Comment DataGuard gère l'intégration hybride et la communication interne via Zavvy

Le défi : des connaissances dispersées entre les outils, les personnes et les lieux

DataGuard est un éditeur de logiciels compliance spécialisé dans la protection des données et la sécurité de l'information. En tant que leader européen de Compliance Saas, elle permet à plus de 3 000 clients d'exploiter facilement compliance . 

Au cours de la seule année dernière, leurs effectifs ont augmenté de 49 % (Linkedin). La croissance internationale rapide et le modèle de travail hybride ont entraîné la nécessité d'un processus d'intégration structuré.

Naturellement, les connaissances étaient dispersées entre différents outils, personnes et lieux. Alors que certaines documentations se trouvaient sur Sharepoint ou sur des feuilles de calcul Excel, quelques tâches d'intégration se trouvaient sur leur SIRH Personio.

En bref, il n'y avait pas de structure centrale pour l'intégration et l'information interne.

Les conséquences :

• L'acquisition des connaissances et la mise à niveau étaient des tâches que les nouveaux embauchés devaient effectuer eux-mêmes - une expérience à la fois inefficace et frustrante.
• Beaucoup d'informations se perdraient entre les équipes et les sites - non seulement pour les nouveaux embauchés, mais pour tout le monde.

"L'onboarding ne doit pas être sous-estimé car il jette les bases de la relation professionnelle de chaque employé avec l'entreprise.

Lorsque Matea Ćurić a rejoint l'entreprise, elle travaillait encore sur son mémoire de licence. Le sujet : L'accueil des employés - le bon moment pour mettre en pratique ses découvertes scientifiques et évaluer scientifiquement ses propres efforts. 

Solution : Onboarding hybride structuré et communication interne continue

Une approche hautement scientifique

L'étude de Matea a identifié trois dimensions clés d'une intégration efficace :

• 📊 Intégration culturelle
• 👥 Intégration sociale
• 🛠 Intégration professionnelle

Elle utilisera ensuite ces dimensions pour

• 1) structurer l'ensemble du processus et
• 2) évaluer ses résultats par rapport à (lire la suite pour les conclusions).

"De nombreuses entreprises commettent l'erreur de ne pas accorder suffisamment d'importance à l'établissement de relations. C'est pourtant l'un des facteurs les plus importants d'une expérience positive d'intégration (et de travail en général)."

C'est pourquoi l'aspect de l'intégration sociale sur DataGuard s'est avéré particulièrement fort, reliant les personnes au-delà des départements et des sites.
Quelques exemples :

• 👥 Embarquement en groupe - Les nouveaux employés qui commencent en même temps sont automatiquement regroupés. Cela permet de créer des relations significatives au-delà des équipes et dès le début - Notamment en mettant en relation des personnes dans une situation et avec des problèmes similaires.
• 👋 Réunion d'accueil des fondateurs - pour qu'ils fassent connaissance et pour créer une proximité dès la première semaine.
• 🧑 Programme d'intégration buddy qui met en relation les nouveaux embauchés avec leur buddies et les guide tout au long du processus.

Une structure centrale qui relie les points

Les ressources internes de DataGuard sont dispersées sur différents serveurs Sharepoint et autres outils. Zavvy combine toutes ces sources en les cartographiant sur un calendrier clair et cohérent, et en guidant les nouveaux embauchés à travers elles.

"La création du processus d'accueil s'est avérée très naturelle, car il suffit d'intégrer du contenu par glisser-déposer", se souvient Matea.

La structure est modulaire :

• Un parcours d'accueil de l' entreprise identique pour tous
• Parcours d'accueil des départements construits par les départements eux-mêmes
• Des parcours liés aux rôles qui vont encore plus loin

Grâce à une feuille de route claire au jour le jour, les nouveaux embauchés disposent d'un plan transparent de ce qui les attend et à quel moment, ainsi que du contenu et des informations nécessaires qui sont intégrés à tout moment.

Et cette structure est motivante :

"Le fait de pouvoir cocher des tâches au cours du processus contribue à créer de la satisfaction et à donner un élan de motivation supplémentaire. Le fait de voir toutes les étapes franchies par les nouveaux employés leur donne en outre un sentiment de fierté, de satisfaction et d'accomplissement".

Au-delà de l'intégration : Rendre la communication interne plus engageante et plus efficace

Un énorme problème dans un environnement logiciel en constante évolution :
Le produit est mis à jour en permanence. Or, ce sont surtout les équipes de vente et de suivi de la clientèle qui doivent se tenir au courant de ces changements en permanence.

C'est pourquoi l'équipe de marketing produit de DataGuardutilise Zavvy pour envoyer des mises à jour mensuelles de produits à l'ensemble de l'entreprise. Les avantages ?

• Suivre qui a fait quoi
• Envoyer des rappels automatisés avec une date d'échéance
• Accéder aux connaissances à tout moment et les retrouver facilement après plusieurs mois
• Recevez les notifications sur MS Teams - là où les gens se trouvent
• Augmentation de la motivation à accomplir des tâches via des progrès visibles

Résultat : Le délai de productivité a été réduit d'un mois et les résultats sont restés stables sur l'ensemble des sites.

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"Auparavant, l'onboarding était quelque chose que les nouveaux embauchés devaient organiser eux-mêmes. Aujourd'hui, il s'agit d'une expérience clairement structurée, où le contenu est fourni de manière séquentielle selon un calendrier, de sorte que les personnes ne sont pas submergées et restent motivées."

Mais les résultats de son étude ont même quelque peu surpris l'équipe de Zavvy :

Il n' y avait absolument aucune différence dans la manière dont les nouveaux employés évaluaient leur expérience d'intégration, qu'ils travaillent au siège, dans l'un des plus petits sites ou à distance. 

"Au lieu de 3 à 4 mois, les nouveaux employés deviennent maintenant pleinement productifs en moins de 2 mois. Mais ce qui m'a le plus surpris, c'est qu'il n'y a aucune différence entre les nouveaux embauchés qui travaillent à distance ou dans un de nos bureaux. entre les nouveaux embauchés qui travaillent à distance ou dans l'un de nos bureaux. dans l'un de nos bureaux : Tous se sont sentis intégrés de la même manière - socialement, culturellement et professionnellement".

Les résultats en un coup d'œil :

• 🚀 Une intégration plus rapide : Les nouveaux embauchés sont opérationnels un mois plus rapidement. Au bout d'une semaine, les nouveaux employés ont déjà une idée très claire du produit, des départements et de la façon dont les choses fonctionnent.
• 📍 Toutes les sources en un seul endroit : Toutes les connaissances sont désormais combinées et intégrées en direct dans un parcours unique et significatif.
• 🏝 Une expérience d'intégration uniformément forte dans tous les sites: Il n'y a pas eu de différences statistiques entre les sites ou le statut d'éloignement.
• ❤️ Une expérience que les nouveaux embauchés adorent : "Le retour d'information est toujours positif et dépasse les attentes", "L'intégration est très forte ; il s'agit sans aucun doute d'une pratique exemplaire".
• 💬 Au-delà de l'onboarding, un moyen de diffuser des mises à jour et des communications internes continues à l'ensemble de l'entreprise.

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