Nous sommes passés d'un travail de 9 à 5 à des horaires de travail flexibles, et du travail au bureau au travail de n'importe où. Les entreprises ont adopté ces changements progressifs pour offrir à leurs employés une expérience exceptionnelle.
Et pourtant, nombre d'entre elles continuent d'utiliser des présentations PowerPoint, des wikis statiques et des piles de papier pour leur intégration - la période qui donne le ton à l'ensemble de l'expérience des employés à venir.
Les processus obsolètes ne sont plus adaptés à la main-d'œuvre d'aujourd'hui. Pour les séduire dès le premier jour, il faut donc trouver une meilleure façon de les intégrer. Une méthode engageante, immersive et réalisée via un outil dans lequel ils passent la plupart de leurs heures de travail - tel que Slack.
Nous aimons Slack.
Nous avons constaté que le fait de guider les nouveaux embauchés via Slack est un moyen efficace de donner à leur première impression un sens et un impact.
Voici pourquoi vous devez intégrer les employés par l'entremise de Slack, comment le faire étape par étape et comment vous pouvez en tirer encore plus profit en utilisant les flux de travail de Zavvy pour Slack.
L'onboarding via Slack garantit une expérience plus naturelle dans le flux de travail. C'est un outil parfait pour accueillir un seul employé ou un groupe d'employés à la fois. Examinons d'autres raisons d'intégrer les nouveaux employés via Slack:
De nombreuses organisations ont fait de Slack leur espace officiel pour présenter les nouveaux employés. Le fait d'avoir un canal dédié aux nouveaux embauchés crée de l'engagement. Il permet à tous les nouveaux employés de se connecter les uns aux autres, de poser des questions ou de trouver les meilleurs endroits pour manger un morceau.
Le contenu de l'onboarding étant généralement "jeté" aux nouveaux employés sans structure, un processus rationalisé peut aider à garder une vue d'ensemble. Slack peut être votre centre unique pour le parcours d'onboarding d'un nouvel employé.
Chez Zavvy, nous avons constaté que les employés qui reçoivent des tâches via Slack ont un taux d'achèvement trois fois supérieur à celui des courriels. Cela s'explique par le fait que Slack facilite l'accès à l'information pour les nouveaux embauchés. C'est l'endroit où nous passons le plus clair de notre temps de travail. C'est donc plus engageant et plus pratique.
Le travail à distance a rendu difficile le maintien des contacts. Slack est l'endroit où les équipes se connectent naturellement - c'est donc aussi l'endroit le plus naturel pour mettre les gens en contact les uns avec les autres. Pensez aux présentations d'équipes, aux compagnons d'intégration, etc.
Slack utilise son propre Workflow Builder qui permet aux People Ops d'automatiser les processus de routine dans leur espace de travail Slack .
Pour créer le vôtre, vous devez :
Cliquez sur votre espace de travail -> Outils -> Workflow Builder
Vous pouvez également y sélectionner un flux de travail à partir d'un modèle existant.
Voici comment vous pouvez utiliser ce générateur de flux de travail pour intégrer les nouveaux employés :
Accueillez vos nouveaux employés avec des messages personnalisés et mettez-les en contact avec le reste de votre équipe. Vous pouvez envoyer un message direct ou en écrire un dans votre canal #new-hires. Vous pouvez demander aux nouveaux arrivants de se présenter ou de partager leurs centres d'intérêt, tout en encourageant le reste de votre équipe à les saluer.
Vous pouvez également ajouter un bouton pour une expérience plus interactive. L'ajout de ce bouton incite les utilisateurs à agir et à passer à l'étape suivante de votre processus d'onboarding.
Remarque : le bouton est généralement utile pour les messages directs, moins pour les canaux.
Les formulaires sont un excellent moyen de recevoir des réponses personnalisées de la part de vos nouveaux employés. Il peut s'agir d'informations sur les packages de bienvenue de l'entreprise, de commentaires, de détails sur le poste, etc.
Voici quelques questions que vous pourriez poser lors de l'intégration :
Slack vous permet d'intégrer des applications telles que Loom, Notion, et Zapier pour un processus d'accueil attrayant. Les organisations les utilisent pour créer des tutoriels vidéo d'introduction, gérer leur flux de travail et bien plus encore.
La connexion d'applications est un bon moyen de rassembler différents outils en un seul endroit. Elle permet de créer des automatismes simples ou d'intégrer du contenu provenant d'endroits tels que Loom dans Slack.
Que vous travailliez à distance ou dans une configuration hybride, Slack facilite la collaboration entre les équipes. Voici quelques façons éprouvées d'utiliser le générateur de flux de travail de Slack pour votre processus d'intégration :
Slack estime que l'intégration la plus efficace est celle qui se fait en continu. Et nous sommes tout à fait d'accord. Il est essentiel de suivre vos nouveaux employés à chaque étape du processus. Offrez-leur de l'aide et assurez-vous qu'ils peuvent suivre et réussir leur formation. De cette façon, vos nouveaux employés pourront avoir un impact positif sur votre espace de travail.
Le générateur de flux de travail est doté d'une fonction intégrée qui vous permet de suivre la progression à tout moment. Ainsi, vous saurez toujours qui se trouve actuellement dans vos flux de travail.
Le petit logo Zavvy que vous voyez ici, ainsi que le nom "Welcome Bot", peuvent être personnalisés dans le panneau "Settings" du flux de travail.
De cette manière, vous pouvez créer une expérience plus personnalisée pour les employés.
Voici un exemple de flux de travail d'accueil que nous avons mis en place pour
Plutôt cool, non ?
Mais.. : Bien que cette séquence soit un complément intéressant à votre processus global d'intégration, elle n'est pas suffisante pour constituer un processus complet.
On ne soulignera jamais assez l'importance d'un programme d'intégration approfondi. Si Slack constitue un excellent point de départ pour accueillir les nouveaux employés, cela suffit-il pour mettre en place un processus complet ?
Si le générateur de flux de travail est un excellent point de départ, les choses deviennent rapidement incontrôlables dès lors que l'on s'intéresse à un processus holistique qui accompagne les personnes pendant plus d'une journée.
Les limites de l'utilisation de Slack pour l'onboarding sont les suivantes :
Malheureusement, le générateur de flux de travail de Slack ne dispose pas d'une option permettant d'ajouter des "délais" entre les différentes étapes. Cela signifie que les personnes ne peuvent être guidées à travers les différentes étapes qu'en cliquant sur des boutons. Bien qu'une approche interactive soit généralement favorable, elle ne permet pas de créer une expérience guidée qui dure plus d'une journée.
Chez Zavvy, nous recommandons que les processus d'intégration guidée s'étendent sur une période d'au moins 90 jours afin d'optimiser l'achèvement des processus et l'expérience elle-même. Il est possible d'ajouter des délais à l'aide d'outils comme Zapier, mais cela nous amènerait au problème suivant :
Un bon processus d'intégration de 30 à 90 jours (voire plus ) comporte de nombreuses étapes. Il s'agit notamment de se familiariser avec l'organisation, de suivre des programmes de formation et d'assurer la coordination avec les responsables et les membres de l'équipe. Il est difficile de gérer toutes les tâches simultanément.
C'est encore plus vrai si vous devez utiliser plusieurs outils pour créer un flux de travail, sans parler de le personnaliser en fonction des rôles individuels ou des gestionnaires de personnel.
Cela a un impact considérable sur l'évolutivité de l'ensemble de la solution.
Slack vous permet de connecter des outils externes via des outils tels que Zapier pour créer des automatisations intelligentes. Toutefois, cela signifie également qu'il n'y a pas un endroit unique où les gens peuvent toujours se rendre. Or, les nouveaux embauchés ont besoin d'une structure. Ils ont besoin de savoir ce qu'on attend d'eux - et ils ont besoin d'un endroit où aller pour consommer des informations approfondies.
L'onboarding est l'occasion de créer une première impression - plus l'expérience est personnalisée, mieux c'est. Malheureusement, il n'existe pas de moyen simple d'attribuer des rôles tels que "People Manager" ou "Onboarding Buddy" sur Slack uniquement. Cela signifie que vous ne pourrez pas engager plusieurs personnes sur une période donnée.
Le déclencheur que vous utiliserez pour lancer votre flux de travail d'intégration sera généralement "Démarre lorsque quelqu'un rejoint un canal". Cependant, il existe plusieurs raisons pour lesquelles vous pouvez être amené à ajouter manuellement un employé à votre flux de travail, qu'il s'agisse de collaborer sur des projets ou de démarrer ensemble un programme de formation. Sur Slack, vous ne pouvez pas le faire sans ajouter vos employés aux canaux existants.
Même si vous "faites une copie" de ce flux de travail, vous devez toujours utiliser le même déclencheur (naturellement "nouveau membre du canal"). La seule solution consiste donc à reconstruire votre flux de travail à partir de zéro.
Slack limite les utilisateurs à l'envoi de messages courts, de formulaires ou de liens. Mais pour rendre ces tâches plus amusantes et attrayantes, vous devez les accompagner d'un contenu riche. Il s'agit notamment d'intégrer des vidéos de formation, des informations détaillées sur l'entreprise, la mission - de quoi il s'agit, pourquoi elle est essentielle, etc. Cela signifie que vous aurez toujours besoin d'un endroit pour héberger le contenu (riche).
Slack est le canal de diffusion le plus important pour votre contenu, mais ce n'est pas l'endroit où l'héberger.
Si votre entreprise se développe rapidement, vous aurez généralement plus d'un nouveau membre d'équipe par mois. Cela signifie que vous voudrez peut-être connecter automatiquement tous les nouveaux employés les uns aux autres.
La meilleure façon de le faire est de les réunir dans un canal dédié. Toutefois, il ne s'agit pas d'une opération que vous pouvez automatiser via l'outil natif de Slack.
La plateforme d'intégration de Zavvy repose sur une expérience transparente pour les employés. Chaque étape, parcours ou modèle est conçu pour faire en sorte que vos employés vivent le meilleur processus d'intégration possible. De plus, nous automatisons les tâches manuelles pour alléger votre charge de travail !
Voici quelques façons d'intégrer Slack avec Zavvy pour un programme d'accueil plus guidé et holistique qui vous soulage d'une charge de travail inutile :
Il y a un réel danger à fournir tout votre contenu d'accueil en une seule fois. Non seulement les nouveaux employés se sentent-ils dépassés, mais ils vivent une expérience négative. Créez plutôt un programme d'intégration structuré, étape par étape, à l'aide des parcours guidés de Zavvy.
Cela garantit que l'information est délivrée au moment opportun, permet aux nouveaux embauchés d'acquérir des connaissances à chaque étape et les aide à rester concentrés. Pendant ce temps, les responsables des ressources humaines et les gestionnaires peuvent facilement suivre les progrès ou guider les nouvelles recrues tout au long du processus.
Qu'il s'agisse d'assigner des copains ou de nommer des gestionnaires, Zavvy vous permet de mettre automatiquement les nouveaux employés en contact avec les bonnes personnes. Cela crée un espace où les employés peuvent établir des liens personnels, échanger de l'information, poser des questions et commencer à travailler confortablement dans votre entreprise.
Vous pouvez également envoyer des rappels espacés à l'adresse buddy ou au responsable assigné à votre nouvel employé. Vous vous assurez ainsi qu'il dispose de toutes les informations nécessaires, qu'il est prêt à planifier les réunions et qu'il a une liste des tâches à accomplir.
Lisez notre processus étape par étape sur la conception d'un programme de compagnonnage d'accueil sur Zavvy.
Bonus : Découvrez ces modèles gratuits pour les programmes de parrainage !
L'intégration d'un groupe d'employés est un processus continu dans les grandes organisations. Nous facilitons ce processus en attribuant automatiquement des parcours aux nouvelles recrues et en créant un groupe spécialement pour elles. C'est un excellent moyen pour les recrues de s'engager les unes avec les autres tout en leur évitant de créer de nouveaux flux de travail sur Slack.
De plus, si vous avez connecté votre système de gestion des ressources humaines et mis en place un déclencheur automatique, vous n'avez même pas besoin d'attribuer quoi que ce soit manuellement.
Envoyez des enquêtes personnalisées à la fin de chaque phase d'intégration. Pour améliorer le processus, il est essentiel de mieux comprendre l'expérience de vos employés.
En outre, vous pouvez également leur poser des questions qui vous aideront à préparer leur pré-embarquement. Par exemple, demandez-leur quel est leur choix d'en-cas/taille de t-shirt/type d'équipement nécessaire, etc.
Avec Zavvy, vous pouvez créer une enquête ou simplement intégrer vos outils préférés tels que Typeform ou Google Forms pour la rendre plus attrayante.
Intégrez des contenus de différents formats à chaque nouveau parcours. Nous parlons ici de vidéos de bienvenue et de formation, de liens vers des cours, de podcasts, etc. C'est votre espace pour rendre l'apprentissage aussi agréable que possible, sans aucune limite !
Cela permet à vos employés d'accomplir la tâche et les aide à mieux retenir les connaissances.
Profitez de nos intégrations d'applications telles que Loom, YouTube, Typeform, et bien d'autres encore !
Un programme d'intégration est précieux lorsqu'il est personnalisé pour répondre aux besoins de vos nouveaux employés. Il peut s'agir d'envoyer des tâches spécifiques aux responsables marketing ou de partager des détails avec un Buddy onboarding.
Avec Zavvy, vous pouvez rapidement transmettre des tâches, des rappels et des messages spécifiques sans avoir à créer plusieurs canaux Slack . Cela garantit une expérience personnalisée et sans heurts, quels que soient le service et le rôle de votre nouvel employé.
Attribuer automatiquement des tâches :
Un petit geste d'appréciation ou de conseil peut grandement contribuer à motiver votre employé pendant la période d'intégration. Envoyez des encouragements et proposez des conseils à chaque étape du processus.
Utilisez cette fonction sur Zavvy pour :
Chez Zavvy, nous croyons que l'intégration ne devrait pas se limiter aux nouveaux employés. Nos parcours soigneusement planifiés aident à réintégrer les employés dans une installation à distance. Ou lorsqu'ils sont promus à un poste de direction. Cela leur permet de s'acclimater aux nouvelles compétences et responsabilités nécessaires pour atteindre leur plein potentiel.
Vous pouvez choisir le moment et la durée de votre processus de réintégration, envoyer des tâches spécifiques et suivre facilement les progrès réalisés à chaque étape.
Au cours du processus d'intégration, les nouveaux employés apprennent à connaître leurs collègues, leurs amis ou leurs responsables. Faites en sorte que chaque conversation ou action réfléchie compte en intégrant Slack dans nos programmes de connexion.
Créez des liens plus étroits grâce à nos modèles tels que les rituels de rencontre, les rendez-vous au café, les promenades et les discussions, et bien d'autres encore.
Vous ne trouvez pas le modèle que vous cherchez ? Créez votre propre routine de connexion entièrement automatisée.
Contactez nos experts pour savoir comment rapprocher votre équipe à distance.
Vous pouvez faire beaucoup plus avec les flux de travail d'accueil de Zavvy. Poursuivez votre lecture pour le découvrir.
Avec Zavvy, vous pouvez mettre en place l'ensemble de votre processus d'onboarding, du preboarding au offboarding. Cela vous permet de guider les gens tout au long de l'expérience, au lieu de vous contenter de quelques automatismes pratiques.
Lorsque vous concevez votre programme d'intégration, posez-vous la question suivante : Quels sont les avantages pour l'employé ? Existe-t-il un moyen de simplifier ce processus ? Ou comment puis-je le rendre plus attrayant ?
L'intégration de Slack dans notre plateforme garantit un processus transparent, bien connecté et facile à suivre. Avec un peu d'anticipation et de planification, nous avons réinventé la façon dont les entreprises accueillent leurs employés hybrides ou à distance.
💡 Storyblok's utilise Slack pour l'intégration des nouveaux employés, ce qui lui permet d'économiser 15 heures par semaine.
Vous êtes curieux ? Pour en savoir plus sur notre solution d'accueil des nouveaux arrivants, cliquez ici.
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