Na het sollicitatiegesprek en de ondertekening van de aanbiedingsbrief denkt u misschien dat uw taak er al op zit. Wat overblijft is het invullen van al het papierwerk, het weggeven van gedocumenteerde middelen en iemand klaarstomen voor de functie ... toch?
Nou, dat is nooit het geval.
Na het verkrijgen van de handtekening begint een van de belangrijkste menselijke processen binnen uw organisatie. Het inwerkproces. In dit proces moet je niet alleen het gevreesde papierwerk afronden, maar er ook voor zorgen dat de introductie van je nieuwe medewerker in de organisatie soepel verloopt en dat hij of zij klaar is voor succes.
En het rendement hiervan is aanzienlijk.
Deze blogpost, gestaafd met gegevens en bewijs van de voordelen van onboarding, zal ervoor zorgen dat je sommige van je processen heroverweegt.
Een inwerkproces is een reeks stappen waarin een nieuwe medewerker kennismaakt met de cultuur, het beleid, de producten of andere kennis van een organisatie die nodig is om succesvol te zijn. Dit proces geeft nieuwe werknemers een duidelijk pad in wat ze moeten bereiken in hun eerste maanden.
Het inwerkproces duurt meestal 3 maanden. Maar het kan 6 maanden tot een jaar duren, afhankelijk van de functie, de sector of het bedrijf.
Ongeveer 75% van de recruiters beweert dat ze wel eens een kandidaat van gedachten hebben zien veranderen na het ondertekenen van de aanbiedingsbrief. En de reden daarvoor is waarschijnlijk een slecht ontworpen stappenplan voor onboarding dat een slechte eerste indruk achterlaat bij uw nieuwe werknemers.
Aan de andere kant, als je inwerkproces een duidelijk kader heeft en de stappen je nieuwe medewerker van algemene kennis naar specifieke kennis leiden, zullen ze zich meer betrokken voelen. Een inwerkproces moet op maat gemaakt zijn om werknemers te laten wennen aan de nieuwe organisatie en vanaf het begin vertrouwen op te bouwen.
Bovendien bleek uit een onderzoek onder meer dan 50.000 werknemers dat betrokken werknemers 5x minder geneigd zijn om je bedrijf te verlaten dan werknemers die niet betrokken zijn. En ongeveer 87% van de betrokken werknemers zegt dat ze zullen blijven.
Zelfs experts op hun vakgebied weten niet zeker wat ze op hun eerste dag moeten doen. Iedereen heeft zijn eigen manier om dingen te doen. Je kunt dus niet van een nieuwe medewerker verwachten dat hij of zij het werk op dezelfde manier doet als een ervaren medewerker. Ze kunnen andere methodes gebruiken die niet overeenkomen met je richtlijnen.
Medewerkers al doende laten leren werkt niet, en daarom is een van de voordelen van een goed inwerkproces productiviteit.
Nieuwe werknemers met langere trainingsprogramma's bekwamen zich vier maanden sneller in hun rol dan werknemers met kortere programma's.
Volgens een onderzoek van Glassdoor zegt 84% van de werkzoekenden dat de reputatie van een bedrijf als werkgever belangrijk is. De beste kandidaten willen bij de beste bedrijven werken, die op hun beurt het beste carrièrepad en de beste training bieden.
Als de eerste stap om je bedrijf aan nieuwe werknemers voor te stellen een ongeorganiseerd en slecht ontworpen inwerkproces is, zal het verloop toenemen.
Nieuwe werknemers die een negatieve onboarding-ervaring hebben gehad, zijn 2x meer geneigd om een andere baan te zoeken. En als gevolg daarvan krijgt u slechte beoordelingen op jobsites zoals Glassdoor, Indeed en Lensa. Niet ideaal voor uw employer branding.
Als je geen goed inwerkproces hebt, zullen nieuwe werknemers die niet weten wat ze moeten doen, op zoek gaan naar managers of collega's om hen vragen te stellen over processen. Processen die tijdens het inwerkproces hadden moeten worden aangeleerd.
En het is geen verrassing dat managers en collega's al hun eigen werk hebben en geen tijd hebben om nieuwe medewerkers algemene procedures te leren.
Het is zover gekomen dat 40% van de nieuwe medewerkers zegt dat het te lang duurt voordat ze antwoord krijgen van HR op hun vragen.
Een ander voordeel van een goed inwerkproces is dat je werknemers zich bewust zijn van de waarden en cultuur van je bedrijf. Door dit vanaf het begin duidelijk te maken, stel je normen op voor de manier waarop dingen worden gedaan en geef je je werknemers een betere ervaring.
Als een van de filosofieën van je bedrijf "kwaliteit boven tijd" is, dan weet je dat werknemers zich zullen richten op het leveren van werk van hoge kwaliteit zonder zich te bekommeren om de tijd die het kost. En het werkt op dezelfde manier als je geen enkele tolerantie hebt voor gemiste deadlines.
Als je alle documenten voor procedures naar je nieuwe aanwinst stuurt, hoopt dat ze het één keer lezen en de volgende dag klaar zijn om alles toe te passen, dan sta je voor een verrassing.
Leren is een proces waarbij lezen slechts 5% effectief is, terwijl oefenen je 75% van de kennis laat vasthouden.
Daarom werken langere en goede inwerkprocessen beter. Deze geven je werknemers de kans om te leren, fouten te maken en het geleerde te verfijnen. Het voorkomt ook dat je die organisatie bent die een heleboel papierwerk of processen opstuurt en vervolgens zijn eigen richtlijnen niet volgt.
Als werknemers niet goed zijn opgeleid in organisatorische procedures, weten ze niet aan wie ze moeten vragen of waar ze naartoe moeten voor antwoorden op hun vragen in een proces dat eenvoudig kan lijken voor meer ervaren werknemers.
En als werknemers niet weten hoe hun werk de doelstellingen van de organisatie beïnvloedt, zullen ze geen sterk gevoel van doelgerichtheid hebben.
Studies hebben aangetoond dat werknemers 54% meer gemotiveerd zijn door een sterk doel om hun best te doen op het werk.
Met een goed inwerkproces kunnen je werknemers alle doelstellingen en procedures van je organisatie leren. Dit heeft ook voordelen voor jou, want het verhoogt de productiviteit en het moreel van je werknemers.
Een goed onboardingproces biedt zeker veel voordelen. Maar een manier om het effectiever te maken is door onboardingsoftware te gebruiken om (delen van) het onboardingproces te automatiseren, zodat het niet zo veel herhalende handelingen vereist.
Onboarding goed doen betekent voor veel dingen tegelijk zorgen. Voor elke nieuwkomer.
Een paar voorbeelden:
Onze vrienden op Storyblok hebben de tijd voor handmatig onboarden teruggebracht van meer dan 15 uur per week naar 30 minuten. Dat is 2.448€ die ze elke maand besparen.
"Wat me het meest verraste was dat je zoveel kunt automatiseren zonder aan ervaring in te boeten. We sturen mensen traceerbare taken, boeiende content, leuke herinneringen via Slack en verbinden ze met hun onboarding buddies. Allemaal met één klik." Markus Schwarz, People Experience Manager bij Storyblok.
In plaats van alle nieuwe medewerkers elke week handmatig in te wijden in de bedrijfsprocessen en steeds dezelfde dingen te herhalen, is het belangrijkste "werk" dat ze nu doen een informeel gesprek van 30 minuten met iedereen.
Al het andere gebeurt met een klik.
➡️ Lees de volledige casestudy hier voor een gedetailleerd overzicht van hoe ze dat hebben bereikt.
Je nieuwe medewerkers hoeven niet al hun e-mails door te nemen op zoek naar die ene taak die als volgende komt. Een ander voordeel van inwerksoftware is dat de structuur van het inwerkproces duidelijker wordt en gemakkelijker terug te vinden is dankzij een gebruiksvriendelijke interface.
Na de casestudy van Alasco is de algemene ervaring van de werknemers verbeterd: nieuwe werknemers gaven een 4,7/5 aan het nieuwe inwerkproces. Wat nieuwe werknemers het meest waardeerden waren:
Dit alles heeft ertoe bijgedragen dat nieuwe werknemers een leuke en gemakkelijke ervaring hebben tijdens het inwerkproces.
Een onboardingproces bestaat meestal uit één algemeen kader van taken en documentatie die je moet invullen. Dit betekent dat het voor elke rol hetzelfde is. Maar met onboardingsoftware heb je de voordelen van een meer gepersonaliseerd traject.
En medewerkers krijgen automatisch de juiste reizen toegewezen op basis van hun rol.
Sommige functies vereisen veel meer informatie, terwijl andere de essentiële informatie nodig hebben om snel te kunnen beginnen. Een traject dat is afgestemd op de rol van je werknemers kan hun productiviteit verhogen en je helpen tijd te besparen.
En de dingen die je nodig hebt in je functie kunnen sterk verschillen:
In de verkoop is de ROI bijzonder eenvoudig te berekenen: Hoe sneller mensen productief zijn, hoe sneller ze werkelijke inkomsten voor het bedrijf creëren.
In het bovenstaande voorbeeld van Alascohalveerde het team de productietijd.
De pandemie stelde nieuwe normen voor hoe mensen nu het liefst werken. Daarom groeide Storyblok uit tot een bedrijf dat volledig op afstand werkte, maar ondanks dat waren ze toegewijd aan het creëren van menselijke banden en aan het verwelkomen van nieuwe werknemers op afstand.
Ze hebben een proces met menselijke interactie gestructureerd door ervoor te zorgen:
Dit resulteerde in nieuwe werknemers die Zavvy een 9/10 gaven als onboardingsoftware en positieve beoordelingen.
In plaats van direct bij elke nieuwe medewerker te controleren of hij zijn papierwerk of toegewezen taken al heeft afgerond, wat tijdrovend is. Je kunt inloggen op de account van je manager voor elke inwerksoftware en controleren of de taak als voltooid is gemarkeerd.
Software voor onboarding zorgt ook voor een soepele en consistente ervaring omdat de voortgang van de nieuwe medewerker wordt opgeslagen. En daardoor kunnen werknemers wanneer ze maar willen teruggaan naar hun accounts en beginnen waar ze gebleven waren.
Een goed inwerkproces begint met je 30-60-90 dagenplan, dat zo heet omdat de vuistregel is dat het inwerken van een werknemer minimaal drie maanden (90 dagen) moet duren. En het heeft drie fasen die we zullen doorlopen.
In deze fase gaat het om het leren van de cultuur en procedures binnen uw organisatie en uw producten. Het wordt gekenmerkt door:
Het doel is om je nieuwe werknemer te laten wennen en hem of haar meer betrokken te laten voelen bij het bedrijf. Dit helpt ook bij de retentie, omdat ze zien dat je de tijd neemt om ze wegwijs te maken en ze niet overhaast laat leren terwijl ze bezig zijn.
Dit is waar training plaatsvindt. Nu je medewerker meer gewend is aan je tools en collega's, is het tijd om uitgebreidere projecten toe te wijzen. Werknemers zullen onafhankelijker zijn in hun leveringen, maar nog steeds samenwerken met oudere werknemers in samenwerkingsprojecten.
Dit is wat je kunt verwachten van de trainingsfase:
Wat je wilt in de trainingsfase is controleren of je nieuwe medewerker kan omgaan met de nieuwe verantwoordelijkheden die hem zijn toegewezen. Hier controleer je ook of ze meer tijd nodig hebben om aan bepaalde processen te wennen. Of als je bedrijfskennis moet versterken of hiaten moet opvullen.
In deze laatste fase geef je je nieuwe medewerkers meer zelfstandig werk en weinig begeleiding.
Zo ziet de laatste maand eruit:
Het hoogtepunt van deze fase is om te zien of je nieuwe medewerker klaar is om volledig zelfstandig te werken. Je bereidt ze voor op succes door ze op de hoogte te stellen van de doelen voor de komende zes maanden.
Als je nieuwsgierig bent naar al deze voordelen zonder te verdrinken in complexiteit, bekijk dan onze intuïtieve, maar krachtige onboardingoplossing.
Met Zavvy kun je een uniek en motiverend traject samenstellen voor je nieuwe werknemers en ervaringen leveren met één klik.
Boek een gratis demo om het in actie te zien.
.png)
.png)
