Jasmine Cheong van StoryTap raadt aan om een onpartijdig HR-teamlid het exitgesprek te laten voeren:
"U wilt ervoor zorgen dat de respondent niet te veel bezig is met hoe zijn antwoorden toekomstige referenties kunnen beïnvloeden, zodat hij zich geen zorgen maakt over het beschadigen van relaties. Zo krijg je de meest authentieke antwoorden, met de mogelijkheid om de feedback productief te parafraseren."
Sylvain Roy, CEO en HR Consultant bij Folksvoegt eraan toe dat de beste optie is om HR-professionals de leiding te geven over exitgesprekken.
"De persoon die het exitgesprek voert, moet zich positioneren als een bondgenoot in de organisatie en als een teamspeler die geeft om het welzijn van de werknemer. In ieder geval mag het gesprek niet worden gevoerd door de directe leidinggevende, omdat het belangrijk is een goede mate van objectiviteit te bewaren tijdens de uitwisseling," voegt hij eraan toe.
Door iemand van het People-team te kiezen, wordt niet alleen vooringenomenheid geëlimineerd:
Het zorgt er ook voor dat feedback sneller wordt geïmplementeerd.
Sommige organisaties maken gebruik van externe bedrijven of consultants. Maar dit kan overkomen als onpersoonlijk of gewelddadig, vooral voor werknemers die graag bij de organisatie werken.
Exitgesprekken hoeven niet kil of onpersoonlijk te zijn omdat een werknemer het bedrijf verlaat. Mits goed uitgevoerd, zijn exitgesprekken goudmijntjes om nieuwe kennis te vergaren over wat kan worden gedaan om de organisatie beter te maken.
KrittinKalra, de oprichter van WriteCreamgelooft dat de beste manier om een exitgesprek te voeren een één-op-één gesprek is:
"Het moet conversationeel zijn en niet star. Het moet een gesprek zijn dat open is en niet overdreven gestructureerd - waardoor de werknemer zich niet angstig of nerveus voelt bij de voorbereiding of tijdens het exitgesprek zelf."
Uw belangrijkste doel tijdens een exitgesprek is om actief te luisteren naar de werknemer om te begrijpen wat hij zegt. Wanneer u actief luistert, vertelt uw actie de werknemer dat de feedback die hij geeft belangrijk is voor u en de organisatie.
Jasmine van StoryTap geeft de voorkeur aan een persoonlijke ontmoeting waar mogelijk -- of op zijn minst met de video aan, als het via zoom is -- om echt contact te maken met wie je spreekt en een vertrouwensrelatie op te bouwen.
Het is goed om de werknemer te vragen een schriftelijke enquête in te vullen vóór het exitgesprek (hint: vraag het beleefd).
De gestelde vragen moeten altijd over de hele linie hetzelfde zijn zodat ze vergelijkbaar zijn", beveelt Jasmine Cheong aan.
Als de middelen beschikbaar zijn, stuur dan een enquête met gestandaardiseerde vragen (bv. Op een schaal van 1-10, hoe hebt u het bedrijf gevonden), zodat we gegevens en trends kunnen vaststellen - en vervolgens ook tijdens het eigenlijke exitgesprek dieper kunnen ingaan op de antwoorden die eruit springen.
Door deze vragen te stellen kunnen zij van tevoren nadenken over hun antwoorden. En als u de antwoorden vóór de vergadering leest, kunt u een lijst opstellen met vragen die u kunt stellen om het gesprek te sturen.
Jasmine zegt dat ze ook toestemming zou krijgen van de respondent om de feedback die ze geven te delen, zodat ze anderen die nog in de organisatie zitten kunnen helpen.
"Hoewel het goed is dat de manager wat tijd met de werknemer doorbrengt om feedback te krijgen, zou ik aanraden om de werknemers de optie van vertrouwelijke feedback te geven. Dit is niet altijd een gemakkelijke weg, omdat de werknemer misschien belangrijke informatie te delen heeft.
Door hen echter toe te staan hun gedachten vertrouwelijk te delen, wordt ervoor gezorgd dat zij "die bruggen" niet verbranden.
Daarom zullen ze zich geen zorgen willen maken over een toekomstige comeback."
U kunt uw exitgesprek het beste ongeveer een week voordat de werknemer vertrekt plannen. Om hen op hun gemak te stellen, kunt u overwegen de vragen van tevoren toe te sturen, voor het geval ze zich van tevoren willen voorbereiden.
Hoewel u het exitgesprek er niet gescript uit wilt laten zien, moet u ook niet onvoorbereid naar het gesprek komen. Stel enkele interviewvragen op als leidraad en houd een informele en vriendelijke toon aan om het gesprek op een natuurlijke manier te laten verlopen.
Om te beginnen raadt Krittin aan geen persoonlijke /clichévragen te stellen zoals "wat zijn je sterke en zwakke punten?".
Sylvain Roy beveelt het volgende aan als geweldige gespreksstarters:
Wendy raadt aan het te vragen:
Volgens haar kunnen met name de laatste twee vragen een organisatie helpen de algemene werkomgeving voor andere werknemers te bepalen.
Jasmine daarentegen kiest liever voor meer algemene, culturele, morele en teamvragen dan voor specifieke gebeurtenissen of personen. Haar favoriete vraag is
"Als je één ding zou kunnen veranderen dat hier de meeste impact zou hebben, wat zou dat dan zijn?"
Zij merkt op dat het echt de grootste zorg van de werknemer weergeeft en ook die van anderen.
Andere vragen om te overwegen zijn:
Beste praktijken en te vermijden fouten (Dos en Don'ts)
Beste praktijken voor exitgesprekken zijn onder meer de volgende:
Jasmine herhaalt dat de bedoeling van de bijeenkomst moet zijn om feedback te krijgen en de tijd van de werknemer bij uw organisatie te eren, ongeacht de duur van het dienstverband.
"Het laatste wat ze nodig hebben is dat ze zich ongemakkelijk voelen omdat ze de beslissing hebben genomen om te vertrekken. Per slot van rekening hebben ze jou en je organisatie een kans gegeven, geloofden ze in je missie en hebben ze (hopelijk) hard gewerkt - en dat moet worden gevierd," adviseert ze.
Er zijn bepaalde omstandigheden waarin de feedback van een vertrekkende werknemer niet vertrouwelijk mag blijven. De reden voor het "schenden van deze vertrouwelijkheid" moet aan de werknemer worden uitgelegd en u mag dit niet doen zonder zijn toestemming.
Gevallen waarin feedback van een exitgesprek niet vertrouwelijk moet blijven, zijn onder meer:
Een exitgesprek is een manier om bedrijven te verbeteren en werknemers te behouden. De actiepunten die voortvloeien uit de feedback van werknemers moeten worden uitgevoerd om de betrokkenheid van werknemers te vergroten en een positief werkgeversimago op te bouwen. Voorbeelden van actiepunten die u kunt creëren zijn:
Bij Zavvy stellen we vooruitstrevende bedrijven in staat om uitstekende werknemerservaringen te leveren. Dit begint al bij het inwerken en gaat verder met feedback gedurende de hele levenscyclus van de werknemer.
U kunt het gebruiken om
.png)
.png)
