De beste check-in vragen voor vergaderingen: Een sterkere band opbouwen met uw team

Teams gaan niet alleen over taken en tijdlijnen. Het zijn ecosystemen die gedijen op verstandhouding en begrip. En voor managers, leiders of wie dan ook die het schip bestuurt, is het cruciaal om je bemanning te kennen. 

Maar vergaderingen zijn niet voor iedereen weggelegd, vooral niet als het gaat om één-op-één sessies. 

Dus hoe stimuleer je dialogen die diepgang, inzicht, echtheid en verbinding creëren? Dat is de kunst van check-in vragen.

Voor degenen die vergaderingen willen omvormen tot smeltkroezen van inzichten, voor degenen die hun team beter willen leren kennen dan alleen de spreadsheets, is dit je toolkit. 

🗣️ Waar praat je over tijdens een check-in?

Check-ins zijn een uitstekende gelegenheid om updates te krijgen en contact te leggen met je werknemers. 

De gesprekken kunnen variëren van het opbouwen van relaties met collega's, het delen van projectupdates of voortgang, het bespreken van doelen en doelstellingen, het rapporteren van werknemersprestaties en het bieden van ondersteuning waar nodig.  

"Een manager is er om wegversperringen op te ruimen en teamleden te helpen slagen. Daarom moet het hoofddoel van een één-op-één gesprek zijn om aan te tonen wat er in de weg staat, om te helpen bij het vinden van een oplossing en om te controleren of eerdere obstakels uit de weg zijn geruimd." Henry O'Loughlin van Buildremote.

📅 Check-in vragen voor wekelijkse vergaderingen

Check-in vragen voorbereiden voor wekelijkse vergaderingen kan een geweldige manier zijn om de prioriteiten en tegenslagen van het team van de vorige week te peilen en de verwachtingen voor de volgende week vast te stellen. 

Wanneer je één-op-één gesprekken voert met je teamleden, is het belangrijk om over hun huidige werklast te praten zodat je ondersteuning kunt bieden wanneer dat nodig is. 

Je check-in vragen voor wekelijkse vergaderingen kunnen zijn: 

Samenvatting van vorige week:

• Wat zijn de prioriteiten van jou en je team van de afgelopen week? 
• Op welke prestaties van de afgelopen week ben je het meest trots?
• Welke specifieke taak heeft je de afgelopen week beziggehouden? 
• Welke uitdagingen en tegenslagen ben je tegengekomen? Als er geen zijn, wat voorzie je dan als mogelijke risico's die je vooruitgang kunnen belemmeren? 

Ondersteuning of middelen die het team nodig heeft:

• Met een percentage, hoe zwaar is je werkbelasting op dit moment? 
• Hoe kunnen we je helpen het succes van je project te garanderen? 
• Welke middelen of ondersteuning heb je nodig om verder te gaan?

Projecten of taken in de pijplijn voor de huidige week:

• Welke projecten of taken wil je deze week uitvoeren? 
• Wat heb je geleerd van onze laatste check-in en kun je nu toepassen? 

➡️ Weet je niet zeker hoe je moet beginnen? Download deze wekelijkse één-op-één sjabloon voor je volgende check-in. 

➡️ Begin met vooruitdenken om je team te versterken. Gebruik onze maandelijkse één-op-één template voor een productieve check-in meeting. 

🤝 Vragen over relatiecontrole

Vragen over het inchecken van relaties kunnen een geweldige manier zijn om uw werknemers beter te begrijpen. Hierdoor kunnen ze transparant en open communiceren over hun gevoelens over het management en de werkplek. 

Vragen over het inchecken van relaties kunnen het volgende omvatten: 

Feedback vragen van werknemers:

• Wat vind je het leukste aan onze werkrelatie?
• Is er iets dat je zou willen veranderen aan onze werkrelatie?
• Voldoe ik aan je verwachtingen als manager?
• Welke verbeteringen in onze dynamiek wil je aanbevelen?  
• Op een schaal van 1 tot 10 (waarbij 10 het hoogste is), wat is volgens jou ons niveau van vertrouwen in elkaar? 

De carrièreplannen van de werknemers binnen het bedrijf beoordelen:

• Ben je tevreden met je huidige functie? 
• Wat zijn je recente successen, zowel persoonlijk als professioneel?
• Heb je het gevoel dat je op de goede weg bent wat betreft je carrièrepad? 
• Welke ondersteuning heb je nodig om je carrièredoelen te bereiken? 

📈 Check-in vragen voor vergaderingen

Je kunt je check-ins met je directieleden gebruiken om feedback te geven over hun prestaties en om samen te werken aan het bereiken van specifieke doelen en doelstellingen op de werkplek. Dit kan een uitstekende gelegenheid zijn om een functioneringsgesprek te voeren waarin je hiaten in je kennis en huidige prestaties bespreekt en waar je de rol zo nodig verduidelijkt. 

Vragen over het inchecken van prestaties kunnen het volgende omvatten:

Een taak of project voltooien: 

• Welke specifieke taak heeft je deze week geholpen om beter te worden? 
• Kunt u het verslag van uw laatste project delen? 
• Indien succesvol, wat was de meest uitdagende taak die je tegenkwam tijdens dit project? 
• Als het uitgesteld is, wat kan er dan volgens jou gedaan worden? 
• Welke korte- en langetermijndoelen wil je delen om dit project tot een succes te maken? 
• Hoe werk je aan het bereiken van je doelen? 
• Zijn er opmerkelijke prestaties van je huidige taken of projecten die je wilt delen? 

Algemene prestaties van de werknemer: 

• Wat vind je van je huidige functie? 
• Wat zijn je sterke en zwakke punten als werknemer? 
• Denk je dat je je sterke punten voldoende benut?
• Hoe werk je eraan om je zwakke punten te overwinnen? 
• Hoe ziet u uw rol de komende 1/3/5 jaar evolueren?
• Zijn er specifieke opleidings- of ontwikkelingsmogelijkheden waarbij je wilt dat wij je ondersteunen? 

👩‍⚕️ Vragen over check-in geestelijke gezondheid

De meeste werknemers maken zich zorgen over hun geestelijke gezondheid omdat dit hun prestaties op het werk kan beïnvloeden. Volgens een onderzoek krijgt 92% van de werknemers te maken met psychische problemen die hun werk beïnvloeden. 8 van de 10 werknemers houden rekening met ondersteuning op het gebied van geestelijke gezondheid bij het kiezen van een werkgever. Dit betekent dat het stellen van vragen over geestelijke gezondheid tijdens uw check-ins een goede manier is om hen de ondersteuning op het gebied van geestelijke gezondheid te bieden die ze nodig hebben.

Enkele vragen over het controleren van de geestelijke gezondheid zijn: 

• Op een schaal van 1 tot 5 (waarbij 5 het hoogste is), hoe hoog is je huidige stressniveau? 
• Waardoor voel je je gestrest? 
• Waardoor voel je je angstig en hoe vaak komen deze gevoelens voor?
• Ben je tevreden met je job? Wat zou je willen veranderen om gelukkiger te worden? 
• Wat houdt je gemotiveerd op het werk en in het leven in het algemeen? 
• Wat houdt je geïnspireerd op je werk en in het leven in het algemeen? 
• Hoe ga je om met je emoties? 
• Wat helpt jou om productief en gefocust te blijven op het werk? 
• Waar ben je dankbaar voor?
• Wat doe je in je vrije tijd om te ontspannen? 
• Hoe zorg jij voor jezelf? 

Leuke incheckvragen

Sommige check-ins hoeven niet per se serieus te zijn. Soms kan een luchtig begin een goede ijsbreker zijn om werknemers op hun gemak te stellen om over hun gevoelens op het werk te praten. 

Enkele leuke check-in vragen om het ijs te breken tijdens vergaderingen kunnen zijn: 

• Wat was het eerste waar je aan dacht toen je vandaag wakker werd?
• Wat staat er bovenaan je bucketlist dat je wilt delen? 
• Wat is er interessant aan je familiegeschiedenis? 
• Wat is jouw geheime talent? 
• Als je een superkracht mocht kiezen, wat zou dat dan zijn en waarom? 
• Als je nu één ding tegen de hele wereld zou kunnen zeggen, wat zou je dan zeggen? 
• Wat is je favoriete film en waarom? 
• Wat is jouw droombestemming?
• Van alle plaatsen waar je bent geweest, wat is je favoriete bestemming en waarom? 
• Als tijdreizen bestaat, wil je dan terug in de tijd reizen of naar de toekomst? 

🖥️ Check-in vragen voor virtuele vergaderingen

De uitdaging van virtuele vergaderingen is om je externe team te laten luisteren en focussen. Je moet ze dus net zo boeiend maken als face-to-face vergaderingen. Om dit te doen, zorg je voor hetzelfde niveau van betrokkenheid zodat je werknemers zich op hun gemak voelen om te delen tijdens je check-ins. Je kunt leuke ijsbrekervragen stellen of ze vragen om schriftelijke antwoorden op te schrijven die je tijdens de vergadering kunt bespreken.

Enkele check-in vragen die je kunt toevoegen om virtuele vergaderingen boeiend te houden zijn:

• Wat is het leukste aan werken op afstand? 
• Wat is jouw favoriete ruimte in je thuiskantoor? 
• Wat is één ding dat je graag zou willen veranderen aan je thuiskantoor? 
• Hoe breng jij je vrije dag door? 
• Hoe stel je grenzen na werktijd als je op afstand werkt? 
• Wat zou je willen veranderen aan het idee van werken op afstand?
• Ben je net zo productief als je thuis werkt als op kantoor?
• Wat zou je werk gemakkelijker maken? 
• Welke uitdagingen kom je tegen bij het omgaan met afleidingen? 
• Hoe voorkom je een burn-out?
• Putten virtuele teamvergaderingen je uit? Hoe kunnen we daar mee omgaan?
• Welke hulpmiddelen op afstand zullen je helpen? Zijn de huidige middelen en tools die je hebt voldoende? 

🗣️ Waarom zijn check-ins belangrijk? 

Teamsamenwerking verbeteren

Als er regelmatig communicatie is tussen je teamleden, wordt het makkelijker om te delegeren of samen aan een taak te werken. Het wordt ook gemakkelijker voor jou en je collega's om met elkaar om te gaan en een band op te bouwen over het werk, wat de samenwerking binnen het team kan bevorderen. 

Bedrijfs- en individuele doelen en doelstellingen bepalen

Tijdens check-in meetings kunnen managers dit aangrijpen om de nieuwe doelen te bespreken en te brainstormen over hoe jullie samen jullie doelen kunnen bereiken.

Dit kan werknemers helpen om te weten wat ze prioriteit moeten geven.

Bovendien kun je, als je elkaar regelmatig ontmoet, de vooruitgang bijhouden en hen in de juiste richting helpen.

Mogelijkheden identificeren om samen een probleem op te lossen

Een van de vaardigheden die managers moeten bezitten, is het leren identificeren van potentiële uitdagingen die de kwaliteit of productiviteit van een project waar het team op dat moment aan werkt, beïnvloeden. Door middel van check-ins met je collega's kun je potentiële risico's of uitdagingen voor bepaalde taken bespreken. 

Een gevoel van verantwoordelijkheid creëren

Via check-in meetings kunnen werknemers updates delen over de voortgang van elk project en open discussies voeren voor evaluatie. Dit biedt werknemers de kans om eigenaar te worden van hun projecten en kan hun motivatie vergroten om zich in te spannen om een kwalitatief goed resultaat af te leveren. 

Hoe de productiviteit van vergaderingen en de betrokkenheid van deelnemers verbeteren met check-in vragen: 6 handige tips

Check-in meetings zijn van vitaal belang om de samenwerking, communicatie en afstemming tussen teams te bevorderen. Het is echter een uitdaging om de vergadering productief te houden en medewerkers te laten deelnemen.

Hier zijn praktische tips om je incheckvragen te verbeteren.

Een duidelijke agenda opstellen

Of het nu gaat om het controleren van hun prestaties, een project of taak, of gewoon een algemene check-in, het doel van de vergadering vaststellen aan het begin van het gesprek kan helpen om verwachtingen te stellen en te voorkomen dat de discussie ontspoort. 

➡️Come ga voorbereid naar je 1:1 gesprekken. Hier zijn enkele sjablonen voor één-op-één gesprekken om je te helpen je gesprekken gestructureerd en georganiseerd te houden. 

Begin met eenvoudige vragen

Het is altijd een goed idee om te beginnen met een eenvoudige vraag over hoe ze zich voelen om het gesprek op een persoonlijk niveau te beginnen. Vraag vervolgens of ze ondersteuning nodig hebben op het werk om een goede verstandhouding op te bouwen en ze het gevoel te geven dat er voor ze wordt gezorgd. 

Vergeet niet om de werknemer het gesprek te laten voeren, zodat hij of zij eventuele problemen vrijuit met je kan bespreken. ‍

"Om werknemers betrokken te houden bij deze gesprekken, is het belangrijk om de check-in op een ongedwongen manier te beginnen en open te staan voor het delen van persoonlijke weetjes of het gebruik van verhalen om empathie of medeleven te tonen. Blijf open en empathisch voor situaties die zich kunnen voordoen tijdens functioneringsgesprekken en luister actief." Jarir Mallah, HR Specialist en Hiring Manager bij Ling App.

Stel open vragen

De beste manier om deelname aan te moedigen is om open vragen te stellen die discussies, meningen, inzichten of ervaringen kunnen openen.

Bijvoorbeeld, in plaats van te vragen: "Vind je dit een goed plan?" vraag je: "Wat zijn de voor- en nadelen van dit plan?" of "Wat zou je graag willen veranderen aan dit plan?". Dit stimuleert nieuwsgierigheid en kritisch denken, waardoor uw werknemers zich gewaardeerd voelen en gehoord worden.

Vier grote en kleine overwinningen

Zorg ervoor dat je tijdens je check-ins tijd vrijmaakt om grote en kleine overwinningen te erkennen en te waarderen.

Bedank je teamleden voor het delen van hun gedachten, vier hun prestaties en erken hun sterke punten. Zo kun je participatie aanmoedigen en medewerkers tijdens vergaderingen laten spreken om vragen te stellen en aanbevelingen of suggesties te doen. 

De voortgang bijhouden en waar nodig bijsturen

Controleer voortdurend de effectiviteit van je incheckbijeenkomsten en pas de agenda, frequentie, indeling of vragen aan om ze productiever en effectiever te maken. Door een vinger aan de pols te houden bij de voorkeuren van de werknemers, zullen je incheckbijeenkomsten beter aansluiten bij je doelen.

Feedback vragen en herhalen 

Laat je teamleden delen hoe check-in meetings verbeterd kunnen worden. Controleer patronen voor de 1-op-1's en voer veranderingen door op basis van hun suggesties. Op die manier kunnen uw vergaderingen zowel boeiend als effectief worden.

➡️ Voer betere check-in meetings met Zavvy

Het structureren van effectieve check-in meetings kan helpen om een betere band op te bouwen met je werknemers. De sleutel is om de juiste check-in vragen te stellen die consistentie en verantwoordelijkheid stimuleren, waardoor je vergaderingen boeiender en dynamischer worden.  

Zavvy kan je helpen productieve vergaderingen te houden door: 

• Automatisch agenda-evenementen aanmaken voor alle deelnemers aan de vergaderingen.
• Het opzetten van verschillende soorten check-ins met dezelfde medewerker (bijv. prestatiegesprekken, ontwikkelingsgesprek, etc.)
• Impulsvragen maken voor vergaderingen om te controleren op blokkades, taakbelasting, welzijn van medewerkers en meer.
• Een gezamenlijke agenda opstellen die jij en je teamleden kunnen bespreken vóór de 1:1 check-ins om afstemming te garanderen.
• Actie-items opslaan die je kunt bijhouden en prioriteren tijdens je volgende check-in.
• Privé notities opnemen om je te helpen check-ins voortdurend te evalueren en te verbeteren.

Zavvy's AI-aangedreven software voor één-op-één vergaderingen helpt je om saaie en onproductieve vergaderingen om te zetten in gestructureerde, georganiseerde en interactieve check-in meetings die kunnen helpen om teamleden te betrekken en de bedrijfsprestaties te stimuleren.

Boek nu een demo om de kracht van Zavvy te zien.

Veelgestelde vragen

Welke soorten check-in vragen zijn geschikt voor verschillende soorten vergaderingen?

Of het nu gaat om 1:1 bijeenkomsten of groepsbijeenkomsten, de juiste check-in vragen hangen af van de agenda van de bijeenkomst. Check-in vragen over relaties en mentale gezondheid zijn ideaal voor 1:1 vergaderingen, terwijl check-in vragen over prestaties vaak worden gebruikt voor groepsvergaderingen. Leuke check-in vragen kunnen ook een goede ijsbreker zijn voor 1:1s of groepsbijeenkomsten.

➡️ Vraag je je af hoe je het team effectief kunt informeren over hun manager? Probeer deze vergadervragen om de discussie op gang te houden. 

Hoe voer je een goede check-in meeting? 

Het opstellen van een duidelijke agenda kan ervoor zorgen dat je incheckbijeenkomsten productief en boeiend worden. Maak er een punt van om de check-in te beginnen met ongedwongen vragen en maak ruimte voor het delen van persoonlijke anekdotes. Toon ook empathie voor aanvullende inzichten die ze zouden kunnen delen. Uiteindelijk is het belangrijk om actief te luisteren om de zorgen van werknemers beter te begrijpen. 

Hoe stel je vragen over de carrièreplannen van de werknemer?

Het is essentieel om de carrièredoelen van je werknemers te beoordelen, zodat je ze waar nodig kunt ondersteunen. Uw vragen moeten

• Wees open om een goede hoeveelheid introspectie uit te lokken.
• Help bij het identificeren van ambitieuze carrièredoelen door open en eerlijke communicatie over hun plannen aan te moedigen. 
• Stem hun persoonlijke doelen af op de doelstellingen van het bedrijf, zodat je ze kunt helpen bereiken. 

Door de juiste vragen te stellen over ontwikkelingsgesprekken, kunt u het kennis- en vaardigheidsniveau van uw werknemer beoordelen om leiderschapskansen in de toekomst te identificeren.