Nieuwe gezichten. De belofte van vers talent. Het inwerken van nieuwe werknemers is waar het allemaal mee begint. Maar laten we eerlijk zijn, het traditionele inwerkproces kan net zo spannend zijn als verf zien drogen. Maar liefst 31% van de werknemers verlaten hun functie binnen de eerste 6 maanden. En dat allemaal omdat het onboardingproces zijn werk niet goed heeft gedaan.
Je wilt een onboarding die naadloos en intuïtief verloopt en, als we het zo mogen zeggen, leuk is. U wilt dat uw nieuwe medewerkers meteen aan de slag gaan en niet door papierwerk en beleidshandleidingen heen struikelen. De game-changer: inwerksoftware.
We analyseren acht van de beste softwareopties voor het inwerken van werknemers grondig, zodat je aan het eind van dit artikel twee of drie opties kunt kiezen om te testen.
Houd ook in de gaten wat enkele HR-professionals te zeggen hebben over de belangrijkste must-haves voor je eigen onboardingoplossing.
Bekijk de volgende acht opties voor de beste HR onboarding software, de belangrijkste functies en mogelijke nadelen om de perfecte oplossing voor jouw team te kiezen.
Disclaimer: We hebben veel moeite gedaan om ons in de details te verdiepen om je een onpartijdig perspectief te geven. Het is echter niet meer dan eerlijk om toe te geven dat we ook erg blij zijn met de vooruitgang die ons product heeft geboekt. Dus ook al streven we naar objectiviteit, ons oprechte enthousiasme voor onze oplossingen kan misschien een beetje doorschemeren.
Remote-first bedrijf Awesomic behaalt nu een gemiddelde van 95,5% voltooiingspercentages bij onboarding dankzij de onboardingprogramma's van Zavvy.
Plannen beginnen bij 4€ per werknemer/maand. Je kunt de kosten naar wens aanpassen, want je betaalt alleen voor de gewenste modules. Je kunt Zavvy ook uitproberen. Eerst moet je een gesprek voeren om een proefaccount op maat te krijgen.
"Als groeiend bedrijf waren we op zoek naar één tool voor iedereen die de komende jaren onze metgezel zou zijn. Nu met Zavvy hoeven onze medewerkers zich slechts op één platform te registreren om hun onboarding, enquêtes, feedback, carrièrevoortgang, groeiplannen en 1:1's te kunnen beheren. Alles in één verhoogt echt de participatie in alle onderdelen." G2 beoordeling
"Mijn bedrijf gebruikt Zavvy voor het inwerken van nieuwe medewerkers en de ervaring die het creëert is echt uitstekend. Je hebt alle trainingsmaterialen, informatie en to-dos op één plek, uitgestippeld op een toegankelijke tijdlijn. Ik hou ook van de feedbackmodule die het heel gemakkelijk maakt om uit te zoeken hoe ik beter kan worden in mijn rol en de volgende carrièrestap kan maken. En op basis van de feedback kon ik in minder dan 10 minuten een gedetailleerd ontwikkelingsplan met cursussen maken dankzij de nieuwe AI-functie." G2 beoordeling
Helaas zijn de prijzen voor deze onboardingsoftware niet transparant, dus je zult geen ruwe schatting van de kosten kunnen vinden tenzij je een officiële demo aanvraagt.
"Aanpassingen maken aan elke onboardingmodule (inhoud, enquêtes, formulieren, e-mailsjablonen, rapportage) was eenvoudig en je kon altijd de impact beoordelen. Het oplossen van problemen via de e-mail/interface logging of audit functie was erg efficiënt en ik had altijd een goede samenwerking met alle Talmundo medewerkers." G2 beoordeling
"Talmundo heeft een geweldige onboarding tool die helpt om nieuwe medewerkers sneller, soepeler en met een geweldige ervaring te verwelkomen, te begeleiden en te leren over ons bedrijf!" G2 beoordeling
De tool is gratis, maar het gratis abonnement heeft enkele beperkingen. Het is vooral moeilijk om uitgebreid trainings- en inwerkmateriaal te uploaden omdat de opslagruimte van het gratis abonnement beperkt is tot 10 MB/bestand. Bovendien kun je geen gebruik maken van functies zoals geavanceerde checklists of aangepaste velden, tenzij je betaalt voor de tool.
"Ook al is Trello gratis, het biedt veel functies die je in andere dure tools kunt vinden. We gebruiken het in het bedrijf voor verschillende projecten die geen zichtbaarheid vereisen voor de regelaars (van het organiseren van het volgende bedrijfsevenement om boodschappen te kopen, catering in te huren, een datum te reserveren voor de reünie) tot het onboarden van nieuwe medewerkers." G2 beoordeling
"Super eenvoudig en makkelijk om mee te beginnen - het was een koud kunstje om nieuwe teamleden vertrouwd te maken met de tool. Het is visueel erg aantrekkelijk en de kanbans zijn herkenbaar voor de meeste HR-teams." G2 beoordeling
.png)
De prijzen worden niet openbaar weergegeven op hun website, dus je moet formeel een prijsofferte op maat aanvragen.
"We wilden ons onboarding proces versnellen en nieuwe medewerkers een leuker welkom geven. Learningbank heeft ons geholpen om een complete onboarding en leeromgeving te creëren die training ondersteunt gedurende het hele traject van de werknemer. Ze zijn echt behulpzaam geweest bij het onboarden, trainen en me helpen alles op te zetten en ervoor te zorgen dat we ons HR-systeem geïntegreerd kregen." Capterra beoordeling
"Mijn ervaring met Learningbank was uitstekend. Het is eenvoudig om nieuwe stagiaires en hosts in te werken met Learningbank. We communiceren regelmatig met Learningbank support en ze zijn altijd vriendelijk en behulpzaam." Capterra beoordeling
Dit is een van de duurste onboarding softwareplatforms op onze lijst, met het goedkoopste plan van 56 dollar per maand voor maximaal 20 werknemers. Het plan heeft echter beperkte opslag en functionaliteiten. Bovendien zijn de kosten niet zo haalbaar als je bedrijf groeit.
"Het is gemaakt door mensen die het vak kennen. Het is niet een of ander idee over hoe je onboarding moet doen, je ziet de echte ervaring met HR-processen en onboarding in elke functie en productbeslissing." Capterra beoordeling
"Geweldige klantenservice. Hoge klantgerichtheid, niet alleen voor de aankoop maar ook tijdens ons dagelijks gebruik. Kan deze mensen van harte aanbevelen." Capterra beoordeling
Plannen beginnen bij $29/maand voor één actieve taak. Dus realistisch gezien zullen de meeste bedrijven het plan met onbeperkte actieve jobs nodig hebben, dat $99/maand kost. Het probleem is dat de onboardingmogelijkheden alleen beschikbaar zijn met een bundelplan dat $150/maand kost. Je krijgt echter wel een gratis proefversie van 14 dagen.
"ApplicantStack is een geweldige tool om sollicitanten te volgen en ze naar de onboarding-fase te brengen. Ik gebruik dit product al 3 jaar en ons bedrijf is zeer tevreden over hun klantenservice, prijzen en gebruiksvriendelijke website." G2 beoordeling
"Het trackingproces voor ApplicantStack is revolutionair geweest voor onze recruitment/onboarding workflow. De mogelijkheid om te zien wie er eerder heeft gesolliciteerd en voor alle aanname managers die relevant zijn voor die specifieke vacature om op dezelfde pagina te zijn als het gaat om elke individuele kandidaat heeft ons zoveel tijd en verwarring bespaard ten opzichte van de manier waarop we het voorheen deden." G2 beoordeling
Naast een gratis proefperiode kun je gratis gebruikmaken van basisplanningbeheer en tijdregistratie. Onboarding is echter een optionele add-on voor plannen met een prijs van $34,99/maand/locatie en $76,99/maand/locatie. Voor veel andere functies, zoals taakbeheer en een overzicht van de werkzaamheden, moet je extra betalen.
"Het maakt de communicatie met het team gemakkelijk, iedereen weet welke opdrachten ze hebben, evenals vele tools om de handel, vragen om vrije tijd, herziening verschuivingen, enz. 7shifts heeft enorm bespaard tijd met het plannen en is ook een geweldige vorm van communicatie met het personeel." G2 beoordeling
"Gebruiksvriendelijk. Ik vind het fijn dat met de app al mijn medewerkers gemakkelijk kunnen communiceren. Ook de notificaties over gewijzigde beschikbaarheid of aangevraagde vrije dagen is een pluspunt; ik hoef het niet meer op te schrijven en raak belangrijke informatie niet meer kwijt." G2 beoordeling
Je moet contact opnemen met hun verkoopteam voor een offerte. Er is geen gratis proefoptie.
"Workday werkt zonder problemen. Het beheren van prestatiedoelen is eenvoudig. Het verwijzingsportaal is ook in orde (niet het beste). Ik ontvang ook essentiële meldingen over bepaalde workflowacties van werkgevers. Het was een zeer nuttige tool tijdens mijn onboardingactiviteiten." G2 beoordeling
"Workday HCM heeft alle onderdelen van personeelsbeheer die je zou willen - onboarding (salarisadministratie, arbeidsverificatie, juridisch, enz.), offboarding (accountbeheer, apparatuur ophalen, deprovisionering, enz.), sjablonen, prestatiebeoordelingen en feedback, integratie met leer- en ontwikkelingssoftware, integratie met compliance software en een sollicitantvolgsysteem." G2 beoordeling
Nu je een overzicht hebt van de beste onboardingsoftware op de markt, is het tijd om te leren hoe je ze beoordeelt.
Hier zijn zes belangrijke elementen waar je op moet letten bij het kiezen van de beste onboarding software voor jouw behoeften.
Een goed ontworpen inwerkprogramma zorgt voor een naadloze en intuïtieve gebruikerservaring. Dit leidt tot snellere en efficiëntere inwerkprocessen, waardoor nieuwe werknemers sneller productieve teamleden worden.
Gebruiksvriendelijke software voor nieuwe werknemers vereist ook minder training voor HR-medewerkers en nieuwe werknemers. Dit betekent dat er minder tijd wordt besteed aan het uitleggen hoe ze door het systeem moeten navigeren en dat er meer tijd kan worden besteed aan de daadwerkelijke inwerkinhoud.
De meeste onboardingsystemen kunnen niet alles. Je moet er dus voor zorgen dat ze goed aansluiten op andere tools van derden die je al gebruikt, zoals platforms voor HR-beheer, samenwerking, contentcreatie en zelfs projectbeheer.
Integraties zorgen ervoor dat gegevens nauwkeurig en consistent worden overgedragen tussen verschillende systemen. Dit vermindert het risico op fouten, duplicatie of verouderde informatie, wat grote gevolgen kan hebben voor de naleving en besluitvorming. Bovendien kun je ervoor zorgen dat het werk van je team altijd wordt geregistreerd, zodat ze kunnen worden beloond voor hun resultaten.
Met maatwerk kunt u het onboardingproces van werknemers aanpassen aan de specifieke behoeften, het merk en het beleid van uw organisatie. Dit zorgt ervoor dat de inwerkervaring aansluit bij zowel de bedrijfscultuur als de behoeften van de werknemer.
Gepersonaliseerde inwerkervaringen zorgen ervoor dat nieuwe werknemers zich vanaf het begin gewaardeerd en betrokken voelen. Door inhoud, taken en communicatie aan te passen, kun je inspelen op individuele behoeften en voorkeuren.
Een populaire keuze voor het aanpassen van de inwerkervaring van een nieuwe medewerker is bijvoorbeeld het maken van speciale trainingsmaterialen. Gepersonaliseerd materiaal kan duidelijke verwachtingen, functieverantwoordelijkheden en prestatienormen schetsen voor nieuwe werknemers. Dit vermindert onduidelijkheid en helpt de weg te bereiden voor succes in hun nieuwe functie.
Naleving van lokale, nationale en internationale arbeidswet- en regelgeving is essentieel. Een onboardingsysteem dat zorgt voorde juiste documentatie en naleving van wettelijke vereisten helpt je organisatie te beschermen tegen mogelijke juridische aansprakelijkheden.
Denk eraan: Verschillende industrieën hebben specifieke compliancenormen en certificeringen die moeten worden nageleefd. Een onboarding platform dat is afgestemd op deze branchespecifieke vereisten zorgt ervoor dat je organisatie compliant blijft.
Je wilt er zeker van zijn dat je volgende onboarding tool je kan helpen om al deze vier (+1) essentiële stadia van onboarding te doorlopen:
Vooral de verbindingsfase. Transparante en open communicatie bevordert het gevoel erbij te horen en betrokken te zijn, wat cruciaal is voor het behouden van toptalent.
Door met al deze C's rekening te houden bij het kiezen van software voor het inwerken van werknemers, zorg je voor een goed afgerond en effectief inwerkproces dat nieuwe werknemers klaarstoomt voor succes en tegelijkertijd wettelijke naleving en gegevensbescherming garandeert.
➡️ Weet je niet zeker waar je moet beginnen? In onze uitgebreide gids vindt u meer dan 29 bewezen methoden om de onboarding-ervaring van werknemers te verbeteren.
Bepaal precies welke stadia van onboarding je prioriteit wilt geven. Als je niet precies weet waar je nieuwe werknemers op wilt laten focussen, loop je het risico veel te betalen voor een onboarding tool die niet aan alle behoeften voldoet.
Heb je je ooit afgevraagd wat andere managers kiezen?
De meeste HR-managers hebben de traditionele onboarding-methoden overboord gegooid ten gunste van digitale onboarding.
Felicia Shakiba, oprichter van CPO Playbook Consultancy, geeft momenteel bijvoorbeeld de voorkeur aan onboardingsoftware die twee belangrijke functies biedt:
"Ten eerste is de mogelijkheid om naadloos te integreren met ons salarissysteem, organigrammen en interne communicatielijsten van vitaal belang.
Dit zorgt ervoor dat wanneer een nieuwe medewerker in dienst treedt, hij meteen wordt toegevoegd aan de relevante groepen, zoals afdelingsspecifieke communicatielijsten, zodat hij vanaf de eerste dag de benodigde informatie ontvangt. Deze integratie stroomlijnt de communicatie enorm en maakt het inwerkproces effectiever."
Ten tweede is Felicia op zoek naar software die managers een uitgebreide onboarding checklist biedt:
"Dit stelt managers in staat om een gastvrije en efficiënte inwerkervaring te creëren, zelfs nog voor de officiële startdatum van de nieuwe medewerker.
Met een checklist in je onboarding tools kunnen managers ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers alles hebben wat ze nodig hebben en weten waar ze terecht kunnen voor ondersteuning, waardoor potentiële vertragingen worden beperkt en nieuwe medewerkers vanaf hun eerste dag een zinvolle bijdrage kunnen leveren."
➡️ Wil je zien hoe andere managers hun inwerkproces structureren? Bekijk onze 11 voorbeelden van de beste inwerkervaringen die er zijn.
De pandemie en werken op afstand hebben ook invloed gehad op het inwerkproces en de technologiekeuzes van experts.
Devan Kronisch, Coach en L&D Expert, zegt dat het feit dat mensen op afstand werken betekent dat managers veel bewuster moeten omgaan met sociale aspecten en het stellen van verwachtingen bij het inwerken:
"Met een goed onboardingplatform kan ik de manager begeleiden door extra tijd te besteden aan het scheppen van duidelijkheid en inclusie. Als dat er niet is, weet ik dat de nieuwkomer angstiger zal zijn en daardoor niet de benodigde kennis zal absorberen. Ik wil niet dat ze falen, dus ik moet meer dan ooit kunnen samenwerken met managers."
Hanh Nguyen, directeur Talentacquisitie en Talentmanagement, zegt dat onboarding een cruciaal proces blijft voor het creëren van een positieve ervaring voor nieuwe werknemers, zelfs tijdens de overgang naar werken op afstand. Ze merkt verder op dat onboarding traditioneel gepaard ging met persoonlijke sessies om nieuwe werknemers te helpen wennen aan de bedrijfsomgeving, maar dat de pandemie dit volledig heeft veranderd:
"De COVID-pandemie zou onboarding veranderen in een meer externe, digitale ervaring. Onboardingplatforms moesten tijdens de pandemie draaien om bedrijven zoals het onze tegemoet te komen."
➡️ Ontvang onze gratis 15+ essentiële onboarding-sjablonen en checklists voor een probleemloos proces.
Zavvy biedt zowel je managers als nieuwe medewerkers een volledig inwerkproces.
Onze software voor het inwerken van werknemers helpt je bij het automatiseren:
Bovendien kun je de preboardingsoftware van Zavvy gebruiken om te beginnen met het aanmaken van accounts, het voorbereiden van werkapparaten en het versturen van herinneringen naar managers. Dit helpt je de angst voor de eerste dag weg te nemen door nieuwe werknemers de informatie te geven die ze nodig hebben op een manier die ze prettig vinden. Bovendien overbrugt u eindelijk de kloof tussen ondertekenen en starten met regelmatige contactmomenten.
🏆 Storyblok heeft wekelijks 15 uur bespaard tijdens de oriëntatie, plus 1,5-2 uur tijdens de preboarding met Zavvy.
Zavvy is de ster van uw onboarding toolbox. Boek een gratis demo met onze consultants om meer te weten te komen over de kracht van Zavvy voor jouw organisatie.
.png)
.png)
