Votre équipe est pleine de superstars et de professionnels débutants qui ont beaucoup de potentiel et qui sont impatients de faire avancer les choses. Pourtant, les délais ne sont pas respectés.
Un projet important est tombé à l'eau parce que personne n'a voulu se l'approprier.
Les gens débattent constamment pour savoir qui est responsable de telle ou telle tâche. Vous vous retrouvez donc à devoir assigner personnellement des tâches aux employés chaque jour avant qu'ils ne puissent se mettre au travail.
Vous en avez assez d'organiser des réunions pour faire face à cette situation et de vous demander ce qu'il faut faire.
Nous avons la réponse à vos problèmes : des descriptions de rôle claires pour chaque poste dans votre entreprise.
Mais cela semble plus facile à dire qu'à faire.
Apprenez à créer des descriptions de rôle détaillées pour chaque poste et à les communiquer à votre équipe.
Ce qui vient à l'esprit de beaucoup de gens lorsqu'ils pensent aux descriptions de rôle, c'est le texte écrit sur les offres d'emploi pour expliquer ce qu'implique un poste aux candidats potentiels.
Mais une description de rôle n'est pas seulement un document que l'on crée à des fins de recrutement et que l'on oublie une fois que le poste est pourvu.
Il s'agit d'un document vivant qui fournit des informations claires sur les responsabilités qu'un employé doit assumer dans le cadre de ses fonctions.
Les descriptions de rôle aident les employeurs à déterminer les meilleurs candidats pour un poste donné et à identifier si un membre de l'équipe est plus performant ou s'il ne répond pas aux attentes du poste.
Il aide également les employés à clarifier leurs rôles en les décrivant :
Définir clairement les rôles et les responsabilités de chaque membre de l'équipe peut avoir un impact positif sur les activités de votre entreprise à bien des égards.
Les employés qui savent exactement ce que l'on attend d'eux dans leur travail sont plus susceptibles d'éprouver un faible niveau de stress et de tension.
Ils sont également plus confiants dans leurs capacités. En effet, ils savent ce dont ils ont besoin pour mener à bien les tâches essentielles dont ils sont responsables, même si cela implique d'acquérir de nouvelles compétences ou connaissances.
Et lorsque les employés se sentent confiants dans leur travail et dans la progression de leur carrière, ils seront moins motivés pour chercher un nouvel emploi ailleurs.
L'ambiguïté des rôles et des responsabilités peut limiter la capacité des individus et des équipes à fonctionner efficacement, rendant difficile, voire impossible, la réalisation d'objectifs communs.
Les tâches se perdent dans les méandres de l'organisation parce qu'on ne sait plus à qui elles appartiennent. Mais définir clairement les rôles et les répartir entre les membres de l'équipe améliorera les performances globales de l'équipe.
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Les nouveaux employés sont déjà nerveux à l'idée de bien s'acquitter de leurs nouvelles fonctions. Alors pourquoi ne pas leur faciliter la transition ? Comment ?
Vous pouvez créer des fiches de rôle approfondies qui établissent les attentes exactes pour le rôle et ce que serait la réussite dans ce rôle.
Vous aiderez ainsi non seulement les débutants, mais aussi l'ensemble de l'équipe. Chacun comprendra le rôle et les responsabilités des débutants et saura qui doit les assister s'ils ont besoin d'aide pour accomplir certaines tâches.
Supposons que personne ne soit sûr de ce qu'il est censé faire. Dans ce cas, différents employés peuvent gaspiller le temps et l'argent de votre entreprise en travaillant sur les mêmes tâches. Ou, pire encore, les gens travaillent sur des tâches qui sont déjà terminées.
Sans parler des conflits interpersonnels qui peuvent résulter du chevauchement des responsabilités.
Des descriptions de rôle bien définies permettent d'éliminer ces inefficacités opérationnelles et de mieux gérer les ressources humaines.
Les descriptions de rôles ne sont pas une affaire ponctuelle.
Il existe de nombreuses instances et de nombreux cas d'utilisation auxquels vous pouvez les appliquer après les avoir créés :
Suivez ces bonnes pratiques pour rédiger des descriptions de poste qui précisent les responsabilités des rôles pour les candidats potentiels, les nouveaux embauchés, vos équipes internes et vos responsables.
En fonction de votre parcours, il se peut que vous ne soyez pas en mesure de définir pleinement ce qu'implique un rôle spécifique.
Peu de People Ops ou de managers non techniques peuvent décrire en détail ce que fait un ingénieur full-stack ou un spécialiste du marketing produit. Et c'est très bien ainsi.
C'est pourquoi vous devez mettre tout le monde sur le pont pour donner du sens à vos descriptions de rôle et vous assurer qu'elles sont pertinentes.
Demandez donc aux responsables des ressources humaines, aux chefs d'équipe et aux autres personnes concernées par le poste sur lequel vous écrivez de s'exprimer. Ils peuvent mieux expliquer la raison d'être d'un rôle et la valeur qu'il apporte au quotidien.
Votre entreprise peut avoir des titres uniques pour des rôles spécifiques - par exemple, "Chief Happiness Manager" au lieu de "Head of Human Resources".
Mais lorsque vous décrivez ce poste dans le cadre d'une offre d'emploi externe, il est préférable d'éviter le jargon de l'entreprise et d'opter pour un titre simple qui donne aux candidats intéressés une idée de ce dont il s'agit.
Faites suivre l'intitulé du poste d'un résumé de trois à cinq phrases mettant en évidence l'objectif principal du poste.
Le résumé peut également inclure les principales qualités que le candidat idéal devra posséder, ce qui rend le poste important et pourquoi il vaut la peine de postuler auprès de votre entreprise.
Dressez la liste des tâches et des responsabilités des différents rôles sous forme de puces et par ordre d'importance, de manière à ce qu'elle puisse être facilement scannée.
La section sur les responsabilités doit couvrir tous les aspects de la question :
L'objectif est d'aider l'employé à comprendre :
Il peut être tentant d'exiger que la personne idéale pour un poste ait des dizaines d'années d'expérience, de multiples diplômes et la maîtrise de toutes les technologies pertinentes, y compris celles qui n'ont pas encore été inventées.
Cependant, si vous demandez trop de qualifications, vous risquez de limiter considérablement votre vivier de talents, voire de donner l'impression aux employés qui occupent actuellement le poste qu'ils sont des imposteurs.
Soyez réaliste lorsque vous rédigez les critères d'un poste et indiquez clairement les compétences indispensables pour le poste et celles qui sont souhaitables mais pas nécessaires dans l'immédiat.
Vous pouvez proposer cinq à sept points de compétences indispensables en vous basant sur les éléments suivants :
Qu'est-ce que cela signifie si la personne qui occupe ce poste répond aux attentes de votre entreprise et les dépasse ?
Réfléchissez aux résultats que vous souhaitez obtenir grâce au travail d'un poste particulier, puis énumérez-les tous.
Définir ce qu'est la réussite peut vous aider, vous et le titulaire du rôle, à mesurer les performances et à créer un plan d'action pour atteindre l'avenir que vous avez envisagé.
Si la chaîne de commandement n'est peut-être pas pertinente pour les offres d'emploi externes, elle peut être utile aux employés actuels qui souhaitent postuler à des offres d'emploi internes.
En définissant la hiérarchie des rôles, vous permettrez à chacun de savoir qui lui rendra compte et à qui il rendra compte.
Vous aiderez également les gens à voir à quoi pourrait ressembler leur progression de carrière afin qu'ils puissent commencer à planifier leur avancement.
Si vous rédigez des responsabilités dans le cadre d'une description de poste, il peut être utile d'inclure des détails sur les points suivants :
Ajoutez ces informations si vous proposez des postes non exécutifs à des candidats externes. Cela fera gagner du temps à tout le monde et vous permettra d'attirer des candidats plus qualifiés qui seront satisfaits de votre offre.
Après avoir rédigé les descriptions des fonctions de votre entreprise, n'oubliez pas de les partager avec les équipes et les individus eux-mêmes.
Une bonne communication permet d'éviter tout décalage entre ce que les responsables des ressources humaines ou les gestionnaires pensent qu'un rôle ou une équipe devrait faire et ce que le rôle ou l'équipe fait réellement.
Pour faciliter l'accès, envisagez de publier la description des rôles et responsabilités des postes à un endroit où chacun peut la trouver à tout moment.
En tant que startup en phase de démarrage, vous avez peut-être pu vous contenter d'une structure d'équipe plate où chacun fait un peu de tout et apporte son aide en fonction des besoins quotidiens.
Mais au fur et à mesure que votre entreprise se développe, le manque de structure fera plus de mal que de bien à votre entreprise et à vos employés.
Il est donc nécessaire d'adopter la transparence et de créer une véritable stratégie pour définir les descriptions des rôles et construire des cadres de carrière clairs et optimisés pour la croissance.
Ces descriptions de rôle structurées sont approfondies en ce qui concerne les compétences individuelles. Cette approche diffère des descriptions de rôle des annonces d'emploi, qui donnent un bref aperçu du pourquoi, du quoi et du comment d'un poste spécifique.
L'établissement d'un lien entre les descriptions des rôles et les cadres de carrière aidera les employés à comprendre comment progresser ou se développer horizontalement, même s'ils ne sont pas intéressés par un poste de cadre ou s'ils ne s'y dirigent pas.
Comment élaborer une stratégie de description des rôles qui améliore la clarification des rôles, définisse les compétences et soutienne le développement des employés ?
Commencez par ces étapes.
L'utilisation d'un cadre de responsabilités éliminera la confusion des rôles, réduira l'embauche et les préjugés, développera les talents de l'équipe et créera un environnement de travail fondé sur le mérite.
Le fait d'écrire ce que vous voulez réaliser avec votre cadre peut vous aider à décider comment le structurer pour atteindre cet objectif.
Inscrivez tous les rôles qui composent chaque équipe par ordre hiérarchique croissant.
Conseil : Ajoutez chaque rôle une seule fois, même si plusieurs personnes occupent ce poste.
Par exemple, si vous avez cinq rédacteurs de contenu juniors, vous n'avez pas besoin d'inclure le rôle cinq fois, juste une fois.
Vous pouvez également utiliser un système à plusieurs niveaux :
Par exemple, l'équipe d'ingénierie de Buffer utilise un cadre à six niveaux pour décrire et évaluer les rôles et responsabilités des Makers (non-managers).
Les colonnes que vous créez vous guideront dans la manière d'organiser et de structurer les informations dans vos descriptions de rôle.
Par exemple, Zavvy propose des modèles de cadres de carrière prêts à l'emploi avec des descriptions de rôles. Celles-ci contiennent le poste et le niveau sur un axe et des modèles de compétences(compétencesfondamentales, fonctionnelles et techniques) sur l'autre axe.
Les parcours et cadres de carrière constituent un excellent cadre de travail :
Comme vous pouvez le voir, l'exemple de description de rôle pour une équipe chargée de la réussite des clients comporte des colonnes et des lignes pour les éléments suivants :
Lorsque vous créez le vôtre, vous pouvez décider de l'utiliser :
Tout dépend du type d'informations que vous souhaitez inclure.
Plus vous écrivez de détails sur le rôle, plus vous y voyez clair.
Conseil : Plutôt que de passer des semaines, voire des mois, à créer vos descriptions de rôles à partir de zéro, vous pouvez vous inspirer de modèles existants déjà utilisés avec succès par d'autres entreprises.
Il vous suffit de les modifier et de les appliquer à la situation de votre entreprise et de votre équipe.
Qu'il s'agisse de compétences, d'étendue du travail ou de responsabilités, il est essentiel de mettre par écrit ce que vous considérez comme les tâches essentielles de chaque fonction.
Si vous ne savez pas quoi inclure, faites des recherches sur le poste et dressez la liste de vos principales responsabilités.
Il est toujours bon d'inclure les chefs d'équipe et les membres de l'équipe dans cet exercice afin de s'assurer que les responsabilités de chacun sont couvertes de manière adéquate et précise.
Par exemple, vous pouvez organiser une réunion en personne ou virtuelle pour discuter de chaque rôle et de chaque responsabilité.
Vous pouvez même créer un document partagé pour recueillir des informations.
Par exemple, demandez aux personnes de chaque rôle d'écrire ce qu'elles comprennent de leurs responsabilités et ce qu'elles pensent être les responsabilités des autres rôles dans leur équipe.
Une fois que vous et les autres ont écrit leurs pensées, prenez le temps de discuter des différents points de vue.
Si vous constatez qu'un domaine de responsabilité relève de plusieurs fonctions, décidez qui en sera responsable à l'avenir. Ainsi, il n'y a plus de chevauchements.
Déterminez si chaque titulaire de rôle est d'accord ou non avec les idées des autres sur son rôle.
Conseil : si une personne occupant un rôle donné n'accepte pas que des responsabilités spécifiques lui reviennent, créez une section non attribuée et transférez-y ces tâches. Ensuite, demandez aux membres de l'équipe de débattre des raisons pour lesquelles des rôles spécifiques peuvent ou ne peuvent pas absorber les responsabilités non attribuées.
En fin de compte, vous devrez peut-être redéfinir certains rôles afin d'y inclure ces tâches non réclamées ou créer un nouveau rôle responsable de ces tâches.
Il est temps d'inscrire dans les colonnes appropriées tous les détails que vous avez recueillis sur les différents rôles et d'obtenir l'approbation de la direction générale.
Une fois que vous avez obtenu leur approbation, vous pouvez partager vos nouvelles descriptions de rôles avec toutes les parties prenantes concernées.
Vous souhaitez créer une offre d'emploi pour un poste à pourvoir ?
Ou bien vous envisagez de concevoir des fiches de rôle complètes qui précisent ce que fait chaque membre d'une équipe.
Consultez ces modèles de description de rôle prêts à l'emploi que vous pouvez remplir chaque fois que le besoin s'en fait sentir.
[Intitulé du poste]
Concepteur UX
Cracker Inc est l'une des plateformes de parrainage de newsletters à la croissance la plus rapide du marché. Nous aidons des marques de premier plan comme Apple, Spotify et Netflix à atteindre des audiences diverses et engagées grâce à des newsletters sponsorisées sur des publications de premier plan.
Nous recherchons un concepteur UI/UX polyvalent pour concevoir et fournir d'excellentes expériences client et améliorer la convivialité de nos produits. Dans ce rôle, vous travaillerez en étroite collaboration avec un concepteur de produits et un gestionnaire de produits pour diriger chaque aspect de notre processus de développement de produits, du concept initial au lancement.
Il est rattaché à : Le concepteur UX est placé sous l'autorité du Chief Product Officer.
Voici un modèle de cadre de carrière facile à utiliser pour une entreprise de 50 à 200 employés.
Tous les clients de Zavvy ont automatiquement accès à tous nos modèles.
Vous pouvez utiliser ce modèle pour décomposer et structurer les attentes en matière de rôle pour différents postes et équipes.
Il n'y a rien de mal à utiliser des descriptions de rôle traditionnelles qui se concentrent sur la clarification des rôles individuels au sein d'une équipe et expliquent comment un rôle évolue vers un autre. En voici quelques exemples :
Cet exemple de description de rôle d'ingénieur associé, créé par FirstPort, fait un excellent travail :
Cette description de rôle créée par Liefery couvre en détail les exigences fondamentales, les tâches, les attentes et les mesures de performance d'un chef de produit de niveau 1. Elle ne laisse aucune place à l'ambiguïté ou à la confusion quant aux objectifs du poste.
Certaines entreprises disposent de systèmes uniques pour décrire leurs rôles, car les descriptions traditionnelles sont parfois inadaptées à leurs besoins.
Voici quelques exemples brillants d'entreprises ayant mis en place des stratégies de description des rôles et des cadres de progression de carrière personnalisés :
Kickstarter utilise un système d'échelle pour la description des rôles au sein des différentes équipes. Les fonctions essentielles de chaque rôle au sein de l'équipe, jusqu'au dernier poste de direction, sont bien définies et décrites dans une prose claire et attrayante.
Le cadre de description des rôles de la société fintech regroupe les différents rôles et postes au sein des départements en six niveaux.
Wise fournit ensuite des spécifications détaillées des rôles pour chaque niveau, ainsi qu'un contexte concernant les indicateurs clés de performance, les responsabilités en matière de leadership et les réalisations nécessaires pour qu'un employé puisse passer au niveau suivant.
La clarification des rôles ne se fait pas du jour au lendemain.
Il faut de l'intention et de la pratique pour créer un environnement de travail où les membres de l'équipe comprennent ce qu'on attend d'eux et ce dont leurs coéquipiers sont responsables.
Confiez à vos employés des rôles et des responsabilités spécifiques. Vous les verrez alors faire leur travail avec plus de confiance, d'efficacité et de rapidité.
En conséquence, ils obtiendront plus de succès que jamais.
Prêt à créer une culture de la responsabilité et de la performance ?
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