L'expérience des employés : Stratégies, mesures et outils

Une bonne expérience du salarié (EX) est la clé du succès de toute organisation. 92 % des responsables des ressources humaines en ont fait une priorité majeure. Les Global Talent Trends de LinkedIn ont également révélé des liens étroits entre l'EX et l'impact sur l'entreprise.

Les entreprises qui ont combiné leur stratégie en matière d'expérience des employés avec la formation et les avantages sociaux ont enregistré une baisse de 56 % des départs. Celles qui ont investi dans une meilleure gestion des talents ont vu leurs effectifs augmenter de 143 %.

Si l'on en juge par ces chiffres, les entreprises ne devraient pas compter sur des salaires mirobolants pour fidéliser leurs employés. La guerre des talents s'intensifiant chaque jour, l'amélioration de la fonction EX constitue un avantage concurrentiel. 

Ce billet explore ce qu'est l'EX, son importance et son cadre. Vous découvrirez également les meilleures stratégies et tendances pour développer l'expérience des employés.

🏄 Qu'est-ce que l'expérience des employés ?

L'expérience des employés fait référence au parcours d'un travailleur au sein de son organisation. Il s'agit d'un terme générique qui couvre le cycle de vie de l'employé, de la phase de pré-embarquement/embarquement à la phase de débarquement.

Les facteurs qui définissent l'expérience des employés sont les suivants

• Les processus d'intégration et de désintoxication
• L'environnement de travail et la culture
• Procédures et technologies
• Interactions avec les collègues
• Réponses des employés
  

Expérience des employés vs. engagement

L'expérience du salarié et l'engagement sont souvent interchangeables, mais ils ne sont pas identiques. L' engagement des employés fait partie de l'expérience des employés et fait référence à l'attention et à l'engagement d'un travailleur envers l'entreprise et ses objectifs.

L'expérience des employés se déroule à différents stades du cycle de vie d'un travailleur et peut déclencher l'engagement. Par exemple, les nouveaux employés se font déjà une idée de votre organisation depuis la phase de recrutement. 

Après l'intégration, ils interagissent avec l'environnement de l'organisation et exécutent des tâches de manière indépendante. Ils savent ce que l'on attend d'eux et disposent du matériel nécessaire pour atteindre les objectifs de l'entreprise. 

Expérience des employés vs. habilitation

Contrairement à l'expérience des employés, l'habilitation des employés fournit aux travailleurs les ressources dont ils ont besoin pour faire leur travail. Il s'agit notamment de leur fournir des outils physiques, de les former et de créer un environnement favorable afin de rendre possible une performance optimale.

L'idée de base est d'adapter les processus de travail aux préférences de l'employé, plutôt que de lui donner ce dont vous pensez qu'il a besoin. En demandant : "De quoi avez-vous besoin pour accomplir cette tâche ?" au lieu de dire : "Voici ce dont vous aurez besoin pour cette tâche", les employés ont l'impression d'avoir leur mot à dire et d'exercer un certain contrôle sur les projets. 

Tout comme l'engagement des employés, l'habilitation des employés contribue également à l'expérience des employés. 

❓ Pourquoi les EX sont-ils importants pour une entreprise ?

Augmentation de l'engagement des employés

Les organisations dont les employés sont engagés voient leur rentabilité augmenter de 23 % par rapport aux travailleurs désengagés. Les employés pleinement engagés deviennent proactifs et peuvent utiliser leurs initiatives pour atteindre les objectifs au lieu d'attendre les instructions de leurs supérieurs ou de leurs superviseurs. Par exemple, votre consultant en référencement travaillera dur pour obtenir des liens entrants afin d'augmenter le trafic et d'optimiser les anciens contenus sans qu'on le lui rappelle.

Réduction des coûts de rotation

La rotation des effectifs est un élément inévitable de la gestion d'une organisation. En 2021, 65 % des employés étaient activement à la recherche d'un nouvel emploi. Bien qu'il soit impossible d'éviter complètement les départs, une bonne expérience des employés contribuera à réduire les coûts de votre organisation.

Zenefits révèle que le remplacement des employés qui quittent leur emploi coûte environ 20 % du salaire. De telles pertes peuvent nuire à la rentabilité d'une grande entreprise.

Renforcement de la réputation

Les expériences positives vécues par les employés peuvent stimuler vos références même après la phase d'expatriation et garantir que la relation entre votre organisation et les employés expatriés se termine à l'amiable. Ainsi, vos anciens employés seront plus enclins à laisser des commentaires positifs sur votre organisation et à la recommander à des personnes susceptibles d'être recrutées.

Promouvoir l'expérience client (CX)

Les employés sont le lien entre les clients et l'organisation. Il est donc essentiel de créer une culture centrée sur les employés pour influencer les décisions d'achat et augmenter la fidélisation des clients de manière positive.

54 % des clients qui bénéficient d'un service de qualité supérieure sont plus susceptibles d'essayer d'autres produits de votre entreprise. À l'inverse, des employés épuisés fourniront un service médiocre et augmenteront le taux de désabonnement.

📶 Cadre de l'expérience du salarié : Les étapes de l'EX

Expérience des candidats

L'expérience du candidat se concentre sur le processus d'embauche d'un employé. Elle peut être définie comme la perception que les demandeurs d'emploi ont d'une organisation au cours du recrutement.

Il peut s'agir de la sélection des CV des candidats, du processus d'entretien et de la communication avec les employeurs potentiels. En fonction de leur qualité et de leur durée, les candidats peuvent avoir une impression positive ou négative de l'organisation, ce qui peut influencer les taux d'abandon.

Par exemple, 60 % des candidats retireront leur candidature si le processus est trop long. À l'inverse, une expérience positive du candidat réduit les frictions et stimule le processus d'embauche.

Expérience d'accueil

La Society for Human Resources Development (SHRM) définit l'intégration comme le "processus consistant à aider les nouveaux employés à s'adapter rapidement et sans heurts aux aspects sociaux et aux performances de leur nouvel emploi, et à apprendre les attitudes, les connaissances, les compétences et les comportements nécessaires pour fonctionner efficacement au sein d'une organisation".

L'expérience d'intégration est l'occasion pour les nouveaux employés de se familiariser avec les questions organisationnelles et d'être informés des structures, de la culture, des valeurs et des visions/missions de l'organisation. La plupart des organisations couvrent tous ces sujets dans le cadre du programme de pré-intégration avant le processus d'intégration, qui dure une semaine ou plus. 

Les processus d'intégration axés sur l'expérience durent souvent 90 jours, mais l'approche idéale doit être adaptée aux besoins de votre organisation.

Expérience en matière de développement et de rétention

Le développement et la fidélisation se produisent lorsque les employés sont restés au sein d'une organisation pendant deux ans ou plus. À ce stade, les employés ont acquis suffisamment de compétences pour devenir l'un des meilleurs membres du personnel. Ils continuent d'apprendre sur le tas et découvrent de nouvelles façons d'améliorer leur expérience.

Votre devoir en tant qu'employeur est de veiller à ce qu'ils soient satisfaits et disposent de tout ce dont ils ont besoin pour réussir en promouvant une culture d'entreprise saine. Il est donc également essentiel de mesurer leur niveau de satisfaction et d'élaborer des stratégies réactives pour résoudre les problèmes. Par la suite, nous vous montrerons comment mesurer l'expérience des employés dans votre organisation.

Séparation

La phase de séparation est celle où les salariés quittent l'entreprise. De nombreuses raisons peuvent expliquer cette décision. Par exemple, certains employés peuvent vouloir prendre leur retraite ou trouver de meilleures opportunités d'emploi. 

En règle générale, vos employés donnent un préavis de deux semaines avant leur départ. Le processus d'intégration peut alors commencer, ce qui peut prendre deux à trois mois. Le processus d'intégration comprend généralement un entretien et une enquête pour vous aider à comprendre les raisons du départ de vos employés. 

Ils devront également remplir certaines formalités administratives et autres procédures, telles que la restitution des biens de l'entreprise (ordinateurs portables, cartes d'identité, etc.) afin de s'assurer qu'ils ne compromettent pas la sécurité et l'intégrité de l'organisation.

📈 Stratégies pour améliorer votre EX

Les stratégies traditionnelles en matière de ressources humaines sont réactives. Elles informent d'abord les RH lorsqu'un employé a un problème, puis les RH s'attaquent au problème. Malheureusement, cette stratégie ne tient pas compte de la répétition à long terme de ce problème et de ses effets sur l'organisation. 

Une bonne stratégie de gestion des EX prend en compte les problèmes avant même que les employés ne les aient exprimés. Voici trois stratégies pour vous aider à améliorer vos processus de gestion des EX :

Promouvoir un espace de travail favorable et collaboratif

En informant les employés des dernières nouvelles de l'entreprise, ils se sentiront moins aliénés et développeront un sentiment d'appartenance à community. Pour ce faire, utilisez des outils de communication intelligents conçus pour les grandes équipes afin de faire des annonces spéciales. Voici d'autres moyens d'améliorer les conditions de travail des employés :

• Contrôle régulier des employés
• Introduire des postes de travail ergonomiques, par exemple un éclairage efficace et des chaises confortables.
• Encourager le partage d'idées et l'innovation
• Offrir des récompenses pour les contributions individuelles ou collectives
• Organiser des déjeuners ou des réunions informelles en tête-à-tête
• Maintenir l'intérêt du travail en encourageant les collaborations interdépartementales. 
• Donner un retour d'information positif aux employés et répondre aux plaintes en proposant des solutions

Tirer parti d'une plateforme de gestion de l'expérience des employés (EEM)

Les plateformes de gestion de l'expérience des employés (EEM) fournissent des informations et des mesures essentielles qui vous aideront à déterminer les meilleures approches pour améliorer l'expérience des employés. Les plateformes de gestion de l'expérience des employés existent sous différentes formes et présentent de nombreux avantages, mais les caractéristiques les plus importantes des logiciels de gestion de l'expérience des employés sont les suivantes :

• Intégration API: Pour se connecter à des applications tierces telles que Slack et Microsoft Teams pour des performances conjointes et améliorées(la surveillance de l'API garantira leur bon fonctionnement).
• Outils analytiques: Pour recueillir des informations sur les employés et fournir une visualisation des données afin d'aider les responsables des ressources humaines à prendre des décisions et à élaborer des stratégies en connaissance de cause.
• Gestion du flux de travail: Permet de personnaliser les profils des employés et de concevoir des organigrammes afin d'éviter tout chevauchement des responsabilités.
• Modules d'évaluation et de retour d'information: Pour l'échange d'informations et l'analyse des réponses aux enquêtes.
• Interface conviviale: Une interface simple et réactive est plus facile à apprendre et permet de travailler plus rapidement.

➡️ Notre plateforme d'activation des employés est l'un de ces outils et nous ne pouvons que vous recommander de jeter un coup d'œil à nos solutions.

Développez vos compétences en matière de gestion

Les managers sont eux-mêmes des employés. Ils doivent donc comprendre la diversité des profils des employés et les aborder différemment. Cela est particulièrement utile pour les entreprises dont les employés proviennent de différents services, groupes d'âge, cultures, races et niveaux d'ancienneté. 

Voici quelques conseils pour devenir le meilleur manager:

• Développer des compétences non techniques telles que l'empathie, la résolution de conflits et le coaching individuel.
• Accueillir ou participer à des programmes de mentorat
• Organiser une "réunion des managers" ou des groupes de soutien
• Fixer des objectifs SMART

📏 Comment mesurer l'expérience des salariés ?

Définissez vos paramètres

Vous pourriez être tenté de mesurer tous les aspects de l'expérience des employés en même temps, mais une approche holistique prendrait du temps et vous embrouillerait. Prenez plutôt le temps de clarifier l'objectif de votre recherche. 

Décidez de la partie du cycle de travail que vous souhaitez mesurer - par exemple, les points de contact de l'intégration, la culture du lieu de travail et la technologie. Définissez ensuite vos attentes et choisissez les résultats possibles qui vous intéressent. 

Utiliser des enquêtes et des questionnaires

Les enquêtes et les questionnaires sont le moyen le plus rapide d'évaluer l'expérience des employés sans avoir à leur parler directement. Ils sont particulièrement utiles dans les situations où ils préfèrent rester anonymes.

Vous pouvez commencer par définir des indicateurs clés de performance (ICP) et construire vos questions en fonction de ceux-ci. Vous trouverez ci-dessous des exemples d'indicateurs clés de performance que vous pouvez utiliser pour mesurer le niveau EX :

Sur une échelle de 1 à 5 ...

• Satisfaction des employés: Quel est le sens de votre travail ? 
• Productivité des employés: Dans quelle mesure les ressources et les outils mis à votre disposition pour accomplir vos tâches quotidiennes sont-ils adaptés ? 
• Engagement des employés: Si l'on vous proposait le même poste dans une autre organisation, quelle est la probabilité que vous restiez chez nous ?
• Bien-être des salariés: Combien de fois devez-vous vous surmener ?

Analysez vos résultats

Dans la mesure du possible, évitez d'utiliser des solutions manuelles telles que des feuilles de calcul Excel pour traiter les données relatives à l'expérience des employés. Elles augmentent les risques d'erreur humaine, ce qui ruinera vos résultats statistiques. 

Utilisez plutôt un outil de visualisation comme Data Studio, ChartExpo ou les plateformes de gestion de l'expérience des employés (EEM). Ils sont équipés d'outils d'enquête et d'analyse et fourniront des informations précises et exploitables pour mettre en œuvre des changements dans votre organisation.

Conseil : Vous pouvez utiliser ces informations pour créer des plans d'action sur l'engagement des employés qui feront passer l'expérience de vos employés à un niveau supérieur.

Utiliser des méthodes qualitatives

Ajoutez des études qualitatives, telles que des entretiens avec des employés spécifiques ou des discussions en tête-à-tête pour enrichir et vérifier votre enquête.

Pour rendre vos demandes moins intimidantes, prenez fréquemment des nouvelles des employés. Voici quelques conseils pour réussir à obtenir des informations EX de la part des employés :

• Utilisez des amorces de conversation, par exemple en les complimentant sur leurs dernières réalisations ou en évoquant un événement important au sein de l'organisation.
• Utilisez des questions ouvertes pour favoriser une communication fluide.
• Encouragez-les en les invitant à répondre à des questions telles que "Dites-m'en plus...", "Pouvez-vous me donner un exemple ?".
• Discuter de l'état d'avancement, des progrès et des défis des projets en cours.
• Proposer des solutions et des ajustements aux objectifs ou aux projets.
• Demandez à vos employés de vous faire part de leurs idées, suggestions et commentaires sur votre style de management.
  

Concevoir une feuille de route

Une feuille de route décrit votre objectif et les étapes importantes pour l'atteindre. Les trois étapes fondamentales de la création d'une feuille de route EX sont la rédaction, l'action et la communication.

Commencez par définir vos objectifs afin d'éliminer les goulets d'étranglement ou les points douloureux découverts dans l'organisation. 

Vous pouvez utiliser des logiciels tels que Productboard et Tara, puis prendre des décisions pour atteindre chaque objectif. Enfin, communiquez les progrès de vos efforts à vos employés. 

💻 EX pour les travailleurs à distance - Comment s'adapter à la nouvelle façon de travailler

La pandémie de COVID-19 révolutionne les relations entre employeurs et employés. En conséquence, de plus en plus d'entreprises s'adaptent au mode de vie du travail à domicile.

Owl Labs a indiqué que 22 % des employeurs avaient réduit l'empreinte de leurs bureaux en 2021. On s'attend à ce que d'ici 2028, 78 % de tous les départements emploient des travailleurs à distance.

S'adapter au mode de vie à distance peut s'avérer décourageant pour les nouveaux venus. Cependant, avec un plan d'action et une technologie adaptés, vous pouvez faire du travail à domicile un jeu d'enfant pour votre équipe. Voici trois façons de créer une expérience positive pour les employés travaillant à distance :

Investir dans l'automatisation

Certaines parties des processus d'accueil et d'orientation peuvent être automatisées. Par exemple, vous pouvez utiliser des appels vidéo pour familiariser les anciens employés avec les nouveaux embauchés. 

Les tâches et les partenaires peuvent être distribués au sein d'un système de gestion de l'apprentissage (LMS) ou d'un EEMP. Épargnez les réunions personnelles pour expliquer des processus complexes qui sont difficiles à expliquer virtuellement.

Créer un équilibre flexible entre vie professionnelle et vie privée

Un modèle de travail hybride permet aux employés de trouver un équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée. Le rapport d'Owl Labs a révélé que 70 % des employés souhaitent travailler dans des modèles hybrides parce qu'ils sont adaptés à leur santé mentale et à leurs responsabilités. 

Avant de faire évoluer la culture de votre entreprise vers un modèle de travail hybride, voici quelques facteurs à prendre en compte : 

• Budget: Un employé coûte en moyenne 510 dollars par mois pour maintenir le modèle de travail hybride.
• Répartition du travail: Trouvez un équilibre entre les employés à distance et les employés sur place. Répartissez les tâches de manière équilibrée pour permettre aux deux parties de coexister harmonieusement.
• Amélioration des compétences: Adapter et proposer des cours de formation qui permettront aux travailleurs à distance d'élargir leurs compétences.
  

Établir des lignes directrices et des politiques 

Les travailleurs à distance passent de longues périodes devant l'écran de leur appareil. Cela peut avoir des conséquences importantes sur leur santé et contribuer à l'épuisement professionnel. 

L'établissement de lignes directrices permet de ne pas les submerger de tâches et, en même temps, d'éviter qu'ils ne se relâchent. 

Voici quelques exemples de politiques que vous pouvez adopter pour réglementer le modèle de travail à distance dans votre organisation :

• Limiter les appels et les courriels à certaines heures de la journée
• Planifier des réunions virtuelles impliquant des travailleurs sur place et à distance
• Définir les avantages et les compensations pour les travailleurs à distance
• Préciser leurs droits
• Préciser la durée pendant laquelle les employés travailleront à distance, par exemple jusqu'à la fin de la pandémie COVID-19.
  

🏢 Exemples d'expériences d'employés

Facebook/Meta

Facebook se classe au premier rang de l'indice d'expérience des employés parmi 252 organisations. Il est également noté 4,6 étoiles sur 5 par Glassdoor's Employee Choice Awards.

La relation entre le PDG Zuckerberg et ses employés est transparente. L'entreprise a adopté une routine hebdomadaire dans laquelle les dirigeants organisent une séance de questions-réponses et Zuckerberg confie des secrets d'entreprise aux employés, tels que les produits à venir et les nouveaux objectifs. Ce faisant, Facebook développe un sentiment d'ouverture community. 

Microsoft

Microsoft est une entreprise centrée sur l'employé qui utilise des signaux pour améliorer l'expérience de ses travailleurs. Ces signaux comprennent des enquêtes auprès du personnel, des entretiens directs et des données sur l'utilisation des produits. Après avoir rassemblé ces données, l'entreprise garantit leur validité en faisant correspondre ce que les employés disent et la manière dont ils agissent. 

Il était difficile de suivre tous les signaux à la fois, étant donné que Microsoft a une structure organisationnelle complexe et 180 000 employés. Toutefois, l'entreprise est en train de mettre au point un modèle de hiérarchisation pour déterminer les problèmes que les employés doivent résoudre en priorité. Cette méthode permet à l'entreprise de gagner du temps et d'économiser des ressources.

En outre, chaque défi est évalué différemment en mesurant son impact sur l'entreprise. Une fois que le défi le plus pressant est découvert, des ressources sont allouées pour le résoudre.

Pomme

Apple est une entreprise collaborative où les employés existent en tant que groupes ou fonctions indépendants. Ils peuvent échanger leur expertise, leur innovation et leur développement sur des projets afin de réduire la concurrence et d'augmenter la productivité entre les groupes.

Apple a également construit un campus de 175 acres pour accueillir plus de 12 000 employés. Il est équipé d'un centre de remise en forme, d'installations de loisirs et de développement, qui favoriseront le bien-être et la créativité des employés. Le campus vise à éliminer l'environnement de bureau et à encourager un espace de travail ouvert. 

🛠 Des outils pour favoriser l'expérience des employés

ZavvyLe programme d'intégration de l'entreprise

ZavvyLe logiciel d'accueil des nouveaux arrivants de l'entreprise est un outil robuste qui permet de rationaliser l'accueil des nouveaux arrivants. Les responsables RH ont accès à des modèles prédéfinis pour différents employés et différentes occasions. En outre, nos intégrations garantissent la compatibilité avec des applications telles que Slack, Personio, Email et BambooHR.

ZavvyLe programme de développement du personnel de la Commission européenne

‍Zavvy's Employee Development feature is designed to automate, personalize and optimize the talent management processes. Créez votre propre modèle ou choisissez parmi les modèles existants. Fixez des objectifs avec des échéances et créez une liste de contrôle pour vous assurer que vous êtes sur la bonne voie. Vous pouvez également intégrer des documents provenant de YouTube ou de Google Drive, ce qui garantit à vos équipes une expérience dynamique lors de l'apprentissage.

ZavvyLes programmes de connexion de l'UE

Travailler sans s'amuser, c'est ce que toute entreprise devrait éviter. Zavvy Les programmes de connexion de l'entreprise ont des modèles préétablis qui permettent d'orienter les conversations vers des sujets de discussion plus intéressants que le travail de bureau fastidieux. Par exemple, "Quelle est la personne que vous admirez dans votre vie ? Comment est-elle ?"

Applications d'engagement

Les organisations peuvent utiliser Google Forms, Slack et Qualtrics, entre autres, pour contrôler l'engagement des employés et mesurer leur Net Promoter Score.  

Applis sur le bien-être et la résilience

Calm, Wellable et Headspace sont des applications de bien-être qui permettent de réduire le taux d'épuisement professionnel et le stress des employés.

💡 Les tendances en matière d'expérience des employés en 2024

Nous avons recueilli des informations sur les dernières tendances en matière d'expérience des employés auprès de nombreuses sources.

1. Le bien-être devient un indicateur clé pour mesurer l'EX

Les entreprises qui investissent dans le bien-être de leurs employés devraient voir leurs performances augmenter de 21 %. 

Les employeurs qui recherchent des travailleurs très performants doivent améliorer la qualité de vie de leurs employés en leur offrant un soutien personnel et professionnel. Par exemple, en parrainant des programmes sportifs et en mettant en place des installations médicales sur place.

2. Les semaines de travail flexibles précèdent les salaires plus élevés

56 % des salariés citent la flexibilité comme le premier facteur d'amélioration de leur expérience. Les statistiques révèlent également que la semaine de quatre jours est la meilleure solution, 64 % des entreprises faisant état d'une augmentation de la productivité.

3. La culture d'entreprise est essentielle à la réussite

81 % des salariés déclarent que la culture d'entreprise influence leur décision de postuler à un emploi. Un retour d'information continu, la création de programmes de formation fonctionnels et l'utilisation d'applications transparentes pour connecter les employés figurent parmi les meilleurs moyens de créer une bonne culture d'entreprise.

➡️ Améliorer l'EX à tous les stades en cliquant sur un bouton

Les dirigeants d'entreprise jouent un rôle essentiel dans l'expérience des employés. En tant que tel, vous devez vous efforcer de créer un environnement qui favorise la transparence, le soutien et la croissance. Plus important encore, tirez parti de solutions automatisées pour remplacer les processus manuels et éliminer les goulets d'étranglement. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur le renforcement des relations personnelles avec les employés au lieu de vous perdre dans des tâches fastidieuses.

Si vous avez besoin d'outils réactifs pour améliorer l'expérience des employés dans votre entreprise, nous avons ce qu'il vous faut.

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