Quelles sont les 4(+1) phases de l'intégration ?

La plupart des entreprises pensent que leur travail est terminé une fois qu'elles ont embauché un employé. En réalité, le véritable travail ne commence qu'une fois que le nouvel employé a signé les papiers.

De quoi s'agit-il ? Il s'agit du processus d'intégration des employés, qui joue un rôle essentiel dans la création d'un environnement de travail sain. Examinons ce processus en détail.

🚀 Qu'est-ce que l'onboarding?

L'intégration des employés est le processus d'acclimatation des nouveaux employés à l'entreprise. 

Il s'agit notamment de les familiariser avec : 

• leurs responsabilités
• les outils logiciels nécessaires au travail
• mission de l'entreprise
• les valeurs et la culture.

Ce processus commence dès le premier jour de travail de l'employé et peut durer entre un mois et un an.

Un processus d'intégration efficace doit s'articuler autour des 5 C.

©️ Les 5 C de l'onboarding

Compliance

Il s'agit de la partie de l'intégration où les nouveaux employés sont informés des politiques, des règles de sécurité, des accords de confidentialité et de la prévention du harcèlement.  

Clarification‍

L'étape suivante consiste à clarifier les responsabilités de l'employé, ses objectifs à long terme au sein de l'entreprise et ses attentes professionnelles. Cela l'aidera à savoir exactement à quoi ressemblera son avenir au sein de l'entreprise. 

Il peut s'agir de répondre à des questions posées par les employés, telles que

"Quels sont mes objectifs mensuels et annuels ?

"Comment mes objectifs personnels s'intègrent-ils dans mon travail ? Comment cette organisation va-t-elle m'aider à les atteindre ?"

Culture

Chaque organisation a une culture, et cette partie vise à exposer votre nouvel employé à cette culture. Par exemple, une entreprise peut avoir une culture très informelle où les hiérarchies ne sont pas appliquées et où tout le monde travaille ensemble. Cette étape vous permet de donner le ton de la façon dont les gens travaillent ensemble.

Il est beaucoup plus facile d'établir une culture dès le départ que d'essayer de la changer ou de l'imposer après des années.

Laissez-vous inspirer par 7 exemples pratiques de culture d'entreprise

Connexion

Les relations interpersonnelles avec les pairs et les responsables sont essentielles dans toute organisation, et ce C aide les nouveaux embauchés à les établir. L'attribution d'un poste d'accueil à buddy en est un bon exemple.

Check Back‍

Il s'agit notamment de vérifier périodiquement auprès des nouveaux embauchés, de recueillir leurs réactions et de les leur communiquer. Ce sont les données nécessaires que vous recueillerez pour améliorer le processus pour toutes les parties.

📊 Les 4 (+1) phases de l'onboarding des employés

Les 4 phases sont les suivantes

• Pré-embarquement
• Orientation
• Formation spécifique à un rôle
• Développement continu

(Note : certains ajoutent la "transition de rôle" comme 5ème phase après celle-ci)

Phase 1 : Pré-intégration 

Preboarding (ou pré-intégration) est la première phase du processus d'intégration de l'employé. Elle commence dès que l'employé accepte l'offre d'emploi et signe les papiers et dure jusqu'à son premier jour de travail. 

Vous pouvez utiliser ce temps pour vous occuper de toutes les formalités administratives et préparer l'accès à tous les outils et connaissances dont ils ont besoin pour le travail. Il peut s'agir d'évoquer la culture de l'entreprise par un message de bienvenue chaleureux, de les aider à déménager, de leur envoyer une vidéo détaillant ce à quoi ils doivent s'attendre le premier jour, voire de leur confier une mission d'intégration buddy. L'envoi d'un paquet de cadeaux est un excellent bonus !

Mais pourquoi preboarding est-il important alors qu'ils n'ont même pas encore commencé à travailler pour moi ?

Tout le monde a le trac le premier jour. C'est parce qu'il y a toujours une incertitude quant à ce que le nouvel emploi réserve. Preboarding aide à surmonter cette incertitude et à apaiser l'anxiété.

Elle favorise également la loyauté en faisant savoir à vos employés que vous vous engagez à les accueillir le mieux possible, réduisant ainsi le taux de rotation du personnel.

En outre, votre charge de travail en tant que gestionnaire des ressources humaines diminue également, car la plupart des tâches administratives sont déjà accomplies.

Phase 2 : Accueillir les nouveaux embauchés : Orientation 

La phase 2 commence le premier jour de travail de l'employé et peut durer jusqu'à une semaine. La phase d' orientation ou d'accueil dans l'entreprise est essentielle pour acclimater le nouvel employé à l'organisation et le mettre à l'aise.

L'orientation peut comprendre

• Accueillir le nouvel employé et lui présenter les membres clés de votre organisation (y compris son équipe)
• leur montrer où tout se trouve, comme leur poste de travail, la salle de pause, les toilettes, les armoires à fournitures, la cafétéria et les installations médicales
• Discuter de sujets clés tels que l'assurance médicale, les jours de vacances et toute autre politique de l'entreprise. 
• Les initier à la culture de votre entreprise 
• Toute autre information non couverte par le processus preboarding
• Formation à la sécurité
  

Cette phase permettra à vos employés de voir comment tout fonctionne et de répondre aux questions qu'ils pourraient se poser.

Plus votre travail sur preboarding a été complet, plus votre orientation sera facile (et brève).

Conseil de pro : Ne faites pas attendre le nouvel embauché le premier jour ! Soyez prêt à l'accueillir dès qu'il entre dans le bureau ou lors de l'appel virtuel. Il n'y a rien de pire que de se sentir perdu et peu sûr de soi le premier jour.

Phase 3 : Formation spécifique à un rôle 

Cette phase commence après l'orientation et constitue la phase la plus critique pour le maintien des performances d'un nouvel employé au sein de l'entreprise. Sans formation formelle, votre employé peut se sentir perdu quant à ses responsabilités exactes, ce qui entraîne un sentiment d'insatisfaction et une baisse du taux de productivité. 

Formulez un plan de formation engagé pour vos nouveaux employés afin d'éviter cette situation perdante. Là encore, une personne expérimentée en matière d'onboarding ( buddy ) peut s'avérer utile, car elle peut dispenser une formation individuelle et aider le nouvel employé jusqu'à ce qu'il ait confiance en sa capacité à travailler de manière autonome.

Cette phase devrait comprendre

• Définir clairement leur rôle et leurs attentes
• Révision des objectifs de performance
• Présentation du produit/service
• leur confier des tâches pour les aider à s'intégrer dans leur nouveau rôle
• Formation liée au rôle (voici une liste de contrôle utile) 
• Observation au poste de travail
• Familiariser vos employés avec le système de gestion de l'apprentissage
  

Fixez des objectifs à 30, 60 et 90 jours, et procédez à un examen des performances de l'employé après chaque point de contrôle. 

Phase 3.5 : Faciliter la transition vers leur nouveau rôle 

Une fois la période de formation terminée, il est temps pour votre nouvel employé de devenir un employé permanent à part entière. À partir de cette phase, votre employé sera prêt à s'attaquer à des projets plus importants et à rendre compte directement à son supérieur hiérarchique.

Étant donné que la période d'essai est maintenant terminée, les responsabilités professionnelles du nouvel employé augmenteront probablement par la suite. Demandez donc à son supérieur de lui communiquer tout changement et de lui présenter à nouveau ses objectifs. Aidez-les à visualiser ce qu'est la réussite. 

Félicitations ! Vous avez réussi à intégrer un nouvel employé dans votre organisation ! Et maintenant ?

Phase 4 : Développement continu 

L'objectif est que votre employé reste chez vous à long terme et qu'il gravisse les échelons au fur et à mesure qu'il acquiert de l'expérience. Le développement continu veille à ce que cela se produise en élaborant un plan complet de développement de carrière et de développement personnel pour votre employé.

Par exemple, une personne qui a rejoint le service en tant que rédacteur adjoint peut, à terme, souhaiter devenir rédacteur en chef. Le développement continu l'aidera à atteindre cet objectif tout en s'assurant qu'il est équipé pour assumer le rôle principal. 

Cette phase devrait comprendre

• Fixation d'objectifs personnels et professionnels
• Évaluer leurs compétences
• Formation professionnelle en fonction des objectifs futurs de l'employé
  

Cela permet à l'employé et à l'organisation d'atteindre leurs objectifs. Le développement continu constitue également un excellent outil pour la planification de la relève.

C'est très bien ! Mais il y a un petit problème. Notre lieu de travail est entièrement à distance, alors comment l'onboarding s'inscrit-il dans ce contexte ? 

💻 Comment cela se traduit-il pour l'onboarding virtuel ?

Voici quelques conseils pour rendre votre processus d'intégration virtuelle amusant et réussi !

1. Étant donné que l'ensemble du processus d'intégration se déroulera en ligne, utilisez des outils et des logiciels pour vous faciliter la vie - en particulier la partie preboarding et l'orientation. Par exemple, vous pouvez utiliser Calendly pour planifier les réunions, DocuSign ou PandaDoc pour signer les documents, et communiquer par l'intermédiaire de Slack.
2. Envoyez-leur un ordinateur portable fourni par l'entreprise avec tous les logiciels préchargés. Vous pouvez également inclure des vidéos tutorielles sur la façon de les utiliser pour faciliter le travail.
3. Définissez des attentes claires et informez-les de leurs responsabilités professionnelles. Si possible, créez des exemples vidéo attrayants pour que votre nouvel employé saisisse parfaitement les concepts. Vous pouvez également créer des listes de contrôle pour faciliter le suivi de tout ce qu'il doit faire.
4. Apprenez à connaître votre nouvel employé et organisez des réunions avec les membres de son équipe et ses responsables. Faites en sorte qu'il se sente le bienvenu en s'amusant! Demandez à tout le monde de se présenter et encouragez le nouvel employé à faire connaissance avec ses collègues.
5. Assignez-leur un onboarding buddy et organisez plusieurs réunions entre les deux. 
6. Prenez de leurs nouvelles tout au long du processus pour vous assurer qu'ils s'adaptent bien. Demandez-leur s'ils ont besoin de quelque chose et adaptez le processus en conséquence.
   

💪 Utilisez cette liste de contrôle pour l'accueil des employés à distance afin de vous assurer que tout est en ordre.

De plus, nous avons également rassemblé 15 modèles d'onboarding supplémentaires, couvrant des éléments tels que la présentation de l'onboarding, buddy onboarding et bien d'autres.

Pour faciliter encore l'intégration virtuelle, vous pouvez automatiser l'ensemble du processus en utilisant des logiciels d'intégration.

❓ FAQ 

Pourquoi l'onboarding est-il important ? 

Il aide vos nouveaux employés à s'installer dans leur nouveau lieu de travail et leur donne tous les outils et la formation nécessaires pour réussir dans leur rôle. Il permet également à vos nouvelles recrues de savoir que vous vous engagez à les faire progresser au sein de l'entreprise, ce qui accroît leur satisfaction au travail.

Quel est l'objectif de l'onboarding ? 

L'objectif de l'intégration est d'aider les nouveaux employés à s'acclimater à leur nouvel environnement de travail et de les informer de leurs responsabilités professionnelles. 

Y a-t-il une différence entre l'onboarding et l'orientation ? 

Oui, il y en a un ! L'onboarding est un processus en plusieurs étapes. Il commence avec preboarding juste après que la nouvelle recrue a signé les papiers, et peut durer entre 3 mois et un an. L'orientation fait partie du processus d'intégration. Elle commence le premier jour de l'employé et dure jusqu'à une semaine.

Combien de temps doit durer un bon onboarding ? 

Le délai idéal pour un bon processus d'intégration est de 6 mois. Mais tout dépend de votre entreprise et des responsabilités de votre nouvel employé. Utilisez ces facteurs et adaptez votre calendrier d'intégration à vos besoins.

Comment accélérer l'intégration ? 

Vous pouvez accélérer l'onboarding en utilisant un logiciel d'onboarding automatisé et en concevant un excellent processus preboarding . Mais assurez-vous que vous ne passez pas à côté de choses importantes simplement parce que vous voulez accélérer l'ensemble du processus.