Politique de travail hybride : Comment la créer (modèle et exemples)

De nombreuses entreprises ont recours à des formules de travail flexibles pour attirer et retenir les talents. 

Ces arrangements peuvent consister en des pratiques de travail et de vie qui permettent aux employés de travailler à partir d'un lieu éloigné du bureau et à temps partiel, en partage d'emploi, etc. Les politiques de travail flexible peuvent attirer efficacement les talents, différencier une entreprise des autres sur le plan concurrentiel et accroître l'engagement sur le lieu de travail. Les politiques de travail flexible peuvent attirer efficacement les talents, différencier l'entreprise de ses concurrents et accroître l'engagement sur le lieu de travail. 

Dans cet article, nous verrons comment créer une politique de travail hybride et à distance, et nous vous fournirons un modèle gratuit que vous pourrez personnaliser en fonction des règles, des processus et des avantages de votre entreprise. 

📝 Qu'est-ce qu'une politique de travail hybride, à distance ou flexible ?

Une culture d'entreprise hybride, à distance ou flexible définit le degré de liberté dont disposent vos collaborateurs en matière de

• Lieu de travail
• Heures de travail
• ...et tout ce qui concerne le travail hybride.

Politique en matière de travail à distance : La politique énonce les attentes de la direction à l'égard des employés à distance. Elle inclut les heures de travail prévues, les conditions de travail légales, les exigences en matière de cybersécurité, etc. Elle précise également les droits légaux des employés et les avantages offerts par l'entreprise, etc.

Politique de travail hybride : Cette politique est fondamentalement la même, mais elle inclut également toutes les informations relatives à l'utilisation du bureau - pensez à la réservation de bureaux, au nombre minimum de jours pendant lesquels les personnes doivent être présentes au bureau, et ainsi de suite.

Politique de travail flexible: Même chose que ci-dessus. La flexibilité fait référence 1) au niveau de liberté dont disposent les employés pour fixer leurs horaires de travail - et 2) à la liberté de choisir un lieu de travail.

Dans la pratique, vous pouvez utiliser tous ces termes de manière interchangeable.

L'idée d'une politique de travail en tout lieu est un rêve pour beaucoup et une réalité pour d'autres. Mais depuis la pandémie, il s'agit d'une pratique inévitable qui laisse une empreinte claire sur les futures conditions de travail.

❓ Pourquoi votre entreprise a besoin d'une politique de travail hybride (ou à distance)

Le modèle "travail partout/travail à domicile" s'est imposé comme un moyen de responsabiliser les employés et de les aider à mieux gérer des charges de travail exigeantes. Dans une enquête récente menée par Accenture auprès de 9 326 employés, 83 % des personnes interrogées ont choisi le modèle hybride.

Un rapport de Forbes montre que 63 % des entreprises les plus performantes ont déjà permis à leurs modèles de travailler de n'importe où et à n'importe quel moment.

En revanche, la plupart des entreprises sans croissance (69 %) demandent à leurs employés de venir travailler physiquement.

Les organisations compétitives ne peuvent faire l'économie d'une certaine forme de flexibilité pour attirer les meilleurs candidats et fidéliser leurs employés.

Il y a cependant quelques points à prendre en compte lors de l'introduction de modèles de travail flexibles, afin de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et que les risques de sécurité sont minimisés.

📋 Ce qu'il faut inclure dans votre politique (modèle à utiliser)

Voici quelques sections que votre modèle doit contenir :

Synthèse et objectif de la politique

Cette section résume l'intention, la fonction et le fonctionnement de la politique. 

Exemple : La politique de travail flexible de [Nom de l'entreprise] décrit les attentes des employés à distance en matière de travail, de sécurité et de compliance . L'objectif de cette politique de travail à distance est de préserver les intérêts des employés et de l'organisation en décrivant les conditions de travail et les attentes.

Champ d'application

Réponse : Qui peut bénéficier de cette police ?

Exemple : Cette politique s'applique à tout employé dont les fonctions le permettent. Toutefois, les postes qui nécessitent un contact physique direct avec les clients (comme la salle de vente) ne peuvent pas être occupés à partir du domicile. En outre, certaines circonstances atténuantes peuvent justifier des exceptions lorsque cela est possible.

Horaire de travail

Cette section définit les horaires de travail ou le temps de l'employé pour toutes les communications officielles.

Exemple: L'employé doit être disponible du lundi au vendredi de 9 heures à 15 heures sur tous les canaux de communication du bureau.

Travailler à domicile (ou n'importe où)

Cette section décrit les conditions de travail attendues lorsque l'employé travaille à distance.

Exemple :

Les membres de l'équipe peuvent travailler à domicile :

• Temps plein
• Temps partiel (partage du temps quotidien entre le bureau et le domicile)
• Les jours de la semaine déterminés à l'avance

Nous voulons vous donner la possibilité de donner le meilleur de vous-même, quel que soit votre lieu de travail.

Le travail à distance s'accompagne toutefois de quelques responsabilités. Veillez donc à rester disponible.

Nous nous réservons le droit de révoquer les droits de travail à distance en cas de problèmes répétés.

Droits des travailleurs

Cette section traite des avantages ou des droits du candidat au travail à distance.

Exemple : L'employé éligible au titre de cette politique qui travaille depuis n'importe où bénéficie des mêmes avantages qu'un employé qui se rend au bureau, ainsi que d'une allocation pour les frais d'internet qui peut être obtenue auprès du département des ressources humaines.

Communication

Cette section énumère tous les canaux de communication de l'organisation pour communiquer avec les membres de l'équipe, les candidats et les fournisseurs.

Exemple : Tous les employés doivent utiliser les canaux suivants pour tous les engagements officiels auxquels ils auront accès :

• Slack
• Google mail
• WhatsApp
• Google Meet

Equipement

Le matériel et les logiciels fournis par l'entreprise sont énumérés dans cette section.

Exemple : [Nom de l'entreprise] fournira xx ordinateur portable, un modem, un clavier, une souris et l'internet pour lesquels l'employé mentionné dans la politique est responsable de la sécurité. L'équipement doit être protégé par un mot de passe à tout moment.

Sécurité

Parlez des règles et réglementations relatives à la sécurité des données de l'entreprise.

Exemple : L'équipement des employés doit toujours être protégé par un mot de passe. Tous les candidats éligibles doivent signer l'accord de confidentialité joint à cette politique.

Rémunérations et avantages

Cette section présente les mesures d'incitation et les autres avantages salariaux du travailleur à distance.

Exemple : La rémunération du salarié est déterminée en fonction de son rôle et de ses indicateurs clés de performance. En outre, tous les employés peuvent prétendre à une indemnité de formation et de déplacement offerte par l'entreprise.

Conseils pour travailler efficacement à domicile

Maintenez votre routine matinale

Ce n'est pas parce que vous n'allez pas dans un bureau que vous devez faire l'impasse sur les choses qui vous préparent normalement à la réussite. Réveillez-vous donc à la même heure et poursuivez la routine qui vous convient.

Réutiliser le temps de trajet pour prendre soin de soi

Le trajet moyen d'un Américain est de près de 27 minutes dans chaque sens. Ne laissez pas ce temps récupéré se perdre. Si la lecture, la méditation, la tenue d'un journal ou la pratique du yoga ne font pas partie de vos habitudes, c'est le moment ou jamais de vous y mettre.

S'habiller pour réussir

Ce n'est pas parce que vous pouvez vous permettre de porter votre pyjama que vous devez le faire. Vous pouvez toujours interagir avec des collègues, des partenaires ou des clients par vidéo. De plus, s'habiller confortablement tout en restant professionnel vous permet de vous mettre dans le bon état d'esprit pour rester productif.

L'accent sur la nutrition

Conservez votre concentration et votre énergie en évitant les sucres, les ingrédients artificiels et les calories vides. Les boîtes de bien-être Work-From-Home de SnackNation contiennent un mélange de barres, de chips, de produits séchés, de granola, de mélanges de fruits secs et de sucreries plus sains pour vous permettre de rester suffisamment alimenté tout au long de vos journées de travail à distance.

Désigner un espace de travail dédié 

Trouvez un environnement propice à la productivité. Il doit être calme, confortable, exempt de distractions et différent de l'endroit où vous avez l'habitude de manger ou de vous détendre.

Prendre le temps de sortir

Faire des pauses est bénéfique pour votre concentration et votre bien-être. Rechargez-vous en faisant le tour du pâté de maisons ou en sortant sur une terrasse ou un balcon.

Organiser un nombre décent de réunions

L'interaction en face à face ne doit pas être une victime du travail à distance. Organisez des réunions quotidiennes ou des réunions d'équipe virtuelles à l'aide d'un logiciel de vidéoconférence afin de maintenir ce lien personnel.

Fixer des horaires de travail réguliers

Il peut être particulièrement facile de laisser votre workday s'infiltrer tôt le matin et le soir lorsque vous travaillez à distance. Évitez cela en fixant des horaires de travail et en vous y tenant. Ne regardez pas la télévision. Travailler à proximité d'une télévision inhibe notre capacité de concentration. Résistez à l'envie d'allumer la télévision, même si ce n'est que pour le bruit de fond.

Ne pas regarder la télévision

Travailler près d'une télévision inhibe notre capacité de concentration. Résistez donc à l'envie d'allumer la télévision, même si ce n'est que pour le bruit de fond.

🏢 5 Exemples de politiques de travail à distance et hybride

La définition même de la normalité ayant changé avec la pandémie, les conditions de travail et les normes ont été redéfinies. Mais l'activité doit se poursuivre. 

Et si l'entreprise doit continuer, il faut continuer à recruter régulièrement de nouveaux talents pour faire face aux nouvelles conditions. Et pour soutenir l'embauche et le travail à distance, des politiques, des règles et des réglementations doivent être mises en place pour garantir une efficacité et des conditions de travail optimales.

Mais ce qui a été le plus passionnant, c'est de voir les exemples innovants de politiques de travail à distance et hybrides qui ont vu le jour pour aider à soutenir le bien-être général des employés lorsqu'ils sont coincés à la maison ou, en d'autres termes, les défis posés par le modèle de travail flexible.

Jetons un coup d'œil.

1. S'engager à soutenir mes collègues IBMers

Vous avez peut-être vu la campagne d'IBM sur vos réseaux sociaux il y a quelque temps. Ce sont les IBMers qui l'ont créée.

Cette initiative populaire a vu le jour en réponse aux difficultés rencontrées par les employés à la maison lorsqu'ils tentent de suivre leur travail et qu'ils ont besoin d'un coup de main supplémentaire pour accomplir quoi que ce soit au bureau ou à la maison. 

L'objectif de la campagne #ISupport Fellow IBMer est de fournir à ces mêmes personnes l'assistance dont elles ont besoin et qui, autrement, serait reléguée au second plan alors qu'elles naviguent dans la nouvelle réalité engendrée par la pandémie.

2. La politique d'éloignement de GitLab

GitLab est l'une des plus grandes entreprises proposant un modèle de travail à distance et des horaires flexibles, employant plus de 1500 membres dans le monde entier.

Voici quelques points saillants de la politique de GitLab en matière d'accès à distance :

1. L'embauche et le travail ne sont pas limités au niveau central, mais plutôt au niveau mondial.
2. Des horaires de travail flexibles, ce qui signifie que vous pouvez choisir vos horaires de travail.
3. Toutes les données doivent être écrites, enregistrées et partagées en vue de l'établissement de rapports.
4. Toutes les formations et tous les travaux impliquent des processus écrits. 
5. Fournir un accès selon le principe du besoin d'en connaître pour le partage public de l'information.

3. Google 

Google a opté pour une politique de travail hybride.

Dans le cadre de cette nouvelle politique

• 60 % des employés travailleront depuis le campus,
• 20 % pour les nouveaux bureaux,
• et 20 % à domicile.

Pour ce faire, Google a opté pour la méthode du feu de camp : les employés s'assoient dans la salle de conférence pour participer à des réunions dans un cadre circulaire ou un feu de camp qui inclut à la fois des participants physiquement présents et des participants à distance via différents écrans.

4. Facebook

Avant l'arrivée de la pandémie, Facebook avait prévu de faire travailler la plupart de ses employés à domicile. Et avec l'apparition de la pandémie, il semble qu'ils aient continué à étendre la politique de travail à distance. Toutefois, après la pandémie, Facebook - comme Google - a décidé d'opter pour un modèle de travail hybride pour ses employés.

5. La politique de Microsoft en matière de travail à domicile fondée sur des données

Microsoft prévoit d'opter pour un modèle hybride. Mais pour garantir le plus haut niveau de productivité lorsque les employés travaillent à domicile, une politique fondée sur des données sera mise en place ; par exemple, les réunions qui se suivent peuvent être très épuisantes. C'est pourquoi la politique de travail hybride de Microsoft interdit la programmation de réunions consécutives.

C'est une bonne chose, n'est-ce pas ?

📣 Comment communiquer sur votre politique de travail flexible ?

Il ne suffit pas de mettre en place une politique de travail hybride et de la faire signer par les employés et la direction.

Faites en sorte que les gens s'en souviennent. Veillez à ce qu'ils le vivent, afin qu'ils n'aient pas à se sentir mal à l'aise lorsqu'ils prennent ce temps bien mérité après la fermeture du carnet.

Pour ce faire, suivez cette liste de contrôle :

• Ne vous contentez pas de communiquer la politique une seule fois. Organisez régulièrement des sessions de formation par intervalles ou fixez des rappels concernant les avantages ou les règles spécifiques de la politique.
• Vérifiez auprès des employés s'ils ont des problèmes et demandez-leur régulièrement leur avis.
• La politique générale en matière de travail à distance et de travail hybride doit être disponible pour tous dans une base de connaissances centrale ou sur le portail des employés, afin que chacun puisse y avoir accès 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
• Gardez les registres de tous les accords à portée de main pour répondre aux questions des employés.
• Vivez-le. Aidez les managers à le vivre.
• Créez des canaux distincts pour les questions et les réponses afin que tout employé qui a une question puisse la poser via le canal ou vous envoyer un message direct.

Nous recommandons de publier la politique de travail hybride dans un endroit accessible à tout moment.

Le travail à distance est là pour garantir une certaine flexibilité. Cela signifie qu'il n'y a pas de mal à ne pas être disponible pour aller chercher les enfants à l'école à certaines heures. Et il est tout à fait normal d'aller ouvrir la porte lorsqu'elle sonne pendant un appel vidéo.

La manière dont vos collègues vivent la politique de travail hybride aura une incidence considérable sur le bien-être général.

➡️ Pourquoi mettre en place une politique de travail hybride sur Zavvy?

Grâce à notre outil de création d'itinéraires, qui comprend un modèle prêt à l'emploi pour les politiques de travail flexible, vous serez en mesure de mettre en place une politique de travail hybride attrayante en quelques minutes.

Pourquoi est-ce mieux que de remplir un document Word ?

• Plus engageant : En combinant des gifs amusants et des éléments dynamiques tels que des quiz ou des vidéos loom , vous offrirez à vos utilisateurs une expérience qui n'aura pas l'air d'une punition à accomplir.
• Un seul endroit pour tout ce qui concerne la formation : De cette manière, tous vos cours internes et SOP sont rassemblés en un seul endroit. De preboarding à compliance, en passant par la formation à la résilience, etc. Vous ne perdrez plus de temps à chercher quoi que ce soit.
• Attribution automatique, communication et répétition : les choses se perdent souvent dans la boîte de réception - et parfois elles n'arrivent même pas dans la boîte de réception de tout le monde parce qu'il est difficile d'en garder la trace. Attribuez-le automatiquement à chaque nouvel employé, faites-en la promotion via des sites tels que Slack ou Microsoft Teams, et envoyez des rappels réguliers.