Une étude de BambooHR a révélé que 49 % des employés qui ont bénéficié d'une intégration efficace ont commencé à contribuer à leur équipe dès la première semaine.
Et comme nous vivons et respirons tout en ligne aujourd'hui, la nécessité d'un processus d'intégration virtuelle systématique et sans faille s'accroît encore.
Un onboarding idéal aide les employés à démarrer leur rôle et leur donne une vision claire des trois jours, trois semaines ou trois ans qu'ils passeront au sein de l'organisation.
Le processus d'intégration n'a d'autre but que de jeter des bases solides pour la relation entre l'entreprise et l'employé. En règle générale, plus l'accueil est solide, plus la relation est durable.
Cependant, depuis le début de la pandémie, les responsables des ressources humaines, les recruteurs et les fondateurs éprouvent encore des difficultés à passer de l'installation hors ligne à l'intégration en ligne.
L'intégration virtuelle utilise la technologie pour faciliter l'intégration des nouveaux employés dans une équipe à distance.
Les entreprises ont recours à des initiatives d'intégration virtuelle ou à distance pour faire en sorte que les employés éloignés se sentent bien accueillis dans une nouvelle organisation et atteignent plus rapidement la productivité.
C'est un moment crucial pour l'employeur comme pour l'employé, car il donne le ton pour le reste de leur relation de travail.
Si l'intégration en personne est un excellent moyen de favoriser un accueil chaleureux et d'aider les employés à se sentir appréciés, elle ne constitue qu'une partie de l'équation, que votre entreprise soit ou non une entreprise à distance.
En combinant des vidéos pertinentes, des messages préenregistrés de cadres supérieurs et un parcours de formation en ligne complet, les entreprises peuvent s'assurer que les travailleurs à distance se sentent considérés comme des membres à part entière de l'équipe dès le premier jour.
C'est un sentiment différent lorsque vous êtes en personne avec le nouvel arrivant, pour lui souhaiter la bienvenue à son bureau, lui montrer la cafétéria et le présenter à ses collègues. Mais lorsque vous exécutez toutes ces étapes en ligne, vous ne pouvez pas vous attendre à ce que les choses se mettent en place aussi rapidement.
Les choses paraîtront beaucoup moins personnelles et humaines si les gens se rencontrent simplement par écran interposé.
Ils ne seraient pas en mesure d'assister aux conversations qui auraient eu lieu s'ils étaient dans un bureau physique. Lorsque des conversations significatives ou informelles ont lieu en ligne entre les réunions, elles se déroulent de manière consciente.
Mais la plupart du temps, ils ne se produisent pas du tout.
Dans ce tweet, Kunal Shah, fondateur de la licorne indienne Cred, évoque les défis du travail à distance.
Naturellement, le processus d'intégration virtuelle repose sur des principes similaires. La conception de votre parcours d'intégration doit être si attrayante que les nouveaux collègues savent à tout moment ce qui les attend.
Les responsables des ressources humaines peuvent trouver difficile cette nécessité de faire des efforts constants.
L'un des moyens d'y remédier est d'automatiser le processus d'accueil virtuel à l'aide d'un logiciel qui offre des solutions de bout en bout. Nous examinerons cette partie plus tard en détail.
Bien que les applications de vidéoconférence aient connecté le monde de la meilleure façon possible, nous avons encore un long chemin à parcourir pour comprendre les émotions humaines à travers les écrans.
Il est difficile d'évaluer le langage corporel, les gestes ou les expressions des personnes lors d'appels vidéo et encore plus difficile de savoir si elles vous ont interprété correctement.
Contrairement à la configuration hors ligne où les nouveaux arrivants pouvaient comprendre clairement leur rôle et leur entreprise grâce à leurs responsables et à leurs pairs, l'intégration virtuelle peut ne pas leur offrir cette clarté si l'une des étapes ne se déroule pas correctement.
Au cours d'un processus d'intégration hors ligne, nous avons compris les différentes nuances de la personne lorsqu'elle abordait diverses tâches tout au long de la journée. Parfois, lorsqu'ils n'étaient pas assez confiants pour s'intégrer, nous étions témoins des encouragements chaleureux prodigués par leurs collègues.
Grâce à ces interactions étroites, les gens ressentent des émotions et créent des souvenirs. De plus, les nouveaux employés apportent toujours un surplus d'énergie et de positivité. Il est difficile de reproduire leur passion et leur enthousiasme dans un environnement virtuel avec leurs pairs.
Le manque de maîtrise d'outils techniques spécifiques est l'un des plus grands défis de l'intégration à distance.
L'employé qui entre dans l'organisation n'a peut-être jamais utilisé la vidéoconférence, la gestion, les outils de CRM ou les outils standard proposés par sa nouvelle organisation. Le fossé sera donc important, mais vous pouvez l'éliminer en documentant et en expliquant clairement le logiciel au nouvel arrivant.
Le processus d'intégration virtuelle doit être aussi fluide que possible. Les nouveaux employés sont susceptibles de ressentir un mélange d'excitation et d'anxiété lors de leur premier jour, il est donc essentiel de rendre cette expérience aussi positive que possible.
Vous pouvez ne pas planifier, mais la planification ne vous fait jamais défaut.
Il est préférable de susciter l'enthousiasme pour le premier jour, avant même qu'il n'arrive. C'est ce que nous appelons l'étape de préintégration. Alors, comment se préparer au grand événement ?
Envoyez-leur un courriel de bienvenue avant leur premier jour. Cette communication vous permet de leur indiquer les premières étapes à suivre et de leur donner une idée approximative de leur journée de travail.
En outre, vous pouvez également leur demander s'ils ont besoin de quelque chose ou s'ils ont des inquiétudes avant le début de leur journée de travail.
Tenez-les informés s'ils auront des appels de présentation spéciaux avec les cadres supérieurs, les vice-présidents, les chefs de service, etc. Cela les aidera à mieux se préparer et, par conséquent, à réussir leur première journée.
Un bon pré-embarquement est un sujet à part entière, mais c'est aussi l'occasion de se démarquer.
Qui n'aime pas les cadeaux ?
Et c'est encore mieux lorsqu'il s'agit d'un colis de bienvenue soigneusement conçu par votre nouvel employeur.
C'est l'occasion de ravir les nouveaux employés - et de les inciter à poster une photo sur Linkedin. Il ne fait aucun doute qu'un colis de bienvenue doit faire partie de votre processus d'intégration virtuelle.
Que pouvez-vous mettre dans ces paquets ? Il n'y a pas de règle absolue.
En règle générale, pensez à des choses qui sont
Pour commencer, voici quelques éléments qui pourraient constituer un excellent dossier de bienvenue :
Elle doit contenir les éléments les plus importants que vous souhaitez qu'ils sachent avant de commencer leur travail, tels que
Ces détails et bien d'autres encore, élémentaires mais cruciaux, peuvent trouver leur place dans ce manuel.
Il s'agit sans aucun doute de l'élément le plus apprécié de la trousse de bienvenue. Vous pouvez faire appel à une agence de services qui propose des boîtes à en-cas personnalisées selon vos instructions ou ajouter une carte-cadeau à une application de livraison de produits alimentaires. En outre, vous pouvez utiliser la planification des itinéraires de livraison pour les équipes afin de garantir la livraison efficace des collations et des cartes-cadeaux à votre personnel.
Il peut s'agir, par exemple, de livres, de cours, d'adhésions, de billets de conférence ou tout simplement de tout ce qu'ils souhaitent apprendre. Même s'ils préfèrent les collations et autres cadeaux, cette partie de la trousse de bienvenue les aidera à devenir de meilleurs professionnels et de meilleurs individus.
Nous avons rédigé de nombreuses idées de cadeaux de bienvenue, que vous pouvez découvrir ici. Découvrez d'autres idées de cadeaux de bienvenue.
Parfois, il est beaucoup plus facile de trouver des réponses en se mettant à la place de la personne que l'on essaie d'aider.
Ici, cette personne est votre employé, et l'énoncé du problème porte sur la mise en place d'un processus d'accueil virtuel efficace. Posez-vous donc la question :
Et après le premier jour, réfléchissez :
Pour vous aider à planifier le programme d'intégration, vous pouvez vous référer à notre plan d'intégration de 30 à 60-90 jours qui détaille méticuleusement les étapes qu'un nouvel employé doit suivre au cours des premier, deuxième et troisième mois suivant son entrée en fonction.
"Les attentes des employés évoluent et nous devrons définir la productivité de manière beaucoup plus large. définir la productivité de manière beaucoup plus large - incluant la collaboration, l'apprentissage et le bien-être afin de favoriser l'avancement professionnel pour chaque travailleur, y compris les travailleurs de première ligne et les travailleurs du savoir, ainsi que pour les nouveaux diplômés et ceux qui sont sur le marché du travail aujourd'hui. Tout cela doit se faire avec la flexibilité quand, où et comment quand, où et comment les gens travaillent". - Satya Nadella, PDG de Microsoft.
La flexibilité est probablement l'apprentissage le plus important de ces deux dernières années en matière d'embauche et de gestion des employés.
C'est un excellent exercice que de proposer un processus d'intégration planifié et organisé à vos nouveaux employés, mais en même temps, il est également essentiel de leur donner un répit bien nécessaire entre les tâches.
Faites-leur savoir qu'ils peuvent travailler à leur rythme et vous contacter s'ils trouvent quelque chose de trop stressant. Cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas fixer de délais, mais vous devez le faire consciemment là où c'est le plus nécessaire.
Faire preuve de souplesse avec les nouveaux arrivants est l'un des meilleurs moyens d'obtenir un résultat plus qualitatif que quantitatif. N'oubliez pas que le processus doit donner la priorité à l'apprentissage et non aux résultats.
Même si l'on partage avec le nouvel employé une documentation et des ressources abondantes, sa curiosité sera piquée au fur et à mesure qu'il approfondira son rôle, et d'autres questions surgiront de temps à autre. Poser la question au manager à chaque fois peut s'avérer un peu gênant ; c'est là qu'intervient le binôme virtuel.
Alors, à quoi doit ressembler un copain ?
1) Connaissance suffisante du rôle du nouvel employé
2) De bons antécédents professionnels
3) Capacité à aider le nouvel employé
En quoi ce compagnon aide-t-il le nouvel employé ?
La présence d'un binôme est très utile. Voici tout ce que vous devez savoir sur la mise en place d'un programme de parrainage dans votre entreprise, y compris des listes de contrôle gratuites. Et si vous avez besoin d'aide pour jumeler les nouveaux employés et les collègues, nous sommes là pour vous aider.
Lorsqu'ils intègrent une nouvelle organisation, la plupart des employés sont passionnés par leur nouveau rôle et s'efforcent d'en faire plus que ce qui est attendu d'eux.
Un autre aspect de ce scénario est qu'ils sont anxieux et se demandent s'ils sont assez bons lorsqu'ils rencontrent leurs collègues et leurs mentors au travail. Pour les aider à surmonter ce sentiment, vous pouvez leur confier des tâches faciles et leur fixer des objectifs plus modestes à atteindre pour commencer.
Supposons, par exemple, qu'il s'agisse d'un professionnel de la vente. Dans ce cas, vous pouvez décider d'un commun accord que l'objectif de la première semaine est d'organiser un rendez-vous avec un prospect, au lieu de choisir quelque chose d'irréaliste qui finira par être frustrant.
Ils seront automatiquement confiants et inspirés pour dépasser ces chiffres s'ils atteignent cet objectif. Outre les objectifs de performance, vous pouvez également les encourager à s'engager dans des activités plus informelles, comme prendre un café virtuel avec un collègue chaque jour. Ou à terminer 25 % des vidéos de formation au cours de la première semaine.
Les entreprises peuvent avoir des processus d'intégration extraordinaires, mais peu d'entre elles demandent un retour d'information, ce qui est assez alarmant. Par exemple, seuls 26 % des nouveaux arrivants se souviennent que leur employeur leur a demandé leur avis sur l'embauche et l'intégration.
Comme les nouveaux employés sont encore plus isolés lorsqu'ils passent par un onboarding virtuel, il n'y a aucun moyen de collecter un retour d'information en permanence.
Demander un retour d'information permet également aux employés d'exprimer les aspects positifs et négatifs du processus qui pourraient être changés ou modifiés. Vous pouvez automatiser ces contrôles (par exemple, au moyen d'enquêtes et de réunions planifiées) à l'aide de solutions logicielles (comme Zavvy).
Quelques questions qui pourraient aider les RH à obtenir un retour d'information précis :
Un processus d'intégration virtuel peut comprendre plusieurs séries de documents, des formations, des interactions de groupe, des réunions individuelles avec le nouvel employé, des réunions d'orientation et des tâches administratives.
Si le nouvel arrivant a besoin d'une approche systématique pour naviguer dans ce processus, il en va de même pour les équipes RH.
Pour gagner du temps et de l'énergie, il est judicieux d'automatiser le processus d'intégration à l' aide des logiciels et des outils disponibles. Cela fait une énorme différence pour les responsables des ressources humaines des organisations en pleine croissance qui jonglent constamment avec des tonnes de tâches en dehors de l'onboarding.
Même les responsables de l'intégration ne devraient pas passer une grande partie de leur temps à envoyer manuellement des courriels répétitifs, des invitations à des réunions ou à présenter les mêmes outils encore et encore. Au contraire, les équipes People Ops modernes sont axées sur l'expérience et les données.
Si vous voulez offrir une expérience d'accueil virtuel sans compromis, l'automatisation doit être un élément non négociable du processus.
Avec l'automatisation, vous mettez en place des systèmes intelligents en une seule fois - dites adieu au travail désordonné de dernière minute.
Il vous évite également de répéter des tâches fastidieuses à chaque fois que vous intégrez un nouvel employé. En outre, il est incontestablement plus efficace, plus rapide et plus cohérent que le processus d'intégration manuel.
Vous pouvez utiliser le temps ainsi gagné pour interagir davantage avec le nouvel employé et établir une relation plus forte avec lui dès son premier jour.
Un bon processus d'intégration virtuelle s'intègre aussi profondément que possible dans le flux de travail.
Cela signifie utiliser des outils tels que Asana, Slack, Monday et Microsoft Teams. C'est là que l'équipe passe le plus clair de son temps à se fondre dans des groupes et à se connecter avec ses collègues de façon individuelle et personnelle. En outre, l'envoi de messages via Slack serait trois fois plus efficace que les courriels pour accomplir une tâche.
Pour les initier à ces communautés, vous pouvez programmer des activités telles que
Les réunions et les messages sur Slack ne garantissent pas nécessairement que vous connaissez le nouvel employé en dehors du travail.
De même, vous pouvez leur proposer des appels occasionnels ou des sessions de jeu avec les membres de leur équipe ou d'autres services.
De petits efforts, comme l'envoi d'un message de temps en temps pour vérifier s'ils apprécient leur séjour au sein de l'organisation, contribueront grandement à établir un lien personnel.
Laissons les choses sérieuses de côté et parlons de la manière de jouer avec les outils et les idées pour concevoir un parcours d'accueil dont le nouvel arrivant se souviendra toute sa vie. Voici quelques-unes de nos suggestions.
Pour rendre l'exercice encore plus intéressant, vous pouvez recueillir des questions auprès de l'équipe et les diffuser en tant qu'accessoires. Cela peut aller jusqu'à parler du dessin animé qu'ils aimaient le plus lorsqu'ils étaient enfants, de leur moment le plus mémorable de "facepalm", de leur passe-temps favori ou de ce qu'ils voulaient faire lorsqu'ils étaient enfants.
Il peut s'agir d'une séance de yoga ou d'une épreuve de vérité et d'audace pour aider le nouvel arrivant à se mêler à ses nouveaux collègues.
S'il y a une chose qui manque cruellement à tout le monde dans le cadre du travail à distance, ce sont les pauses déjeuner au bureau, qui permettaient de faire connaissance avec ses collègues sans effort.
Néanmoins, nous pouvons reproduire ces pauses déjeuner par le biais d'appels vidéo, où nous n'aurons peut-être pas l'occasion de goûter ce que la mère de notre collègue a préparé, mais où nous pourrons tout de même passer un bon moment ensemble.
En général, lorsque l'on parle de brise-glace, on pense à des questions intéressantes et amusantes que les gens posent.
Vous pouvez conserver la partie amusante, mais au lieu de poser des questions aux uns et aux autres, créez un tableau de bienvenue. Le tableau présentera visuellement un fait, un hobby ou une habitude bizarre des membres de l'équipe, et le nouvel employé est censé identifier les personnes à qui appartiennent ces informations. Cela donnera lieu à un jeu de devinettes hilarant, suivi des réactions de tous ceux qui le regarderont.
➡️ Ce n'est pas tout. Voici 17 autres idées amusantes pour créer une expérience d'accueil formidable pour vos nouveaux arrivants.
Tout comme deux personnes ne peuvent être semblables, leurs capacités et leurs préférences diffèrent.
C'est pourquoi il est important d'obtenir un retour d'information régulier sur l'accueil des nouveaux arrivants. Cela vous aidera à identifier les boucles qui pourraient être rendues plus conviviales et vous donnera une idée de ce que vous devez changer dans le système pour le prochain employé.
Il ne suffit pas de planifier le premier jour ou la première semaine pour que l'employé s'approprie pleinement son rôle et ses responsabilités.
Lorsque vous concevez et automatisez votre processus d'intégration, pensez à long terme et prévoyez au moins un mois pour l'employé avant même sa date d'entrée en fonction. Pour que l'expérience soit complète et enrichissante, veillez à fournir les ressources, l'assistance et la collaboration nécessaires à chaque étape.
Le monde a pris un virage à 180° depuis le début de la pandémie, et l'expérience d'intégration ne fait pas exception.
Ce n'est pas seulement l'organisation du travail qui a changé, mais aussi la façon dont les gens communiquent, collaborent et structurent leur travail.
En conséquence, l'approche 2019 a cessé d'exister, et si vous appliquez toujours la même méthode, il est temps de changer.
Ce n'est un secret pour personne qu'en général, un nouvel employé doit s'acquitter d'énormes tâches administratives lors de son intégration dans l'entreprise.
Le nombre peut être décourageant, mais le processus ne doit pas l'être. Vous pouvez diviser ces tâches en petits morceaux et en étapes à franchir. N'oubliez pas de les classer par ordre de priorité en fonction de leur urgence et de leur importance.
De cette manière, l'employé aura également un emploi du temps quotidien structuré et accomplira systématiquement ses tâches d'intégration.
L'automatisation prend en charge les tâches répétitives, peu excitantes et monotones, ce qui vous laisse une plus grande marge de manœuvre pour faire preuve d'innovation dans votre travail.
Le plus intéressant, c'est qu'une fois que vous aurez rationalisé tous les aspects de votre processus d'intégration, l'automatisation offrira une expérience plus cohérente que celle d'un humain.
Le logiciel d'intégration des employés de Zavvy est conçu pour vous aider à offrir à vos nouveaux employés une expérience d'intégration exceptionnelle et de qualité supérieure, sans épuiser vos ressources humaines.
Le monde évoluant sans cesse, nous comprenons que les systèmes qui ont fonctionné pour les responsables RH en 2019 ne seront plus pertinents en 2024. C'est pourquoi Zavvy mise sur l'innovation.
En parallèle à cette trajectoire, nous vous proposons un processus d'intégration qui implique:
➡️ Consultez notre galerie de modèles prêts à l'emploi. Vous aurez accès à de véritables parcours Zavvy réalisés par nos concepteurs d'apprentissage, nos clients et d'autres entreprises avant-gardistes.
Le travail à distance exige un apprentissage virtuel.
Bien que la plupart des éléments doivent être réalisés en ligne, cela ne signifie pas que l'onboarding virtuel n'a pas ses avantages.
Incorporez des activités virtuelles, telles que le téléchargement d'une vidéo de bienvenue et la ludification de l'apprentissage, et tirez parti des outils de collaboration en ligne.
Pour maximiser l'impact de vos efforts d'intégration, déléguez les actions répétitives et mécaniques à un logiciel d'intégration des employés, tel que Zavvy, et utilisez ce temps précieux pour établir une interaction personnelle avec les nouveaux employés.
Réservez une démonstration pour découvrir comment créer des expériences virtuelles d'intégration remarquables pour vos nouveaux employés.
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